B Kristianstads. ~ kommun. Granslming av lönehanteringen

Transkript

1 B Kristianstads ~ kommun KOMMUNREVISIONEN Kristianstads kommun Ko munstyrelsen Kommunfel/mäktige Granslming av lönehanteringen På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun har PwC granskat lönehanteringen för periodenjanuari juni Granskningen består av två delar, granskning av rutiner som säker och tillförlitlig lönehantering samt registeranalys och detaljgranskning av uppgifterna i löneredovisningen. Revisionsfrågan har varit att bedöma om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen är tillfredsställande och ändamålsenlig. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen, utifrån kontrollmålen i denna granskning, är i stora delar tillfredställande och ändamålsenlig med undantag för kontrollmålen avseende övertid, komptid, flextid och semester. Bedömningen baseras på nedanstående bedömningar och synpunkter. Avseende den första delen i granskningen bedömer vi att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumenterade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns också en dokumentation över vilka kontroller som ska utföras. Det är sammanfattningsvis också positivt att lönesupporten arbetar strukturerat med den interna kontrollen och att det för 2015 finns en egen utformad intern kontrollplan där olika kontroller utöver de inbyggda initieras. Avseende den andra delen i granskningen bedömer vi att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i stora delar är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi bedömer att en del rutiner och rapportering avseende övertid, komptid, flextid m.m. samt rutinerna avseende uttag av semesterdagar inte är tillfredställande. Det ärt.ex. inte tillfredställande att anledningen till övertiden inte anges vid rapportering, att kommunens bestämmelser avseende flextid inte följs i alla avseenden och att anställda kontinuerligt registrerar sin flextid manuellt i efterhand. Det är heller inte tillfredställande att de anställda inte alltid tar ut sina lagstadgade semesterdagar och att anställda har sparade semester dagar sedan lång tid tillbaka. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att det görs en översyn kring ovanstående för att öka den interna kontrollen inom dessa områden. Svar över vidtagna åtgärder önskas före För revisorerna i Kristianstads kommun Gö1'.an Wagermark Vice ordförande

2

3 Revisionsrapport Anna Hilmarsson Certifierad kommunal revisor Lena Salomon Certifierad kommunal revisor Ola Holstein RiskManage1 November2015 pwc

4 Innehållsförteckning 1. Sanunanfattande revisionell bedömning Illiednin.g..., Revisionsfråga Metod Lönehanteringen/-processen Personal- och lönesystem samt försystem Organisation och antal anställda Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Styrande och stödjande dokument Löpande registrering och kontroll Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen Löneredovisfflllgen Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus, provision och avgångsvederlag Dubbletter av transaktioner Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Konb:ollberälming av källskatt Övertidsskuldenoch rutiner för flextid Semesterdagar Sammanfattande bedömning av löneredovisningen Novermer 2014 Kristianstads korrmun FwC

5 1. Sammanfattande revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun har PwC granskat lönehanteringen för perioden januari 2 o 15 - juni Granskningen består av två delar, granskning av rutiner som säker och tillförlitlig lönehantering samt registeranalys och detaljgranskning av uppgifterna i löneredovisningen. Revisionsfrågan har varit att bedöma om kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen är tillfredsställande och ändamålsenlig. Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen, utifrån kontrollmålen i denna granskning, är i stora delar tillfredställande och ändamålsenlig med undantag för kontrollmålen avseende övertid, komptid, flextid och semester. Bedömningen baseras på nedanstående bedömningar och synpunkter. Avseende den första delen i granskningen bedömer vi att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal-och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumenterade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns också en dokumentation över vilka kontroller som ska utföras. I samband med att det blev en central lönesupport i kommunen upptäcktes att det fanns en rad olika rutiner ute i verksamheterna. Den centrala lönesupporten har i sitt arbete de senaste åren strävat efter att åstadkomma en enhetlig hantering o beroende av vilken förvaltning medarbetaren är anställd på. I de fall olikheter gällande rutiner identifieras, tex gällande bevarande av löneunderlag, så lägger sektionschefen för lön fram ett förslag till HR-gruppen med förslag på en gemensam rutin för hela kommunen. Det är sammanfattningsvis också positivt att lönesupporten arbetar strukturerat med den interna kontrollen och att det för 2015 finns en egen utformad intern kontrollplan där olika kontroller utöver de inbyggda initieras. Avseende den andra delen i granskningen bedömer vi att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i stora delar är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av underlag som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Vi bedömer även att en del rutiner och rapportering avseende övertid, komptid, flextid m.m. samt rutinerna avseende uttag av semesterdagar inte är tillfredstäl Noverroer 2015 Kristianstads korrrrun FwC 1 av 18

