Särskild granskning avseende Iransk-Svenska Solidaritets Förening

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (6) Datum Handläggare Rebecka Olofsson Utvecklingssekreterare rebecka.olofsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Särskild granskning avseende Iransk-Svenska Solidaritets Förening FRI Sammanfning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Den särskilda granskningen har för avsikt kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta fastställa Iransk-Svenska Solidaritetsföreningen hade 67 bidragsberättigade medlemmar under föreningens senast avslutade verksamhetsår, fastställa Iransk-Svenska Solidaritetsföreningen hade 622 omräknade aktiviteter under 2013, föreningen beviljas kronor i aktivitetsbidrag för 2013 föreningen beviljas kronor i grundbidrag för 2014, samt minst två nya föreningsrepresentanter ska delta i förvaltningens utbildningar Bidragsbestämmelser och Digitalt aktivitetsstöd senast under hösten 2014 (föruts utbild ningstillfällen finns) för kommande aktivitetsbidrag ska kunna betalas ut. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Särskild granskning Iransk-Svenska Solidaritetsföreningen efter AU Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort SIGNERAD

2 samt medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan samt föreningsrapporten som samtidigt är föreningens grundbidragsansökan. Föreningen har tagits ut för särskild granskning i enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd. 2 (6) Föreningen Iransk-Svenska Solidaritetsföreningen är en förening som hos fritidsförvaltningen är registrerad på nivå 3 Barn och ungdom. Föreningen bedriver kulturverksamhet som poesiträffar, biblioteksverksamhet, litteratur och musik. Föreningen bedriver även olika projekt för och med ungdomar såsom aktiviteter för ensamkommande flyktingbarn. Utöver ovanstående så är en av föreningens verksamhetsdelar solidaritetsarbete samt opinionsbildning såsom radiosändningar och nättidskrift. Mycket av föreningens verksamhet bedrivs i föreningens egen lokal men föreningens verksamhet återfinns även på andra ställen. Medlemsavgiften under senast avslutat verksamhetsår låg på 40 kronor för alla medlemmar oavsett ålder. Föreningens verksamhetsår, som också är det som granskas, sträcker sig från den 1 januari 2013 till och med den 31 december Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktig för dessa två bidrag då det inte finns någon fördjupad granskning av inrapporterade uppgifter. Grundbidraget baseras på antalet bidragsberättigade medlemmar som deltagit i föreningens verksamhet under senast avslutat verksamhetsår samt antalet genomförda inrapporterade aktiviteter från föregående år. I detta fall granskas föreningen för perioden 1 januari 31 december Förvaltningen och föreningen beslutade tillsammans granskning av föreningens handlingar (förutom de närvarokort som finns i det digitala närvarorapporteringssystemet) skulle ske i föreingens lokaler. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: Antal aktiva medlemmar* enligt föreningsrapport: 2013 (för 2011/2012) 2014 (för 2012/2013) 776 (275 mellan 4-25 år och 460 (333 mellan 4-25 år och 397 personer 65 år och 17 personer 65 år och äldre) äldre) Antal aktiviteter på närvarokort **: *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsa räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: 2013 (för 2011/2012) 2014 (för 2012/2013)

3 Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel: 594 (varav 330 bidragsberättigade medlemmar) 3 (6) Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal aktiviteter på närvarokort: Antal personer på närvarokort: Antal övriga rapporterade aktiviteter: aktiva medlemmar 49 Föreningen har enligt verksamhetsberättelse för 2013 uppgett en rad olika aktiviteter. Majoriteten av dessa är inte aktivitetsbidragsberättigaden och således har föreningen inte inrapporterat detta. Grundbidrag Aktivitetsbidrag kr Utbetalt kr (avser år 2013) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 67 aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antalet godkända* personer på närvarokort: 49 (varav medlemmar 47) Antal aktiviteter på närvarokort: 493 Antal omräknade aktiviteter 622 med delningstalet 7 Grundbidrag kronor Aktivitetsbidrag kronor * Med godkänd menas medlemmar eller prova på medlemmar exempelvis under lovaktiviteter eller av föreningen andra anordnade prova på tillfällen. Föreningen har under granskningen besvarat förvaltningens frågeställningar inom den tidsram som efterfrågades, vilket underlättat granskningen. Medlemmar Föreningen har rapporterat sammanlagt 594 medlemmar, varav 333 bidragsberättigade i föreningsrapporten och i medlemsregistret finns sammanlagt 594 medlemmar i åldern 4-25 år och som är malmöbor. Vidare gjordes en kontroll av föreningens närvarokort mot med-

