Revisionsrapport Granskning av lönehanteringen Oskarshamns kommun Caroline Liljebjörn Malin Kronmar

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av lönehanteringen Caroline Liljebjörn Malin Kronmar Augusti 2015

2 Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga-or Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser och bedömningar Kontrollmål 1: Lönehanteringen är säker och tillförlitlig Sammanfattande bedömning av lönehanteringen Kontrollmål 2: Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande Sammanfattande bedömning av löneredovisningen Augusti av 12

3 1. Revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har granskat lönehanteringen för perioden Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen inte fullt ut är tillräcklig. Vi bedömer att lönehanteringen till viss del är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen för uppläggning av nyanställda är god. Personalavdelningen omfattas av en internkontrollplan. För att stärka den interna kontrollen ytterligare har vi identifierat följande förbättringsområden: Att dokumentation sker av rutiner, ansvar och roller i lönehanteringen/-processen Införa systematiska kontroller av inrapporterade värden Minska antalet korrigeringar på grund av att avvikelserapporteringen inte sker enligt upprättad tidplan Införa rutiner så att upprättade anställningsavtal och uppsägningsbeslut kommer till personalavdelningen och att registrering kan ske i tid Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer samt anställda med flera anställningsnummer har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig. Vi ser positivt på att utförd arbetstid ska följas upp i förhållande till arbetstidsbestämmelserna inom ramen för internkontrollplanen för år Vi anser att följande bör följas upp: Differenserna mellan skattedeklaration och huvudboken för att säkerställa att uppgifterna i redovisningen är fullständiga och rättvisande. Utbetalning av utlägg för att säkerställa att källskatt och sociala avgifter enbart beräknas på ersättningar som är skattepliktiga respektive avgiftspliktiga. Dubbelregistreringarna avseende månadslön för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Augusti av 12

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Personalkostnaderna står för den största delen av kommunenes kostnader vilket ensamt kan motivera granskning det vill säga väsentligheten är hög. Det finns risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenlig. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarens kontroll av löneunderlaget inte fungerar tillfredställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enlighet i kontrollen. Detta har uppmärksammats i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys Syfte och Revisionsfråga-or Är styrelsen och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Gällande styrdokument avseende intern kontroll Kontrollmål 1. Lönehanteringen är säker och tillförlitlig. 2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Följande kontroller ingår i granskningen: Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester 2.5. Avgränsning Granskning genomförs utifrån uppställda kontrollmål. Augusti av 12

5 2.6. Metod Information från lönesystemet har att bearbetas via registeranalys för perioden 1 maj april Därefter har stickprovsgranskning/substansgranskning genomförts kombinerat med intervjuer. Stickprov har utförts baserat på utfallet av registeranalysen. Rapporten har faktagranskats av personalchef Eva-Carin Öhlin, HR-specialist Tracey Golrang, bitr. ekonomichef Eva Svensson samt ekonom Kristina Danielsson. Augusti av 12

6 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Kontrollmål 1: Lönehanteringen är säker och tillförlitlig Personal- och lönesystem samt försystem har ecompanion från leverantören Evry som personal- och löneadministrativt system. Kommunen sköter själva driften av systemet och har använt systemet sedan år Lönerapporteringen sker elektroniskt via BeSched där anställda rapporterar frånvaro som exempelvis semester och kompledighet. Övervägande delen av personalen rapporterar via BeSched. De grupper som rapporterar manuellt är timanställda och vissa lärare. Ambitionen är att även dessa grupper ska anslutas till BeSched Organisation och antal anställda har en personalavdelning som bland annat består av en lönefunktion. Lönefunktionen har 5,75 tjänster fördelade enligt följande: HR-specialist 1,0 Löneadministratörer 4,75 Ute på förvaltningarna, främst bildningsförvaltningen, finns det personalredogörare som fungerar som ett administrativt stöd till chefer. En personalredogörare har även andra arbetsuppgifter utöver lön och personal Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Behörigheterna i personalsystemet är uppbyggda utifrån olika roller vars arbetsuppgifter kräver olika tillgång i systemet. Det finns särskilda roller för arbetstagare, chef/personalredogörare och central administratör. Det är tre anställda på personalavdelningen som har den högsta behörigheten. Ingen är behörig att lägga in sin egen lön eller ändra andra uppgifter rörande sin egen anställning. Byte av lösenord sker med visst intervall. I samband med anställningsbeslut får anställda behörighet att rapportera avvikelser i BeSched. De som får en högre behörighet har motsvarande arbetsuppgifter beskrivna i sitt anställningsbeslut. Anställningsavtal upprättas ute i verksamheterna. När avtalet är undertecknat av både chef och arbetstagare skickas det till den centrala personalavdelningen för manuell inläggning i personalsystemet och arkivering. Kommunen använder programmet WinLas för att upprätta anställningsavtal. Möjligheten finns att automatiskt läsa in uppgifter från WinLas till personalsystemet. Avsikten är att börja använda denna funktion. Augusti av 12