6 lande. Det ärt. ex. inte tillfredställande att anledningen till övertiden inte anges vid rapportering, att kommunens bestämmelser avseende flextid inte följs i alla avseenden och att anställda kontinuerligt registrerar sin flextid manuellt i efterhand. Det är heller inte tillfredställande att de anställda inte alltid tar ut sina lagstadgade semesterdagar och att anställda har sparade semesterdagar sedan lång tid tillbaka. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att det görs en översyn kring ovanstående för att öka den interna kontrollen inom dessa områden. Noverrber2015 Kristianstads korrrrun PwC 2 av 18

7 2. Inledning Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera en granskning eftersom väsentligheten är hög. Det finns också risker för knippa de med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Detta har uppmär k sammats i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys Revisions.fråga Granskningen ska ge svar på följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen tillfredsställande och ändamålsenlig? Ko ntm llmål 1. Lönehanteringenär säker och tillförlitlig. 2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Följande kontroller ingår i granskningen: Validering av indata översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt ÖVertidsskulden Rutiner för flextid Uttag av semester 2.2. Metod Information från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för periodenjanuari 2015-juni Därefter genomfördes stickprovsgranskning kombinerat med intervjuer. Omfattningen och inriktningen av stickprov och intervjuer har varit beroende av utfallet av registeranalysen. Intervju har genomförts med chef och lönekonsult från sektion lön samt två systemadministratörer från HR-enheten. Stickprov har utförts baserat på utfallet av registeranalysen. För kontrollmål gällande övertid inkl. komptid har en kompletterande fö1teclming erhållits per samt avseende flextid per Rapporten har faktagranskats av berörda tjänstemän. Novermer 2015 Kristianstads korrrrun PwC 3 av 18

8 3. Lönehanteringen/-processen Personal- och lönesystemsamtjö1 system Kristianstad kommun har personal- och lönesystemet Heroma från leverantören CGI. Kommunen sköter själva driften av systemet. Personalsystemet Heroma består av flera delar varav 1önehanteringen är en del. I systemet, som använts sedan år 1999, kan lönerapporteringen ske elektroniskt via "Självservice" där anställda rappo1terar frånvaro somt.ex. semester eller kompledighet. Person & Lönebantering Personal- och lönesystemet består av olika delar för specifika områden: Personalöversikt -Är den arbetsmeny som man hanterar sin personal samt ärenden ifrån. Information om den a1<tuella bemanningssituationen fås via "Personalöversikt". Det är här alla fastställda scheman kan ses och det är härifrånman arbetarmedsin dagliga planering. - V aije medarbetare ingår i en grupp/ ett P A-team. För att varje arbetsledare ska kunna hantera de inkomna ärenden avseende sin personal, läggs ny personal till och avslutade personer tas bort från grupperna. För att en medarbetare ska kunna skicka sina ärenden i självservice, måste arbetsledaren ha lagt till personen i sin grupp för att ärendet ska komma fram. - All frånvaro görs mot personens fastställda schema, vilket innebär att personenmåste finnas inläst i personalöversikten. Här hanteras även tex V AB och semester samt tjänstledigheter - I modulen arbetsförändringar ingår: mertid, övertid, arbete under frånvaro, extra tid, förskjuten arbetstid och eget byte med sig själv. Rapportbevakning-I Heroma kan arbetsledarna få bevakningar och rapporter skickade till sinstartsida om de beställt detta. Bevakningarna kan be- Noverrber 2015 Kristianstads korrrrun PwC 4 av 18

