Demohandledning från Scandinavian PC Systems

Transkript

1 från Scandinavian PC Systems November 2004 I registrerar du alla dina inventarier och anläggningar. Programmet räknar ut planenliga avskrivningar och ger dig ett färdigt bokföringsunderlag. Du kan lätt göra avskrivningar upp till en gång i månaden och får därmed ett mer rättvisande resultat i din bokföring. Dessutom håller programmet fortlöpande reda på det redovisade värdet för varje enskild tillgång. hjälper dig också att samla all information om dina tillgångar på en plats. Det finns fria anteckningsfält där du kan notera viktig information. Det kan exempelvis vara serviceperioder, när och vem som har gjort reparationer, servicenummer och lösenord m m. Demoprogrammet innehåller följande: Alla delar som finns i ett skarpt program. Vi har på vår demo för ett företag, Övningsbolaget AB. Övningarna visas med konto enligt BAS Mer information finns att läsa i texten Senaste Nytt som installeras tillsammans med demonstrationsprogrammet. Demoprogrammet har följande begränsning: Du kan använda det i max 30 dagar efter installation. Systemkrav: IBM-kompatibel dator med Pentium II-processor eller bättre. Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP. Minst 64 MB arbetsminne. 25 MB ledigt utrymme på hårddisken. Skärmupplösningen måste vara 800x600. Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen Demo. Välj Övningsbolaget AB. Övningsbolaget AB bygger på BAS Klicka på OK. Nu visas en steg för steg-guide hur du arbetar i programmet. Svara Nej på frågan om du vill göra avskrivningar nu.

2 Tangenter F1-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab Alt- aktiverar hjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. Tänk på att det du har skrivit in i ett fält i inte sparas direkt. Det du har skrivit sparas först när du klickar på knappen OK i dialogrutan. Stänger du dialogrutan med Esc-tangenten sparas inget. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta, om du har gjort den inställningen i programinställningarna. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att öppna listor för fält som har listknapp. Övningar Arbetsbilden för tillgångar När du väljer att lägga in en ny tillgång är arbetsbilden tom. Den innehåller fyra flikar: Fliken Värde, innehåller alla obligatoriska uppgifter och de uppgifter som behövs till redovisningen. Fliken Övrigt, innehåller uppgifter om tillgången som fabrikat, id-nummer, placering m m. Du kan också aktivera en funktion som varnar när garantitiden löper ut. Fliken Bild. Här kan du infoga en bild på tillgången samt beskrivande text. Fliken Historik. Här ser du vad som skett med den här tillgången, vilka avskrivningar som har gjorts samt eventuella justeringar. Skapa en tillgång Gör så här för att arbeta med tillgångar. Välj Arbeta med Tillgångar Ny tillgång. Nu får du upp arbetsbilden för tillgången. Under Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar i Övningsbolaget har vi angett en nummerserie för tillgångar. Det innebär att tillgångsnummer fylls i automatiskt på nya tillgångar. Det är dock bara ett förslag som du kan ändra om du vill. På benämning skriver du in Konferensmöbel. Nästa fält är Tillgångstyp. Tillgångstypen är det som styr hur tillgången och dess avskrivningar ska konteras i bokföringen. Klicka på knappen till höger om fältet. Markera tillgångstyp MI001 Inventarier och klicka på knappen Visa. Du får då upp alla de kontonummer som är knutna till tillgångstypen. Klicka på knappen Avbryt Markera tillgångstyp MI001 Inventarier och dubbelklicka eller välj Plocka. 2

