Tjänsteskrivelse. Tillsynsärende hemlösa barn

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (3) Datum Vår referens Sofi Kimfors Planeringssekreterare Tjänsteskrivelse sofi.kimfors@malmo.se Tillsynsärende hemlösa barn SOFN Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utförde i november 2013 tillsyn över Stadsområdesförvaltning Norrs arbete med hemlösa barn. Utifrån denna ställer IVO krav på förvaltningen att vidta följande åtgärder: Att enligt 4 kap. 4 SOSFS 2011:9 utarbeta och fastställa de rutiner som behövs och genom egenkontroll säkerställa verksamhetens kvalitet. Att se till att barnets bästa beaktas i valet av boende vid hemlöshet så att barnet enligt 4 kap. 1 tredje stycket SoL tillförsäkras en skälig levnadsnivå i beslut om bistånd till boende. Att se till att barn enligt 11 kap. 10 SoL får relevant information vid åtgärder som rör barnet samt ges möjlighet att framföra sina åsikter. Förvaltning har påbörjat ett omfattande arbete med att utforma och omarbeta nödvändiga rutiner, processer och riktlinjer i syfte att säkerställa barns behov i samband med hemlöshet. Förvaltningen kommer också att säkerställa att egenkontroller utförs två gånger per år. Genom de beskrivna egenkontrollerna kommer åtgärderna att följas upp och verksamheternas kvalitet säkras. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna yttrandet och överlämna det till Inspektionen för vård och omsorg Beslutsunderlag Beslut från IVO G-Yttrande till IVO Yttrande till IVO Handlingsplan hemlösa barn Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr Ärendet Nämnden fastställde ,enligt SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet togs i bruk Egenkontroller och säkerställande av verksamhet- SIGNERAD

2 ens kvalitet regleras övergripande i detta dokument. I 2014 års verksamhetsplan för individ- och familjeomsorgen finns ett uttalat mål om granskning av förvaltningens arbete med hemlösa barnfamiljer. Granskning genomfördes i enlighet med detta mål i juni Denna granskning, såväl som IVO:s nu aktuella tillsyn, visar att förvaltningens rutiner kring hemlösa barn brister och i vissa fall saknas helt. Det saknas vidare kunskap om hur barn kan och skall göras synliga och delaktiga i frågor som rör barnet. 2 (3) Ett omfattande arbete med att utforma och omarbeta nödvändiga rutiner, processer och riktlinjer påbörjades som en följd av interngranskningar och IVO:s tillsyn. Arbetet innefattar att omarbeta eller utarbeta följande: - Rutin för anmälan till enhet barn och familj - Rutiner utifrån ett barnperspektiv om barns delaktighet i utredning om boende, innefattande bl a; Barns möjligheter att komma till tals och/eller på annat sätt göras delaktig i utredningen Barns rätt till relevant information och hur denna rättighet tillgodoses På vilket sätt barnets uppfattning/upplevelse tillvaratas och värderas På vilket sätt förälders/föräldrars uppfattning om barnets situation och hur hemlösheten har påverkat barnet skall framkomma På vilket sätt barnets situation skall följas upp På vilket sätt barnet skall synliggöras i dokumentationen vid såväl utredning som uppföljning - Processbeskrivning kring barns delaktighet vid utredning om boende - Processbeskrivning kring barns delaktighet vid akut ansökan om boende Nödvändiga rutiner, riktlinjer och processer beräknas vara färdigställda senast Med nya och/eller omarbetade rutiner följer ett behov av implementering i berörda arbetsgrupper. Implementering kommer att genomföras kontinuerligt under hösten 2014 och våren En del i implementeringen kommer att utgöras av en utbildningssatsning där fokus kommer att kretsa kring bl a anmälningsskyldighet, barnperspektiv och på vilket sätt barn kan och skall informeras samt komma till tals i frågor som rör barnet. Dokumentationsskyldighet samt hur barns situation synliggörs i dokumentationen kommer också att utgöra fokus. Utbildningen kommer inledningsvis att rikta sig till de arbetsgrupper som hanterar barns hemlöshet och beräknas vara genomförd senast I syfte att skapa bästa möjliga förutsättningar för att uppmärksamma och hantera barns situation i ärenden som rör hemlöshet, kommer förvaltningen att vidta organisatoriska åtgärder och genomföra förändringar. Förändringarna består i att arbetet med hemlösa barnfamiljer kommer att specialiseras inom berörda enheter och förläggas till ett begränsat antal utvalda handläggare, vars arbete enbart kommer att riktas till denna målgrupp. Dessa handläggare kommer under hösten 2014 att, utöver förvaltningens interna utbildning, externt utbildas i arbete med barn i utsatta situationer. Förvaltningen har sedan en utarbetad checklista för vilka krav som ställs för att ett boende skall utgöra skälig levnadsnivå för barn. Checklistan har sin grund i vad IVO anser vara ett skäligt boende för barn. Det kan dock konstateras, efter såväl förvaltningens interna granskning,

