Det bör även finnas avräkningskonto för Ej fakturerade kundfodringar, ex 1513, och för Uttag från kassan, ex 1689.

Transkript

1 E-dag dagsavslut Med hjälp av e-dagsavslut går det att bokföra och kontera dagskassor på ett enkelt och säkert sätt. När inställningar är gjorda i e-bokföring kan siffrorna från kassaterminalen fyllas i rätt fält för att bokföra dagskassan. Genom att ha e-bokföring och e-dagsavslut tillsammans behöver aldrig information överföras mellan olika program. Allt som fylls i i e- dagsavslut tillförs automatiskt i bokföringen. Vid uppstart ställs ett e-dagsavslut som passar verksamheten in. Hur kommer pengarna in och vad är det som säljs? I exemplet som följer kommer ett e-dagsavslut att läggas upp för en restaurang. Förbereda kontoplan Det första som bör ses över innan ett e-dagsavslut skapas är vilka konton som används i dagskassan. Ex för att ett e-dagsavslut ska fungera krävs det att kontoplanen innehåller avräkningskonto för Babs m.m samt att motsvarande kontokopplingar är inställda. Se till att det finns ett avräkningskonto för kortinlösen BABS. Om det finns fler kortinlösare, ex American Express, krävs ett avräkningskonto för varje kortinlösare. Lämpliga kontonummer är 1581, 1582, osv. Det bör även finnas avräkningskonto för Ej fakturerade kundfodringar, ex 1513, och för Uttag från kassan, ex I detta exempel kommer vi att göra ett e-dagsavslut för en restaurang och därför kommer flera försäljningskonton med olika momssatser att skapas, ex mat & dryck eller catering.

2 Kontokopplingar Som mycket annat i e-bokföring upprättas e-dagsavslut per automatisk utefter de inställningar som är gjorda. För att skapa inställningar för ett e-dagsavslut gå till Årsinställningar > Kontokopplingar och välj fliken e-dagsavslut. Skapa det första kontot genom att klicka på knappen Ny koppling (1) och börja fylla i de uppgifter som är relevanta för kontot. För ett konto i ett e-dagsavslut kan följande alternativ anges: 2. Konto: det kontonummer som ska vara synliga i konteringsbilden för e-dagsavslutet. 3. Debet/Kredit: hur ska summan på konton konteras. 4. Beskrivning: om inget anges här kommer automatiskt kontos namn att synas. Om det ska stå något annar på e-dagsavslutet skrivs detta här. 5. Specialtyp: anges endast för kassa, uttag kassa, differens kassa och babsfodran. Övriga konton läggs upp utan specialtyp. 6. Sorteringsordning: anger i vilken ordning som kontona visas i e-dagsavslutet. Sorteringsordningen kan börja på 1 på både debet och kreditsidan. 2 e-bokföring Handbok

3 Bokför ett e-dagsavslut e Skapa alla kontokopplingar som ska vara med i e-dagsavslutet. I detta exempel kommer kontona Kassa, Babs, Amex, och Rikskuponger att skapas på debet sidan. På Kreditsidan kommer kontona Fösäljningn vin & sprit, Försäljning mat & dryck, Catering, Försäljning coh Takeway att skapas, se inställningarna på bilden nedan. Konto 5460 Förbrukningsmaterial med beskrivning Uttag kassa och specialtypen UT har skapats. Denna kommer senare att användas vid kontering av uttag från kassan för kontanta inköp. Vid slutet av dagen tas ett dagsavslut ut från kassan och fylls i i e- dagsavslut. Gå till Bokföring > Kontering > e-dagsavslut Utefter de inställningar som har gjorts i kontokopplingar har en mall för ett e-dagsavslut skapats. e-bokföring Handbok 3

