Revisionsrapport Kontanthantering Mora kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Kontanthantering Helena Carlson Mora kommun

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Metod Avgränsning 3 3 Kontanthantering i Mora kommun Tekniska nämnden / fritidsförvaltningen 4 4 Granskningsresultat Regler, riktlinjer och rutiner Kommentarer Löpande hantering Momshantering Arkivering Övrigt Kommentarer Redovisning Kassaredovisningsblankett Differenser Förvaring Redovisning och bokföring hos ekonomiavdelningen Kommentarer 12 Mora kommun

3 1 Sammanfattande bedömning Trots en sjunkande andel hantering av kontanta medel i samhället är hanteringen ändå omfattande inom vissa verksamheter. Inom de kommunala verksamheterna finns det ett antal enheter och anläggningar som hanterar kontanter. Det förekommer till exempel i sporthallar, caféer och matserveringar. Det är därför av vikt, för att ha en säker hantering och korrekt redovisning, att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa är väl kända och följs. Inom Mora kommun aktualiserades frågan kring kontanthantering då det under 2011 uppdagades en förskingring av kontanta medel. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mora kommun har granskat kontanthanteringen i Mora kommun. Revisionell bedömning Sammanfattningsvis är vår bedömning att kommunens rutiner avseende kontanthantering behöver utvecklas och förbättras utifrån ett internkontrollperspektiv för att säkerhetsställa följsamhet mot god redovisningssed. Vi grundar vår bedömning på bland annat nedanstående punkter och lämnar där även rekommendationer kring behov av fortsatt utveckling av kontanthanteringen: Vi konstaterar att: Flödena i stort fungerar Skriftliga regler, riktlinjer och rutiner endast finns i mindre omfattning. Ingen dokumenterad internkontroll har utförts kring kontanthanteringen. Vi rekommenderar att: En genomgång av flöden görs för att säkerhetsställa flödet av kontant medel Övergripande skriftliga regler, riktlinjer samt rutiner upprättas avseende kontanthantering Internkontrollplanen omfattar internkontroll av kontanthantering Rutiner avseende löpande kontroll av kassaredovisningsunderlag från försäljningsställena införs Genomgång av momsredovisningen görs för att säkerhetsställa en korrekt momshantering Rutiner för daglig avstämning av kontanta medel inom alla enheterna införs Mora kommun 1 av 15

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Under en tid har diskussionerna kring det kontantlösa samhället framkommit i olika sammanhang. Trots en sjunkande andel hantering av kontanta medel, är hanteringen ändå omfattande inom vissa verksamheter. Inom de kommunala verksamheterna finns det ett antal enheter och anläggningar som hanterar kontanter. Det förekommer till exempel i sporthallar, caféer och matserveringar. Det är därför av vikt, för att ha en säker hantering, att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa är väl kända och följs. Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet, ekonomi och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detta innebär att det är styrelser och nämnder, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner som förhindrar felaktigheter och som säkerhetsställer att redovisningen är rättvisande. Från och med den 1 januari 2010 måste, enligt lagen om kassaregister mm (2007:592), de enheter som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning ha ett certifierat kassaregister. Lagen innebär att all försäljning ska registreras i ett kassaregister. Vid all försäljning ska ett kvitto tas fram och erbjudas kunden. Det finns dock några som är undantagna från dessa regler, däribland kommuner. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Mora kommun har granskat kassahanteringen i Mora kommun. 2.2 Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att analysera och utreda säkerheten i kommunens redovisning av kontanthantering. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är Mora kommuns hantering av kontanthanteringen ändamålsenlig och i överrensstämmelse med god redovisningssed? Utifrån ovanstående revisionsfråga ska följande granskningsfrågor ligga till grund för granskningen: Analys av flödena inom kommunens kontanthantering. Analys av flöden inom tekniska nämndens verksamhetsområde. Finns det kontrollinstrument som säkerhetsställer en korrekt kontanthantering? Mora kommun 2 av 15

