Tjänsteskrivelse. Särskild granskning avseende GAK Enighet Vår referens. Ena Dzekovic Föreningssekreterare.

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (6) Datum Vår referens Ena Dzekovic Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse Ena.Dzekovic@malmo.se Särskild granskning avseende GAK Enighet FRI Sammanfattning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att GAK Enighet hade 934 bidragsberättigade medlemmar under föreningens senast avslutade verksamhetsår, att fastställa att GAK Enighet hade omräknade aktiviteter under 2013, att föreningen beviljas kronor i aktivitetsbidrag för 2013, samt att föreningen beviljas dispens för ytterligare 1 heltidskonsulenttjänst och sammanlagt 3 heltidskonsulenttjänster för perioden 1 juli juni 2015 Beslutsunderlag Skriftligt svar ska inlämnas senast 13/ GAK Enighet Svar angående särskild granskning Kompletterande frågor, GAK Enighet Svar på frågor, GAK Enighet Svar till fritidsförvaltningen gällande särskild granskning, GAK Enighet Tjänsteskrivelse - Särskild granskning GAK Enighet Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden

2 Ärendet 2 (6) Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan samt föreningsrapporten som samtidigt är föreningens grundbidragsansökan. Föreningen har tagits ut för särskild granskning i enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd. Föreningen GAK Enighet är en idrottsförening som hos fritidsförvaltningen är registrerad på nivå 3 Barn och ungdom. Föreningen är uppdelad i 11 sektioner och bedriver i huvudsak kampsport. All föreningsverksamhet bedrivs i föreningens egna lokaler. Fritidsförvaltningen betalade år 2013 ut bidrag till föreningen i form av lönebidrag, konsulentbidrag, aktivitetsbidrag samt utbildningsbidrag. Med tanke på föreningens storlek och därmed det stora antalet medlemmar samt aktiviteter uppnår GAK Enighet med stor marginal kriterierna för 2 heltidskonsulenter som också är det maximala antalet konsulenter en förening kan få enligt Föreningsstöd. Föreningen har däremot sökt, och beviljats, dispens för ytterligare 1 heltidskonsulent, alltså sammanlagt 3 heltidskonsulenter sedan Föreningens verksamhetsår följer kalenderåret och förvaltningen har därmed granskat föreningens medlemmar samt aktiviteter för perioden 1 januari december Enligt föreningens stadgar har varje medlem, från det att personen betalat medlemsavgift ett tvåårigt medlemskap i föreningen. En medlem som betalt medlemsavgift 2012 är därför medlem även Medlemsavgiften under senast avslutat verksamhetsår fastställdes av årsmötet till 100 kronor för medlemmar mellan 4-12 år samt 200 kronor för medlemmar från 13 år och uppåt. GAK Enighet är med sitt stora medlemsantal och de 11 sektionerna utgör en av Sveriges största kampsportsföreningar. Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktig för dessa två bidrag då det inte finns någon annan kontroll före utbetalning. Grundbidraget baseras på antalet bidragsberättigade medlemmar som deltagit i föreningens verksamhet under senast avslutat verksamhetsår samt antalet genomförda inrapporterade aktiviteter från föregående år. Då föreningens verksamhetsår följer kalenderåret granskades i detta fall medlemmarna samt aktiviteterna för perioden 1 januari december Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: Antal aktiva medlemmar* enligt föreningsrapport: 2013 (för 2012) 2014 (för 2013) (1 618 mellan 4-25 år (1 520 mellan 4-25 år och 26 personer 65 år och och 19 personer 65 år och äldre) äldre) Antal aktiviteter på närva

3 rokort **: *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. 3 (6) Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt medlemsregister: 2013 (för 2012) 2014 (för 2013) bidragsberättigade medlemmar Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal aktiviteter på närvarokort: Antal personer på närvarokort: Antal övriga rapporterade aktiviteter: aktiva medlemmar 868 (varav 828 medlemmar) 1 övrig aktivitet som ej finns rapporterad i det digitala aktivitetsstödet (gymverksamhet) Grundbidrag 3 heltidskonsulenttjänster Ansökt om 2 heltidskonsulenttjänster och dispens om ytterligare 1 heltidskonsulenttjänst Aktivitetsbidrag kronor kronor Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 934 aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antalet godkända* personer på närvarokort: 828 Antal aktiviteter på närvarokort: Antal omräknade aktiviteter med delningstalet 7 Grundbidrag 2 heltidskonsulenttjänster Aktivitetsbidrag kronor * Med godkänd menas medlemmar eller prova på medlemmar exempelvis under lovaktiviteter eller av föreningen andra anordnade prova på tillfällen.

