Särskild granskning avseende verksamhetsåret Limhamn

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum Vår referens Rebecka Olofsson Utvecklingssekreterare Tjänsteskrivelse rebecka.olofsson@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhetsåret Limhamn Hockey FRI FRI Sammanfattning Under våren 2012 togs ett antal föreningar ut för en djupare utredning avseende årshandlingar, digital närvarorapportering, föreningsrapport och medlemsregister. Under hösten 2012 togs ytterligare en förening ut för en djupare granskning; Limhamn Hockey. Utredningen visar att föreningen har påvisat brister i administrationen men inget som gör att utbetalade bidrag ska betalas tillbaka. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Limhamn Hockey hade 315 bidragsgrundande och aktiva medlemmar under att fastställa att Limhamn Hockey genomförde 1177 bidragsgrundande aktiviteter under att två styrelserepresentanter från Limhamn Hockeys styrelse ska genomgå utbildningen bidragsbestämmelser senast 1 juni Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Limhamn Hockey - granskning Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Inledning I enlighet med 16 allmänna bestämmelser i Föreningsstöd med bidagsbestämmelser valdes Limhamn Hockey ut för granskning. SIGNERAD

2 2 (5) Föreningen Föreningen bedriver ishockey och skridskola för i synnerhet barn och ungdomar men även för vuxna. Dessutom ansvarar föreningen för en del arrangemang varje år, såsom cuper och loppisar. Föreningen rapporterade 482 medlemmar i föreningsrapporten och 1177 aktiviteter (vilket ger 2432 omräknade aktiviteter) avseende verksamhetsår Föreningen beviljades i enlighet med bidragsreglerna 1,0 konsulenttjänst. Föreningens saknade 68 omräknade aktiviteter för att beviljas 1,5 konsulenttjänst och ansökte och beviljades om dispens för ytterligare 0,5 konsulenttjänst. Efter beslutet i nämnden ändrade sig föreningen angående anställning av ytterligare 0,5 konsulenttjänst och valde istället att få ut denna del som ett kontantbidrag på kr. Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalningar och registreringsnivå. Särskild fokus läggs på grundbidrag och aktivitetsbidrag. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: Antal *aktiva medlemmar enligt föreningsrapport: Antal aktiviteter på närvarokort**: 383, för , för , för , för första halvåret 2013 *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt 570 för 2012 medlemsmatrikel: Antal aktiva medlemmar 369 för 2012 enligt närvarokort eller annan uppgift avseende Antal aktiviteter på närvarokort: 1177 för , för första halvåret 2013 Antal övriga rapporterade 0 0 Grundbidrag 1,0 konsulenttjänst 1,0 konsulenttjänst (och kr i kontantbidrag) Aktivitetsbidrag kr kr för första halvåret

3 3 (5) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning: Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende Antal medlemmar beräknat utefter medlemsavgift och träningsavgift: Antal aktiviteter på närvarokort: Antal omräknade aktiviteter med delningstalet 7 Grundbidrag Aktivitetsbidrag 315 på närvarokort och i övrigt 15 dokumenterade deltagare på hockeyskolan samt 8 deltagare på föreningens olika arrangemang. Minst ,0 konsulenttjänst och kr i grundbidrag kr Bedömning aktivitetsbidrag Föreningen har inrapporterat och godkänts för aktiviteter vilket är 2432 omräknade aktiviteter. Föreningen rapporterar aktiviteterna i den digitala närvarorapporteringen och använder sig där av personnummerhanterningen (vilket är kopplad till Malmö stads befolkningsregister) när deltagare läggs in. Det sker därmed en kontinuerlig kontroll av att deltagarna uppfyller bidragets regler. Utöver detta sker en kontinuerlig kontroll av att aktiviteterna uppfyller bidragets regler. Föreningens har inte lagt in alla aktiviteter och deltagare i den digitala närvarorapporteringen, till exempel så har en del deltagare på hockey/skridskoskolan inte rapporteratas. Med anledning av inbrotten i föreningens kansli där datorerna blev stulna finns det inte heller dokumentation på de deltagare som hjälpt till med uppgifter såsom att bemanna cafeteria, lotteriförsäljning, sekretariat, loppis och andra arrangemang. Inbrotten är polisanmälda och verifiering av polisanmälan har fritidsförvaltningen tagit del av. Enligt föreningen har dessutom 31 spelare inte rapporterats men har enligt föreningen egna utsago deltagit i den ordinarie verksamheten. Med bakgrund av att alla bidragsgrundande deltagare och aktiviteter inte har inrapporteratas gör förvaltningen att föreningens administration är bristfällig och delvis slarvigt skött. Trots detta anser förvaltningen att ovanstående anmärkningar inte ska leda till någon minskning av vad som inrapporterats i det digitala aktivitetsstödet och utbetalt belopp ska därmed kvarstå. Konsekvensbeskrivning - aktivitetsbidrag Utifrån bedömningskriterierna föreslår förvaltningen att Limhamn Hockey får 100 % av fastställt bidragsbelopp. Förslaget är i enlighet med Ersättningsnivå D: Ansökt bidragsbelopp betalas ut vid ringa fel och godtagbar förklaring.

