Granskning av löner. Genomförd på uppdrag av revisorerna i Simrishamns kommun Februari Thomas Hallberg Josabeth Alfsdotter

Transkript

1 Granskning av löner Genomförd på uppdrag av revisorerna i Simrishamns kommun Februari 2011 Thomas Hallberg Josabeth Alfsdotter

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER INLEDNING UTFALL AV ANALYSER Övergripande analyser Existens och värdering Fullständighet Övriga analyser... 7 Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

3 1 SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER Vi har genomfört analyser av lönerna för perioden till och med i Simrishamns kommun. Vi har kunnat konstatera att en omfattande mängd lönetransaktioner hanteras, vilka med fördel kan granskas med hjälp av dataanalyser. Granskningen är baserad på kommunens lönesystem Personec. Allmänna kommentarer: Antalet lönearter 1 uppfattas som stort och skulle kunna innebära att risken för fel ökar. Vi har konstaterat att det fortfarande finns en stor mängd lönearter som används och många av dessa har färre än hundra transaktioner under årets första nio månader. Trots att det finns ett stort antal lönearter har vi dock inte upptäckt några väsentliga felaktigheter i granskningen. Vid vår granskning har vi funnit vissa svårigheter med att göra en totalavstämning av lönesystem mot redovisad skattedeklaration. De differenser som påträffats vid uppföljningen av dataanalysen är ännu outredda. Det finns förbättringsmöjligheter avseende hanteringen och utbetalningen av traktamente. Flera felaktigheter påträffades vid kontrollen. Utifrån ovanstående kommentarer bedömer vi dock att den interna kontrollen är tillfredsställande i Simrishamns kommun gällande löner dock med förbättringspotential gällande utbetalning av traktamenten. 1 En löneart är en beskrivning av olika transaktioner i ett lönesystem. Den styr dessutom om transaktionen skall vara underlag för arbetsgivaravgift och personalens källskatt. Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

4 2 INLEDNING Vi har fått i uppdrag av Simrishamns kommuns revisorer, i enlighet med revisionsplanen för redovisningsrevision för år 2010, att granska lönerna i Simrishamns kommun. Granskningen har genomförts via dataanalyser av lönerna samt uppföljning av resultaten från dessa. Kontrollerna omfattar övergripande analyser, existens, värdering, fullständighet samt övriga analyser. I kontrollerna ingår: Dubbla poster dvs. om någon felaktigt har erhållit dubbla eller mer ersättningar. Antal utbetalningar per person, torde motsvaras av antalet granskade perioder. Genomgång av stora transaktionsbelopp, avstämning sker mot avtal eller andra underlag. Kontroll av traktamenten, huruvida underlag finns och om belopp som betalats ut är korrekta enligt Skatteverket. Kontroll av skatter. Kontroll av personnummer, om rätt personnummer registrerats för respektive anställd samt om ett personnummer förekommer på flera anställningsnummer Lönerna i Simrishamns kommun hanteras och administreras av löneavdelningen. Dataanalyserna som genomförts i Simrishamns kommun har utförts med hjälp av den standardiserade programvaran ACL, vilken ofta används i analys- och revisionssammanhang. Detta har gett oss möjlighet att med hjälp av datorer analysera och gå igenom den stora mängd information som lagras i de system som Simrishamns kommun använder sig av. Vi har samlat de analyser som berör lönerna i en specifik rutin inom ACL vilken heter EY Analys Lön. Vi har därmed kunnat utnyttja den samlade erfarenhet vi har inom området från tidigare gjorda analyser. Metod och avgränsning Vi har tagit fram en specifikation av de uppgifter som vi behöver för att kunna genomföra våra analyser. Den centrala löneenheten i Simrishamns kommun har skapat en datafil utifrån deras lönesystem Personec. Filerna har sedan lästs in i ACL och vi har därefter med programvarans hjälp kunnat genomföra våra analyser. Först analyserades lönekostnaderna utifrån ett övergripande perspektiv. Därefter har vi följt upp enskilda transaktioner som vid en första anblick kan förefalla felaktiga. Anställda på löneenheten i Simrishamns kommun har hjälpt till med uppföljningen av de olika analyser som utförts. Vi har valt att avgränsa granskningen av löneredovisningen till att omfatta perioden från till och med Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