7 När en anställd slutar framgår det av uppsägningsbeslutet vilket datum som den anställde slutar. Datumet registreras som slutdatum i personalsystemet. För tidsbegränsade anställningar läggs slutdatumet in från början. Vid intervjuer har det framkommit att underlagen inte alltid kommer till personalavdelningen i tid. Det innebär att månadslön ibland betalas ut efter att den anställda har avslutat sin anställning. Vid löneförhandling träffar en HR-specialist fackföreningarna. Därefter sätter respektive chef sina anställdas löner i ett exceldokument. HR-specialisten går igenom dokumentet och gör en rimlighetsbedömning samt stämmer av mot total lönepott. Ekonomiavdelningen stämmer av löneökningen mot budget. Fackföreningarna kontrollerar att varje person har fått löneökning enligt avtal. Därefter registreras de nya lönerna manuellt i personalsystemet. Arbetsledare ansvarar för att underställd personal får rätt lön Styrande och stödjande dokument På kommunens intranät finns en personalhandbok. Här finns information gällande kommunens hela administration. Det finns olika avsnitt som innehåller information om personal- och lönefrågor. Stödjande dokument finns i form av instruktioner för arbetstagare och arbetsledare gällande BeSched. Instruktionerna finns i systemet och tillhandhålls av systemleverantören. Lönefunktionen har en support som medarbetare kan ringa till vid vissa tider. Supporten bemannas av lönefunktionen. Varje chef har en egen kontaktperson på lönefunktionen som de kontaktar vid frågor och problem. HR-specialisterna har fördelat ansvaret för kommunens chefer mellan sig. Lönefunktionen upprättar en årlig tidplan för när avvikelserapportering, anställningsbeslut, tjänstledigheter etcetera senast ska rapporteras till personalavdelningen Löpande registrering och kontroll Arbetstagare registrerar avvikelser i BeSched. Personalredogörare i verksamheterna går igenom de anställdas avvikelser. Därefter attesteras avvikelserna av ansvarig chef. För de chefer som inte har en personalredogörare ligger ansvaret på chefen att gå igenom avvikelserna. Attest ska ske en gång i veckan. Kommunen betalar ut lön tre gånger varje månad. Inför varje körning går löneadministratörerna igenom speciella utbetalningar som exempelvis avgångsvederlag etcetera. Varje löneadministratör går igenom denna typ av utbetalning för sina respektive ansvarsområden. Utöver denna kontroll finns det inbyggda kontroller i personalsystemet. Systemet varnar exempelvis för omrimlig bruttolön eller negativ bruttolön. Resultatet av dessa kontroller finns på signallistor som skrivs ut efter varje lönekörning. Respektive löneadministratör ansvarar för att gå igenom avvikelser för sitt ansvarsområde. Eftersom lönen betalas ut för innevarande månad för samtliga medarbetare med undantag för timvikarier händer det att lönen behöver korrigeras. Det förekommer även att korrigering behöver ske på grund av att avvikelserapportering inte skett i rätt tid. Uppkommen löneskuld korrigeras på nästkommande lön eller faktureras den anställde. Augusti av 12