3 som IVO:s nu genomförda tillsyn, att denna checklista inte används i tillräcklig utsträckning eller på ett korrekt sätt. Listan i sig anses inte vara i behov av omarbetning men behöver förankras i organisationen. Användningen av checklistan skall framöver utgöra ett obligatoriskt steg i processen vid boendetilldelning för barnfamiljer. Att checklistan används och på vilket sätt ska dokumenteras i varje enskilt ärende. 3 (3) Egenkontroll avseende bl a barns delaktighet, där granskning av dokumentation och akter kommer att utgöra underlag, ska från och med 1 oktober 2014 ske en gång per halvår, i november månad respektive mars månad. Denna kontroll kommer även att omfatta bedömning av barns behov i samband med hemlöshet och på vilket sätt enheterna för boende hanterar anmälningsskyldigheten. Egenkontroll kommer vidare att utföras avseende boendetilldelning för barnfamiljer där boendena ska kunna tillsäkra en skälig levnadsnivå för barn. Kontrollerna kommer att grunda sig i på vilket sätt ovan nämnda checklista används samt huruvida checklistan uppfyller sitt syfte. Direkta kontroller kommer att ske i varje enskilt ärende allteftersom, och i samband med, själva boendetilldelningen under de kommande sex månaderna. En mer övergripande kontroll kommer att ske under våren 2015 där uppföljning av checklistans syfte och effekt kommer att genomföras. Det är förvaltningens uppfattning att ovanstående vidtagna och planerade åtgärder kommer att tillsäkra att barns bästa beaktas och att barns rätt till information och delaktighet bevakas. Genom de beskrivna egenkontrollerna kommer åtgärderna att följas upp och verksamheternas kvalitet säkras. Utöver förvaltningens vidtagna och planerade åtgärder, har Malmö Stad övergripande skapat en grupp med barns delaktighet i fokus. Förvaltningen finns representerade i gruppen med två personer. Syftet med arbetet är att diskutera och ta fram rutiner, riktlinjer och strategier för att öka barns delaktighet inom samtliga av individ- och familjeomsorgens arbetsområden. Ansvariga Eva-Britt Holmberg Socialbyråchef Britten Synnergren Förvaltningschef

