Manual för Remote Travel användare Hur Ni använder er av CRM RemoteTravel

Transkript

1 Hur Ni använder er av CRM RemoteTravel Lokal uppdatering Funktionen Remote Travel fungerar endast då Ni är ute på Travel (lokal uppdatering). Alltså inte då ni arbetar mot den centrala databasen på kontoret. Viktigt är alltså att Ni gör en lokal uppdatering och går ut på Travel innan Ni beger er från kontoret. Tryck Travel Svara Ja Sidan 1 av 13

2 Förloppet visas När det hela är klart stängs SuperOffice Att göra en uppdatering på distans Viktigt! Tänk på att alltid starta SuperOffice innan ni kopplar upp er mot servern. Om detta inte görs kan inloggningen ta mycket lång tid. Det kan hända att Ni får upp en dialogruta, Den centrala databasen är tillgänglig, vill du uppdatera nu? Sidan 2 av 13

3 I så fall, svara alltid NEJ på den frågan, annars förstörs den lokala databasen.(kan ställas in så att detta undviks, se nedan under Förhindra central uppdatering)) Då Ni skall uppdatera den centrala samt den lokala databasen kopplar ni först upp er som vanligt mot servern. När uppkopplingen är klar, gå tillbaka till SuperOffice och klicka på knappen Travel. (Symbolen öppen resväska visar att SuperOffice körs i Travel lokalt.) Sidan 3 av 13

4 Ni får då upp denna dialogruta OBS! Första gången ni gör detta kan ni själva gå in och göra div. inställningar (som sedan sparas för framtida syfte) gällande dokumentreplikeringar, filstorleks begränsningar etc. (se vidare om detta nedan under inställningar Remote Travel) Se till att kryssrutan Begär uppdatering från central databas är ikryssad. Klicka sedan Starta. Ni kan nu följa hela händelseförloppet som avslutas med en verifikation på att allt är klart. Sidan 4 av 13

5 Kvittera genom att trycka OK. Om du vill se vad som replikeras Scrolla i fönstret Status Innan du trycker stäng! Nu återstår bara för centrala Travel GateWay att läsa in din uppdateringslogg samt generera en returlogg. Den returloggen läses automatiskt in nästa gång du kör RemoteTravel. Sidan 5 av 13

6 Funktionen Förhindra Central Uppdatering För att förhindra att användare av misstag startar en central uppdatering över en alltför tunn uppkoppling kan administratören ställa in detta centralt. När du kommer in och kopplar upp datorn mot nätverket startar SuperOffice mot den lokala databasen precis som när den inte är ansluten till nätverket. Om du vill göra en central uppdatering Välj Arkiv och avbocka Förhindra central uppdatering Välj Arkiv igen och kontrollera att Förhindra central uppdatering är avbockad och välj avsluta Sidan 6 av 13

7 Om du nu startar SuperOffice igen kommer frågan upp om central uppdatering och du kan svara Ja (OBS! Svara aldrig Ja på denna fråga om den kommer upp när du är uppkopplad via en tunn anslutning ) Datorn ansluts till den centrala databasen som uppdateras och den lokala tas bort. När du lämnar nätverket och vill arbeta lokalt på Travel måste du först göra en Lokal Uppdatering igen. Sidan 7 av 13

8 Inställningar av Remote Travel Gå in under Inställningar och välj Kommunikation. Ni får nu upp en ny dialogruta. OBS! Vid första Remote Travel uppdatering kommer Ni automatiskt till Kommunikation. Kommunikation Här ska Ni välja vilken typ av anslutning Ni skall använda. Välj alltid Använd en befintlig LAN-anslutning Se till att Lägg på när processen är klar EJ är ikryssad. Sidan 8 av 13

9 Mina dokument Välj själv mellan vilka perioder Ni vill ha dokumentreplikering. OBS! Tänk på att om stora mängder dokument skall replikeras kan detta ta väldigt lång tid beroende på anslutningshastigheten mot servern. Det är trots allt vanliga.doc,.xls, m.m, m.m. filer som transfereras mellan servern och Din PC. Hur lång tid detta kan tänkas ta är olika från fall till fall. Tänk på följande kriterier: 1. Anslutningshastighet. Använder ni er av analog uppringning via vanligt modem (28,8 Kbit/sek-56,6 Kbit/sek) tar överföring av dokument generellt sett väldigt lång tid. Använder Ni er däremot av en fast lina till kontoret, eller en ADSL uppkoppling på t.ex 1 Mbit/sek, ja då kan man utan vidare knyta på fler dokument som skall replikeras. 2. Storlek på dokument. Ett dokument som t.ex innehåller Ert företags logotype i färg kan, utan innehåll, vara upp till 500 Kb!! 3. Historik. Hur långt tillbaka vill Ni/behöver Ni replikera dokument? Är en offert som skrevs för över ett år sedan verkligen av intresse? 4. Dokumentmängd. Hur mycket dokument skriver jag i SuperOffice egentligen? Ett tips är att prova sig fram tills det att man uppnått en acceptabel nivå som samtidigt fyller era behov gällande vilka dokument som ni vill replikera. Se till att kryssrutan Uppdatera mina SuperOffice-mallar är ikryssad Sidan 9 av 13

10 Sidan 10 av 13

11 Andra dokument Välj själv och kryssa i vilka dokument som skall replikeras. Dokument om företag Kopiera dokument om alla företag som ägs av mig Detta betyder att alla nyskapade dokument under de företag som Du står som Vår kontakt replikeras. Kopiera dokument om vissa företag Om ni vill replikera dokument om vissa utvalda företag. Gör så här: Det företagskort Du står i för tillfället, klicka Lägg till aktiv. Företaget läggs in i listan Vissa företag Fyll på i listan enl. ovanstående. Dokument från projekt (Samma tillvägagångssätt som för företag) Dokument som skapats av andra Kopiera dokument som skapats av min avdelning Detta betyder att alla dokument som skapats av medarbetare från samma avdelning (användargrupp) som du replikeras Kopiera dokument som skapats av vissa avdelningar Håll nere [Ctrl] och markera de avdelningar du vill skall ingå i din dokumentreplikering. Sidan 11 av 13

12 Sidan 12 av 13

13 Lista med utelämningar. Dokument som inte önskas replikeras kan anges. Sidan 13 av 13