5 3 UTFALL AV ANALYSER 3.1 Övergripande analyser Vi har kunnat konstatera att antalet anställda som erhållit lön i Simrishamn kommun under perioden till och med uppgår till stycken medan antalet anställda totalt är Detta beror enligt uppgift på att alla som ligger med en öppen anställning i lönesystemet bearbetas då en bankfil körs. En del timanställda har till exempel kanske inte arbetat den aktuella perioden och därför utgår ingen lön. Detta gör att det alltid finns fler namn än löneutbetalningar i en bankfil. Det finns åtta stycken lönetransaktioner över 100 tkr. Detta är att betrakta som rimligt då flera avgångsvederlag betalats ut under perioden. En fördelning av transaktionerna i 22 olika beloppsintervall visar att de största saldona ligger i intervallen över 100 tkr och tkr. Totalt återfinns inom dessa intervall ca 2,5 Mkr. Negativa belopp som ingår i diagrammet avser personalens källskatt, frånvaroavdrag etc. Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

6 Vid analys av antalet transaktioner inom olika intervall kan vi konstatera att antalet transaktioner är störst i intervallet kr vilket utgör drygt ca 42 % av totala antalet transaktioner. I detta intervall återfinns främst semesterrelaterade lönearter samt timlön och diverse ersättningar. Det andra stora intervallet är mellan kr vilket utgör ca 18 % av antalet transaktioner. Detta består främst av frånvaroavdrag och personalens källskatt. Vid granskning av utbetalda belopp fördelade per period (månad) framgår att det är en kraftig ökning efter årets första fem månader. Ökningen under sommarmånaderna beror främst på semestervikarier. Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

7 Slutsats: Vid de övergripande analyserna har inga direkta felaktigheter noterats. Rimligheten i utfallet av de olika analyserna har bedömts som tillfredsställande. Flera avgångsvederlag har betalats ut under perioden vilket kan förklara transaktionerna över 100 tkr. 3.2 Existens och värdering För att verifiera transaktioner med ett avvikande mönster har ett antal stickprovskontroller gjorts utifrån de olika analyserna nedan. Vi har stickprovsvis kontrollerat personer som haft flera lönetransaktioner där löneart, belopp och anställningsnummer varit identiska, exempelvis då lönearten månadslön återkommer två eller flera gånger med samma belopp för samma person. Inga felaktigheter har uppmärksammats. Granskning har också skett på antalet registrerade löneutbetalningar/lönekörningar. Granskningen omfattar perioden tom vilket innebär att nio stycken utbetalningar vore att betrakta såsom det korrekta antalet. Vi kan efter genomförd granskning konstatera att det finns 132 anställda som erhållit mer än nio stycken utbetalningar från lönesystemet. Av dessa har vi tagit tre stickprov. Extrautbetalningarna i dessa fall har enligt uppgift bestått av eftersläpning i löneutbetalningen, det vill säga att lön som intjänats under en tidigare månad inte betalats ut förrän senare, att för mycket skatt dragits, att man glömt att ta med ersättning för obekväm arbetstid veckoslut samt en korrigering av sjukavdrag. Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