4 1. Välj verifikationsnummerserie och datum. Nästa verifikationsnummer visas inom parentes efter serien. Tryck på Enter eller Tab för att gå vidare. 2. Komplettera ev text för verifikationen med t ex terminalnummer. 3. Fyll i beloppen för betalningsmedel enligt rapport från kassaterminalen. Betalningsmedlen är sorterade efter den sorteringsordning som angavs i kontokopplingarna. 4. Fyll i beloppen för försäljning enligt rapport från kassaterminalen. Försäljningskontona är sorterade efter den sorteringsordning som angavs i kontokopplingarna. 5. Ange om något kontantuttag gjorts ur kassan. Kontera enligt underlag på separat verifikation eller komplettera till e-dagsavslutet. Kräver att det finns en kontokoppling med specialtypen 'Uttag kassa'. (se Kontokopplingar). 4 e-bokföring Handbok

5 6. Summan för den instättning som ska göras på banken. 7. Om dagsavslutet är klar för att bokföras ska det skrivas ut innan det sparas. Obs! När dagsavslutet är sparat går det inte att återskapa det för utskrift igen. Resultatet blir ett dagsavslut som är ifyllt och klart. Skriv ut dagsavslutet och sätt fast eventuella kvitton och bifoga till underlagen för verksamhetens bokföring. e-bokföring Handbok 5

6 6 e-bokföring Handbok

7 8. Om någonting saknas på dagsavslutet går det att komplettera det i efterhand. Ex, det går bara att ange ett konto som uttag från kassan i kontokopplingar. Där kan det vanligaste förekommande anges, i detta fall 5460 förbrukningsmaterial. Uttaget på 200:- avser inte bara konto 5460 utan även 6110 Kontorsmaterial. Genom att klicka på knappen komplettera öppnas manuell kontering upp och det går att göra en omföring från 5460 till Obs! Efter att dagsavslutet är kommpeltterat går det inte att återskapa det för utskrift igen. Varningstext visar sig. Den röda fyrkanten i bilden ovan visar hur 100:- omfördelats från 5460 till När kompletteringen är klar och konteringen balanserar klicka på spara och en ny verifikation skapas. e-bokföring Handbok 7

8 9. Om ingen komplettering av e-dagsavslutet behövergöras klicka på Spara och resultatet av e-dagsavslutet är en korrekt verifikation. Babsjournalen Babs: När dagens försäljning är avslutad går det att få en sammanställning av kortbetalningarna som skett. Den summa som motsvarar de kontokort som är godkända för Babs Kortinlösen och sätts in på bankkonton redan nästa dag. Kort såsom American Express och Diners ingår inte i Babs kortinlösen. Det går att bokföra alla insättningar från Babs Kortinlösen med automatik. Kontering sker mot det bokföringskonto som är kopplad till "Babs Kortinlösen", i detta fall konto Bokföringskonto för "Babs Kortinlösen" kopplas på sidan Kontokopplingar, som finns under Årsinställningar. När en inbetalning har skett på bankkontot syns det in autokonteringen på samma sätt som när det har skett vanliga bankkontohändelser. Genom att klicka på bokföra i autokonteringen öppnas Bokföring > Konteringar > Babsjournal. 8 e-bokföring Handbok

9 I Babsjournalen visas följande information: 1. Det datum som Babs Kortinlösen är gjord. 2. Den verifikationstext som finns med vid inbetalningen på bakkontot. 3. Summa som motsvarar de kontokort som är godkända för Babs Kortinlösen det aktuella datumet. 4. Det preliminära verifikationsnumret som inbetalningen kommer att få om journalen godkänns med en gång. 5. Knappen Godkänn samtliga nummersatt verifikationer" för att boka alla listade insättningar. Efter godkännandet visas en journalrapport som innehåller alla genomförda konteringar. När verifikationerna har blivit godkända återfinns de i Rapporter > Ver.lista. e-bokföring Handbok 9

10 Det går hela tiden att ta fram avstämning för att se inbetalning och buntnummer för Babs. Gå till Bokföring > Rapporter > Avstämning Babs Kortinlösen. Skulle Babs betala in för lite pengar jämsört med det som är registrerat i e-dagsavslutet varnar systemet. 10 e-bokföring Handbok