4 Malmö stad Stadsområdesnämnd Norr 1 (3) Datum Adress Diarienummer SOFN Yttrande Till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Tillsynsärende hemlösa barn Dnr /2013 Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utförde i november 2013 tillsyn över nämndens arbete med hemlösa barn. Nämnden har utifrån IVO:s krav avseende åtgärder påbörjat ett omfattande arbete med att utforma och omarbeta nödvändiga rutiner, processer och riktlinjer i syfte att säkerställa barns behov i samband med hemlöshet. Nämnden kommer också att säkerställa att egenkontroller utförs två gånger per år. Genom de beskrivna egenkontrollerna kommer åtgärderna att följas upp och kvaliteten på arbetet att säkras. Utöver nämndens vidtagna och planerade åtgärder, har Malmö Stad övergripande skapat en grupp med barns delaktighet i fokus. Nämnden finns representerade i gruppen med två personer. Syftet med arbetet är att diskutera och ta fram rutiner, riktlinjer och strategier för att öka barns delaktighet inom samtliga av individ- och familjeomsorgens arbetsområden. Yttrande Nämnden fastställde ,enligt SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Egenkontroller och säkerställande av individ- och familjeomsorgens kvalitet regleras övergripande i detta dokument. I 2014 års verksamhetsplan för individ- och familjeomsorgen finns ett uttalat mål om granskning av nämndens arbete med hemlösa barnfamiljer. Granskning genomfördes i enlighet med detta mål i juni Denna granskning, såväl som IVO:s nu aktuella tillsyn, visar att nämndens rutiner kring hemlösa barn brister och i vissa fall saknas helt. Det saknas vidare kunskap om hur barn kan och skall göras synliga och delaktiga i frågor som rör barnet. Ett omfattande arbete med att utforma och omarbeta nödvändiga rutiner, processer och riktlinjer påbörjades som en följd av interngranskningar och IVO:s tillsyn. Arbetet innefattar att omarbeta eller utarbeta följande: - Rutin för anmälan till enhet barn och familj - Rutiner utifrån ett barnperspektiv om barns delaktighet i utredning om boende, innefattande bl a;

5 Barns möjligheter att komma till tals och/eller på annat sätt göras delaktig i utredningen Barns rätt till relevant information och hur denna rättighet tillgodoses På vilket sätt barnets uppfattning/upplevelse tillvaratas och värderas På vilket sätt förälders/föräldrars uppfattning om barnets situation och hur hemlösheten har påverkat barnet skall framkomma På vilket sätt barnets situation skall följas upp På vilket sätt barnet skall synliggöras i dokumentationen vid såväl utredning som uppföljning - Processbeskrivning kring barns delaktighet vid utredning om boende - Processbeskrivning kring barns delaktighet vid akut ansökan om boende 2 (3) Nödvändiga rutiner, riktlinjer och processer beräknas vara färdigställda senast Med nya och/eller omarbetade rutiner följer ett behov av implementering i berörda arbetsgrupper. Implementering kommer att genomföras kontinuerligt under hösten 2014 och våren En del i implementeringen kommer att utgöras av en utbildningssatsning där fokus kommer att kretsa kring bl a anmälningsskyldighet, barnperspektiv och på vilket sätt barn kan och skall informeras samt komma till tals i frågor som rör barnet. Dokumentationsskyldighet samt hur barns situation synliggörs i dokumentationen kommer också att utgöra fokus. Utbildningen kommer inledningsvis att rikta sig till de arbetsgrupper som hanterar barns hemlöshet och beräknas vara genomförd senast I syfte att skapa bästa möjliga förutsättningar för att uppmärksamma och hantera barns situation i ärenden som rör hemlöshet, kommer nämnden att vidta organisatoriska åtgärder och genomföra förändringar. Förändringarna består i att arbetet med hemlösa barnfamiljer kommer att specialiseras inom berörda enheter och förläggas till ett begränsat antal utvalda handläggare, vars arbete enbart kommer att riktas till denna målgrupp. Dessa handläggare kommer under hösten 2014 att, utöver nämndens interna utbildning, externt utbildas i arbete med barn i utsatta situationer. Nämnden har sedan en utarbetad checklista för vilka krav som ställs för att ett boende skall utgöra skälig levnadsnivå för barn. Checklistan har sin grund i vad IVO anser vara ett skäligt boende för barn. Det kan dock konstateras, efter såväl nämndens interna granskning, som IVO:s nu genomförda tillsyn, att denna checklista inte används i tillräcklig utsträckning eller på ett korrekt sätt. Listan i sig anses inte vara i behov av omarbetning men behöver förankras i organisationen. Användningen av checklistan skall framöver utgöra ett obligatoriskt steg i processen vid boendetilldelning för barnfamiljer. Att checklistan används och på vilket sätt ska dokumenteras i varje enskilt ärende. Egenkontroll avseende bl a barns delaktighet, där granskning av dokumentation och akter kommer att utgöra underlag, ska från och med 1 oktober 2014 ske en gång per halvår, i no-

