Internkontrollplan 2019

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Internkontrollplan 2019"

Lovisa Andreasson
för 4 år sedan
Visningar:

1 Internkontrollplan 2019

2 Syftet med intern kontroll Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av Styrelsen beslutade målen och uppdragen för Kommunförbundet Skåne uppfylls, vilket omfattar alla system och rutiner/processer som syftar till att styra verksamhet och ekonomi. Intern kontroll påverkar alla delar av organisationen. Den kan ses som en del av verksamheten, närmare bestämt en del av systemet för styrning och ledning. Intern kontroll är ett verktyg för att hantera risker och för att förebygga att fel uppstår. Definitionen av intern kontroll är en process där ledning och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Ändamålsenlig och effektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, policys, riktlinjer, rutiner mm. En god intern kontroll är: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning. En rättvisande och tillförlitlig redovisning och övrig information om verksamheten. Säkerställande av att lagar, policys, riktlinjer, rutiner mm tillämpas. Skydd mot förluster eller förstörelse av Kommunförbundet Skånes tillgångar. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. Den enskilt viktigaste orsaken till att brister och avvikelser noteras vid intern kontroll inom en verksamhet är att processer, policys, riktlinjer och rutiner inte är kända fullt ut i organisationen. Kommunförbundet Skåne 2(8)

3 Intern kontrollplan 2019 för Kommunförbundet Skåne Kommuner och landsting upprättar årligen interkontrollplaner för kommande år. Hur den interna kontrollen ska utföras finns reglerat i kommunallagen. Kommunförbundet Skåne lyder inte under kommunallagen men en internkontrollplan bör ändå upprättas årligen med löpande återrapportering till styrelsen över resultat av genomförda granskningar är andra året då en internkontrollplan upprättas och en systematisk granskning genomförs av framtagna kontrollmoment inom av Kommunförbundet Skånes verksamheter. Under hösten 2017 togs riskanalyser fram inom samtliga avdelningar och enheter inom Kommunförbundet Skåne. Utifrån resultaten av dessa riskanalyser och de risker som identifierades som väsentligast och sannolikast togs granskningsområden fram som låg till grund för Internkontrollplan För Internkontrollplan 2019 har avdelningarna inte gjort nya riskanalyser utan bedömt att de granskningsmoment som finns för 2018 bör kvarstå för Nya riskanalyser kommer att tas fram hösten 2019 inför Utöver de 16 kontrollmoment från Interkontrollplan 2018 har ytterligare tre kontrollmoment tillkommit. Det gäller dels granskning av att interna direktupphandlingar genomförs i enlighet med framtagna riktlinjer (moment 17) samt granskning av att GDPR följs (moment 18 och 19). Totalt finns sålunda 19 kontrollmoment framtagna enligt tabell nedan. Internkontrollplanen för 2019 kommer att följas upp vid två tillfällen under 2019 i form av en granskningsrapport över samtliga granskade kontrollmoment. Den första granskningsrapporten som avser första halvåret 2019 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet och den andra granskningsrapporten som avser andra halvåret 2019 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet i början av En Internkontrollplan för 2020 kommer att arbetas fram under hösten 2019 och behandlas av styrelsen i början av Kommunförbundet Skåne 3(8)

4 Internkontrollplan ) Upphandlingsprocessen Avtalslöshet för kommunerna utifrån planerade upphandlingsområden som genomförs av Kommunförbundet Skåne. Andel avtal som ej startar enligt plan. Frekvens: en gång per år. Upphandlingsansvarig 2) Upphandlingsprocessen Granskning av priser i ny upphandling i förhållande till föregående upphandling. 3) Projektansökningar Granska underlag inför projektansökningar innan ansökning. 4) Placeringspolicyn Granskning av att placeringspolicyn följs. 5) Personalsystemet Granska att semesterdagar finns registrerade i personalsystemet utifrån gällande rutin. Kontroll av priser i genomförda upphandlingar i förhållande till föregående upphandling/avtal. Frekvens: Efter genomförd upphandling. Med hjälp av kalkyler kontrollera att samtliga intäkter och kostnader finns beräknade. Frekvens: inför varje ny projektansökan. Granska genomförda placeringar över tid. Frekvens: Två gånger per år. Jämförelse mellan registrerade semesterdagar i personalsystemet och framtagen rapport i AGDA som visarslut om semester. Registrerad, beviljad och obehandlad semester. Frekvens: 2 gånger/år Upphandlingsansvarig

