Information om SIE och DMS Service Order System (SoS)

Transkript

1 Information om SIE och DMS Service Order System (SoS) Vad är SIE? SIE står för Standard import och export och är en teknisk standard för informationsutbyte mellan ett system och bokföringssystemet. Det skapades av SIE föreningen en gång i tiden. Mer information om SIE finns att hämta på deras hemsida: Fördelarna med SIE4 Företag som har många ekonomiska transaktioner har stora tidsfördelar att vinna genom att använda sig av SIE exporten från DMS Service Order System (SoS) till bokföringen. Siffran 4 i SIE4 betyder export av verifikationer eller i detta fall, konteringen från SoS som sedan används för att automatiskt skapa verifikationer i bokföringsprogrammet. Innan du kan börja använda SIE exporten måste en sökväg skapas i datorn eller nätverket där SIE filerna skall skapas av SoS. Standardvärdet för detta blir om inget annat anges c:\sos2000xp\sie\ Du kan använda samma mapp för alla filer eller skapa en egen mapp för varje filtyp. De filtyper som kan skapas är: Funktion Filnamn Fakturajournal FAKT.si Kassajournal KASSA.si Inköpsjournal LEVRK.si Inbetalningsjournal INBET.si I bokföringsprogrammet ställer man in samma uppgifter så att det vet varifrån filerna skall hämtas. Skapa SIE-filer För att skapa SIE filer används en särskild rapport i Rapportcentralen SIE Reports som öppnar en rutan när den körs öppnar en ruta där man väljer vilken typ av SIE fil som det ska vara samt vilken period som avses. När en kontering i SoS har skrivits ut i en SIE fil, kommer den att markeras som utskriven och kan därefter inte användas igen för SIE filer vilket förhindrar eventuell dubbelbokföring av transaktioner.

2 Exempel I följande exempel kommer vi att visa hur det går till när du använder SIE funktionen för att föra över en inköpsjournal. I vårt exempel använder vi oss av SPCS ADMIN200 som är ett mycket vanligt förekommande bokföringsprogram. Andra bokföringsprogram bör ha liknande funktionalitet kring SIE4 filer. Vi registrerar en eller flera leverantörsfakturor i SoS och går sedan till Rapportcentralen. I detta exempel har vi lagt SIE rapporten i kategorin Övriga rapporter men du kan lägga den i vilken kategori du vill. Från Rapportcentralen väljer vi sedan denna rapport:

3 Obs! Använd inte knappen Förgranska så undviker du ett onödigt felmeddelande, tryck bara på den vanliga utskriftsknappen, så visas SIE4 formuläret. I exemplet ovanför har vi sedan klickat i Inköpsjournal och sedan angivit ett datumintervall med hjälp av? knappen till höger. Föredrar du att skriva ett datum direkt skrivs det som år måndad dag enligt: " Till höger om kategorin ser du ett förslag på var filerna ska lagras. Om du vill byta till en annan mapp är det bara att trycka på knappen till höger och sedan välja mapp. För att skapa SIE4 filen klickar du knappen Skapa SIE fil och strax därefter visas en skylt med information om att filen har skapats. I och med detta kommer de konteringsposter i SoS som finns i SIE4 filen att vara markerade som utskrivna. Skulle du försöka att skriva ut filen igen kommer den alltså inte att ha något innehåll. Filen finns nu på den angivna platsen.

4 SIE 4-filen Om du öppnar filen med t.ex Anteckningar ser den ut så här: #FLAGGA 0 #PROGRAM SoS2000xp #FORMAT PC8 #GEN #SIETYP 4 #FNAMN "AB Fix o Trix" #PROSA "created by chefen on PC1234 kl: :55:35" #KONTO 2640 "Ingående moms" #KONTO 4011 "Inköp reservdelar & material" #KONTO 6981 "Föreningsavg avdr" #VER "" "" "LEVRESK" { #TRANS 2640 {} "Inköpsjournal " #TRANS 4011 {} "Inköpsjournal " #TRANS 6981 {} "Inköpsjournal " #TRANS 2440 {} 325 } Att beskriva och förklara uppbyggnaden av filen och dess innehåll ligger utanför detta dokument och vi hänvisar istället till dokumentationen som finns på Läs in SIE4-filen till bokföringen För att sedan läsa in filen till bokföringen startar vi SPCS Admin200 och går direkt till menyvalet Import / verifikationer :

5 Sedan väljer vi ut filen som skall hämtas: När detta är gjort kontrollerar SPCS filen för eventuella fel eller varningar. Om filen skulle innehålla en eller flera fel går det inte att fortsätta. Varningar därmot kan man bortse ifrån om man vill och gå vidare. Genom att trycka på Fortsätt kommer vi till nästa steg där filen läses in av SPCS. Verifikationen syns sedan under listan av verifikationer och ser ut så här:

6 Sammanfattning Som man lätt kan se, finns det mycket tid at spara här om man kan få till en bra rutin med SIE4 överföringar. Det är också viktigt att man beaktar den begränsningen som säger att en kontering i SoS endast får skrivas ut till SIE4 fil en gång och att man tar hänsyn till detta när det gäller att skriva ut pappersjournaler så att uppgifterna stämmer överens. Varje gång en SIE fil skapas, skapar SoS en kontrollfil som du kan öppna i Excel eller annat program som kan läsa en XML fil. Filen får samma namn som verifikationsnamnet t.ex. Inköp_ _ xml och är till för att underlätta eventuellt avstämningsarbete. När SIE filen är inläst av bokföringsprogrammet markeras den som inläst och kan därmed ersättas (skrivas över) av SoS nästa gång. Försöker du skapa en ny SIE fil utan att föregående fil har lästs in till bokföringen, kommer du att få välja om filen skall skrivas över, läggas till eller om du vill avbryta.