8 Vid intervjuer med personalavdelningen har det framkommit att det sker mycket rättningar. Exempelvis rapporteras inte föräldraledighet, semester och avslutade anställningar i tid vilket medför att ordinarie lön betalas ut felaktigt. Uppdagas felet inte om tre månader har kommunen begränsade möjligheter att kräva tillbaka utbetalningen. Vid intervjuer har framkommit att detta förekommer. Personalavdelningen omfattas av den interna kontrollplanen för kommunstyrelsens verksamheter. Under år 2015 ska personalavdelningen genomföra kontroll av att utförd arbetstid överensstämmer med arbetstidsbestämmelserna samt kontroll av att rapporterade avvikelser är korrekta och rapporterade i tid till personalavdelningen Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Vid personalavdelningen finns tre personer som har behörighet att verkställa en löneutbetalning. Efter en lönekörning läser HR-specialisten över lönefilen till banken. Efter lönekörningen läggs en fil på en katalog där sedan ekonomisystemet hämtar filen och bokför löneutbetalningen i huvudboken. Ekonomiavdelningen kontrollerar inläsningen i huvudboken. Vid eventuella fel skrivs en fellista ut som lämnas till personalavdelningen som tar reda på vad felen beror på. Rättelse sker sedan både i personalsystemet och i ekonomisystemet. Därefter upprättar personalavdelningen en digital bokförningsorder som skickas till ekonomiavdelningen. Underlaget till bokningen är en kvittens av filöverföringen från banken. Av kvittensen framgår bland annat belopp och ett filnamn. Bokföringsunderlaget attestas av två personer från personalavdelningen och skickas till ekonomiavdelningen för registrering i huvudboken. Attest av två personer sker även på ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen kontrollerar avräkningskonton i samband med delårsbokslut per augusti och årsbokslutet. Det åligger respektive chef att kontrollera att rätt personalkostnader har belastat rätt verksamhet Sammanfattande bedömning av lönehanteringen Vi bedömer att lönehanteringen till viss del är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen för uppläggning av nyanställda är god. Personalavdelningen omfattas av en internkontrollplan. För att stärka den interna kontrollen ytterligare har vi identifierat följande förbättringsområden: Att dokumentation sker av rutiner, ansvar och roller i lönehanteringen/-processen Införa systematiska kontroller av inrapporterade värden Minska antalet korrigeringar på grund av att avvikelserapporteringen inte sker enligt upprättad tidplan Augusti av 12

9 Införa rutiner så att upprättade anställningsavtal och uppsägningsbeslut kommer till personalavdelningen och att registrering kan ske i tid 3.3. Kontrollmål 2: Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande Validering av indata För att kontrollera att det material som vi mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter matchats mot den information som lämnats till Skatteverket. Matchning har även skett mot huvudboken för sociala avgifter. Detta för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att samtliga transaktioner med korrekt belopp har erhållits. Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Av denna anledning har därför ett antal perioder valts för att stämma av bruttolön samt sociala avgifter. I nedanstående tabeller återfinns resultatet av denna validering och kontrollberäkning samt urvalet perioder. Vi har i denna avstämning noterat differenser. Bruttolön Period Skattedeklaration Transaktionsfil Diff, dekl / trans Juli September November Sociala avgifter Period Skattedeklaration Transaktionsfil Diff. dekl/trans Huvudbok (HB) Diff dekl/hb Juli September November I jämförelse mellan saldo enligt huvudbok, skattedeklaration samt transaktioner återfinns differenser som bör följas upp. Motsvarande påpekande lämnades i samband med granskning av årsbokslut avseende år Vi har inte erhållit förklaring till differensen. Då differenserna är störst mellan skattedeklaration och saldo i huvudbok och inte mellan skattedeklaration och transaktioner, har erhållet material bedömts vara komplett. För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som inte finns upplagda i personalregistret har även en matchning mellan transaktioner och personalregister gjorts. Avvikelser har identifierats. Vi har tagit stickprov på avvikelserna. Samtliga avser utbetalningar eller återkrav som reglerats efter att anställningen upphörde. Därmed är det rimligt att personen inte finns med i personalregistret. Augusti av 12

10 Vi bedömer att materialet vi har erhållit är komplett då transaktionerna enligt personalsystemet och skattedeklaration i allt väsentlig överensstämmer. Däremot bör differenserna mellan skattedeklaration och huvudboken följas upp Översikt av grundlön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av förekommande månadslöner. Beloppsintervall Antal förekomster Utifrån granskningen kan konstateras att 86 % av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan kr kr. Utbetalda löner bedöms vara högre än jämförbara kommuner. Personalchefen beskriver att detta är en medveten satsning som kommunen har gjort för att kunna rekrytera och behålla kompetent personal, främst chefer. Vi har inget att erinra på denna punkt Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighets bedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har utförts mot anställningsavtal och lönerevisioner. Vi har inget att erinra på denna punkt. Augusti av 12

