Tjänsteskrivelse. Rapport Kul i fem Handläggare. Anna Jönsson Föreningssekreterare

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (1) Datum Handläggare Anna Jönsson Föreningssekreterare anna.38.jonsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Rapport Kul i fem FRI Sammanfattning Under februarilovet 2014 (vecka 8) genomfördes Kul i Fem. Denna rapport redogör kortfattat för antalet deltagare, medverkande föreningar, bidrag samt marknadsföringsinsatser. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport Kul i Fem 2014 Rapport Kul i Fem 2014 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Under februarilovet 2014 (vecka 8) genomfördes Kul i Fem. Denna rapport redogör kortfattat för antalet deltagare, medverkande föreningar, bidrag samt marknadsföringsinsatser. Ansvariga Anna Lyrevik Avdelningschef Bo Sjöström, Direktör SIGNERAD

2 Kul i Fem 2014 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Louise Nilsson & Anna Jönsson Fritidsförvaltningen Föreningsavdelningen

3 Innehållsförteckning Kul i Fem Inledning Genomförande... 3 Deltagare... 3 Rekrytering av deltagare... 3 Medverkande föreningar... 3 Föreningarnas aktiviteter fördelat på stadsområde... 4 Föreningarnas aktivitetsplatser... 4 Kostnadsfria och avgiftsbelagda lovaktiviteter Bidrag Marknadsföringsbudget och marknadsföringsinsatser... 5 Utfall marknadsföringskostnader för Kul i Fem 2014: 252 tkr... 5 Marknadsföringsinsatser... 5 Kul i Malmö-appen Fritidsförvaltningen Kul i Fem 2014

4 1. Inledning Kul i Fem arrangeras av förvaltningen i samarbete med Malmös föreningsliv. Syftet med lovaktiviteterna är att ge flickor och pojkar möjlighet att introduceras för föreningslivet och prova på föreningsaktiviteter samtidigt som föreningarna ges möjlighet att rekrytera nya medlemmar. Målgruppen är barn och unga i grundskoleåldern. Kul i Fem genomfördes under Februarilovet under vecka 8. Denna rapport redogör kortfattat för antal deltagare, medverkande föreningar, bidrag samt marknadsföringsinsatser. 2. Genomförande Förvaltningen samordnar lovverksamheterna och har ekonomiskt ansvar medan föreningslivet ansvarar för genomförandet. För de föreningar som anmäler att de vill genomföra lovverksamhet beviljar förvaltningen ekonomiskt stöd under förutsättning att de uppnår kraven för bidraget. Bidrag för lovaktiviteter innefattar ersättning för ledare, material och, i förekommande fall, indirekt stöd i form av kostnadsfri tillgång till fritidsförvaltningens anläggningar. Föreningar registrerade på nivå 2 och nivå 3 - barn och ungdom kan beviljas lovbidrag, dock max kr per lov. Deltagare personer inrapporterades som deltagare 1 under Kul i Fem 2014 varav rapporterades som flickor och rapporterades som pojkar. Under Kul i Fem 2013 deltog personer vilket innebär att deltagarantalet ligger kvar på likvärdig nivå som föregående år. Även 2013 var andelen pojkar högre än andelen flickor (2013: flickor 4 381, pojkar 5 129). Rekrytering av deltagare 690 personer rekryterades till nya medlemmar i samband med lovverksamheten enligt föreningarnas rapportering. 926 deltagare var redan medlemmar i någon av de medverkande föreningarna. Enligt rapporteringen från föreningarna 2013 rekryterades 613 nya medlemmar genom lovverksamheterna. Av de deltagare som medverkade 2013 var sedan tidigare redan medlem i föreningen. Antalet deltagande medlemmar i lovverksamheten har alltså minskat något medan antalet nyrekryterade har ökat något sedan Medverkande föreningar Totalt deltog sammanlagt 71 föreningar under Kul i Fem deltog 64 föreningar under Kul i Fem vilket innebär en ökning från föregående år. Antalet medverkande föreningar under årets Kul i Fem har varit högt. Snittet för medverkande föreningar från är 61 föreningar. T ex deltog endast 55 föreningar Under årets lovverksamhet valde ett flertal nya föreningar att medverka med verksamheter som bland annat innefattade parkour, bridge och volleyboll. 1 De inrapporterade antalet deltagare är inte helt tillförlitligt på grund av olika tolkning av hur deltagarantalet ska rapporteras in. Detta innebär även att antalet inrapporterade flickor respektive pojkar inte heller stämmer överens med det totala deltagarantalet. 3 Fritidsförvaltningen Kul i Fem 2014

