Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden:

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum Vår referens Gert-Ove Gren Ekonomichef Tjänsteskrivelse gert-ove.gren@malmo.se Delrapport om internkontrollarbetet för år 2014 FRI Sammanfattning Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 som innehåller 8 kontrollmoment inom 6 olika granskningsområden. Föreliggande delrapport innehåller en rapportering av 4 kontrollmoment inom granskningsområdena Systematiskt säkerhetsarbete, Diarie- och posthantering samt Representation och resor. Övriga kontrollmoment blir färdigställda under hösten. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2014 och lägga den till handlingarna. Beslutsunderlag Delrapport om internkontrollarbetet för år 2014 Bilaga: Internkontrollplan 2014 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2014 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden: Systematiskt säkerhetsarbete Bidragshantering Registrering av förening Diarie- och posthantering Representation och resor Inköp och upphandling Föreliggande delrapport innehåller en rapportering avseende granskningsområdena Systematiskt

2 säkerhetsarbete, Diarie- och posthantering samt Representation och resor. Övriga granskningsområden blir färdigställda under hösten. En slutrapport om 2014 års internkontrollarbete kommer att sammanställas och presenteras i samband med årsanalysen av verksamhetsåret (4) Granskningsområdet Systematiskt säkerhetsarbetet Säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och för publika anläggningar ställs det extra höga krav. Årets internkontrollplan innehåller två kontrollmoment inom detta granskningsområde. I föreliggande rapport redovisas kontrollen av att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontroller utförs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av intervjuer med berörda sektionschefer och enhetschefer samt. Resultat av kontrollen: Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades: Dokumentation av utförda egenkontroller saknas eller är bristfällig för ett antal anläggningar. För några av anläggningar kunde brandskyddsansvarig inte uppge vilket företag som anlitas för kontroll av brandlarmet. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Inventering av vem som utför brandlarmskontrollerna vid respektive anläggning. Inventeringen kan sedan ligga till grund för en eventuell samlad upphandling av kontrollerna. Det förslås att en särskild brandskyddsgrupp skapas med syfte att bl.a. verka för att fastställda rutiner för systematiskt säkerhetsarbete följs. Granskningsområdet Diarie- och posthantering Under 2013 infördes ett nytt IT-stöd (Platina) för diarieföring och postregistrering. Införandet av nya systemstöd brukar innebära er avseende den interna kontrollen. Nytt systemstöd innebär också att arbetssätet hos många ska förändras för att IT-stödets funktionalitet ska används fullt ut. Granskningen omfattar dels en kontroll av att målen med införandet av det nya systemet Platina har uppnåtts och dels en kontroll av att det finns rutiner avseende hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av intervjuer samt. Resultat av kontrollen: I samband med införandet av Platina formulerades två effektmål: ökad registrering av rätt handlingar minskad handläggningstid För att belysa huruvida förvaltningen har ökat sin registrering av rätt handlingar har en jämförelse gjorts mellan antalet registrerade ärenden under perioden januari-april under 2012 (innan införandet av Platina) och motsvarande period under Jämförelsen visar en 20 %-ig ökning av det totala antalet registrerade ärenden efter införandet av Platina. Förändringen tyder på att förvaltningen har förbättrat sina rutiner vid registrering, men det går inte att utesluta att delar av ökningen beror på att antalet skrivelser har ökat.