9 stå av information gällande antal sjukdagar, anställning upphör, långtidsfrånvaro upphör osv. Utanordningslistan är en rapport där utbetald lön för aktuell månad detalj eras per anställd och ansvar. Löneöversikten visar de anställdas löneuppgifter samt saldon för semester. Bokhyllan -är Heromas manualer som systernleverantören CGI har skapat för att underlätta för användarna. Las- Hantering enligt Lagen om anställningsskydd Övervägande delen av de anställda rapporterar via "Självservice" och endast tex timanställda och intermittent anställda registreras manuellt via lönesupporten eller via Time Care pool (avser vård-och omsorg). Även viss typ av frånvaro rapporteras manuellt t.ex. sjukfrånvaronsamttillkommandetidsom tex reseersättningoch traktamenten. En övergång till att medarbetaren själv registrerar sin sjukfrånvaro är aktuell.. Utöver detta finns i Heroma moduler för följande områden: Rekryteringsmodulen-rek1yteri.ng av personal Löneöversynsmodulen - kartläggning av löner Förtroendemannarutinen - politikers ersättningar Därutöver finns ett antal system kopplade till Heroma somt.ex. Time Care Pool och Adato (rehabilitering) Organisation och antal anställda Kommunen har en centraliserad lönehandläggning och inom de större förvaltningarna (Barn- och utbildningsförvaltningen, Arbete-och välfärd-, C4 Teknik och Omsorgsförvaltningen) fim1s även HR-chefer samt HR-specialister som lyder under respektive fö1valtning. Kommunen har även en centralt placeradhr-direktör på koncernstödsavdelningen. SektionLön!Lönesupporten(antal ti): Sektionscheflön 1,0 Lönekonsulter 21,0 Systemadministratör 1,0 Verksamheten gällande koncemstödsavdelning är organiserad enligt nedan skiss där personalfrågor, underhåll och utvecl<ling av personalsystemet hanteras dels av HR-enheten och själva lönesupporten via Sektion Lön. Noverrber 2015 Kristianstads komnm PwC 5 av 18

10 - Kristianstads kommun ~ Kommunledningskontoret Granskning avlönehanteringen Ekonomi & analys Redovisningsenhet Ledning r,. Koncernslednings- ;! avdelning : :- ~ Planering & strategi HR-enhet IT Drift Medborgarcenter Sektion Lön Kansli & samordning Sektion rekrytering IT Teknik Biosfärsenheten Sektion Kansli Vattenriket Upphandlingsenhet IT Service Sektion Naturum Mark & exploatering Arbeumiljöenheten IT Infrastruktur & Turistbyrå säkerhet Intern service Överförmvndaren 3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt 1 egistervård Behörigheterna i personalsystemet är uppbyggda utifrån olika roller vars arbetsuppgifter kräver olika tillgång i systemet. Det finns särskilda roller för arbetsledare, bemannare, lönekonsult och HR-funktionen. Innan arbetsledarna får sin behörighet i systemet krävs att de genomgått en grundutbildning i systemet. Det är tre anställda på HR-enheten och en handläggare på IT-avdelningen som har den högsta behörigheten (superbehörighet/ användare). Ingen är behörig att lägga in sin egen lön eller ändra andra uppgifter rörande sin egen anställning. Dessa tillsammans med lönesupporten kan se vilka förändringar som görs i lönesystemet med hjälp av loggar. Anställda får i och med anställning tillgång till självservice, eget rapporteringssystem för att kunna rapportera sin frånvaro och se sin lönespecifikation mm. Inloggningen till systemet är för vissa medarbetare gemensam för personalsystemet och många andra system. Byte av lösenord sker månadsvis enligt krav från ITavdelningen. Lönesupporttar fram anställningsbevis och skickar det till chefen. Efter att både arbetstagaren och chefen undertecknat beslutet skickas det till ansvarig för personalakterna för arkivering. Noverroer 2015 Kristianstads komnm PwC 6 av 18

