Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Malmö Allmänna Schackklubb

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum Vår referens Daniel Olsson Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse daniel.x.olsson@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Malmö Allmänna Schackklubb FRI Sammanfattning I särskild granskning fastställs Malmö Allmänna Schackklubbs medlemantal till totalt 57 medlemmar varav 16 st. i åldern 4-25 år, samt 28 st. godkända aktiviteter för aktivitetsbidrag. Med färre än 25 medlemmar i åldern 4-25 år föreslås föreningens registreringsstatus justeras från nivå 3- barn och ungdom till nivå 2. Föreningen föreslås även att återbetala kronor vilket är differensen mellan utbetalt aktivitetsbidrag och efter särskild granskning fastställt bidragsbelopp. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att Malmö Allmänna Schackklubbs medlemsantal fastställs till totalt 57 st. varav 16 st. i åldern 4-25 år. att Malmö Allmänna Schackklubbs registrering justeras från nivå 3- barn och ungdom till registreringsnivå 2. att Malmö Allmänna Schackklubb ej beviljas grundbidrag att Malmö Allmänna Schackklubbs antal bidragsgrundande aktiviteteter fastställs till 28 st. under verksamhetsåret att Malmö Allmänna Schackklubb återbetalar kronor av utbetalt aktivitetsbidrag till fritidförvaltningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Malmö Allmänna Schackklubb- Särskild granskning 2013 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet

2 1. Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för särskild granskning. I enlighet med Allmänna bestämmelser punkt 16 väljs årligen ca 6-12 föreningar registrerade på nivå 3 för en särskild granskning utöver grundkontroll. Främst föreningar som har uppvisat stora förändringar i antalet genomförda aktiviteter och/eller antalet medlemmar blir föremål för en ingående utredning kring föreningens verksamhet och bidragsansökningar. Förening kan även bli slumpmässigt utvald. Som underlag för särskild granskning används utöver föreningsrapport och obligatoriska årshandlingar, även redovisning i det digitala aktivitetsstödet samt medlemsregister. I de fall då redovisning uppvisar brister och/eller att inkomna uppgifter inte är överensstämmande, görs en bedömning utifrån vilken ett medlemsantal och aktivitetsantal fastställs för beräkning av och. En bedömning görs också huruvida felaktiga uppgifter anses vara medvetet inlämnade eller till följd av okunskap/slarv. Vid ringa fel och godtagbar förklaring beviljas ansökt bidragsbeloppet utan avdrag. Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan däremot medföra återbetalningsskyldighet, avstängning (Allmänna bestämmelser punkt 11), och polisanmälan (Allmänna bestämmelser punkt 13). 2 (5) 2. Förening Malmö Allmänna Schackklubb (MAS) bedriver schackverksamhet för juniorer och seniorer. Föreningen tävlar i Allskånskan, bedriver schack i Folkets park och har arrangerat schack för icke-medlemmar på skolor. Föreningen är registrerad hos fritidsförvaltningen på nivå 3 - Barn och ungdom, och valdes ut till särskild granskning med anledning av ett högt antal medlemmar och inga rapporterade aktiviteter för barn och ungdomar. 3. Utredning Särskild granskning har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för registreringsnivå och bidragsutbetalning med särskilt fokus på och. Kontrollen är av särskild vikt för dessa två bidrag som inte har någon annan kontroll före utbetalning av bidraget. Under granskningen har förvaltningen haft kontakt med föreningsordförande och föreningens kontaktperson, vilka under utredningen har inkommit med efterfrågade handlingar och svarat på de frågor som föreningsavdelningen har ställt. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2012 (för 2011) 2013 (för 2012) Antal medlemmar* enligt Föreningsrapport: Antal aktiviteter på närvarokort**: Totalt 75 medlemmar (varav 0 st. med funktionsnedsättning, 31 st. mellan 4-25 år och 13 st. 65 år eller äldre). Totalt 71 medlemmar (varav 0 st. med funktionsnedsättning, 23 st. mellan 4-25 år och 14 st. 65 år eller äldre). 105 st. 61 st. (plus ytterligare 26 ogiltiga via närvarokort som avser period 2) *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet.

3 ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. 3 (5) Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: (för 2012) Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel: i åldern 4-25 år. Totalt 57 medlemmar varav 16 st. Antal aktiva medlemmar i 72 personer i åldern 4-25 år åldern 4-25 år enligt närvarokort eller annat dokumenterat ningens medlemsmatrikel). (varav 16 st. är upptagna i före- deltagande: Antal medlemmar beräknat utefter medlemsavgift: Antal godkända aktiviteter via digital närvarorapportering: Antal övriga rapporterade aktiviteter: Enligt föreningsrapport bör föreningen ha medlemsintäkter på kr, men redovisar bara medlemsintäkter på kr. (föreningen har olika prisnivåer för olika åldrar). 28 st. 19 st. med färre än 5 deltagare samt 26 st. via närvarokort kr. (för 2011) Ansökt om kontant bidrag kr. (för 2012) Förvaltningen fastställer summan 945 kr. 4. Medlemsantal I särskild granskning av Malmö Allmänna Schackklubb har det framgått att föreningen uppgett olika medlemsantal i föreningsrapporten (totalt 71 medlemmar varav 23 st. i åldern 4-25 år), via närvarorapportering (72 medlemmar i åldern 4-25 år), och i föreningens medlemsmatrikel (totalt 57 medlemmar varav 16 st. medlemmar i åldern 4-25 år). På frågan varför medlemsantalet i åldern 4-25 år i enlighet med medlemsmatrikeln (16 st.) skiljer sig från antal medlemmar i åldern 4-25 år enligt närvarorapportering (72 st.), svarar föreningen att Malmö Allmänna Schackklubb bedriver prova på verksamheter ute på skolor för icke-medlemmar. Prova-på deltagare är underlag till aktivitetsbidrag enligt bidragsbestämmelser, däremot kan dessa ej räknas som medlemmar då ingen personlig medlemsavgift har betalats. Regelbundet deltagande kan bekräftas i aktivitetsrapporteringen för samtliga medlemmar i åldern 4-25 år som finns med i medlemsmatrikeln. Enligt Malmö Allmänna Schackklubbs resultatrapport har föreningen erhållit kr i medlemsavgifter under verksamhetsåret 2011/2012. Utifrån föreningsrapporten som föreningen lämnat in den 15 april 2013 har förvaltningen räknat ut att föreningen bör ha erhållit kr under verksamhetsåret. På frågan kring skillnaden mellan föreningens medlemsintäkt och medlemsantal utifrån er inrapporterade medlemsavgift på 600 respektive 800 kr per medlem/år svarar föreningen att en del av medlemmarna är livstidsmedlem-