5 2.3 Metod I granskningen har genomgång gjorts av befintliga styrdokument och instruktioner. Intervjuer har genomförts med bland annat representanter från ekonomiavdelningen samt ansvariga för kassahanteringen för de utvalda enheterna. Utöver detta har stickprov genomförts av kassaredovisningen för de utvalda enheterna under Redovisningarna har stämts av mot insättning på konto, avstämning mot Z-kvitto eller dagrapport/dagsavslut. 2.4 Avgränsning Granskningen har avgränsats till kontanthantering vid kommunstyrelsens övergripande arbete med kommunens kontanthantering samt granskning av kontanthanteringen inom tekniska nämnden/fritidskontoret. Mora kommun 3 av 15

6 3 Kontanthantering i Mora kommun Mora kommun har cirka tio enheter som har försäljning och därigenom hanterar kontanta medel. Alla utom en enhet har kassaapparat. Totalt, inkluderande kortförsäljning, hanteras närmare 5 mnkr under ett år via försäljningsenheterna, där den största kontanthanterande enheten är Mora simhall med en försäljning på cirka 2 mnkr per år. Kontanta medel inom Mora kommunen hanteras bland annat genom: Kontanthantering vid försäljningsenheter Kontanthantering genom handkassor i flertalet verksamheter Kontanthantering av kommunens centrala kassa vid ekonomiavdelningen Under våren 2011 uppdagades en större förskingring inom kommunen. Händelsen har påvisat behovet av fungerande hantering och regler, rutiner och riktlinjer avseende kontanta medel. Ett direkt resultat av händelsen är att ekonomiavdelningen har infört interna skriftliga instruktioner kring hur mycket likvida medel som får förvaras vid kommunens centrala kassa samt mer tydliga instruktioner för kontrollräkning och avstämning av likvida medel. 3.1 Tekniska nämnden / fritidsförvaltningen Inom tekniska nämnden finns tre försäljningsställen Mora simhall Gopshus slalombacke Hemus skidstadion Mora simhall har öppet vardagar samt lördagar årligen och erbjuder besökaren att bad, sola i solarium eller ett gymbesök. Gopshus och Hemus har säsongsöppet under vinterhalvåret. De tre försäljningsställena har ett gemensamt kassasystem med kassaapparat och kortläsare för varje försäljningsenhet. Säsongskort kan säljas Mora kommun 4 av 15

7 vid varje försäljningsställe till alla anläggningar. Det är möjligt att betala kontant, med kort eller via faktura. Autogiro finns inte som en möjlighet till betalning. På Mora simhall finns förutom försäljning av entréavgift till bad och gym samt solarium även försäljning av cafeteriavaror i form av juice, läsk, kaffe/te, bröd och smörgåsar samt övrigt i form av simglasögon och badkläder. Vid Gopshus slalomanläggning säljs liftkort. Gopshusbacken sköts i ett samarbete mellan Mora kommun och IFK Mora alpin. Liftkortförsäljning görs från kommunens försäljningsenhet. Alpinklubben har en kiosk i anslutning till försäljningsenheten. Föreningen har inte kortläsare och det förekommer att kortbetalning görs och uttag av kontanter sker från kommunens kassasystem för att växla till kontanta medel för att föreningen ska kunna få kontant betalning. Vid Hemus säljs spårkort för längdskidåkning. Under helger och röda dagar sköter IFK Mora försäljningen. Redovisning av kontanta medel och insättning på bank görs via servicebox veckovis. Från försäljningsställena Gopshus och Hemus lämnas löpande försäljningsmedel (kontanter) och kassaredovisningsblankett till Mora simhall som gör periodsammanställning och insättning för alla tre försäljningsställena. Under 2012 pågår ett arbete att förändra denna rutin, där avsikten är att respektive försäljningsställe själv ska redovisa direkt till bank. Mora kommun 5 av 15