11 Bonus/provision En sökning av transaktioner avseende bonus och provision samt avgångsvederlag har genomförts. Vid kontrollen identifierades transaktioner som avser avgångsvederlag. Vi har tagit stickprov på utbetalningar genom att kontrollera mot undertecknade överenskommelser. Vi har inget erinra på denna punkt Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod med samma belopp. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Vårt stickprov visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna berodde på att fel månadslön/arvode betalats ut samt att ersättning avseende familjehem för flera barn med samma belopp för varje barn betalats ut. Vi har kontrollerat att felutbetalningen har rättats. Därutöver har vi noterat ytterligare dubbelregistrerade transaktioner avseende månadslön. Till dessa registreringar har vi inte erhållit någon tillfredställande förklaring. Vi rekommenderar att dubbelregistreringarna avseende månadslön utreds för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. I övrigt har vi har inget att erinra på denna punkt Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. Två anställda med avvikande personnummer har identifierats. Det ena personnumret är ett samordningsnummer. Samordningsnummer är en enhetlig identitetsbeteckning för fysiska personer som inte är eller har varit folkbokförda i Sverige. Skatteverket kan tilldela samordningsnummer på begäran av en myndighet. Det andra personnumret hade födelsedata xx0229. Vi har beräknat kontrollsiffran enligt skatteverket samt kontrollerat att det var skottår det året personen är född. Vi har inget att erinra på denna punkt Anställda med flera anställningsnummer I motsvarar anställningsnummer medarbetarens personnummer. Utöver det tilldelas varje medarbetare ett löpnummer för varje anställning inom kommunen. Det är därför normalt med mer än en anställning per anställningsnummer. Augusti av 12

12 Vi har inget att erinra på denna punkt Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har en rimlighetsbedömning gjorts av posterna. Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för användning av egen bil i tjänsten har utbetalats samt diverse andra ersättningar. Vi har kontrollerat diverse transaktioner mot underlag. I kontrollen noterade vi att utlägg för parkering och taxi har utbetalats tillsammans med färdtidsersättning. Det är oklart hur detta påverkar beräkning av källskatt och sociala avgifter. Vi bedömer att utbetalning av utlägg bör följas upp för att säkerställa att källskatt och sociala avgifter enbart beräknas på ersättningar som är skattepliktiga respektive avgiftspliktiga Kontrollberäkning av källskatt Denna analys syftat till att visa om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller inte. Kontrollen har inte kunnat utföras då källskattetransaktioner inte har en egen löneart. Vi bedömer att det skulle stärka den interna kontrollen om källskatteavdraget fördes på en egen löneart och därigenom möjliggör avstämning av uppgifterna i skattedeklarationen Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser samt i lokala kollektivavtal. I BeSched beviljas/attesteras rapporterade avvikelser, alternativt manuellt på tidrapporten. Det finns inga krav på att ange orsak till övertid. Grunden är att all övertid ska vara beordrad, undantag finns. Chefer har möjlighet att följa övertiden för sina medarbetare i Qlikview. Två gånger per år skickas en arbetstidsjournal ut till samtliga chefer. Syftet är att respektive chef ska går igenom journalen och följa upp att arbetstidslagen följs. Det är oklart huruvida denna uppföljning sker. I internkontrollplanen för kommunstyrelsens verksamheter avseende år 2015 framgår att en kontroll av att utförd arbetstid håller sig inom arbetstidsbestämmelserna ska genomföras. Vi har inget att erinra på denna punkt. Augusti av 12

13 Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjorts av de anställdas antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Arbetstagare har rätt att spara en eller flera överskjutande semesterdagar. Dessa får dock inte överstiga 40 dagar. Utbetalning av överskjutande dagar sker en gång per år. Vi har kontrollerat antal sparade semesterdagar. Fyra medarbetare har fler än 40 sparade semesterdagar. En medarbetare har numera slutat och hela semesterskulden är reglerad. Resterande tre har mellan sparade semesterdagar. Det bedöms som rimligt eftersom den årliga utbetalningen av överskjutande dagar sker i februari och vår granskning avser saldo per 30 april Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar Sammanfattande bedömning av löneredovisningen Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer samt anställda med flera anställningsnummer har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig. Vi ser positivt på att utförd arbetstid ska följas upp i förhållande till arbetstidsbestämmelserna inom ramen för internkontrollplanen för år Vi anser att följande bör följas upp: Differenserna mellan skattedeklaration och huvudboken för att säkerställa att uppgifterna i redovisningen är fullständiga och rättvisande. Utbetalning av utlägg för att säkerställa att källskatt och sociala avgifter enbart beräknas på ersättningar som är skattepliktiga respektive avgiftspliktiga. Dubbelregistreringarna avseende månadslön för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats Pär Sturesson Uppdragsledare Caroline Liljebjörn Projektledare Augusti av 12