Granskning av kontant försäljnings- Verksamhet

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kontant försäljnings- Verksamhet Eslövs kommun December 2009 Anna Eriksson Karin Andersson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och metod Granskningens resultat Kontrollmål: Finns kassaansvarig person utsedd? Kontrollmål: Finns dokumenterade rutiner för kassaavstämningar och redovisning av försäljningsresultat och sker detta dagligen på kassarapport? Kontrollmål: Att det av kassarapport framgår: datum, saldo, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten Kontrollmål: Redovisas försäljningsbelopp med korrekt belopp och utan dröjsmål? Kontrollmål: Redovisas utgående moms på ett korrekt sätt? Kontrollmål: Förvaras kontanter på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst? Sammanfattande bedömning...7

3 Sammanfattning Hanteringen av kontanta medel ger upphov till många riskfyllda moment. Det är av största vikt att försäljningsverksamhet har tillfredställande rutiner avseende avstämning, redovisning, förvaring och bankinsättning av kontanter. Syftet är att granska om den kontanta försäljningsverksamheten har tillfredställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att därigenom säkerställa en god intern kontroll. Det är positivt att det finns dokumenterad beskrivning av innebörden av att vara kassaansvarig. En översyn bör göras då anvisningarna behöver förtydligas om vad ansvaret innebär. Det är viktigt att det antas en rutin som säkerställer att ansvariga kontaktpersoner får information om regler och även information om tillämpning. Revisionen anser att växelkassa alltid ska kvitteras ut av kassaansvarig vid erhållandet. En översyn av dagrapporterna bör göras då hanteringen av den dagliga avstämningen av försäljning sker på olika sätt inom de granskade enheterna. Vidare ska eventuella differenser och felslag redovisas i kassarapporten. Revisionen ser allvarligt på att det fanns en större differens vid granskningen på en av enheterna och anser att differenser alltid ska utredas om anledning till differensen inte kan anges. I KRL 2 kap. 8 framgår att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, Vi bedömer att om insättning och bokföring i huvudboken sker minst en gång per vecka är detta förenligt med god redovisningssed. Detta förutsätter att avstämda kassarapporter upprättas varje dag. Kommunens rutiner vad avser de totala belopp som kan förvaras på verksamhetsstället skall följas. Revisionen ser allvarligt på att större summor kontanter förvaras på en av de granskade enheterna. Likvida medel ska förvaras stöld- och brandsäkert och enbart finnas tillgängliga för ett begränsat antal personer.

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av Eslövs kommuns revisorer har PricewaterhouseCoopers AB granskat kontant försäljningsverksamhet. För kommunal verksamhet är det nödvändigt att ha goda rutiner för intern kontroll. Det är därför av största vikt att den kontanta försäljningsverksamheten har tillfredsställande rutiner avseende redovisning och insättning av kontanter samt avstämning för att därigenom säkerställa en god intern kontroll. Beträffande kontanthantering är det särskilt viktigt av två skäl: dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo och att personalen inte utsätts för onödig riskexponering. Risken för personalen består av rånrisk och att bli oskyldigt misstänkt. Den kommunala redovisningslagen, KRL, reglerar bokföring av kontanta medel. 1.2 Revisionsfråga och metod Syftet är att granska om den kontanta försäljningsverksamheten har tillfredsställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att därigenom säkerställa en god intern kontroll. Följande revisionsfråga har tagits fram för granskning av kontant försäljningsverksamhet: Är tillämpade rutiner för hantering av försäljningsverksamhet tillräckliga och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Granskningen kommer att genomföras utifrån följande kontrollmål: Finns kassaansvarig person utsedd? Finns dokumenterade rutiner för kassaavstämningar och redovisning av försäljningsresultat och sker detta dagligen på kassarapport? Att det av kassarapport framgår: datum saldo, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitt samt vem som upprättat rapporten. Redovisas försäljningsbelopp med korrekt belopp och utan dröjsmål? Redovisas utgående moms på ett korrekt sätt? Förvaras kontanter på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst? Samtliga befintliga enheter med någon form av kontanthantering har inför granskningen identifierats. Därefter har granskningen avgränsats till fyra verksamheter: Stadsbiblioteket Karidals dagscentral