8 4 Granskningsresultat 4.1 Regler, riktlinjer och rutiner Övergripande regler för kommunens hantering av kontanter bör reglera hanteringen av kontanta medel omfattande till exempel uppgifter om krav på förvaring, kassaredovisningsrapportens utformning, vilka underlag som ska finnas, hantering av felslag samt hur avstämning ska ske. Lokala riktlinjer för respektive försäljningsenheterna bör omfatta övergripande för enheten rutiner kring växelkassan, förvaring, kassahantering och försäljning. Riktlinjerna bör även beskriva hur hantering av kassorna ska ske vid öppning och stängning, samt rutiner för insättning av pengar samt uppgift om hur kassahanteringen ska ske vid driftstopp i systemet. Lokala rutiner kan vara mer kortare rutiner i form av steg för steg beskrivningar till exempel så kallade lathundar och kom ihåg lappar. Växelkassan bör vara personlig och utkvitterad av kassaansvarig för respektive enhet. I samband med granskningen har ingen dokumenterad internkontrollplan erhållits. För kommunens försäljningsställen har följande framkommit vid granskningen angående regler, rutiner och riktlinjer: Övergripande regler för hantering av kontanter finns inte Inga centralt utformade särskilda skriftliga riktlinjer finns Lokala rutiner i form av skriftliga lathundar vid kassaapparaterna finns Lokala rutiner motsvarande erfarenhet finns Kassaansvarig finns Rutiner finns för hantering av kontanta medel inom tekniska nämnden som bygger främst på muntliga instruktioner och erfaren personal. För kommunens centrala kontanthantering finns: Utformade skriftlig rutin (upprättad 2011) som beskriver Mora kommun 6 av 15

9 o o o Max kontant belopp som får förvaras på avdelningen Rutin för kontrollräkning av kontanta medel Kassan ska räknas en gång per vecka, bestämd dag Kontrollräkningen ska göras av två personer Alla på ekonomiavdelningen kan vara behjälplig Av rutinen framgår inte hur kontrollräkningen ska dokumenteras eller om och hur dokumentationen ska förvaras eller arkiveras. Under 2011 var avsikten att en genomgång av kommunens kontanthantering och utformning av regler skulle ske under hösten 2011, men arbetet prioriterades bort till förmån för andra projekt. Enligt nuvarande plan är avsikten att regler och riktlinjer kring kontanthantering ska utformas under hösten Kommentarer Det är av vikt att de delar i kassahanteringen som är likartad på de olika enheterna, hanteras på ett enhetligt sätt inom hela kommunen. Vi rekommenderar därför att arbetet med att utforma centralt utformade regler för Mora kommun avseende kontanthantering prioriteras och formuleras skriftligt. Utifrån centrala reglerna är det bra om respektive försäljningsenhet i samråd med till exempel ekonomiavdelningen utformar lokalt anpassade riktlinjer och rutiner som stöd för det dagliga arbetet. Skriftliga regler, riktlinjer och rutiner som underlag i kombination med utbildning säkerhetsställer en korrekt och säker kontanthantering. Ansvar och information Det är vidare av vikt att samtliga personer som hanterar kassor har en tillräcklig grundkunskap om kassahantering. För att säkerhetsställa detta är ett sätt att information lämnas om hanteringen. Det är därför viktigt att det finns skriftliga regler, riktlinjer och rutiner som underlag för hur kassahanteringen ska ske i praktiken. För att tydliggöra ansvaret kan kassapersonalen efter genomförd information skriftligt få intyga att de tagit del av denna. Internkontroll Enligt kommunallagen (1991:900) 6 kap 7 ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Med utgångspunkt i kommunallagen bör det finnas en internkontrollplan där avvikelser dokumenteras. Inga särskilda internkontroller avseende kontanthantering har genomförts eller dokumenterats de granskade enheterna. För närvarande grundas den dagliga Mora kommun 7 av 15