11 När en anställd slutar visar uppsägnings beslutet vilket datum som den anställde slutar. Datumet registreras som slutdatum i personalsystemet. För tidsbegränsade anställningar läggs slutdatumet in från början. Om en timanställd inte fått lön på tre månader går lönekonsulterna in och avslutar anställningen i lönesystemet. Kommuns utrymme för löneöversyn fördelas till förvaltningarna. Ny lön i samband löneöversyn sätts av chef i dialog med berörd medarbetare. Lönesamtal och lönemeddelande samtal genomförs. Ny lön registreras i löneöversynsmodul i personalsystemet. Avstämningar sker med fackliga organisationerna. Efter avstämningarna och kontroller att tilldelat utrymme ej överskridits överförs uppgifterna i löneöversynsmodulen till personalsystemet Sty1 ande och stödjande dokument I löne-och personalsystemet finns stödjande dokument och på intranätet finns dokumenterade rutiner. Stödjande dokumentfinns på intranätet i form av instruktioner för arbetstagare och arbetsledare, t.ex. för självservice och flextid. HRenheten har tagit fram tidsplaner för löneutbetalningar, extrautbetalningar och särskilda anvisningar för lönehantering vid årsskiftet Löpande registre1 ing och kontj oll Arbetstagare registrerar avvikelser i "Självse1vice". Arbetsledaren attesterar po s terna. Lönesupporten ger löpande stöd till arbetsledare och arbetstagare. Omkring den 15 :e varje månad kontrollerar lönesupporten listor och rättar eventuella fel under tre dagar. Lönesupportenger stöd och kontrollerar löpande att arbetstagarna registerar genom lcontrollistor avvikelserna på rätt sätt. De övergripande kontrollerna utgår från en fellista där ofullständiga poster listas. Systemet genererar ett antal fel koder i det fall avvikelser uppstår tex överuttag av semesterdagar, frånvaro med noll i om fattning, ej åtgärdade ärende, skulder mm. Eftersom lönen utbetalas i förväg för de sista dagarna i månaden händer det att löner behöver ko1rigeras. Det förekommer även att korrigering behöver ske på grund av att avvikelserapportering inte skett i rätt tid. Uppkommenlöneskuldfaktureras den anställde eller korrigeras på nästkommande lön. I Heroma finns ett antal automatiskt inställda bevakningar för arbetsledare. Därutöver kan egna bevakningar läggas till. Exempel på bevakningsområden som är obligatorisk för arbetsledare är: Längre tids frånvaro upphör Fast fördelning upphör Schema saknas Anställning upphör Vikariat upphör Semesterersättning ska betalas Uttagna dagar mindre än 20 Spardagar mer än 4 o Noverrber2015 Kristianstads komnun FwC 7 av 18

12 De bevakningar som är Obligatoriska är standardinställningar och kan inte ändras. Möjlighet finns för arbetsledaren att få denna bevakning via e-post. I syfte att stärka den interna kontrollen har sektion lön/lönesupporten, utformat en egen internkontrollplan för lönehanteringen för år Intern kontrollplanen baseras i sin tur på en dokumenterad risk- och väscntlighetsanalys utifrån nedan huvudprocesser i Lönesupporten: -Suppo1t - Registrering - Kontroller - Rättningar - Skuldhantering - Internadministration - Utbildning Dessa processer har sedan under nedan rubriker i en intern kontrollplan beskrivits och dokumenterats: - Riskinventering -Värdering av risken utifrån en konsekvens-och sannolikhetsmatris - Motivering av värderingen - Riskreducerande åtgärder - Eventuell omvärdering av risk bedömning utifrån riskreducerande åtgärder -Åtgärder/kommentarer Kontrollpunkterna återrapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll. Under 2014 genomfördes en kontroll av anställda som har administratörsbehörighet på kommunledningskontoret och då av vilken lön och ersättning som utbetalats. Kontrollerna omfattade 23 lönekonsulter, 3 systemadministratörer samt 1 It-handläggare. Granskningen visar att det inte har betalts ut några felaktiga utbetalningar eller ersättningar under de kontrollerade månaderna. Ansvarig för genomförandet av den interna kontrollen var HR -direkören Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Vid Hr-enheten inom kommunledningskontoret finns tre personer som har behörighet att verkställa löneutbetalning och ytterligare en person vid IT-enheten har denna behörighet. Efter verkställandet godkänner handläggaren utbetalningen via den lönefil som skickas till Stockholm för bearbetning. Ett kvitto skrivs ut som signeras av två personer och lämnas till ekonomienheten. Därefter görs en integration mellan löne- och ekonomisystemet. Från HR-enhetens sida genomförs kontroller avseende konton för källskatt, löneskulder och löneutbetalningarva1je månad. Konton för arbetsgivaravgifter, semesterlön och kompsaldo kontrolleras också av HR-enheten. Det åligger respektive arbetsledare att kontrollera att rätt personalkostnader har belastat rätt verksamhet. Noverrber 2015 Kristianstads korrmun F\vC 8 av 18

13 3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokument e ra de rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns också en dokumentation över vilka kontroller som ska utföras. I samband med att det blev en central lönesupport i kommunen upptäcktes att det fanns en rad olika rutiner ute i verksamheterna. Den centrala lönesupporten har i sitt arbete de senaste åren strävat efter att åstadkomma en enhetlig hantering o beroende av vilken förvaltning medarbetaren är anställd på. I de fall olikheter gällande rutiner identifieras, tex gällande arkivering av vissa löneunderlag, så lägger sektionschefen för lön fram ett förslag till HR-chefsgruppen på en gemensam rutin för hela kommunen. Det är sammanfattningsvis också positivt att lönesupporten arbetar strukturerat med den interna kontrollen och att det för 2015 finns en egen utformad intern kontrollplan där olika kontroller utöver de inbyggda initieras. Noverri:Jer 2015 Kristianstads komnun RNC 9 av 18