5 Medborgarhuset Salliusgymnasiet restaurangverksamheten (numera Bergagymnasiet) Enbart försäljning mot kontanter har granskats (ej kontokort eller faktura). Intervjuer har genomförts med ansvarig personal vid respektive verksamhet samt personal vid ekonomiavdelningen. Stickprovsgranskning av verksamheternas ekonomiska rapporter, kassakvitton, kassarapporter, dokumenterade avstämningar och annan räkenskapsinformation har också genomförts. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. 2. Granskningens resultat 2.1 Kontrollmål: Finns kassaansvarig person utsedd? Kassaansvarig person finns utsedd på de granskade enheterna. Det finns kortfattad dokumenterad beskrivning av innebörden av att vara kassaansvarig i kommunens Rutiner för hantering av kontanta medel 1. Enligt rutinerna ska den kassaansvariges ansvar vara klart definierat och nedskrivet. Den som påtar sig ansvaret för kontantkassan skall skriva under ett dokument där innebörden av ansvaret framgår. Kassaansvariga vid tre av de granskade enheterna har inte undertecknat dokument avseende ansvar. Vid intervjuer med personal framkom att reglerna ej var kända inom samtliga granskade enheter. Likaså framkom att kassaansvarig ej har de senast reviderade rutinerna. Inom samtliga granskade enheter finns en växelkassa. Endast för en av de granskade enheterna finns tydligt utkvitterad handkassa. En annan enhet har utkvitterat en handkassa som används som en växelkassa. Vid en enhet har utkvittering skett efter det att revisionen genomfört sin granskning. Dock är även denna kassa benämnd som handkassa. Den fjärde enheten som granskats har inte utkvitterat någon växelkassa från ekonomikontoret. Det är positivt att det finns dokumenterad beskrivning av innebörden av att vara kassaansvarig. En översyn bör göras då anvisningarna behöver förtydligas om vad ansvaret innebär. Dokumentet avseende innebörden av kassaansvaret ska undertecknas. Det är viktigt att det antas en rutin som säkerställer att ansvariga kontaktpersoner får information om regler och även information om tillämpning. Det är även viktigt att rutinen görs känd i verksamheterna. Revisionen anser att växelkassa alltid ska kvitteras ut av kassaansvarig vid erhållandet. Det är viktigt att begreppen handkassa och växelkassa inte sammanblandas då dessa kassor har olika ändamål. 1 Daterad

6 2.2 Kontrollmål: Finns dokumenterade rutiner för kassaavstämningar och redovisning av försäljningsresultat och sker detta dagligen på kassarapport? Det finns dokumenterade rutiner för hantering av kontanta medel (se även 2.1). Rutinerna innefattar bl.a. anvisning om kassarapport, att eventuella utslagskvitton från kassaapparat ska bifogas kassarapporten och att momsredovisning ska särredovisas på rapporten. I rutinerna anges att samtliga enheter, där kontant försäljningsverksamhet förekommer, ska ha dokumenterade rutiner för kassaavstämning. Stadsbiblioteket Försäljningen på biblioteket registreras i en kassaapparat. Vid dagens slut sker z- avstämning 2 och kassarapport upprättas 3. Kommunens kassarapport används. Den kontanta försäljningen redovisas till ekonomikontoret. Dokumenterade rutiner för kassaavstämning kan inte uppvisas vid granskning. Det finns dock rutiner för hantering av kontanta medel på Kultur och Fritid som erhölls från annat enhet 4. Karidals dagcentral På Karidal utgörs försäljningen av cafeteriaverksamhet och den registreras i kassaapparat. Vid dagens slut sker z-avstämning. Kommunens blankett för kassarapport används. Av utslagskvittot från kassaapparaten går att utläsa vad som sålts utifrån varugrupper. Inom Karidal har det inte tagits fram dokumenterade rutiner för kassaavstämning. Medborgarhuset Kontant försäljningsverksamhet sker främst vid evenemang på Medborgarhuset. Det finns totalt tre kassaapparater. De dagar det förekommit försäljning sker z-avstämning vid dagens slut och kassarapport upprättas. Kommunens kassarapport används. Inom Kultur och Fritid har rutiner för hantering av kontanta medel tagits fram. Därutöver har tydliga rutiner för hantering av kontanta medel 5 (kassaavstämning) tagits fram, särskilt för Medborgarhuset. 2 Nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning och information från dagens försäljning kan utläsas. På rapporten syns även mängden av respektive varugrupps försäljning, datum och summa kontant. 3 Kassarapport redogör för dagens försäljning i kronor och datum. 4 Daterad Daterad