5 Föreningarnas aktiviteter fördelat på stadsområde Av de medverkande föreningarna arrangerades det mest prova på-aktiviteter i stadsområde Innerstaden (Södra Innerstaden: 17 och Västra Innerstaden: 2) och stadsområde Väster (Hyllie: 15 och Limhamn-Bunkeflo: 6). Lägst antal aktiviteter anordnades i stadsområde Öster (Rosengård: 6 och Husie: 3). Ett fåtal föreningar erbjöd aktiviteter i flera stadsområden. Oxie som tidigare haft minst antal medverkande föreningar har ökat från en till fyra. Av de tidigare stadsdelarna har Kirseberg, Västra Innerstaden och Husie minst aktiviteter, medan det i Södra Innerstaden och Hyllie arrangeras flest aktiviteter. Stadionområdet är en bidragande faktor till den stora mängden prova på-aktiviteter som genomförs i Hyllie. Utöver de föreningsdrivna aktiviteterna anordnades även andra lovaktiviteter på fritidsförvaltningens anläggningar i Torup, Bulltofta och på Idrottsmuseet, men dessa aktiviter är inte medräknade i kartläggningen nedan. Totalt antal aktiviteter fördelat på stadsområde: Föreningarnas aktivitetsplatser De medverkande föreningarna valde och önskade själv verksamhetsplats utifrån var det är möjligt att genomföra lovaktiviteter. Det möjliggör för föreningarna att genomföra prova på-aktiviteter i områden de vill försöka rekrytera nya medlemmar i och därmed utöka sitt upptagningsområde. Ungefär hälften av föreningarna bedrev lovaktiviteter i fritidsförvaltningens anläggningar. Kostnadsfria och avgiftsbelagda lovaktiviteter Majoriteten av de medverkande föreningarna erbjöd kostnadsfria lovaktiviteter under Av de totalt 71 medverkande föreningarna erbjöd 58 kostnadsfria lovaktiviteter. 13 föreningar tog ut en avgift. Åtta av dessa - som bedrev aktiviteter i sina egna lokaler - erbjöd avgiftsbelagda aktiviteter. Övriga fem tog ut en avgift som innefattade lunch och/eller mellanmål eller så utgick en låg avgift för t ex skohyra. 3. Bidrag Ersättning för ledar- och materialbidrag utgör föreningarnas lovbidrag. Ledarbidrag baseras på följande formel: x antal timmar * x antal ledare * x antal dagar. Avsatt bidragsbudget som för ledar- och materialbidrag var kr. 4 Fritidsförvaltningen Kul i Fem 2014

6 Sammanlagt ansökte föreningarna om kronor för att medverka i loven. Efter föreningarnas inkommande rapporteringar utbetalades kr. 318 ledare engagerades under Kul i Fem. 4. Marknadsföringsbudget och marknadsföringsinsatser Marknadsföringsbudgeten för lovverksamheten 2014 uppgår till 550 tkr, varav 150 tkr är avsedda för drift och utveckling Kul i Malmö-appen. Av lovens marknadsföringsbudget är 150 tkr avsedda för Kul i Fem. Utfallet visar ett negativt resultat som uppgår till 76 tkr, detta på grund av att 95 tkr avseende en byråkostnad för formgivning av programmet felaktigt bokades på Kul i Malmö-appens driftkostnad uppgick till 26 tkr för Kul-i-fem. Utfall marknadsföringskostnader för Kul i Fem 2014: 252 tkr Efter februarilovet 2014 påbörjade kommunikationsfunktionen en ny upphandling av Kul i Malmö-appen med syftet att knyta ett avtal med en leverantör fram till och med sista december 2015 avseende drift och utveckling. Ett avtal knöts med Saguru AB till en kostnad av 142 tkr. Kvarvarande summa frånräknat driftkostnad för Kul i Fem, 132 tkr, är avsatt för eventuell utveckling under 2014 och Kommunikationsfunktionen har upphandlat byråer för grafisk produktion av lovprogrammen inför varje lov. I februari 2014 rekryterades en kommunikatör med adekvat grafisk kompetens i syfte att fortsättningsvis producera samtliga grafiska produkter in house och på så vis ej fortsättningsvis anlita kostnadskrävande byråer för denna tjänst. Det rationaliserar såväl budgeten, redan för innevarande år, som den tidskrävande produktionsledning som byråer kräver av kommunikationsfunktionen vid projekt som dessa. Marknadsföringsinsatser Inför lovverksamheten upprättades en kommunikationsplan i samråd med kommunikationfunktionen. Dessa insatser bestod bland annat av bussreklam, storformatsaffischering, geografiskt styrd annonsering via Lokaltidningen, annonsering i målgruppsrelevanta kanaler så som Barn i Malmö och Sydsvenska Dagbladets lovbilaga. Programmet spreds även via traditionella Malmö stadkanaler 2 samt sociala medier. Kul i Malmö-appen Kul i Malmö-appen lanserades och användes för första gången under Kul i Fem Appen uppdateras med lovprogrammets samtliga aktiviteter inför varje lov. I appen kan användarna favoritmarkera aktiviteter de gillar, få en påminnelse en timme innan aktiviteten börjar, koppla ihop sig med vänner, filtrera bort saker som inte är intressanta för att lättare kunna hitta favoritaktiviteter och att genom en karta se var aktiviteterna sker. Nästan alla användare (92,6%) använder den senaste versionen av appen. Det betyder att många uppdaterat från gamla versionen till den nya. Alternativt innebär det att det är många som laddat ner den nya versionen innan lovet börjat, vilket är positivt då det sker en del uppdateringar samt nya funktioner 2 Malmo.se/kulifem, Malmo.se huvudsida, malmo.se/idrottfritid, malmo.se/kultur, Evenemangskalendern, pressbearbetning och Smartsigns. 5 Fritidsförvaltningen Kul i Fem 2014

7 inför varje lov. Kommunikationsfunktionen har tillgång till databasen vilket innebär att ändringar från föreningslivet gällande deras aktiviteter snabbt kan uppdateras. App-statistiken visar att antalet aktiva användare [1] var Det är en ökning med 700 användare från lovet som arrangerades innan Kul i Fem, det vill säga Höstkul. Av dessa är nya användare som har installerat appen för första gången. Under lovverksamheten visade statistiken att: appen har besökts gånger med totalt skärmvisningar, appen används i genomsnitt 2,30 min med 15 skärmar/besök vilket visar på att användarna utforskar appen och dess innehåll. Favoriter är fortsatt den populäraste sidan i hela appen, om man räknar bort kategorier. De sidor som varit mest besökta har varit följande kategorier: 1. Dans, gymnastik & akrobatik 2. Bollsport 3. Annat kul 4. Bowling, fäktning & skytte 5. Boxning, brottning & kampsport [1] En aktiv användare betyder att det är en användare som har använt appen mer än en gång. 6 Fritidsförvaltningen Kul i Fem 2014