3 3 (4) När det gäller effektmålet minskad handläggningstid ger granskningen ingen entydig bild. En del rutiner har blivit effektivare, men bl.a. bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende är tidskrävande i de ärenden som innefattar ett stort antal handlingar. Kontrollen av hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål visar att det finns rutiner, men de behöver utvecklas. En relativt hög andel (26 %) av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål under perioden december 2013 april 2014 är inte besvarade inom fem dagar. Personalen har informerats genom interna utbildningar om vikten av kort svarstid och det har införts automatiska påminnelser till ansvarig handläggare. Efter genomförandet av dessa två åtgärder har andelen inkomna synpunkter som besvarats inom fem dagar ökat. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Utarbeta riktlinjer och pedagogiska exempel för vilka förfrågningar, synpunkter och klagomål som ska diarieföras. Införa rutinen att berörd chef inom driftavdelningen besvarar inkomna synpunkter oavsett om synpunkterna framförts direkt till driftavdelningen eller via annan avdelning inom förvaltningen. I nuläget tar personalen på föreningsavdelningen emot många driftoch anläggningsrelaterade synpunkter som de vidarebefordrar till berörd chef inom driftavdelningen. Driftchefen återkommer med svar till föreningsavdelningen som i sin tur vidarebefordrar svaret till den person som inkommit med synpunkten. Systemförvaltare, superanvändare och berörda handläggare ska se över möjligheterna att effektivisera rutinerna kring bevakning av nyinkomna handlingar i pågående ärende. På förvaltningen har en detaljerad inventering av ärendetyper och klassificeringsrutiner för inkomna handlingar genomförts under våren Inventeringen ska utmynna i en ny klassificeringsstruktur som förvaltningen ska implementera under hösten 2014 med målsättningen att förbättra sökfunktionen i diariesystemet. Granskningsområdet Representation och resor Fritidsnämndens och fritidsförvaltningens representation och resor är inte omfattande, men ett enda hanteringsfel kan få kännbara konsekvenser för nämndens/förvaltningens förtroendekapital. Genomförd kontroll har inriktat sig på att granska att det finns riktlinjer och regelverk för representation och traktamente samt att dessa riktlinjer och regelverk följs. Metoden för kontrollen har varit en genomgång av rutiner och dokumentation samt. Resultat av kontrollen: Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister noterades: Beslutsattestanter som själv deltagit vid representationen har attesterat representationsfakturan. Felaktiga konteringar och momsavdrag. Dokumenterad representationspolicy saknas. Följande förbättringsåtgärder har tagits fram: Förslagsvis kan det ställas som krav att ekonomiavdelningen alltid ska assistera vid konteringen av representationsfakturor. I nuläget uppmanas den som konterar fakturan att cirkulera representationsfakturan till ekonomiavdelningen, men det är inget krav. Regelverket är komplext och därmed svårt att greppa för de som konterar och attesterar representationsfakturor vid enstaka tillfällen.

4 Upprätta en representationspolicy med bl.a. riktlinjer för vad som gäller för uppvaktning av personal vid bemärkelsedagar. 4 (4) Ansvariga Bo Sjöström Direktör

5 Malmö stad INTERN KONTROLLPLAN 2014 Fritidsförvaltningen Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Systematiskt säkerhetsarbete Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens anläggningar och att egenkontrollerna utförs Lokalsamordnare 30/6 Genomgång av rutiner och dokumentation samt Chef för driftavdelningen Allvarliga Bidragshandläggning Registrering av förening Att det finns rutin för att säkerställa utrustnings funktionalitet i lokaler där nämnden är andrahandshyresgäst Att det finns rutiner som säkerställer att rätt lokalkostnadsbidrag betalas ut och att utbetalningen sker inom rimlig tid efter ansökan har inkommit. Att det finns ändamålsenliga rutiner för registrering av föreningar och för höjning av registreringsnivå och att rutiner följs. Chefen för enhet Malmö 31/10 Genomgång av rutiner och dokumentation samt Planeringssekreterare 31/10 Genomgång av samt intervjuer Planeringssekreterare 31/10 Genomgång av samt intervjuer Chef för driftavdelningen Chef för föreningsavdelningen Chef för föreningsavdelningen Allvarliga Sida 1

6 Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Diarie- och posthantering Representation och resor Inköp och upphandling Att målen med införandet av det nya systemet Platina har uppnåtts. Att det finns rutiner avseende hanteringen av inkomna förfrågningar, synpunkter och klagomål Att riktlinjer och regelverk för representation och traktamente följs. Att direktupphandlingar sker på korrekt sätt och ett konkurrensneutralt sätt. Planeringssekreterare 30/6 Genomgång av samt intervjuer Ekonom 30/6 Genomgång av samt intervjuer. Ekonom 31/10 Genomgång av leverantörsreskontra och Administrativ chef Ekonomichef Ekonomichef konsekvenser/sannolik Sida 2