Program Datafångst från Plusgirot?

Transkript

1 Program Datafångst från Plusgirot? Vad gör programmet? Programmet överför kontoutdragsinformation till en SIE-4 fil med komplett konterade verifikationer. Detta gör det möjligt att automatisera stora delar av bokföringen för småföretagare under en förutsättning, som är att en stor del av utgifter och inkomster strömmar till plusgiro. Eftersom kontanter vid köp eller försäljning blir alltmer sällsynt kommer en stor del av Sveriges företagare att ha nytta av programmet för att spara tid och pengar. Programmet kan även kallas med ett beskrivande ord Transaktionsimport från kontoutdrag med konteringsautomatik Programmet öppnar för ett radikalt nytt tänkande vad gäller bokföring av affärshändelser på plusgiro. Med programmets hjälp kan man alltid uppnå en total överensstämmelse mellan kontoutdrag och bokföring. BAKGRUND I bokföringsarbetet är det nödvändigt att få med alla affärshändelserna på kontoutdragen. Detta har historiskt varit en besvärlig del i småföretagarens bokföringsarbete, eftersom avstämningsarbetet är mycket tålamodsprövande. Det är tyvärr alltför lätt hänt att en företagare har för bråttom med att starta "inknappningen av verifikationer" innan man gjort ett bra förberedelsearbete. Man slarvar ofta med att pricka av verifikationer mot kontoutdrag. Liksom i måleriarbete gäller den regeln att om inte grundarbetet är noggrant utfört så blir resultatet dåligt, i vissa fall så dåligt att arbetet måste göras om. Men den tekniska utvecklingen med kontoutdrag som man kan hämta från Internet erbjuder nu en lösning som innebär att det tidsödande förberedelsearbetet kan hoppas över. Det som är avgörande är att från hösten 2009 kan man i plusgirot skriva ut kontoutdragen på excelfil. Denna excelfil innehåller alla data som behövs för att bokföringen ska bli komplett. Föreningar har ofta plusgiro i stället för bankgiro, speciellt de som har medlemmar som är privatpersoner. Orsaken är uppenbar: privatpersoner har oftast personkonto men endast en liten del har bankgirokonto. Av kostnadsskäl är det så. Än så länge har inte bankerna erbjudit samma tjänst men det kanske sker snart. Intill dess har plusgirot i just detta avseende ett försprång. Indata är kontoutdrag från plusgirot lagrade som Excelfil. Utdata är en komplett konterad SIE-fil Denna fil kan du sedan i ditt bokföringsprogram importera. DATAFÅNGST är inte ett komplett bokföringsprogram utan är ett program som du använder i kombination med ditt bokföringsprogram HUR GÅR DET TILL? I e-plusgirots hemsida kan du se dina kontoutdrag och numera exportera det till Excel, Du klickar på EXPORTERA.

2 Nu ska du spara till disk. Om du öppnar filen med Excel ser du ett antal kolumner. Innehållet i dessa kolumner behandlar programmet och omvandlar till en SIE-fil. Kolumnen längst till vänster innehåller transaktionsdatum men i nedanstående bild är den markerad med ###### eftersom kolumnen är bredare än fältet. Detta kan du ju enkelt ändra.

3

4 Om man breddar kolumnerna syns det tydligare vilken information man får in. Kol A är datum, Kol B är belopp, Kol C används inte vid import, Kol D är den man betalar eller får betalt av, Kol E,F,G,H,I,J används inte och kol K är egna anteckningar vid betalning, den kan utnyttjas. Du ska INTE göra något med filen, utom att spara filen i en katalog du kommer ihåg. Den katalog vi föreslår och som finns upplagd i datorn ewfter installation heter \plusgiro. Spara alltså Excelfilen i den katalogen. När du startar programmet ser du följande bild. Ange först ett företagsnummer, fyll sedan i namn m m som i exemplet

5 FÖRETAGSNAMN ORG NUMMER Ifyll Ifyll RÄKENSKAPSÅR Ifyll med 8 siffror t ex och INTE några streck i datum eller liknande! Det är viktigt att dessa fält är korrekt ifyllda. SENASTE VER NR Detta är ett mycket viktigt fält. Det styr vilket verifikationsnummer som SIE-filen startar på när den skapas. (Verifnummer i SIE-filen kan ändras i formuläret "redigera SIE-transar) KONTOPLANETYP Markera om EU-bas eller Bas 96. Det spelar ingen roll vilken "årsmodell" av resp kontoplanetyp. VERIF.NR.SERIE Importerade "penningflödestransaktioner " (dvs alla verifikationer som berör kassa,postgiro eller bank) är det som du här bestämmer. Rekommenderas att välja A-serien. Alla penningflödestransaktioner bör finnas i samma serie. Det är olämpligt att ha bankkonto i en serie och postgiro i en annan serie.