8 I samband med analysen har vi kontrollerat att korrekta personnummer har registrerats för respektive anställd samt huruvida ett personnummer förekommer på flera anställningsnummer. Vid denna kontroll har vi inte funnit några felaktigheter. Kontroll har även utförts av enstaka lönearter med endast ett fåtal registreringar. Stickprovskontrollen resulterade inte i några funna felaktigheter. Slutsats: I samband med granskningen avseende existens och värdering kan vi konstatera att det inte fanns några dubbla poster där löneart, belopp och anställningsnummer varit identiska. I Simrishamn kommun har det använts 464 olika lönearter under de första nio månaderna under 2010 varav 387 har färre än 100 transaktioner. Vi anser att antalet lönearter ej bör utökas. 3.3 Fullständighet Särskild tonvikt avseende aspekten fullständighet har lagts på kontroll av beloppsmässigt stora lönetransaktioner. Vi har stickprovsvis kontrollerat elva stora transaktioner. Enligt uppgift har tre felutbetalningar skett och korrigerats. Den första avser en persons avgångsvederlag som skulle ha delats ut i två omgångar; elva månadslöner i februari 2010 och resterande sex i januari Till följd av handhavande fel betalades dock hela summan ut i februari Felet upptäcktes av lönekontoret direkt efter att lönefilen skickats och personen ifråga kontaktades. Den andra felutbetalningen avser en utbetalning av timlön för ett antal timmar som en person arbetat under perioden juni 2009-mars I detta fall glömmer lönehandläggaren att sätta en bock i innevarande månad vilket gör att personen får utbetalt denna summa för varje månad under perioden. Både lönekontoret och personen ifråga upptäcker felet. Det tredje fallet rör en anställd som skulle ha fått ersättning för en medresenär. Dock råkar lönehandläggaren av misstag välja fel orsak i systemet och ersättningen registreras på lägerverksamhet. Personen ifråga upptäcker felet i samband med att lönespecifikationen skickas ut och kontaktar lönekontoret. Samtliga felutbetalningar har korrigerats. Vidare har vi kontrollerat lönerna på två nyckelpersoner varav båda ligger bland de högsta utbetalda bruttolönerna under perioden. Den vanligast förekommande lönearten avseende stora transaktionsbelopp är avgångsvederlag. De utvalda posterna som är granskade har stämts av gentemot verifierande underlag. Fördelningen över när de stora utbetalningarna gjorts varierar inte nämnvärt över perioden. De är något större i mars och september, då finns fler avgångsvederlag och engångsbelopp än i övriga månader. Kontroll av källskatteavdrag har gjorts genom jämförelse av underlag för skatteavdrag och källskatt enligt dataanalysen mot vad som redovisats på skattedeklarationerna. De granskade månaderna är juni och september. Beträffande underlag för källskatt har differenser om ca 180 tkr för juni och ca 316 tkr för september påträffats (beloppen som redovisats på skattedeklarationerna är högre än de enligt analysen). Avseende källskatten har differenser om 9 tkr för juni och 63 tkr för september identifierats. Differenserna är ännu outredda men det kan konstateras att för lite källskatt är inte avdragen. Granskning av löner i Simrishamns kommun februari

9 Slutsats: De höga transaktionssaldon som vi har granskat har kunnat verifieras mot underlag. Differensen avseende skattedeklarationer analys har ännu inte uppklarats. 3.4 Övriga analyser Utöver ovan genomförda analyser har en analys av avdrag för källskatt per person utförts. Stickprov har tagits på sex personer som har lägre eller högre avdrag än det normala. Det för somliga höga avdraget (strax över 50 %) kan enligt uppgift förklaras av att lönesystemet slår ihop flera utbetalningar per månad, vilket i vissa fall ger en högre skatt. I ett fall hade personen enligt uppgift meddelat att man skulle dra 55 % i skatt med hänvisning till att denne driver en verksamhet (vid sidan av denna anställning). I normalfallet skall det finnas ett jämkningsbeslut från Skatteverket om skattetabell frångås. Men det finns undantag när den anställde har fler anställningar, då kan den anställde meddela arbetsgivaren utan beslut från Skatteverket. Kontroll har även genomförts på anställda som ej erhållit lön under samtliga månader den undersökta perioden. Inga felaktigheter har påträffats utifrån de stickprov som tagits. Oftast beror enligt uppgift det faktum att de inte fått lön för hela perioden på att de avslutat sin anställning eller är timanställda och inte jobbat på till exempel en månad. En annan anledning är fördröjningar i utbetalningen, istället för i slutet av en månad kommer ersättningen istället i början på nästa. Slutligen har kontroll av utbetalade traktamenten utförts. Sex personers traktamenten har stämts av mot underlag och korrekt traktamentsbelopp enligt skatteverket. Uppföljningen visar att för en av de granskade personerna hade poster avseende utbildning i november 2008 samt juli 2009 av misstag blivit godkända i juni Därutöver hade fel utlandstraktamentsbelopp, 678 kr istället för de av Skatteverket bestämda 630 används vid utbetalningen för två personer. Slutsats: Det finns förbättringsmöjligheter avseende hanteringen och utbetalningen av traktamente. Av sex granskade personer fann vi felaktigheter gällande tre. Lund den 7 mars 2011 Thomas Hallberg Auktoriserad revisor Josabeth Alfsdotter Revisor Granskning av löner i Simrishamns kommun februari