14 Löneredovisningen Valide1 ing av indata Fullständighet Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter har vi valt att verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att det material som vi mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Avstämning transalctione1 mot personalregister För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Stickprovs kontroll har genomförts av de transaktioner som framkommit. Förklaringen till att anställda, som ej finns upplagda i personalregistret, får utbetalningar beror på anställningens upphörande. Vissa betalningar som t.cx. pensionsutbetalningar görs en gång om året och avser föregående års lön. Även semesterersättningar, o b-tillägg m.m. betalas i efterhand. Stickprovskontrollen visar på att det kan gå flera månader mellan det att personen slutar sin anställning och reglering av löne- och semesterskuldsker. Enligt uppgift sker detta via en manuell rutin Bedömning Vi anser att rutinen kring avslut av anställda bör ses över avseende den del som berör att reglera löne- och semesterskulden. Reglering bör enligt vår bedömning ske månaden efter det att den anställde slutar sin anställning. På så sätt skulle den interna kontrollen inom området öka och det skulle bli en mer rättvisande redovisning Avvikande värden Analys har gjorts på belopp, över-understigande +/-70 ooo kr, under granskningsperioden för att identifiera eventuellt oriktig data eller transaktioner med höga belopp. Transaktioner som avser nettolön, nettoavdrag och skatt har ej tagits med i denna analys. Under granskningsperioden framkom 16 transaktioner som berör 9 personer med avvikande värde. Transaktionerna avser utbetalda avgångsvederlag och månadslöner. Stickprovskontroll har genomförts och redovisas under kontrollmål 3.3 Granskning av högamånadslöner och 3.4 Bonus, provision och avgångsvederlag. Noverrber 2015 Kristianstads korrmun PwC 10 av 18

15 4J.6. Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Öve1 siktav månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet januari till juni 2015 och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av förekommande månadslöner. Det ska noteras att i de fall en anställd har sin anställning fördelad på olika enheter/förvaltningar innebär det att månadslönen är fördelad i enlighet med detta. En anställd kan således förekomma mer än en gång i tabellen. Beloppsintervall Antal förekomster Utifrån granskningen kan konstateras att 7 2 % av kommunens utbetalda månads} ö n er uppgår till mellan 20 ooo -35 ooo kr Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsinte1vall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt Granskning av höga månadslöne1 De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighets bedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har utförts mot anställningsavtal och underlag till lönerevisioner. I granskningen noterades att anställningsavtal har korrigerats för hand avseende datum respektive personnummer. Noverrber 2015 Kristianstads komrun PYVC 11 av 18

16 Bedömning Vid felaktigheter i upprättade avtal ska detta ej korrigeras för hand utan nytt avtal ska skriv as ut och undertecknas på nytt. I övrigt har vi inget att erinra på denna punkt. Bonus, provision och avgångsvederlag Utsökning av transaktioner avseende bonus och provision samt avgångsvederlag har genomförts. Inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision har identifierats. Fem transaktioner har identifierats avseende avgångsvederlag, vilka har kontrollerats mot protokoll Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. Dubbletter av h ansaktioner -En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av personnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod och med samma belopp. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dub belregistrerade transaktionerna i samtliga fall berodde på att lönekostnaden fördelas mellan två eller flera olika kostnadsställen, så kallad fast fördelning Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Ologiska pe1 sonnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. En anställd med avvikande personnummer har identifierats. Den anställde är medborgare i ett annat nordiskt land. Personer, som är medborgare i annat nordiskt land, kan få ett tillfälligt personnummer i Sverige. Detta personnummer baseras på deras befintliga och kan avvika från principen som svenska personnummer är uppbyggda efter Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. Noverrber 2015 Kristianstads korrrnun P.vC 12 av 18