4 lemsregistret för på så sätt styrka medlemmarna varit aktiva. Enbart 47 av medlemmarna som fanns i medlemsregistret återfanns även på närvarokorten. 4 (6) Följande gäller för kunna räknas som medlem enligt Föreningsstöd 2014: Med medlem avses fysisk person som är folkbokförd i Malmö samt upptagen i föreningens medlemsregister, betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor samt regelbundet deltar i föreningens verksamhet och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling. Efter närvarokorten kontrollerats ombads föreningen redogöra för vad de resterande 286 medlemmarna gör i föreningen och hur deras deltagande kan styrkas skriftligt. Föreningen svarar de inte dokumenterat alla aktiviteter. Utöver närvarokort finns enbart skriftlig dokumentation på 20 medlemmar. Att skriftlig dokumentation inte gjorts på fler medlemmar och aktiviteter än så finns det en rad anledningar till enligt föreningen. Nedan redogörs för detta. I samtal med föreningen framkom föreningen missat förvaltningen ändrat reglerna avseende aktiva medlemmar och numera kräver det ska finnas skriftlig handling på de deltagare som föreningen angett som aktiva i föreningsrapporten. Föreningen skriver de ska förbättra sina rutiner så mer av den verksamhet som går ska kunna dokumenteras framöver. Föreningen skriver också delar av föreningens verksamhet är finansierad med bidrag från annat håll och dessa aktiviteter därför inte har inrapporterats på närvarokort. Följande är några exempel på verksamheter som föreningen inte ansökt om aktivitetsbidrag för: Filmfestival på biografen Spegeln (Exilfilmfestival), vilket är ett projekt med stöd från kulturförvaltningen. Under dessa dagar deltog över 150 medlemmar i visningarna, (totalt 450 deltagare på 3 dagar). Eftersom kulturförvaltningen inte hade något krav på föreningen skulle registrera de medlemmar som var aktiva med namn, gjordes inte en sådan dokumentation. Integrationsprojekt för ensamkommande flyktingbarn med över 70 ungdomar som deltagare. Då projektet var finansierat av Sparbanksstiftelsen Öresund, rapporterade föreningen inte in denna aktivitet till fritidsförvaltningen. Det finns även andra verksamheter som föreningen bedriver och där närvarokort inte förs: - Manifestationer - Demonstrationer - Öppna verksamheter som exempelvis bokcafé - Filmklubb - Biblioteksverksamhet Slutligen skriver föreningen för minska den administrativa arbetsbördan har föreningen inte dokumenterat antal ungdomar i verksamhet som ändå inte går söka aktivitetsbidrag för.

5 Fritidsförvaltningen har granskat föreningens årshandlingar och i föreningens verksamhetsberättelse och verksamhetsplan framkommer tydligt föreningen har en verksamhet utöver det som föreningen uppgett på närvarokorten. 5 (6) Eftersom det skriftliga underlaget på vilka som deltagit i föreningens verksamhet är bristfällig har fritidsförvaltingen svårt bedöma hur många av personerna i medlemsregistret som varit aktiva. Fritidsförvaltningen föreslår således, och i likhet med övriga granskningsärenden föreningen ska beviljas bidrag för de medlemmar som det finns skriftlig dokumentation på, alltså 67 medlemmar. Fritidsförvaltningen vill dock påpeka föreningen med stor sannolikhet haft fler aktiva medlemmar än så och det finns en viss förståelse från förvaltningens sida nya bidragsregler inte anammas av föreningar direkt vid införandet. Detta fråntar dock inte det ansvar som åligger föreningen hålla sig uppdaterad med de regler som finns kring de bidrag man ansöker om. Föreningens resultat- och balansräkning visar också på föreningen har betydligt fler bidragsberättigade medlemmar än 67. Aktiviteter Som registrerad förening på nivå 3 Barn och ungdom rapporterar föreningen in sina aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet och får på så sätt ut ett aktivitetsbidrag. Aktiviteterna som rapporteras in i systemet ligger även till grund för föreningens grundbidrag. För kunna få bidrag för en aktivitet krävs personerna som deltar antingen är medlemmar i föreningen, 4-25 år samt folkbokförda i Malmö alternativt personerna är prova-på - deltagare (Föreningsstöd 2014 s. 24). Efter ha granskat Iransk-Svenska Solidaritetsföreningens närvarokort fastställde förvaltningen föreningen har 47 personer som är aktiva och upptagna i föreningens medlemsregister. På närvarokorten finns några personer upptagna som är asylsökande, dessa personer finns inte med i medlemsregistret och har inte betalt medlemsavgift. Fritidsförvaltningens anser dock dessa deltagare bör medräknas i underlaget för aktivitetsbidrag. Därmed gjordes bedömningen aktivitetsbidraget förblir oförändrat och förvaltningen fastställer det antalet aktiviteter som föreningen rapporterat in i det digitala aktivitetsstödet utan justeringar. Förvaltningens bedömning Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen föreningens bidragsgrundande medlemsantal fastställs till 67 medlemmar för perioden 1 januari till 31 december Detta utifrån granskning av närvarokort samt den skriftliga dokumentation föreningen visat förvaltningen och som är i enlighet med bidragsreglerna. Antalet aktiviteter kvarstår oförändrade och förvaltningen föreslår fastställa 493 godkända aktiviteter (622 omräknade aktiviteter) vilket även är det som föreningen rapporterat in i det digitala aktivitetsstödet under år Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer få ärendet godkänt digitalt.]

6 6 (6)