10 löpande kontrollen på erfarna medarbetare som har kunskap kring arbete med kontanthantering. 4.2 Löpande hantering I samband med kassans öppnande hämtas växelkassan från sin förvaring och läggs i kassalådan och inloggning på kassadatorn görs. Den löpande försäljningen hanteras via kassaapparaten som finns på respektive försäljningsenhet. För de granskade enheter registreras beloppet i kassan via: enbart varugrupp (priser förprogrammerat) Priset går att justera i samband med försäljning Kunden betalar och i förekommande fall lämnas växel tillbaka. Det är möjligt att slå in mottaget belopp från kunden och att kassasystemet räknar fram belopp att ge tillbaka. Dock används det i liten omfattning, då hanteringen i kassasystemet upplevs opraktiskt. Tidigare kassasystem medgav ett bättre hantering för inslag av mottaget belopp. Kunden tillfrågas om kvitto önskas. Kvitto skrivs inte med automatik ut vid kontantbetalning, men går att skriva ut i efterhand. Vid kortbetalning skrivs alltid kvitto ut. I det fall det görs felslag, görs det justeringar eller återköp i kassaapparaten. Det sker genom att använda knappen felslag, och ett särskilt kvitto. Rutinen är att en signatur ska skrivas på felslagskvittot. I varierande fall attesteras det felslagna kvittot men kvittot ska alltid sparas och bifogas med eller utan påskrift kassaredovisningen. Kassasystemet medger inte att personalen som står i kassan har en egen identitet, som de kan logga in sig med i systemet. I samband med personalbyte stäms kassan av genom att en periodrapport skrivs ut och kassan räknas. Kunderna kan betala kontant, med kort eller på faktura. I simhallen finns det företag som har listor där besökaren antecknas manuellt samtidigt som registrering sker i kassasystemet med faktura som betalningsmedel. Fakturaunderlag skickas till redovisningsenheten för faktureringen, vilket inte sker med någon särskild periodicitet Momshantering Vid försäljning av varor och tjänster måste olika momssatser beaktas. Vid försäljning av livsmedel, till vilka försäljning i cafeteria räknas, utgår 12 % moms för livsmedel, medan momsen uppgår till 25 % vid försäljning av varor. För försäljning som är momsfri, till exempel entréavgifter till bad och gym, liftkort och spåravgifter används i kassasammanhang 0 % moms. Mora kommun 8 av 15

11 På utskrift av dagrapporten från kassaapparaterna för de granskade försäljningsenheterna specificeras ingen moms. Momsen beräknas manuellt fram på den sammanställning av dagsförsäljningen som görs på avsedd kassaredovisningsblankett. I Mora simhall redovisas moms 25 % respektive 0 % moms. Vid försäljning i cafeterian ska 12 % moms redovisas. Kvitton som skrivs ut från kassaapparaten avseende försäljning från cafeteria specificeras med 25 %, vilket utgör felaktigt underlag för köparen. I samband med bokföring redovisas och bokförs 25 % moms för cafeteriaförsäljning Arkivering I kassasystemen lagras samtlig försäljningsdata elektroniskt. Utskrift av försäljningsstatistik skrivs ut på en så kallad mellanrapport som arkiveras på simhallen. Ingen särskild dokumenthanteringsplan anger hur länge arkiveringen ska ske på simhallen. Redovisningsenheten har uppgivit att mellanrapporten inte ska bifogas dagskassaredovisningen Övrigt Det finns ingen fastställd rutin som beskriver hur verksamheten och försäljningen skall ske i händelse av att kassasystemet inte fungerar. Enligt uppgift löses detta genom att via pinnsystem notera på papper medan systemet inte fungerar. När systemet åter fungerar knappas försäljningen in Kommentarer Mot bakgrund av genomförda intervjuer och stickprov lämnas följande kommentarer och rekommendationer: Växelkassan Vid försäljningsenheterna inom tekniska nämnden räknas kassan av en person. Växelkassan bör räknas både när kassans stänger och vid kassans öppnande. Kommunens centrala kassa kontrollräknas av två personer en gång per vecka. Blankett fylls i som sparas hos kassaansvarig. Av den beslutade rutinen bör framgå hur och var blanketten förvaras. Återbetalning och felslag Det är av vikt att återbetalning och felslag hanteras på ett likartat vis för alla försäljningsenheter. Vi rekommenderar därför att det av kommunens skriftliga regler framgår hur hantering av sådana transaktioner ska behandlas. Om återbetalning ska göras bör den alltid kvitteras av kund med namn samt telefonnummer. Vid felslag bör rättning göras av två personer och skrivas under av Mora kommun 9 av 15

