Granskning av förrådsverksamheten

Transkript

1 Granskning av förrådsverksamheten Kustbostäder och Oxelö Energi Datum Författare Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning Bakgrund och revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsresultat... 4

3 1 Sammanfattande bedömning Bolagen i Oxelösunds kommun har bl.a. ansvar för förråd och stora inköp sker till dessa. Lekmannarevisorerna har tillsammans med auktoriserad revisor i sin risk- och väsentlighetsbedömning för 2010 funnit skäl att granska förrådsverksamheten. Gällande antagen revisionsfråga görs följande bedömning; Är bolagens interna kontroll tillräcklig avseende förrådsverksamheten? Vi bedömer att den interna kontrollen gällande förrådshanteringen f n inte är tillräcklig. Förrådshanteringen håller dock på att utvecklas positivt men samtidigt bör bolagens egna kontrollåtgärder utökas för att säkerställa en god intern kontroll. Bolagen bör utveckla sitt arbete med intern kontroll och arbeta mer systematiskt. Förslagsvis bör anpassning ske till kommunens internkontrollreglemente där det bl.a ingår att respektive styrelse, nämnd utarbetar årliga internkontrollplaner. I dessa planer bör kontrollmoment finnas med som bedömts utifrån väsentlighet och risk. 1

4 2 Bakgrund och revisionsfråga Bolagen i Oxelösunds kommun har bl.a. ansvar för förråd och stora inköp sker till dessa. Lekmannarevisorerna har tillsammans med auktoriserad revisor i sin risk- och väsentlighetsbedömning för 2010 funnit skäl att granska förrådsverksamheten. Den övergripande revisionsfrågan är Är bolagens interna kontroll tillräcklig avseende förrådsverksamheten? Följande kontrollmål gäller Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för förrådsverksamheten och är dessa ändamålsenliga? Följs dessa regler? Uppfyller bolagens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Förvaras varor i förråd säkert och utan åtkomst för obehöriga? Finns förrådssystem och registreras insättningar och uttag i förrådssystemet? Sker löpande avstämning mellan huvudbok och förrådssystem. Dokumenteras avstämningen och vidtas åtgärder vid differenser? Sker inventering av förråd enligt plan och stäms inventerat värde av mot huvudbok och förrådssystem? Görs inventering av och/eller tillsammans med oberoende person? 2.1 Metod och avgränsning Granskningens resultat har nåtts genom följande moment Intervjuer med ekonomichef samt ekonom. Besök vid förråd samt intervju med förrådsansvarig Genomgång av riktlinjer och eventuella regler kring förrådshanteringen Utifrån ett väsentlighet och riskperspektiv har ett antal kontrollmål valts. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner och dels bolagens egna kontrollaktiviteter. Varje kontrollmål betygssätts i skala mycket bra, bra, godkänd, ej helt godkänd respektive ej godkänd enligt nedan Mycket bra = säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Alla berörda i organisationen känner till dem och tillämpar dem fullt ut. Bra = säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Kunskapen om och tillämpningen av rutinerna är god men kan förbättras. 2

5 Godkänd = säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Brister i kunskap och tillämpning finns, dock ej inom de mest väsentliga avsnitten. Alternativt Rutinerna och dokumentationen av dem kan förbättras. Befintliga rutiner tillämpas på ett acceptabelt sätt. Ej helt godkänd = säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Stora brister finns i kunskap och tillämpning. Brister finns i såväl rutinernas ändamålsenlighet som dokumentation. alternativt Brister finns i såväl dokumentation som rutinernas ändamålsenlighet. Ej godkänd = regler och rutiner finns och är dokumenterade, men kunskapen om dem och tillämpningen är mycket bristfällig. Alternativt erforderliga rutiner är mycket bristfälliga eller saknas helt. Förrådet avser bolagen Kustbostäder och Oxelö Energi. 3

6 3 Granskningsresultat Kontrollmål Betyg Motivering Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för förrådsverksamheten och följs dessa? Ej helt godkänd Vid granskningstillfället erhölls en nyframtagen rutinspecifikation för lagret som är framtagen av RemoteX. Denna är relativt kortfattad och var inte helt implementerad vid granskningstillfället. Delar av instruktionerna bedöms dock följas. En successiv utveckling och anpassning bör genomföras av rutinspecifikationen. Exempelvis förrådets syfte, ansvar, vilken typ av artiklar som ska förrådsföras, tillvägagångssätt inventering, prissättning, servicenivå, säkerhetsrutiner mm. Uppfyller bolagens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Ej helt godkänd Kontroll av inköp och registrering via handdator sker av förrådsansvarig, attestering sker av beställaren tillsammans med förrådsansvarig. Bolaget har ingen antagen kontrollplan där det framgår vilka kontrollmoment som kommer att genomföras. För att förebygga eventuella oegentligheter och misstag är det bra om det i organisationen finns information och vetskap om att kontroller kommer att ske inom olika rutiner/processer. 4

7 Ekonomisk uppföljning sker löpande vilket i sig kan identifiera större avvikelser. Uppföljning av statistik och nyckeltal är också viktigt att göra av enskilda beställare, förvaltare, projekt för att förebygga och stärka den interna kontrollen. Enligt de intervjuade bör kontroller utökas och också byggas in mer löpande i processen. Förvaras varor i förråd säkert och utan åtkomst för obehöriga? Godkänd Område där förrådet finns är inhängnat, larmat och har öppettider mellan 7-16 vardagar. Tillgång till kort för att ta sig in genom grind erhålls från arbetsledare. Behöriga har tillträde till handdator för registrering uttag ur förråd. Enligt uppgift har även några externa (ej anställda av bolagen utan är entreprenör) tillgång till grindkort och handdator. Förrådet är låst efter arbetstidens utgång. I förrådet finns även låsbara skåp för mer stöldbegärliga varor. Finns förrådssystem och registreras insättningar och uttag i förrådssystemet? Godkänd Förrådssystem har införts sedan Implementering pågår. Insättningar och uttag bedöms ske för de förrådsdelar som finns med i systemet. 5

8 Sker löpande avstämning mellan huvudbok och förrådssystem? Dokumenteras avstämningen och vidtas åtgärder vid differenser? Godkänd Ekonom får månatligen fil från förrådssystem för samtliga lageruttag för månaden innan. Sammanställs och dokumenteras i excelfil samt bokföringsorder. Dokumenterade instruktioner finns. Bokning sker av uppkomna differenser men enligt de intervjuade sker ingen direkt utredning/kontroll och att man vidtar åtgärder med anledning av eventuella differenser. Bör utvecklas och dokumenteras. Sker inventering av förråd enligt plan och stäms inventerat värde av mot huvudbok och förrådssystem? Godkänd Enligt riktlinjen skall inventering göras med handdatorn varje månad och genomföras av den lageransvarige vilket enligt uppgift genomförs. Avstämning av inventerat värde bedöms ske mellan huvudbok och förrådssystem. Görs inventering av och/ eller tillsammans med obehörig person? Ej helt godkänd Inventering sker dels månatligen och dels vid bokslut. Vid bokslut är det två personer som genomför inventeringen i övrigt av lageransvarig d v s en person. Intyg attesteras. Enligt de intervjuade bör det vid fler tillfällen delta obehöriga i samband med inventeringen. 6