17 Granskning avlönehanteri ngen 4.7. Anställda med.flera anställningsnumme1 Anställda i Kristianstads kommun har unika anställningsnurnrner då anställningsnumret är den anställdes personnummer. Personnumret kan även kopplas till ett serienummer för att identifiera olika tjänster. I granskningen framkommer ingen anställd med flera anställningsnurnrner Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har stickprovskontroll gjorts av transaktioneroch dess underlag. I två fall, där blanketten "Redovisning av resor med egen bil i tjänsten" utgör u n derlag till transaktioner l saknas uppgift avseende syfte med resorna Bedömning Syftet med genomförda resor ska anges. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas och därmed kan de olika kontrollmålen utföras. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Kommunstyrelsen bör tillse att blanketten "Redovisning av resor med egen bil i tjänsten" rev i de ras, så att det framgår att syfte ska anges. En revidering kan bidra till att öka den interna kontrollen inom detta område. I övrigt har vi inget att erinra på denna punkt l(onh ollberäkning av källskatt Denna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %. Ett flertal källskattesatser under 20 % och några över 60 % har identifierats. Genornfördstickprovskontroll visar att skattesatserna under 20 % beror på sänkt skatteunderlag,järnkning av skatt eller att den anställde har en lägre skattesats enligt skattetabellen.avseende några anställda som fått utbetalda engångsposter har ett för lågt skatteavdrag gjorts på grund av att det fanns en bug i systemet. Systernleverantören har åtgärdat felet. Källskattesatser över 60 % beror främst på att den anställde begärt extra skattea v drag eller höjt skatteunderlag. Noverrber 2015 Kristianstads korrm.m P#C 13 av 18

18 Bedömning För att öka den interna kontrollen inom detta område vill vi uppmana kommunstyrelsen att tillse att det med jämna intervaller genomförs kontroller av att det görs korrekta skatteavdrag. Detta kan som exempel utgör ett kontrollmoment i kommunstyrelsens intern kontrollplan. I övrigt har vi inget att erinra på denna punkt Öve1 tidsskulden och rutiner fo1 flextid Reglering av övertid, mertid, flextid och årsarbetstid m.m. sker i Allmänna bestämmelser (AB) samt i lokala kollektivavtal. Därutöver finns bestämmelser för tilllämpning av flextid för administrativ personal med kontorsarbetstid fr. o. m. 2 o o 1 (uppdaterade ). I dessa anges bl.a. att under avstämningsperiodenfårinte flexsaldotvidnågottillfälle överstiga+ Bo eller - 30 timmar för heltidsanställd. Senast när dessa gränser uppnås skall arbetstagare och arbetsledare upprätta en plan för reducering av saldot. Vidare anges även att flexsaldot avstäms årligen 31 januari varvid max + 4 o eller - 20 timmar får föras över till kommande år. Via registeranalys har samtliga transaktioner (utbetalningar samt komptid) avseende övertid, komptid m.m. sammanställts och de utbetalda transaktionerna under granskningsperioden uppgår till ca 1 o,5 mnkr. Stickprovsgranskning har skett av underlagtill transaktionerna. Vidgranskningframkomattanledningen till övertiden, komptidenm.m. inte alltid anges. Utsökning har även skett av öve1tidssaldon, komptidssaldon, flextidssaldon samt manuella stämplingar avseende flextiden. Nedanstående tabell visar de fem personer med högst saldo övertidstimmar per Person Ovcrtidstimmar Förvaltning Person1 241,33 Arbete- och välfärdsförvaltningen Person2 234,41 Omsorgsförvaltningen Person3 216,85 C4 Teknik Person4 192,76 Arbete- och välfärdsförvaltningen Persons 183,53 C4 T eknik Enligt Arbetstidslagen (ATL) 8 får övertid tas ut med högst 200 timmar under ett kalenderår (allmän övertid). EnligtATL8 a får öve1tid utöver allmän övertid tas ut med högst 15 o timmar per arbetstagare under ett kalenderår om det finns särskilda skäl för det och situationen inte har gått att lösa på annat rimligt sätt ( extra öve1tid). I personal- och lönesystemet Heroma finns inbyggda kontroller avseende öve1tid i enlighet med ATL. Då en anställd uppnår 150 timmar kommer det en varning att max värde för allmän övertidenligtatlsnartuppnåsför året. Om den anställde Noverrber 2015 Kristianstads korrrrun FwC 14 av 18