12 den som gjorde felslaget samt kassaansvarig/någon annan medarbetare. Returer och felslagskvitton bör alltid bifogas kassaredovisningsblanketten. Överlämning/Personalbyte I Mora simhall medger inte kassasystemet att respektive användare har en egen identitet. Det är positivt att en preliminär avstämning av kontanta medel görs i samband med personalbyte. Generellt är det bra att det finnas en förteckning via schema eller annan logglista kring vilka som hanterar kassan en viss dag. Momshantering I samband med granskningen har det konstaterats att det finns brister i momshanteringen. Felen omfattar fel redovisad moms på kassaredovisningsrapport samt fel momssats och belopp på kundkvitton. Det är av vikt att det i samband med utveckling av regler och rutiner säkerhetsställs att samtliga enheter hanterar momsredovisningen på ett korrekt sätt. Förprogrammerade knappar i kassaapparater bör redovisa korrekt moms, vilket bör ses över. För att tydliggöra den momspliktiga försäljningen, bör denna redovisas på försäljningskonton som är separerade från övriga konton. Så sker i kommunens redovisning i dag vilket är bra. Vi rekommenderar att en översyn görs att momshanteringen inom kommunen, samt att underlag till dagskasseredovisningen skrivs ut med försäljning per artiklar där helst även momsredovisning framgår. Kvitto Kvitto erbjuds och lämnas regelmässigt till kunden. Mora kommun 10 av 15

13 4.3 Redovisning Rutinerna kring avstämning av dagens försäljning vid dagens slut: Utskrift av periodrapport Avstämning mot dagsavslutet i kortläsaren. o Kontroll av totalsumma för kortförsäljning gentemot summa enligt periodrapport. Ett fel som kan uppstå är att det finns felslag mellan kort och kontant, vilket rättas till. Räkning av kontanta medel sker i låst utrymme Utskrift av dagrapport Avstämning mellan kassasystemets dagrapport och kontanta medel Kassaredovisningsblankett (rubrik dagrapport) fylls i med dagens uppgifter om försäljning Differenser, som i första hand utreds, bokförs som avgifter om de inte går att reda ut. Justeringar och rättningar görs i samband med veckosammanställningen Räknar igenom växelkassan och lägger i kassalådan Dagens försäljning läggs i separat väska Kontanta medel, växelkassa respektive försäljningsmedel låses in i kassaskåp Kassaredovisningsblankett Varje försäljningsenhet har en egen utformade kassaredovisningsblankett. I samband med varje dags avslut ska rapporten fyllas i. Undantag görs för vikarier på Mora simhall, då fylls dagrapporten i dagen efter av kassaansvarig. En gång per vecka skrivs en periodrapport ut från kassasystemet för hela veckan (redovisningsperioden) och summering av veckans kassaredovisningsblanketter sker. En totalsammanställning för veckan räknas fram och summeras i en veckorapport. Veckorapporten attesteras och med den bifogas periodens respektive dags kassaredovisningsblankett, periodrapport samt dagsavslut för kortköp. Underlaget skickas till redovisningsenheten. Insättning av de kontanta medlen i bank görs anslutning till veckoavstämningen. Mora kommun 11 av 15