7 Salliusgymnasiet Försäljningen i restaurangverksamheten registreras i kassaapparat. Vid dagens slut sker z- avstämning och kassarapport upprättas. Kommunens rapport används ej utan egen rapport i excel-mall används. Detta har godkänts av ekonomikontoret. Rapporten skrivs ut och undertecknas varje dag. Utslagskvitto bifogas kassarapporten. Rutiner för kassaavstämning vid kassaredovisning har tagits fram inom enheten. Granskningen påvisar att rutinerna för kassaredovisning och kassaavstämningar varierar mellan de olika verksamheterna. För att tydliggöra vilka rutiner som gäller och hur avstämning/redovisning ska utföras ska de skriftliga rutinerna förankras på de olika verksamheterna. Detta/dessa dokument utgör ett bra stöd för personalen som handhar kontanta försäljningsmedel och även för vikarier eller andra som endast periodvis arbetar inom verksamheten. I de fall det inte finns dokumenterade rutiner för kassaavstämningar för respektive enhet ska detta tas fram. 2.3 Kontrollmål: Att det av kassarapport framgår: datum, saldo, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten. Samtliga granskade enheter använder kassaapparat. Blanketten för kassarapport ser olika ut i de granskade enheterna. Vid kontrollräkning av de kontanta medlen vid en av de granskade enheterna konstaterades att det fanns en större differens. Någon förklaring till plussaldot kunde inte ges. En översyn av dagrapporterna bör göras då hanteringen av den dagliga avstämningen av försäljning sker på olika sätt inom de granskade enheterna. Förutom att det finns en kassarapport på pappersblankett bör det tas fram en enhetlig rapport inom kommunen vid redovisning i excel. Detta för att uppnå likartad hantering inom kommunen vid datoriserad redovisning. Det är dock viktigt att denna blankett skrivs ut varje dag efter redovisning och undertecknas. I annat fall uppfylls inte lagens krav. Vidare ska eventuella differenser och felslag redovisas i kassarapporten. Differenser och felslag ska alltid redovisas på kassarapporten oavsett belopp och anledning ska anges. Revisionen ser allvarligt på att det fanns en större differens vid granskningen på en av enheterna och anser att differenser alltid ska utredas om anledning till differensen inte kan anges.

8 2.4 Kontrollmål: Redovisas försäljningsbelopp med korrekt belopp och utan dröjsmål? Av kommunens rutiner för hantering av kontanta medel framgår att kontanter ska redovisas in till banken dagligen eller, vid mindre daglig omslutning, senast när kassan uppgår till kr. För en av de granskade enheterna konstaterades att redovisning till banken ej skett de senaste dagarna. Den summa kontanter som förvarades vid enheten översteg avsevärt det totala belopp som får förvaras vid enheterna. Det finns variation avseende hur ofta redovisning till kommunens kassa sker. Biblioteket uppger att de vanligtvis redovisar till kommunens kassa en gång per vecka. Vid granskning var det dock ca en månad sedan senaste redovisning. Även Salliusgymnasiet redovisar veckovis. Avseende Medborgarhuset sker redovisning ett par dagar efter det att kontant försäljningsverksamhet skett i samband med evenemang. Vid granskningen konstaterades att redovisning ej skett konsekvent och kontinuerligt den senaste tiden för Karidals dagcentral. I KRL 2 kap. 8 framgår att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, Vi bedömer att om insättning och bokföring i huvudboken sker minst en gång per vecka är detta förenligt med god redovisningssed. Detta förutsätter att avstämda kassarapporter upprättas varje dag. Kommunens rutiner vad avser de totala belopp som kan förvaras på verksamhetsstället skall följas. Revisionen ser allvarligt på att större summor kontanter förvaras ute i verksamheterna. 2.5 Kontrollmål: Redovisas utgående moms på ett korrekt sätt? Utgående moms framgår på avlämnade kvitton från tre av de granskade enheterna. Vid den fjärde enheten kunde kontroll inte genomföras då försäljning varken skett den dag granskningen genomfördes eller dagarna före. Enligt uppgift från ekonomikontoret sker redovisning av utgående moms även på denna enhet. Revisionen har inget att erinra avseende detta kontrollmål. 2.6 Kontrollmål: Förvaras kontanter på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst?

9 Kontanterna förvaras till övervägande del på tillfredställande sätt. På en av de granskade enheterna förvarades en avsevärt större summa kontanter på ett ej stöldsäkert sätt. Revisionen ser allvarligt på hur kontanta medel förvaras på en av de granskade enheterna. Likvida medel ska förvaras stöld- och brandsäkert och enbart finnas tillgängliga för ett begränsat antal personer. 3. Sammanfattande bedömning Är tillämpningen av rutinerna för kontanthantering tillräckliga och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Inom flera av de granskade enheterna fungerar rutinerna tillfredställande. För en enhet fungerar dock inte rutinerna tillfredställande och det finns brister i den interna kontrollen. Tillämpningen av kommunens rutiner för kontanthantering bör ses över då en del av dessa måste förbättras. En översyn av kommunens riktlinjer rutiner för hantering av kontanta medel bör också göras då en del av anvisningarna kan utvecklas och förbättras. Det är viktigt att revisionens synpunkter i rapporten beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område.