Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta godkänna förvaltningens rapport och överlämna densamma till kommunstyrelsen

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (6) Datum Vår referens Gert-Ove Gren Ekonomichef gert-ove.gren@malmo.se Tjänsteskrivelse Internkontrollrapport 2014 FRI Sammanfattning Internkontrollplan 2014 omfattar åtta kontrollmoment inom sex granskningsområden. Alla granskningarna är genomförda och där det noterades brister har förslag till åtgärder tagits fram. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens rapport och överlämna densamma till kommunstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport om internkontrollarbetet för år 2014 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande sex granskningsområden: Systematiskt säkerhetsarbete Bidragshantering Registrering av förening Diarie- och posthantering Representation och resor Inköp och upphandling Fritidsnämnden erhöll en delrapportering omfattande granskningsresultatet av fyra kontrollmoment. Föreliggande slutrapport omfattar granskningsresultatet för samtliga kontrollmoment som är upptagna i internkontrollplanen. Granskningsområdet Systematiskt säkerhetsarbetet Säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och det ställs extra höga krav vid publika anläggningar. Årets internkontrollplan innehåller två kontrollmoment inom detta granskningsområde. Det ena kontrollmomentet är att det finns rutiner för egenkontroll av brand-

2 skyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontroller utförs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer med berörda sektionschefer och enhetschefer samt stickprovskontroller. 2 (6) Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades: Dokumentation av utförda egenkontroller saknas eller är bristfällig för ett antal anläggningar. För några av anläggningarna kunde brandskyddsansvarig inte uppge vilket företag som anlitas för kontroll av brandlarmet. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Inventering av vem som utför brandlarmskontrollerna vid respektive anläggning. Inventeringen kan sedan ligga till grund för en eventuell samlad upphandling av kontrollerna. Det förslås att en särskild brandskyddsgrupp skapas med syfte att bl.a. verka för att fastställda rutiner för systematiskt säkerhetsarbete följs. Det andra kontrollmomentet är att det finns rutin för att säkerställa funktionaliteten för utrustning som finns i idrottslokaler där nämnden är andrahandshyresgäst. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer med berörda sektionschefer och stickprovskontroller. Det finns ingen fastställd rutin och stickprovskontrollen visar att det finns gymnastiksalar där utrustningen inte besiktigas årligen. Mellan grundskoleförvaltningen och fritidsförvaltningen finns det en överenskommelse avseende de idrottslokaler som samutnyttjas och i överenskommelsen anges vilken förvaltning som har underhålls- och återanskaffningsansvaret för olika typer av utrustning. Vem som ska initiera en årlig besiktning är dock inte tydliggjord i överenskommelsen. Någon dokumenterad överenskommelse avseende samutnyttjade idrottslokaler finns inte med gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. För de sporthallar där fritidsnämnden är förstahandshyresgäst finns det upphandlat en besiktningstjänst för perioden Motsvarande tjänst bör finnas även för de lokaler där fritidsnämnden är andrahandshyresgäst. Följande förslag till åtgärd har tagits fram som grund för framtagande av en rutin: Överenskomma med grundskoleförvaltningen respektive gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen om vem som ansvarar för att det sker en årlig besiktning av berörda idrottslokaler. Tydliggöra gentemot gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen vem som har kostnadsansvaret för underhåll och återanskaffning av utrustning som finns i de idrottslokaler som samutnyttjas. Granskningsområdet Bidragshandläggning Kontrollmomentet inom detta granskningsområde är att det finns rutiner som säkerställer att rätt lokalkostnadsbidrag betalas ut och att utbetalningen sker inom rimlig tid efter ansökan har in-