4 Föreningen har under granskningen besvarat de frågeställningar förvaltningen efterfrågat inom tidramen och varit samarbetsvillig vilket underlättat granskningsprocessen. 4 (6) Medlemmar Föreningen har rapporterat bidragsberättigade medlemmar i föreningsrapporten och i medlemsregistret finns medlemmar i åldern 4-25 år som är malmöbor. Vidare gjordes en kontroll av föreningens närvarokort mot medlemsregistret för att på så sätt styrka att medlemmarna varit aktiva. 828 medlemmar som fanns i medlemsregistret återfanns även på närvarokorten. Förvaltningen vill dock understryka att föreningen stavat fel på majoriteten av namnen i aktivitetsstödet jämfört med medlemsregistret vilket inneburit att varje felstavat namn har fått dubbelkollas mot medlemsregistret för att på så sätt hitta personen. Föreningen förklarar detta med att majoriteten av föreningens medlemmar har utländsk bakgrund och har därmed i många fall svårstavade namn. Vidare kunde förvaltningen konstatera att föreningen rapporterat in medlemmar i aktivitetsstödet som malmöbor men sedan, av misstag, skrivit i ett felaktigt postnummer som gör att personen inte blir godkänd och inte kommer med på listorna som förvaltningen skriver ut och som är underlag för granskningen. Även i dessa fall har förvaltningen fått gå in och dubbelkolla personnummer i medlemsregister jämfört med aktivitetsstöd och upptäckt att personnumret lagts in fel mot vad som står i medlemsregistret. Personerna har alltså varit malmöbor. Föreningen har även i enstaka fall skrivit in en och samma person med lite olika stavning och dessutom rapporterat in samma person i en grupp som pojke och i en annan som flicka. Då förvaltningen tar ut statistik ur aktivitetsstödet som underlag för jämställdhetsarbetet och som en riktlinje för hur och var insatser ska göras ur ett jämställdhetsperspektiv är det viktigt att informationen som förs in i aktivitetsstödet är korrekt. Fortsättningsvis, i det nya systemet, ska alla deltagares personnummer finnas med. Därmed kommer ovannämnda misstag att undvikas. Följande gäller för att kunna räknas som medlem enligt Föreningsstöd 2014: Med medlem avses fysisk person som är folkbokförd i Malmö samt upptagen i föreningens medlemsregister, betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor samt regelbundet deltar i föreningens verksamhet och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling. Efter att närvarokorten kontrollerats ställdes frågan till föreningen att svara för vad de resterande 680 medlemmarna gör i föreningen och hur deras deltagande kan styrkas skriftligt. Förvaltningen kunde konstatera att 378 av de 680 medlemmar som ej varit aktiva under 2013 finns med i aktivitetsstödet men enbart varit aktiva under medlemmar kunde ej identifieras alls i systemet och har alltså inte varit aktiva varken 2012 eller Ytterligare 5 personer har antingen ett annat personnummer i aktivitetsstödet mot medlemsregistret eller varit aktiv tidigare än De återstående 106 medlemmarnas deltagande avseende verksamhetsår 2013 kunde föreningen styrka med hjälp av träningsavgifter. Anledningen till att de inte är med i aktivitetsstödet beror, enligt föreningen, på att de helt enkelt missats att tas med. Föreningen har även själv ringt upp ett antal av dessa personer och frågat om de varit aktiva under 2013 för att på så sätt försäkra sig om deras deltagande. Alla personer som de fick tag i svarade att de deltagit i olika grupper under Anledningen till att föreningen rapporterat medlemmar i föreningsrapporten beror på det tvååriga medlemskapet och att föreningen därmed tagit med alla personer som räknas som medlemmar under 2013, alltså även de personer som enbart varit aktiva Föreningen understryker även vid flertalet tillfällen att begreppet aktiv medlem bör ses över och tydligare definieras. Då en medlem i GAK Enighet har 10 % rabatt i shopen, har

