att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Ekonomiavdelningen Ärende nr: 4 Datum: Initierare: Ärende: Sammanfattning: Intern kontrollplan 2012 Intern kontroll syftar till att nämnden med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: verksamhetsstyrning tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Förvaltningen föreslår att följande kontrollmål skall upprättas för HR-system (kommungemen mål) Kontrollmoment: Att uppföljningsrutiner finns för avstämning av lönerevisonsutfallet och för självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning att beslutsattestrutinerna följs. Kassarutiner Kontrollmoment: Att det finns rutiner för kassaavstämning att det finns rutiner för kontanthantering. Systematiskt säkerhetsarbete Kontrollmoment: Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i publika anläggningar. Nyttjande av idrottsanläggningar Kontrollmoment: Att rutiner för kontroll av nyttjande av idrottsanläggningar finns och att de följs. Nyttjandegraden av simhallarna för skolsimundervisning och om efterfrågan på tider är tillgodosedd. Tid- och anläggningsbokning Kontrollmoment: Att det finns kontrollrutiner eller aktiviteter med syfte att minimera risken för en felaktig bokning i förvaltningens anläggningar. Digitaliserad hantering av aktivitetsbidrag Kontrollmoment: Att systematisk riskbedömning av process och rutiner har genomförts att det har utarbetats kontrollrutiner. Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012 Bo Sjöström Fritidsdirektör

2 2 (7) Till Fritidsnämnden Tjänsteutlåtande Handläggande avdelning: Ekonomiavdelningen Datum: Ärende: Intern kontrollplan 2012 Bakgrund Intern kontroll syftar till att nämnden med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: verksamhetsstyrning tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen, d v s ansvar att kontrollera så att rutiner, processer och system fungerar. Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndens interna kontroll i samband med att årsredovisningen upprättas. Med syfte att förbättra den interna kontrollen infördes från och med 2008 ett antal gemensamma kontrollmål. De kommungemensamma kontrollmålen för 2012 är följande: att säkerställa rutiner för uppföljning att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision att säkerställa att beslutsattester avseende anställning och frånvaro följer fastställd rutin att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Dessa mål skall i lämpliga delar inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2012 och komplettera de mål som nämnden själv sätter upp. Förvaltningens prioritering av granskningsområde har gjorts utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. I analysen av väsentlighet värderas de konsekvenser som kan uppstå för kommunen eller enskilda kommunmedlemmar vid fel eller misskötsel. Fritidsnämndens kontrollmål för 2012 Förvaltningen föreslår att följande kontrollmål skall upprättas för Nytt personaladministrativt system (kommungemen mål) Under 2010 påbörjades införandet av gemensamma arbetssätt och ett nytt IT-stöd på HRområdet (HR = Human Resources) omfattande liga chefer och medarbetare i Malmö

3 3 (7) stad. Införande av nya arbetssätt och nya systemstöd brukar innebära risker avseende den interna kontrollen. Förvaltningen föreslår att det under 2012 ska kontrolleras: att rutiner finns för uppföljning att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision att beslutsattester avseende anställning och frånvaro följer fastställd rutin att rutiner finns för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av, stickprovskontroller och intervjuer med några chefer. Ansvarig för kontrollen är HRkonsult som skall rapportera till administrativa chefen. Kassarutiner Förvaltningen har en rad enheter som tar entréavgifter och har caféförsäljning. I några fall är kontanthanteringen icke oansenlig. Två av enheterna har dessutom bytt kassasystem under Det är viktigt att det finns säkra kassarutiner vid de berörda enheterna. Förvaltningen föreslår att de moment som skall kontrolleras inom detta område är att det finns rutiner för avstämning av kassa och att det finns rutiner för kontanthantering. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara genomgång av. Även utföra stickprovskontroller vid liga berörda enheter. Ansvarig för kontrollen är ekonom som skall rapportera till ekonomichefen. Systematiskt säkerhetsarbete Säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och extra krav ställs då det är publika arrangemang. Förvaltningen föreslår att momentet som skall kontrolleras inom detta område är att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens publika anläggningar. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av. Ansvarig för kontrollen är lokalsamordnare som skall rapportera till chefen för driftavdelningen. Nyttjande av idrottsanläggning Det är viktigt att förvaltningens idrottsanläggningar utnyttjas effektivt för att kunna bereda så många som möjligt tillgång till aktivitetsytor. Det interna kontrollarbetet under 2011 visade att förvaltningen fortfarande har ett arbete framför sig innan det finns etablerade och effektiva kontroll- och uppföljningsrutiner avseende nyttjandet av idrottsanläggningar. Därför föreslår förvaltningen att ett moment som bör kontrolleras inom detta område är att rutiner för kontroll av nyttjande av idrottsanläggningar finns och att de följs. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentat-