3 kommit. 3 (6) Dokumenterade rutiner finns men behöver utvecklas. Stickprovskontroll och kontrollberäkning visade på att utbetalt bidrag överensstämde med regelverket i föreningsstödshandboken och att utbetalningen sker inom rimlig tid. Handläggningstiden för lokalkostnadsbidraget varier mellan 1 dag till 13 arbetsdagar. Handläggningen av lokalkostnadsbidraget följer inte gällande rutinbeskrivning till alla delar. Rutinen kan också förenklas och rationaliseras. Det är viktigt att rutinen ses över inför övergången till det nya bidragssystemet ApN. Förslag på åtgärder: Se över rutinerna för kontroll av obligatoriska handlingar Se över rutinen för vilka dokument som sparas i pärmar i arkiv och vilka som diarieförs Se över hur rutinen för skuldreglering ska förhålla till rutin för lokalkostnadsbidrag samt delegationsordningen Se över hur rutin för delegationsbeslut följs i relation till kvarhållande av lokalkostnadsbidrag vid särskild granskning och sen föreningsrapport Se över rutinen för hur kontroll av anläggningar som subventioneras av kommunens andra förvaltningar kan tas fram i samarbete med aktuella förvaltningar Se över rubriksättningen på bidragsbeskedet Se över pappershanteringen till diariet och till föreningen Utse en back-up som kan handlägga lokalkostnadsbidraget vid ordinarie handläggares frånvaro. Granskningsområdet Registrering av förening Föreningar måste registrera sig hos fritidsförvaltningen för att möjlighet att hyra förvaltningens lokaler till subventionerat pris eller möjlighet att erhålla bidrag. Vilket underlag som föreningen ska lämna in och hur registreringsansökningarna handläggs har inte omprövats många år. Det har också funnits föreningar som har tyckt att handläggningstiden är lång. Det är viktigt att nyregistrerade föreningar får ett bra förstahandsintryck av förvaltningens service och professionalitet. Därför är kontrollmomentet att det finns ändamålsenliga rutiner för registrering av föreningar och för höjning av registreringsnivå samt att rutinerna följs. Dokumenterade rutiner finns och de efterföljs med några mindre avvikelser. Rutinerna för registrering och ändring av registreringsnivå finns detaljerat beskrivet i ett rutindokument. Rutinen omfattar många delmoment och kan av föreningar säkerligen upplevas som komplicerad. Samtliga moment bedöms emellertid vara nödvändiga för att följa de regler och riktlinjer som nämnden har fastställt. Handläggningstiden varierar mycket, främst beroende på hur snabbt föreningar återkommer med kompletteringar av obligatoriska uppgifter av föreningar. Det är inte ovanligt att ett registreringsärende kan ta upp till sex månader. I samband med att en ny förening som har barn- och ungdomsverksamhet blir registrerad på

4 nivå 1 erhåller föreningen ett startbidrag. Senast efter 5 månader ska föreningen lämna en redovisning av hur startbidraget har underlättat att genomföra meningsfulla aktiviteter för medlemmarna. Utav 12 utbetalda startbidrag under 2013 har endast 6 föreningar inkommit med redovisning. 4 (6) Förslag på åtgärd: Inför fastställandet av allmänna bestämmelser och bidragsbestämmelser för 2016 ompröva regelverket som styr rutinen Registrering av förening Granskningsområdet Diarie- och posthantering Under 2013 infördes ett nytt IT-stöd (Platina) för diarieföring och postregistrering. Införandet av nya systemstöd brukar innebära risker avseende den interna kontrollen. Nytt systemstöd innebär också att arbetssättet hos många ska förändras för att IT-stödets funktionalitet ska används fullt ut. Granskningen omfattar dels en kontroll av att målen med införandet av det nya systemet Platina har uppnåtts och dels en kontroll av att det finns rutiner avseende hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer samt stickprovskontroller. I samband med införandet av Platina formulerades två effektmål: ökad registrering av rätt handlingar minskad handläggningstid För att belysa huruvida förvaltningen har ökat sin registrering av rätt handlingar har en jämförelse gjorts mellan antalet registrerade ärenden under perioden januari-april under 2012 (innan införandet av Platina) och motsvarande period under Jämförelsen visar en 20 %-ig ökning av det totala antalet registrerade ärenden efter införandet av Platina. Förändringen tyder på att förvaltningen har förbättrat sina rutiner vid registrering, men det går inte att utesluta att delar av ökningen beror på att antalet skrivelser har ökat. När det gäller effektmålet minskad handläggningstid ger granskningen ingen entydig bild. En del rutiner har blivit effektivare, men bl.a. bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende är tidskrävande i ärenden som innefattar ett stort antal handlingar. Kontrollen av hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål visar att det finns rutiner, men de behöver utvecklas. En relativt hög andel (26 %) av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål under perioden december 2013 april 2014 är inte besvarade inom fem dagar. Personalen har informerats genom interna utbildningar om vikten av kort svarstid och det har införts automatiska påminnelser till ansvarig handläggare. Efter genomförandet av dessa två åtgärder har andelen inkomna synpunkter som besvarats inom fem dagar ökat. Följande förslag på förbättringsåtgärder har tagits fram: Utarbeta riktlinjer och pedagogiska exempel för vilka förfrågningar, synpunkter och klagomål som ska diarieföras. Införa rutinen att berörd chef inom driftavdelningen besvarar inkomna synpunkter oavsett om synpunkterna framförts direkt till driftavdelningen eller via annan avdelning