4 mar/hedersmedlemmar som ej betalar någon medlemsavgift. Ytterligare några av medlemmarna betalar en lägre avgift då de är huvudregistrerade i annan förening. Föreningen har dessutom kvittat en del medmedlemsavgifter mot föreningens skulder gentemot enskilda medlemmar. 4 (5) 5. Aktivitetsantal Föreningen har rapporterat in 47 aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet för 2012 period 1 ( t.o.m ). Utav dessa uppfyller 28 aktiviteter fritidsnämndens kriterier för godkänd aktivitet med minst 5 deltagare som utövar en ledarledd aktivitet i minst 60 minuter. 19 aktiviteter har färre än 5 godkända deltagare. Återkommande Prova på deltagare (vid tiotal aktivitetstillfällen) som inte är upptagna i medlemsmatrikeln godkänns ej som underlag till aktivitetsbidrag. Föreningen uppger också att ledare inte har varit konsekvent vid närvarorapportering och att detta kan förklara det låga deltagarantalet vid vissa aktivitetstillfällen. I en skrivelse till fritidsförvaltningen förklarar föreningen att aktivitetskort för 2012 period 2 ( t.o.m ) ej har rapporterats digitalt till fritidsförvaltningen p.g.a. svårbegripliga tekniska problem med kommunens registreringssida för juniorer. Deltagande barn som har noterats i det digitala systemet har enligt föreningen registrerats som icke närvarande eller inte alls trots noggrann registrering efter närvarokort. 6. Konsekvensbeskrivning Utifrån föreningens inkomna handlingar och svar på förvaltningens frågeställningar fastställer förvaltningen totalt 57 st. medlemmar som uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier. Utav dessa konstaterar förvaltningen att 16 medlemmar i ålder 4-25 år finns upptagna i medlemsmatrikeln, föreningsrapporten samt i digital/skriftlig närvarorapportering och uppfyller således förvaltningens krav på godkända medlemmar. Ett grundläggande krav för registrering av förening på nivå 3- barn och ungdom, är att föreningen har minst 25 medlemmar i åldern 4-25 år som uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier. Ett fastställt antal medlemmar 57, varav 16 st. i åldern 4-25 år innebär därmed att Malmö Allmänna Schackklubb ej uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier för registreringsnivå 3 barn och ungdom (minst 25 st. medlemmar i åldern 4-25 år), med följd att föreningens registrering föreslås att justeras till registreringsnivå 2. Förvaltningens bedömning är således att Malmö Allmänna Schackklubb ej beviljas grundbidrag Föreningens inskickade närvarokort kan ej godkännas då digital rapportering är obligatorisk för beviljande av aktivitetsbidrag för barn och ungdom. Förvaltningen kan därmed fastställa 28 godkända aktivitetstillfällen som rapporterats in digitalt för 2012 (perioden t.o.m ). Förvaltningen föreslår således att föreningen beviljas aktivitetsbidrag för 28 godkända aktiviteter under perioden t.o.m (35 st. omräknade aktiviteter). Ersättningsnivå C: Fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om föreningen slarvat

5 men kan ge en godtagbar förklaring till slarvet samt uppvisa godtagbara planerade förbättringar. Då Malmö Schackklubb redan har beviljats kr i aktivitetsbidrag under 2012 och att beloppet har betalats ut av fritidsförvaltningen till föreningen, föreslås att föreningen återbetalar kr (2 277 kr kr) till fritidförvaltningen. 5 (5) Övrigt Så snart Malmö Allmänna Schackklubb kan uppvisa minst 25 medlemmar i åldern 4-25 år som uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier, kan föreningen efter ansökan åter registreras på nivå 3- barn och ungdom. Förvaltningen kan konstatera att det finns brister i föreningens kännedom kring digital aktivitetsrapportering. Föreningen rekommenderas därför att i samband med eventuell ansökan om registrering på nivå 3- barn och ungdom, också anmäla sig till utbildning att söka aktivitetsbidrag digitalt som förvaltningen erbjuder kostnadsfritt. Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning: Antal medlemmar (som uppfyller fritidsnämndens Totalt 57 medlemmar varav 16 i krav enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser): åldern 4-25 år. Antal aktiviteter på närvarokort: 28 st. Antal omräknade aktiviteter 35 st. 0 kr.* 945 kr. *Med sina 16 medlemmar i åldern 4-25 år uppfyller föreningen ej kriterierna för registrering på nivå 3 barn och ungdom, och kan därmed inte beviljas grundbidrag. Ansvariga Charlotte Bernström Avdelningschef Bo Sjöström Direktör