6 Nu kan du klicka på knappen Hämta exporterad Excelfil MEN om detta är första gången bör du först skapa en konteringsmall. Det gör du genom att dyu först klickar på skapa konteringsmall Du får nu följande fråga Klicka på YES Du ser nu ett fönster med katalogen \plusgiro\kundnr där den lagrade excelfilen borde finnas, den heter Kontoutdrag.xls. Om filen inte finns i den påträffade katalogen får du bläddra fram den.

7 Klicka på filen och sedan på öppna Nu läser programmet Excelfilen och skapar en förteckning som utgör konteringsmall. Innan du importerar måste du nu skriva in kontona i denna fil.

8 Om du klickar på menyfliken konteringsmall redigera ser du följande. I vänster skärmhalva ser du den i bokstavsordning första raden. Eftersom dessa sorteras i bokstavsordning kommer betalningsmottagare som i plusgirot har andra tecken än A-Ö att visas först. Du fyller nu i motkonto och ev momskod. Till din hjälp har du en listbox med Bas-kontoplanen och en listbox med de namn på mottagare / avsändare av pengar som finns i kontoutdraget. Du kan visa dessa sorterade i bokstavsordning eller i nummerordning med knapparna Alfalista resp Numlista. Nu är det bara att gå igenom raderna och försöka att sätta rätt konto samt rätt momskod.

9 Ovan ser du ett exempel på kontering. Arbetet med att fastställa vanligaste konton som är kopplade till resp leverantör är inte så krävande som man tror men det är viktigt att du har kopplingstabellen korrekt. Du bör normalt aldrig ta bort en rad, du kan bläddra med Nästa eller Föreg. och snabbläddra med Föreg 10 resp nästa 10 Du kan skriva ut kopplingstabellen i formuläret för redigering av SIE-fil När du registrerat konto för alla kan du avsluta. Om du är osäker eller om en betalningsmottagare kan ha olika konton rekommenderar vi att du använder ett konto OBS-konto som vi satt till nr 1399.

10

11 Redigera SIE-transar (ALT + R) Byter till formulär där du kan EFTERBAHANDLA den importerade SIE-filen. Detta formulär är mycket viktigt för den totala funktionen av programmet. Den möjliggör den flexibilitet i användandet som man måste kräva så att man kan infoga verifikat som inte tillhör det konto du importerat. I detta formulär kan du efterbehandla de från kontot skapade verifikationerna. Du kan t ex - lägga till verifikat som avser annat konto som kassabetalningar - ändra konteringen av de vid importen automatkonterade verifikaten - ta bort transaktioner. Om t ex en överföring mellan postgiro och bankkonto sker så kan det bli så att överföringen dubbelförs eftersom den dyker upp i både postgiro och checkräkning. Kommandon i formuläret:

12 Föregående rad ALT + F Bläddra uppåt till föregående verifikation Nästa rad ALT + N Bläddra nedåt till nästa verifikation 15 rader bakåt ALT + X Bläddra uppåt 15 rader 15 rader framåt ALT + Y Bläddra nedåt 15 rader Infoga rad ALT + I Lägger in en verifikation. De verifikationer som finns efter den där du vill skjuta in numreras om Ta bort rad ALT + T Ta bort en verifikation. De verifikationer som finns efter den där du vill skjuta in numreras om Att kontera och bokföra nya verifikationer Det finns plats på varje verifikation att kontera 6 rader. Denna gräns i antal verifikationsrader avseende penningtransaktioner anser vi skall täcka nästan alla behov. Du ser duck endast de tre första kontona och beloppen vid bläddring utom på aktuell rad. Detta av utrymmesskäl. Visning av oklara verifikationer Vid import från kontoutdragen kommer det att hända att programmet inte känner igen en kontohavare (detta identifieras via texten på kontoutdraget). Detta innebär att motkontering sker på OBS-kontot 1399, och dessa måste givetvis rättas, helst INNAN export sker till bokföringen. Vid import från kontoutdraget meddelar programmet antalet sådana "oklara verifikat". De verif.nummer som är oklara visas i en förteckning i nedre delen av skärmen. Det du skall göra är att rätta konteringen så att konto 1399 ersätts av korrekta konton. Därvid försvinner den oklara verifikationen från förteckningen. Fortsätt att rätta alla oklara tills allt är rättat. OBS Du kan i funktionen KONTERINGSMALL SKAPA komplettera programmets identifiering av de kontohavare som programmet känner igen. KOM IHÅG ATT GÖRA DETTA! Om du kompletterar konteringsmallen kan du därefter göra om importen, vilket innebär att du inte har några oklara verifikat. Beskrivning av ifyllnadsfält Verif nummer. Skall i princip inte konteras manuellt utan skall skapas automatiskt, vid infoga rad och vid radera rad Verif datum. 8 positioner. Om man trycker enter kommer verif.datum på verifikation X-1 att automatiskt skapas. Verif text. Ej obligatoriskt men olämpligt att utelämna. Kontofälten: Om man ifyller endast tre siffror kommer den fjärde att automatisk skapas med noll. Om man ex vis anger konto 401 kommer 4010 att registreras. Belopp:

