Fritidsnämnden föreslås besluta. att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2012 och lägga den till handlingarna

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Ekonomiavdelning Ärende nr: 3 Datum: Ärende: Delrapport om internkontrollarbetet för år 2012 Sammanfattning: Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för Den innehåller följande granskningsområden: HR-system Kassarutiner Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Tid- och anläggningsbokning Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Föreliggande delrapport innehåller en rapportering avseende granskningsområdet Kassarutiner. Granskningen visar att rutinerna fungerar i stort, men att det finns utvecklingsområden. Övriga granskningsområden blir färdigställda under hösten. En slutrapport om 2012 års internkontrollarbete kommer att sammanställas och presenteras i samband med årsanalysen av verksamhetsåret Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2012 och lägga den till handlingarna Bo Sjöström Fritidsdirektör

2 Malmö stad Fritidsförvaltningen Till Fritidsnämnden Tjänsteutlåtande Handläggande avdelning: Ekonomiavdelning Datum: Ärende: Delrapport om internkontrollarbetet för år 2012 Inledning Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2012 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden: HR-system Kassarutiner Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Tid- och anläggningsbokning Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Föreliggande delrapport innehåller en rapportering avseende granskningsområdet Kassarutiner. Övriga granskningsområden blir färdigställda under hösten. En slutrapport om 2012 års internkontrollarbete kommer att sammanställas och presenteras i samband med årsanalysen av verksamhetsåret Granskningsområdet Kassarutiner Fritidsförvaltningen har nio verksamhetsställen med kontanthantering. Med kontant betalning räknas även betalning med kontokort. Storleken på kontanthanteringen varierar. Aqva-kul har mest med närmare tkr under ett år medan Idrottsmuseet har knappt 5 tkr. Med undantag för Idrottsmuseet har samtliga verksamhetsställen kassaapparat och de har avtal med Loomis avseende värdetransporter. Momenten som har kontrollerats är att det finns fungerande rutiner för kassaavstämning och kontanthantering. Rutinerna på fyra olika verksamhetsställen, Torups friluftsanläggning, Ribersborgs handikappbad, Bulltofta Motionsanläggning och Idrottsmuseet, har granskats. Dessutom har ekonomiavdelningen gjort oanmälda besök vid dessa verksamhetsställen för stickprovskontroll av handkassa och växelkassa. Stickprovskontroll av ekonomiavdelningens hantering av anläggningarnas kassaredovisningar har också genomförts. delrapport internkontroll 2012 Resultat av kontrollen Rutinerna för kassaavstämning och kontanthantering fungerar i stort. Det finns dock delområden som kan utvecklas. Vid genomförd stickprovskontroll av handkassor respektive växelkassor har konstaterats

3 2 (2) att dessa stämmer och att kassorna förvaras på ett betryggande sätt. Idrottsmuseet som har ringa kontanthantering saknar värdeskåp och förvarar kontanterna i ett låst rum. Rosengårdsbadet, som inte ingick i granskningen, bestals på sin växelkassa under sommaren. Stölden skedde när personalen under en kortare stund hade lämnat växelkassan obevakad i ett olåst utrymme. Samtliga granskade verksamhetsställen med undantag för Idrottsmuseet har larm vid kassan och använder safetybox. Räkning av kontanter görs i låst rum. Hämtningsrutinerna med Loomis fungerar. Det kunde dock konstateras att hämtningsfrekvensen vid Torups friluftsanläggning bör säsongsanpassas. Ekonomiavdelningen ansvarar för granskning av verksamheternas kassaredovisningar och registrering av dessa i ekonomisystemet. Ekonomiavdelningen stämmer också av att kassaredovisningarna överensstämmer med insättningen på bank av kontanter (Loomis)och korttransaktioner (Babs). Det är en person som granskar och registrerar kassaredovisningen och en annan person som granskar och registrerar insättningen på bank, vilket är bra ur kontrollsynpunkt. En stickprovskontroll av kassaverifikationer genomfördes och det fanns inget att anmärka på. Ekonomiavdelningens rutiner var inte dokumenterade. Förbättringsåtgärder Följande förbättringsåtgärder kommer att genomföras: Idrottsmuseet ska införskaffa en mindre kassaapparat och ett värdeskåp. Översyn av Loomis hämtningsfrekvens vid Torups friluftsanläggning Uppdatering av samtliga rutinbeskrivningar med en strävan att få mer enhetliga rutiner på de olika verksamhetsställena. Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2012 och lägga den till handlingarna Bo Sjöström Fritidsdirektör

4

5