5 möjlighet att gratis spela bordtennis samt självklart rösta vid årsmöte anser föreningen att en medlem är aktiv oberoende om personen är med i någon av de olika träningsgrupperna eller besöker gymmet. 5 (6) Föreningen menar att 934 av de medlemmar som finns i medlemsregistret har varit aktiva under verksamhetsår 2013 vilket även är det som förvaltningen fastställer. Aktiviteter Som registrerad förening på nivå 3 Barn och ungdom rapporterar föreningen in sina aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet och får på så sätt ut ett aktivitetsbidrag. Aktiviteterna som rapporteras in i systemet ligger även till grund för föreningens grundbidrag. För att kunna få bidrag för en aktivitet krävs att personerna som deltar antingen är medlemmar i föreningen, 4-25 år samt folkbokförda i Malmö, alternativt att personerna är prova-på deltagare (Föreningsstöd 2014 s. 24). Efter att ha granskat GAK Enighets närvarokort fastställde förvaltningen att 875 personer är aktiva varav 725 personer är upptagna i föreningens medlemsregister. Frågan ställdes till föreningen varför 143 personer tagits med på närvarokorten trots att de inte är medlemmar i föreningen. Föreningen återkopplade genom att svara för 103 av de 143 personer som förvaltningen inte kunde hitta i medlemsregistret. Flertalet av dessa personer fanns upptagna i föreningens medlemsregister men på grund av stavfel har förvaltningen inte kunnat styrka detta vid första kontrollen. Vad gäller resterande 40 personer kunde GAK Enighet inte hitta underlag som styrker att dessa 40 personer är medlemmar i föreningen. Inte heller är personerna upptagna i föreningens medlemsregister. Därav är dessa personer ej godkända och räknades bort från aktivitetsstödet. Då GAK Enighet är en stor förening med många aktiviteter och många aktiva är de 40 personerna som inte är godkända väldigt marginellt. Trots detta gjordes en kontroll av vad det skulle innebära att plocka ut dessa 40 personer ur aktivitetsstödet vilket visade sig vara ytterst marginellt. Föreningens antal aktiviteter minskade med 24 aktiviteter vilket i bidrag motsvarar 600 kronor. Vidare minskade grupperna en aning vilket sammanlagt resulterar i ett minskat bidrag motsvarande kronor. Med tanke på att föreningen fått utbetalt kronor för år 2013 är denna miss från föreningen ytterst marginell. Konsekvensbeskrivning Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningens bidragsgrundande medlemsantal fastställs till 934 medlemmar för perioden 1 januari december Detta utifrån granskning av närvarokort samt underlaget som föreningen skickat till förvaltningen som anses vara godtagbart. Antalet aktiviteter föreslås fastställas till godkända aktiviteter (6 373 omräknade aktiviteter). GAK Enighet har under nuvarande period 1 juli juni 2014 uppnått kriterierna för 2 heltidskonsulettjänster med god marginal samt blivit beviljade dispensen om ytterligare 1 heltidskonsulenttjänst. Föreningen söker för 2 konsulenttjänster för nästa period samt dispens om ytterligare 1 heltidskonsulenttjänst. För att uppnå kriterierna för 2 heltidskonsulenttjänster krävs att föreningen har mer än 351 bidragsberättigade medlemmar samt minst

6 5 000 omräknade aktiviteter. Efter granskningen av antalet bidragsberättigade medlemmar samt antalet aktiviteter (och omräknade aktiviteter) påverkas heller inte föreningens grundbidrag för nästkommande period. Föreningen har efter granskningen fortfarande långt över de 351 bidragsberättigade medlemmar som krävs för 2 konsulenttjänster, närmare bestämt 934 bidragsberättigade medlemmar. Föreningens antal aktiviteter (och omräknade aktiviteter) har justerats marginellt och kvarstår i stort sätt till det som föreningen redan rapporterat in i det digitala aktivitetsstödet. Likaså har GAK Enighet 11 sektioner och skulle kunna berättigas fler konsulenttjänster om de hade delat föreningen. Förvaltningen anser av denna anledning att föreningen bör beviljas dispens om ytterligare 1 heltidskonsulenttjänst och sammanlagt 3 heltidskonsulenttjänster för perioden 31 juli juni (6) Ansvariga Bo Sjöström Direktör