19 Granskning av lönehanteri ngen sedan uppnår 200 timmar kommer en ny varning och vid 350 timmar spärrar systemet automatiskt möjligheten att godkänna den inrapporterade övertiden. Systemet visar ett felmeddelande att den anställde har för my ek et övertid enligt A TL för året. Nedanstående tabell visar de fem personer med högst saldo komptidstimmar per Person Komptidstimmar Förvaltning Personl 447,14 C4 Teknik Person2 287,68 Barn- och utbildningsförvaltningen Person3 237,00 Omsorgsförvaltningen Person4 224,00 Omsorgsfö rvaltningen Persons 176,62 Omsorgsförvaltningen Vid kontroll av dessa personers saldon konstateras att saldona är ackumulerade under tidigare år än år Vid utsökningen av komptidstimmar konstateras även att det finns ett antal anställda med negativa saldon. Enligt uppgift är det idag inte möjligt att rapportera in negativ komptid, vilket tyder på att det är ackumulerade saldon från tidigare år. Nedan presenteras två tabeller som visar på de fem anställda som har högst respektive lägst antal flextidstimmar i kommunen per 2 o Person Flextidstimmar, positiv Förvaltning Person1 141,03 Arbete-och välfärdsförvaltningen Person2 114,70 Arbete- och välfärdsförvaltnmgen Person3 112,27 Omsorgsförvaltningen Person4 109,62 Stadsbyggnadskontoret Persons 107,23 Omsorgsförvaltningen Person Flextidstimmar, negativ Förvaltning Person1-87,12 C4 Teknik Person2-51,20 Omsorgsförvaltningen Person3-48,63 C4 Teknik Person4-46,15 Omsorgsförvaltningen Persons -45,52 Omsorgsförvaltningen Enligt kommunens bestämmelser för tillämpning av flextid för administrativ personal (se ovan) får inte flexsaldotvidnågottillfälle överstiga+ 80 eller - 30 timmar Noverrber 2015 Kristianstads komrun RNC 15 av 18

20 för heltidsanställd under avstämningsperioden. Vi kan utifrån resultatet konstatera att bestämmelserna inte efterföljs i detta avseende. Avseende flextid ska in- och utstämpling ske via terminaler vid aktuell tid. In- och utstämpling sker via personnummer eller användar-id. Det finns möjlighet att göra registreringar/ rättningar manuellt i efterhand.under vår granskning har det framkommit att det finns anställda som har många manuella registreringar avseende sina flextidstimmar. Nedanstående tabell visar de anställda med flest antal manuella registreringar under september månad 2 o 15. Resultatet visar att det i genomsnitt görs flera sådana manuella registreringar per dag. Person Antal manuella registreringar Förvaltning avseende flextid, september 2015 Person 1 87 C4 T eknik Person2 87 Omsorgsförvaltningen Person3 86 Arbete- och välfärdsförvaltningen Person4 85 Omsorgsförv altningen Persons 82 Kommunledningskontoret Bedömning Vi anser att det inte är tillfredställande att anställda har ett högt saldo av ackumulerad övertidfkomptid. Alltför höga saldon kan tyda på en arbetssituation som kan medföra oönskade konsekvenser såsom ohälsa och negativa effekter på organ isationen vidstörrekomputtagframöver. Vi anser även att komptid är en arbetsledningsfråga och att styrelsen och nämnderna därför ska tillse att berörda chefer ser ti11 att ta ut sin inarbetade komptid i ledighet löpande. Detta för att undvika hög arbetsbelastning hos de anställda. Likaså att styrelsen och nämnderna tillser att det under året görs löpande kontroller av de anställdas upparbetade tid. Vi vill påpeka att vi ser positivt på att det finns inbyggda kontroller i Heroma som ger signaler när anställda uppnår 150, 20 o respektive 350 timmar övertid i enlighet med ATL. Dock bör skälen till övertiden särskilt anges för de anställda som har ett årligt saldo av övertid i spannet timmar. Kommunstyrelsen bör dokumentera detta och tillse att nämnderna efterlever bestämmelserna. Vi anser att anledningen till arbetad övertid/mertid ska anges. Att så inte sker påvisar bristande intern kontroll inom detta område. Styrelsen och nämnderna bör därför tillse att de anställda anger anledning till den arbetade tiden, samt att berörda chefer kontrollerar att så har skett då de beslutsattesterar den anställdes tid. Kommunens bestämmelser för tillämpning av flextid ska följas. Det är inte tillfredställande att det finns anställda med positiva och negativa saldon som överskrider de gränser som anges i bestämmelserna. Vi anser även att kommunstyrelsen bör tillse att bestämmelserna revideras avseende manuella registreringar av flextid i Noverrber 2015 Kristianstads korrrnun F\vC 16 av 18