4 4 (5) Notera att dispensen som nämnden beslutade om grundande sig i att föreningen inte uppnådde villkoren avseende antalet aktiviteter. Då förvaltningen föreslår att föreningen ska beviljas aktivitetsbidrag för det antal aktiviteter som är inrapporterat och utbetalt sedan tidigare föreslås dispensen vara kvar. Bedömning antal medlemmar grundbidrag Föreningen har inrapporterat 482 aktiva medlemmar på föreningsrapporten, i medlemsregistret finns 570 aktiva medlemmar och på närvarokort finns sammanlagt 315 aktiva medlemmar. Föreningen säger således att det finns 167 medlemmar som har varit aktiva i föreningen men inte finns upptagna på något närvarokort. Sammanfattningsvis tillhör dessa personer någon av nedanstående grupper. Deltagare som har varit aktiva in föreningens ordinarie verksamhet men inte är inskrivna på något närvarokort Deltagare som hjälper till under föreningens olika arrangemang Deltagare på skridskolan I övrigt ger föreningen ingen förklaring. Föreningen har skickat in dokumentation avseende hockey/skridskoskolan. Denna visar att föreningen har medlemmar som varit aktiva men inte finns upptagna på närvarokort. I övrigt finns dokumentation såsom att verksamhetsberättelsen och verksamhetsplanen beskriver föreningens kringarrangemang. I övrigt är dokumentationen bristfälligt, vilket delvis beror på inbrotten men också på att föreningen delvis slarvat med sin administration. Förvaltningen gör bedöminingen att föreningen har minst 315 aktiva medlemmar, men troligtvis närmare 340. Den sistnämnda siffran kan dock inte säkerställas och därmed föreslår förvaltningen att medlemssiffran ska ligga på 315 bidragsgrundande medlemmar. Grundbidrag och aktivitetsbidrag påverkas inte av detta. Lokalkostandbidrag kommer inte heller att påverkas då föreningens aktiviteter och kansli är i subventionerade lokaler. Utbildningsbidrag kan komma att påverkas minimalt beroende på om och hur mycket bidrag föreningen eventuellt kommer att ansöka om. Konsekvensbeskrivning - grundbidrag Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen ska beviljas grundbidrag för 315 medlemmar. För att beviljas 1,0 i konsulentbidrag och kronor i kontant bidrag ska föreningen ha minst 351 medlemmar. Fritidsförvaltningen anser att skillnaden är så pass liten, i synnerhet eftersom föreningen troligtvis har närmare 340 medlemmar, detta betyder att en återbetalning av bidrag inte är relevant i sammanhaget. Dock anser förvaltningen att föreningen ska se över och strukturera upp sin administration inom den närmare framtiden. Som notis kan även nämnas att dispensen för ytterligare 0,5 konsulenttjänst/ kr i grundbidrag kanske inte hade beviljats med de siffror som granskningen visar. Detta är därför något som förvaltningen kommer ta med sig inför nästkommande bedömning avseende grund/konsulentbidrag.

5 Utifrån bedömningskriterierna föreslår förvaltningen att Limhamn Hockey får 100 % av fastställt bidragsbelopp och att dispensen kvarstår. Förslaget är i enlighet med Ersättningsnivå D: Om föreningen endast till viss del kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som inte är upptagna på närvarokort gör i föreningen kan föreningen få grundbidrag för upp till 100% av fastställt medlemsantal. 5 (5) Ansvariga Bo Sjöström Direktör