13 Varje belopp kan kombineras med en momskod 1,2 eller 3. Momskod kan anges för konton som kombineras med moms, i regel intäkts-eller kostnadskonton. Motkontering: Om man trycker ENTER vid motkontering i konto 2,3-6 kommer belopp att skapas så att verif.saldot blir noll. Momskod: Skapar automatisk en omräkning av kontot med utg eller ing moms. Exempel Konto Kassa Konto belopp ENTER, momskod 1 skapar , (exempel vid EU-BAS) momskod 1 konto enter, belopp enter ger , :- Debet/kreditkontroll: till höger visas aktuellt verifikats differens. Om diff visas med röd färg och vid noll i diff visas i grön färg. Vid genomgång av resultatet i SIE-filen kan du göra många justeringar. Du kan omfördela belopp på flera konton, ändra momsbeloppet etc. Givetvis bör du i detta arbete ha verifikationerna som stöd i arbetet. HUR OFTA BÖR MAN GÖRA DATAFÅNGST? Vanligaste periodlängd är en månad dvs man gör import och överföring till bokföringsprogrammet efter varje månadsskifte. Men du kan självfallet göra arbetet varje vecka eller med längre intervall än en månad. E-plusgirot sparar alla transaktioner i 13 månader så att om du vill skapa en färdig bokföring för ett helt kalenderår ska du göra detta senast 31.1 året efter årets slut. VARFÖR ÅR DATAFÅNGST INTE ETT KOMPLETT BOKFÖRINGSPROGRAM? De flesta företagare är ovilliga att byta sitt bokföringsprogram, som man oftast är relativt nöjd med. Programmet är ofta sammankopplat med försystem som fakturering, leverantörsreskonta och lön. Det skulle för de flesta företagare vara ett äventyrligt projekt att byta sit bokföringsprogram enbart för den tidsvinst som man kan uppnå genom att eliminera avstämningsarbetet. Fördelarna med DATAFÅNGST är bland andra följande - Du får alltid, definitionsmässigt. plusgirot att stämma. På öret. Du slipper att i förväg eller i efterhand pricka mellan huvudbok och kontoutdrag. - Du spar i övrigt tid vid konteringen som i princip tar 0 minuter plus den korta tid det tar att uppdatera mallen med nya kontohavare som tidigare inte förekommit i bokföringen. - Du får en säkrare kontering.

14 Den snabbaste vägen till en färdigkonterad SIE-FIL FRÅN ETT Internet-kontoutdrag Här en steg-för-steg-beskrivning i korthet 1) Ange vid start av programmet ett lämpligt kundnummer. Ifyll id-uppgifterna. 2) Vi utgår från att du på Internet har skapat en Excelfil med kontoutdraget. 3) Starta Datafångst -programmet. Klicka på Hämta exporterad Excelfil, klicka på rätt kontoutdragsfil. Gå sedan till formulär för att redigera sie-filen. Om du har massor av konteringar som hamnat på konto 1399 (obs-kontot) kan det finnas anledning att se över kopplingsmallen och rätta den och sedan göra om importen. 4) Nu kan du importera SIE-filen till ditt bokföringsprogram. Nästa månad kommer du troligtvis att behöva komplettera med några ytterligare mallar (nya kunder eller leverantörer) men efterhand, månad för månad, kommer du att finna att behovet av att komplettera är allt mindre. (Detta gäller i de allra flesta småföretag där kretsen av företag som man har ekonomiska mellanhavanden med är begränsat.

15 IMPORT I BOKFÖRINGEN I DPR bokföring: Importera under ARKIV I de flesta bokföringsprogram ligger import i regel under arkiv OBS att du i regel skall välja alternativet "Viss månad" så att du kan månad för månad lägga till verifikationerna. Alternativet "alla transaktioner gör att saldona nollställs före importen Filen skall du hitta under namnet "kundnummer" + "-" + taxeringsårs två sista siffror t ex KONTROLL Givetvis måste man nu kontrollera att konteringen är korrekt, Det enklaste är att skriva ut verifikationslistan och kontrollera den mot de verifikationer som skapats.