21 efterhand. Det är inte tillfredställande att anställda kontinuerlig registrerar sin flextid manuellt i efterhand. Manuella registreringar bör endast ske undantagsvis för att öka den interna kontrollen inom detta område. Likaså anser vi att kommunstyrelsen bör tillse en översyn av säkerheten kring in- och utstämpling av flextid. Ur ett intern kontroll perspektiv anser vi inte det tillräckligt säkert att stämpling sker endast med personnummer eller användar-id utan koppling till t.ex. lösenord eller kort. 4.n. Semesterdugar Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera öv ersltjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 4 o dagar. Utbetalning av överskjutande dagar görs en gång per år. Kommunen följer AB har en policy kring Kontant ersättning med semesterlön istället för betaldsemesterdag som är antagen av kommunstyrelsens personalutskott 2o I denna anges bl. a. att semesterledighet ska förläggas med minst 2 o dagar och att när förläggning av semestern sker ska det eftersträvas att vaije medarbetare från en sammanhängande ledighet av minst 4 veckor under juni-augusti. Vidare anges att årets samtliga semesterdagar, för arbetstagare som har 4 osparade semesterdagar, ska aktivt förläggas. I policyn anges inget om hur länge semesterdagar får sparas. Extrahering har gjorts av anställdas antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Stickprovskontroller har genomförts av seende anställdas sparade semesterdagar och uttagna semesterdagar. Vid kontrollen konstaterades att en del anställda inte tagit ut sin lagstadgade semester. En del personer har ej tagit ut semesterdagar på grund av längre sjukdom. I några fall anser den anställde att den tagit ut sin lagstadgade semester, men vid granskningen konstaterades att så inte är fallet. En annan anledning som framkom vid stickprovskontrollen är att personer som är deltidsarbetande eller har nattjänstgöring kombinerar semesterdagar med ledighet som infaller efter t.ex. nattjänstgöring. Andra anledningar som framkom är att kompledighetstid använts istället för semesterdagar och att någon person inte ansett sig vara i behov av ytterligare ledighet. Det noterades även att en del anställdas semesterdagar har ackumulerats under en längre tid. Sparade semesterdagai överstigande 4 o dagar ska enligt uppgift utbetalas årligen vid avstämning i mars månad. För de stickprovsgranskade personerna har så skett. 4.llJ.. Bedömning Vi anser att rutinerna för bevakning av uttag av semester dagar inte är tillräckliga. Semesterlagen, AB samt kommunens policy ska efterföljas. Det är angeläget att verksamhetsansvaiig tillser, i samband med semesterplaneringen, att den anställde minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar årligen samt att de kontanta utb etal-... mngarna mm1meras. Noverrber 2015 Kristianstads komnun RNC 17 av 18

22 Vi anser att granskningsresultatettyderpåatt det inte finns tillräcklig kunskap avseende regler för uttag av semester dagar ute i verksamheterna. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen initierar någon form av utbildningsinsats kring ämnet. Då det finns personer som har ett stort antal sparade semester dagar som sparats sedan lång tid tillbaka anser vi att kommunstyrelsen bör tillse att kommunens policy för semesterdagar revideras avseende hur länge semesterdagar får sparas Sammanfattande bedömning av löneredovisningen Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i stora delar är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av underlag som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit rim1iga förklaringar till dessa. Vi bedömer även att en del rutiner och rapportering avseende övertid, komptid, flextid m.m. samt rutinerna avseende uttag av semesterdagar inte är tillfredställande. Det ärt.ex. inte tillfredställande att anledningen till övertiden inte anges vid rapportering, att kommunens bestämmelser avseende flextid inte följs i alla avseenden och att anställda kontinuerligt registrerar sin flextid manuellt i efterhand. Det är heller inte tillfredställande att de anställda inte alltid tar ut sina lagstadgade semesterdagar och att anställda har sparade semester dagar sedan lång tid tillbaka. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att det görs en översyn kring ovanstående för att öka den interna kontrollen inom dessa områden. I övrigt vill vi framhäva att: Rutinen avseende avslut av anställda bör ses över avseende den del som berör att reglera löne-och semesterskulden. Felaktigheter i avtal ska ej korrigeras för hand utan nytt avtal ska skrivas ut och undertecknas på nytt. Syftet med genomförda resor ska anges. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagen ska uppfyllas. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Vi vill uppmana kommunstyrelsen attmedjämna intervaller tillse att det genomförs kontroller av att det görs korrekta skatteavdrag för att öka den interna kontrollen inom detta område. Detta kan som exempel utgör ett kontrollmoment i kommunstyrelsens intern kontrollplan Anna Hilmarsson, Projektledare Lena Salomon, Uppdragsledare Noveni:Jer 2015 Kristianstads konmun PwC 18 av 18