6 vember månad respektive mars månad. Denna kontroll kommer även att omfatta bedömning av barns behov i samband med hemlöshet och på vilket sätt enheterna för boende hanterar anmälningsskyldigheten. 3 (3) Egenkontroll kommer vidare att utföras avseende boendetilldelning för barnfamiljer där boendena ska kunna tillsäkra en skälig levnadsnivå för barn. Kontrollerna kommer att grunda sig i på vilket sätt ovan nämnda checklista används samt huruvida checklistan uppfyller sitt syfte. Direkta kontroller kommer att ske i varje enskilt ärende allteftersom, och i samband med, själva boendetilldelningen under de kommande sex månaderna. En mer övergripande kontroll kommer att ske under våren 2015 där uppföljning av checklistans syfte och effekt kommer att genomföras. Det är nämndens uppfattning att ovanstående vidtagna och planerade åtgärder kommer att tillsäkra att barns bästa beaktas och att barns rätt till information och delaktighet bevakas. Genom de beskrivna egenkontrollerna kommer åtgärderna att följas upp och kvalitet att säkras. Utöver nämndens vidtagna och planerade åtgärder, har Malmö Stad övergripande skapat en grupp med barns delaktighet i fokus. Nämnden finns representerade i gruppen med två personer. Syftet med arbetet är att diskutera och ta fram rutiner, riktlinjer och strategier för att öka barns delaktighet inom samtliga av individ- och familjeomsorgens arbetsområden. Ordförande Petra Bergquist Stadsområdesdirektör Britten Synnergren

7 Handlingsplan hemlösa barn Orsaksområde Bakomliggande orsak Åtgärdsförslag Ansvarig Åtgärder Uppföljnings metod Effekt av Vad genomförda åtgärd Processer och rutiner Rutin kring anmälan inom organisationen saknas Skapande av rutin för anmälan till enhet barn och familj Enhetschef barn och familj Beslutad rutin Begränsad Processer och rutiner Rutin och process för barns delaktighet vid utredning av boende saknas Skapande av rutin och process för barns dealktighet vid utredning om boende Enhetschef bomyndighet/ botillsyn Beslutad process Egenkontroll genom granskning av dokumentation och akter 2 ggr/år. Begränsad Processer och rutiner Process kring barns delaktighet vid akut ansökan om boende saknas. Skapande av process för barns delaktighet vid akut ansökan om boende Enhetschef bomyndighet/ botillsyn Beslutad process Egenkontroll genom granskning av dokumentation och akter 2 ggr/år. Begränsad Utbildning och kompetens Kunskap om anmälningsskyldighet och barns behov i samband med hemlöshet brister Intern utbildning kring anmälningsskyldighet och barns behov. Enhetschef bomyndighet/ botillsyn Genomgång av anmälningsskyldighet Egenkontroll genom granskning av dokumentation och akter 2 ggr/år. Effektiv Utbildning och kompetens Kunskap och kompetens Kunskap kring barns rätt till och behov av delaktighet, innefattande information, brister Kunskap kring dokumentationsskyldighet brister Intern utbildning kring barns delaktighet Intern utbildning i domumentationsskylidghet Enhetschef bomyndighet/ botillsyn Enhetschef bomyndighet/ bo-tillsyn Egenkontroll genom granskning av dokumentation och akter 2 ggr/år. Egenkontroll genom granskning av dokumentation och akter 2 ggr/år. Effektiv Effektiv

8 Ledning och kommunikation Befintligt verktyg för att säkerställa skäliga levnadsvillkor för barn vid tilldelning av boende används inte. Förankring och direktiv om att av verktyget - "checklistan" skall användas i varje enskilt ärende. Enhetschef bomyndighet/ botillsyn Omgående respektive maj månad 2015 Kontroll vid tilldelning av boende i varje enskilt ärende. Egenkontroll av listans syfte och effekt genom bla granskning av dokumentation och akter. Effektiv

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22