14 4.3.2 Differenser I det fall differens uppstår sker en genomgång för att försöka reda ut differenserna. Om det uppstår en brist mellan insatta medel och redovisad försäljningen enligt veckoredovisningen, förs en dialog med ekonomiavdelningen. Inom Mora simhall bokförs differenser när de inte kan redas ut mot badavgifter. Vid granskningen har det inte kunnat fastställas hur stora differenser som vanligen förekommer Förvaring Pengarna förvaras inlåsta på ett betryggande sätt när verksamheterna inte är öppen Redovisning och bokföring hos ekonomiavdelningen Enheterna skickar in attesterade kassaredovisningsblankett till redovisningsenheten i samband med att insättning av pengar görs. Kortinbetalningar inkommer löpande till kommunens plusgiro. Varje enhet har ett eget kundnummer för insättning och när insättningarna redovisas på kontoutdraget från banken bokförs insättningen på separat balanskonto för respektive enhet. I samband med att mynt och sedlar redovisas på kontoutdraget från banken bokförs intäkten med kassaredovisningsblanketten som underlag. Vid bokföring av intäkten summeras periodens kortinbetalningar och direktinsättning mot kassaredovisningsblankett. Avstämning sker att totalt redovisade medel stämmer med insatt medel i samband med bokföring. Redovisningsunderlaget kontrolleras i viss mån avseende att redovisad moms är korrekt och att bifogade underlag är kompletta, till exempel dagrapport. Avstämningen av redovisad försäljning och insatta medel försvåras genom att sedlar och mynt som sätts in vid samma tillfälle kan bokföras på bankkontot vid olika tillfällen. Det beror på att räkningen av mynt sker separat och insättningen därför dröjer. Dessutom förs kortförsäljning via fil till bankkontot dagligen. Det innebär att det kan vara upp till tre vid olika tillfällen inkomna insättningar som ska matchas mot en dags kassaredovisning. Avstämningen och bokföring försvåras även när kassaredovisningsblanketten inte inkommer i anslutning till insättning, utan behöver efterfrågas från försäljningsenheterna Kommentarer Mot bakgrund av genomförda intervjuer och stickprov lämnas följande kommentarer och rekommendationer: Redovisning av kassan I dagsläget räknas kassan av en ensam person på försäljningsställena. Dagskassan samt växelkassan bör alltid räknas av två personer. Mora kommun 12 av 15

15 Ekonomiavdelningen bör säkerhetsställa att kontroll av kvitton och moms görs mot försäljningen. Vid stickprov har det framkommit fel i framförallt momshanteringen. Intäktsredovisningen bör bokföras i den period som försäljningen skett enligt god redovisningssed. Vi rekommenderar därför att rutiner upprättas för att säkerhetsställa att redovisning sker enligt god redovisningssed. Av regler och rutiner bör bland annat därför framgå när attesterad kassaredovisning ska lämnas i samband med periodbryt. Differenser I det fall differenser uppkommer, bör överskottet sättas in på banken tillsammans med dagskassan och en utredning av differenser bör företas. Resultatet av utredningen bör redovisas på redovisningsblanketten eller på separat blankett för differensredovisning. Bankning I de gemensamma reglerna bör det framgå vilket är det högsta belopp är som får förvaras på enheterna. Åtkomst till kassa För de enheter som har kassaapparat som går att programmera är åtkomsten i kassan begränsad till vem som har möjlighet att programmera. Arkivering och förvaring Enheterna förvarar kontanta medel på ett betryggande sätt, men en översyn bör göras för att säkerhetsställa att samtliga kontanthanterande enheter i kommunen har förutsättningar för att förvara kontanter på ett betryggande sätt. Åtkomsten till förvaringsskåp bör läggas på så få som möjligt. Periodrapport samt dagrapport utskrivna från kassasystemet samt kortläsarkvitto inklusive dagsavslut bifogas kassaredovisningsblankett. Materialet utgör underlag till bokförda verifikationer och sparas som räkenskapsmaterial i 10 år. Till underlagen från försäljningsenheterna bifogas inte uppgifter om total försäljning per artiklar och det går därför inte möjligt att fullt ut kontrollera bokförd försäljning. Vi rekommenderar att till kassaredovisningsblanketten bifogas en sammanställning som specificerar periodens försäljning per varugrupp som underlag för redovisad försäljning. Det finns även krav på systemdokumentation för kassaregister. Detta innebär att det ska finnas en beskrivning av hur kassaregistret fungerar. Denna beskrivning utgör räkenskapsinformation. I regel kan detta uppfyllas genom att manualen över kassaapparaten bevaras. Mora kommun 13 av 15

16 Mora 13 april Helena Carlson Hans Gåsste Mora kommun 14 av 15

17 Mora kommun 15 av 15