4 4 (7) ion göra stickprov inom liga driftområden. Ansvarig för kontrollen är föreningssekreterare som skall rapportera till chef för föreningsavdelningen. Simkunnigheten bland Malmö skolelever är låg inom vissa stadsdelar. Ombyggnationen av Rosengårdsbadet till att även vara ett inomhusbad skulle bidra till bättre förutsättningar att möta behovet av tider för skolsimundervisning. Förvaltningen föreslår att momentet som bör kontrolleras är nyttjandegraden av simhallarna för skolsimundervisning och om efterfrågan på tider för skolsimundervisning är tillgodosedd. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av bokningsunderlag för simhallarna och avstämning med stadsdelsförvaltningarna avseende behovet av tider. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till administrativa chefen. Bokning av tider i förvaltningens anläggningar Förvaltningen fördelar och bokar tider i 104 anläggningar som har en rad olika aktivitetsytor. Det handlar om fasta träningstider, tider för matchspel, evenemangsbokningar och enstaka tidbokningar. Som stöd i detta arbete har förvaltningen ett IT-baserat system Booking. Förvaltningen föreslår att momenten som bör kontrolleras är vilka rutiner förvaltningen har för att säkerställa att: bokningarna blir rätta dubbelbokningar undviks information kommer till driftavdelningen som ska iordningställa den bokade aktivitetsytan tillräcklig kompetens om IT-systemet finns inom förvaltningen Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till administrativa chefen. Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Som ett led i kommunens satsning på e-tjänster har förvaltningen digitaliserat rapporteringen och ansökningsförfarandet avseende aktivitetsbidraget. Införandet av nya arbetssätt och nya systemstöd brukar innebära risker avseende den interna kontrollen. Därför föreslår förvaltningen att momenten som bör kontrolleras inom detta område är: Hur arbetar föreningsavdelningen för att säkerställa att det är rätt aktivitetsbidrag som utbetalas? Finns dokumenterade rutiner för arbetet? Hur fungerar rutinerna? Följs rutinerna? Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är IT-samordnare som skall rapportera till fritidsdirektören.

5 5 (7) Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012 Bo Sjöström Fritidsdirektör

6 Malmö stad Fritidsförvaltningen INTERN KONTROLLPLAN 2012 Fritidsförvaltningen Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning HR-system Kassarutiner Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Att uppföljningsrutiner finns för avstämning av lönerevisonsutfallet och för självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Att beslutsattestrutinerna följs Att det finns rutiner för kassaavstämning Att det finns rutiner för kontanthantering Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i publika anläggningar Att rutiner för kontroll av nyttjande av idrottsanläggningar finns och att de följs HR-konsult 30/9 Genomgång av, stickprovskontroller intervjuer Ekonom 31/7 Genomgång av stickprovskontroller Lokalsamordnare 30/11 Genomgång av Föreningssekreterare 30/9 Genomgång av stickprovskontrolller. Administrativ chef Kännbara Ekonomichef Chef för driftavdelningen Chef för föreningsavdelning Allvarliga Allvarliga konsekvenser/sannolik risk Kännbara

7 Nyttjandegraden av simhallarna för skolsimundervisning och om efterfrågan på tider är tillgodosedd Planeringssekreterare 30/10 Genomgång av bokningsunderlag och intervjuer Administrativ chef Kännbara konsekvenser/sannolik risk Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Tid- och anläggningsbokning Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Att det finns kontrollrutiner eller aktiviteter med syfte att minimera risken för en felaktig bokning i förvaltningens anläggningar Att systematisk riskbedömning av process och rutiner har genomförts att det har utarbetats kontrollrutiner. Planeringssekreterare 31/10 Genomgång av stickprovskontroller IT-samordnare 31/10 Genomgång av stickprov Administrativ chef Kännbara Fritidsdirektör Kännbara