5 6) Personalsystemet Granska att sjukfrånvaro/vab registreras i systemet utifrån gällande rutin. Jämförelse mellan registrerad frånvaro i personalsystemet och inrapporterad frånvaro till avdelningen ekonomi och upphandling. Frekvens: 2 gånger per år. 7) Delegationsordningen Granskning att delegationsordningen följs vad gäller tecknande av avtal. 8) Personalsystemet Granska att utbetald lön motsvarar godkänd lön. Stickprovsgranskning av tecknade avtal inom organisationen. Frekvens: 2 gånger per år. Jämföra lönespecifikation mot anställningsavtal samt lönerevisionsunderlag via stickprov. Frekvens: 2 gånger per år. 9) Nyckelpersoner inom projekt Genomgång av om projektledare eller motsvarande avslutat sin tjänst innan projektets utgång. Inrapportering från respektive avdelning om det förekommit att nyckelpersoner avslut sin anställning innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta föranlett. Frekvens: 1 gång/år. Avdelningschefer 10) Projektfinansiärer Granska om det förekommit att medfinansiärer till projekt drar sig ur projektavtal. Inrapportering från respektive avdelning om det förekommit att medfinansiär till projekt dragit sig ur samt analys av orsak och vilka åtgärder som vidtagits av projektägaren. Frekvens: 1 gång/år. Avdelningschefer Kommunförbundet Skåne 5(8)

6 11) Projektpartners Granska om partners till Kommunförbundet Skåne i pågående projekt utför de aktiviteter och de ekonomiska resultat som är överenskommet enligt plan/avtal. Genom gällande rutin för respektive projektbeslut kontrollera att partners i projekten levererar i enlighet med projektplan samt att avtal har tecknats med respektive partners/kommun. Frekvens 1 gång/år. Projektledare 12) IT-miljön: IT-system inom Kommunförbundet Skåne Granska hur funktionen av befintliga ITsystem upprätthålls. Dokumentera de tillfällen då IT-system havererat samt göra analys av orsak samt beskrivning av åtgärder som kan förebygga framtida haverier. Frekvens: Löpande. IT-strateg 13) IT-miljön: Säkerhet kring sparad dokumentation Granska att synkronisering sker samt att backup genomförs när dokument sparas enligt framtagen rutin. Via förfrågningsunderlag till medarbetarna inom Kommunförbundet Skåne undersöka uppfyllesegranden av att synkroniseringsapplikationer respektive backupsystem körs. Frekvens: 2 gånger/år. IT-strateg 14) Arkiv/avtalshantering Granskning av att upprättad arkiveringsoch avtalsrutin följs. Stickprovsgranskning av att politiska handlingar, övrigt arkiveringsmaterial samt tecknade avtal hanterats på korrekt sätt. Frekvens 2 gånger/år. Handläggare inom enheten Verksamhetsstöd Kommunförbundet Skåne 6(8)

7 15) Rekrytering av personal Granskning av att befintlig rekryteringsrutin följs. Via lönesystemet ta fram alla nyanställda för granskningsperioden och tillsammans med avdelningscheferna kontrollera att rekryteringen utförts enligt rutin. Frekvens: 2 gånger/år. HR-chef 16) Mötesbokning Granskning av att gällande rutiner för bokning av möteslokaler efterlevs samt att upphandlade kurs- /konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler. 17) Upphandlingsprocessen Granskning av att interna direktupphandlingar genomförs i enlighet med framtagna riktlinjer. Stickprovsgranskning av inlämnade mötesbeställningar för att kontrollera att rutinerna efterlevs. Uttag ur ekonomisystemet för kontroll att externa bokningar skett enligt mötesbeställning och enligt gällande upphandlingsavtal av kurs-/och konferensanläggningar. Frekvens: 1 gång/kvartal. Stickprovsgranskning genom utdrag ur ekonomisystemet av leverantörer där höga utbetalningar gjorts för kontroll av att upphandlingar gjort enligt riktlinjerna. Frekvens: 2 gånger/år Kurs- och konferenssamordnare Upphandlingsansvarig 18) GDPR (General Data Protection Regulation) Granskning om de system och informationstjänster som används inom Kommunförbundet Skåne lever upp till tillämpbar lagstiftning. Uppföljning av systemen och informationstjänsterna tillsammans med systemägare/systemförvaltare. Frekvens: 1 gång/år Dataskyddsombud Kommunförbundet Skåne 7(8)

8 19) GDPR (General Data Dataskyddsombud Protection Regulation) Granskning av om användarnas personuppgiftsbehandling lever upp till tillämpbar lagstiftning. Kontinuerlig bevakning av utvalda känsliga uppgifter som hanteras i Office 365. Uppföljning av personuppgiftsincidentrapporter från medarbetarna. Frekvens: Löpande Kommunförbundet Skåne 8(8)

Relevanta dokument

En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret 2018.

En granskningsrapport har upprättats gällande första halvåret 2018. Datum Beteckning 2018-09-04 18-9-16 Styrelsen Uppföljning av Internkontrollplan första halvåret 2018 Kommunförbundet Skånes styrelse antog Internkontrollplan 2018 vid sammanträdet 2018-02-16. Interkontrollplanen