5 inom förvaltningen. I nuläget tar personalen på föreningsavdelningen emot många driftoch anläggningsrelaterade synpunkter som de vidarebefordrar till berörd chef inom driftavdelningen. Driftchefen återkommer med svar till föreningsavdelningen som i sin tur vidarebefordrar svaret till den person som inkommit med synpunkten. Systemförvaltare, superanvändare och berörda handläggare ska se över möjligheterna att effektivisera rutinerna kring bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende. På förvaltningen har en detaljerad inventering av ärendetyper och klassificeringsrutiner för inkomna handlingar genomförts under våren Inventeringen ska utmynna i en ny klassificeringsstruktur som förvaltningen ska implementera under hösten 2014 med målsättningen att förbättra sökfunktionen i diariesystemet. 5 (6) Granskningsområdet Representation och resor Fritidsnämndens och fritidsförvaltningens representation och resor är inte omfattande, men ett enda hanteringsfel kan få kännbara konsekvenser för nämndens/förvaltningens förtroendekapital. Genomförd kontroll har inriktat sig på att granska att det finns riktlinjer och regelverk för representation och traktamente samt att dessa riktlinjer och regelverk följs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller. Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades: Beslutsattestanter som själv deltagit vid representationen har attesterat representationsfakturan. Felaktiga konteringar och momsavdrag. Dokumenterad representationspolicy saknas. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Förslagsvis kan det ställas som krav att ekonomiavdelningen alltid ska assistera vid konteringen av representationsfakturor. I nuläget uppmanas den som konterar fakturan att cirkulera representationsfakturan till ekonomiavdelningen, men det är inget krav. Regelverket är komplext och därmed svårt att greppa för de som konterar och attesterar representationsfakturor vid enstaka tillfällen. Granskningsområdet Inköp och upphandling En relativt stor andel av förvaltningens inköp sker genom direktupphandling eftersom det saknas ramavtal för många av förvaltningen inköp. Dessa direktupphandlingar görs av budgetansvarig eller ansvarig handläggare, vilket innebär att det är många som ska tillämpa upprättande rutiner och ha kunskap om upphandlingsregelverket. Därför är kontrollmomentet att direktupphandling sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt sätt. Dokumenterade rutiner finns, men den generella kunskapsnivån om regelverket kring upphandling behöver höjas. Stickprovskontrollen visade på att upphandlingarna hade skett på ett konkurrensneutralt sätt. Minst tre leverantörer hade blivit tillfrågade. Några av de intervjuade upplever det svårt att utforma en relevant utvärderingsmodell när det är önskvärt att inlämnade anbud utvärderas utifrån mer än priskriteriet, exempelvis kvalitet eller servicegrad. Det råder också en osäkerhet kring dokumentationskravet.

6 Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Anordna en träff med information om gällande regelverk inklusive konkreta exempel på förfrågningsunderlag för de som genomför upphandlingar. Nya chefer bör erhålla information om rutiner, mallar och regelverk avseende upphandling under sin introduktion. 6 (6) Ansvariga Bo Sjöström Direktör