3 Om du har bokfört inköpet av tillgången så kan du i nästa fält ange vilket verifikationsnummer inköpet finns på. Skriv A154. Skriv in anskaffningsvärde: kr. Skriv in anskaffningsdatum: Klicka på knappen vid fältet Resultatenhet. Nu får du upp dialogen Plocka resultatenheter. Har du inte lagt upp den resultatenhet du vill använda så kan du göra det nu genom att klicka på knappen för Ny. I det här fallet finns resultatenheten upplagd. Markera resultatenhet 102 och välj genom att klicka på enkelpil. Klicka på knappen OK. Efter resultatenhetens namn står det nu 100. Det betyder att tillgången till 100 procent hör till denna resultatenhet. Du kan lägga till flera resultatenheter eller ändra procentsats. I fältet för Tilläggsinformation har du möjlighet att skriva in information om tillgången som är viktig att komma ihåg. Du kan även koppla ett dokument eller en webbsida till tillgången genom att klicka på knappen Koppla dokument längst ner i tillgångsbilden. Skriv: Reservdelar kan köpas genom Kontorsmöbler AB Fältet Avskrivningsstart är redan ifyllt. Detta styrs av vad som finns angivet som avskrivningsstart under Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. I detta fall blir det eftersom det är markerat att avskrivningen ska börja den månad inköpet görs. Om tillgången har ett restvärde efter nyttjandeperioden skriver du ut det i fältet Skriv av till restvärde. Därefter kommer du till fältet för tillgångens avskrivningsmetod. Du kan skriva av med rak eller oregelbunden avskrivningsmetod. Här väljer vi rak avskrivning, d v s lika stora avskrivningar varje månad. Skriv 50 i fältet Mån. Byt flik genom att klicka på fliken Övrigt. I fältet Fabrikat/Märke skriver du IBM och i ID-nummer anger du ID Nu kommer du till fältet för leverantörer. Klicka på knappen till höger om fältet för att få upp de leverantörer som finns inlagda i registret. Om leverantören du ska använda inte finns upplagd så kan du göra det nu genom att klicka på knappen Ny. Du som sedan tidigare arbetar med SPCS Administration kan kopiera uppgifter från leverantörsregistret där till. I det här fallet finns leverantören upplagd. Gör så här för att välja leverantör: Markera L023. Dubbelklicka eller välj Plocka. I fältet Försäkrad hos anger du det försäkringsbolag där tillgången är försäkrad. Du anger Databolagets försäkrings AB. I fältet Försäkringsnr anger du F Du har redan automatiskt fått upp garantitid och återanskaffningsvärde. Du kan dock ändra dessa om det ska vara andra värden. 3

4 Markera rutan Varna och låt 1 månad före stå kvar. Nu får du en varningsindikering på tillgången om att garantitiden löper ut. Klicka på knappen till höger om fältet Placering. Markera Kontoret, Kil och dubbelklicka eller välj Plocka. Byt flik genom att klicka på fliken Bild. Här kan du lägga in en bild på tillgången samt en beskrivande text. Klicka på Spara. Nu är din tillgång registrerad i programmet. Skapa en tilläggstillgång Tilläggstillgång kan man använda sig av om man köper till en del till en befintlig tillgång eller om man t ex gör en montering eller reparation som också får räknas in som tillgång. För att skapa en tilläggstillgång så gör du enligt följande. Gå till mappen Datorer, Bengtsfors. Den finns under mappen Huvudkontoret, Bengtsfors. Markera tillgång OVN017, Dator, IBM 600 Pentium. Välj Arbeta med Tillgångar Ny tilläggstillgång. Nu öppnas en ny tillgång under den befintliga tillgången. Här fyller du i samma uppgifter som du gör när du lägger upp en vanlig tillgång. Skriv Extra hårddisk i fältet Benämning. Klicka på listpilen vid Tillgångstyp och välj MI003 Datorer. Verifikationsnummer: A234. Anskaffningsvärde: Anskaffningsdatum: Nyttjandeperiod: 24 månader. Klicka på Spara. Du har nu skapat en tillgång som räknas ihop med den ursprungliga tillgången. Om du tittar i trädet och markerar mappen Datorer Bengtsfors ser du det sammanlagda värdet. Kopiera en tillgång Om du har flera tillgångar som liknar varandra kan du använda dig av funktionen Kopiera tillgång. När du står ute i startbilden, trädet, väljer du att öppna mappen för Filialen Kil och undermappen Datorer Kil. Markera Dator Dell PIIII 2,8 GHz. Klicka på knappen Kopiera som tillgång. Det är andra knappen från vänster uppe i knappraden. Tillgången kopieras och du får ange vilket tillgångsnummer den nya tillgången ska ha. Därefter är det bara att ändra de uppgifter som skiljer sig från originaltillgången. Du måste ändra anskaffningsdatum, klicka på Spara. 4

5 Avskrivningar För att göra avskrivningar enligt plan går du in under Arbeta med Avskrivningar. Klicka på listpilen vid datumet. Du får då upp en lista på de perioder du inte har gjort avskrivningar på. Du kan här välja om du vill skriva av mer än en period. Periodens längd anger du under Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar. I Övningsbolaget är periodens längd en månad. Välj att skriva av till Du ser på skärmen vilka avskrivningar som kommer att göras. Klicka på knappen Förhandsgranska. Du får då en förhandsgranskning på skärmen av hur utskriften kommer att se ut. Klicka på Stäng. Klicka på Genomför periodavskrivning. Godkänn utskriften. Programmet skapar en SIE-fil med bokföringsdata. Du kan läsa in den i ditt bokföringsprogram och slipper därmed skriva in belopp och konto själv. Om du inte läst in den SIE-fil du skapade senast får du en varning om du vill skriva över den trots att den inte är inläst. Får du en sådan varning svarar du Ja för att skriva över den tidigare SIE-filen. Programmet räknar ut avskrivningarna för nästa ej avskrivna period om det finns fler perioder som inte är avskrivna. Klicka på Stäng. Försäljning När du har gjort en försäljning av en tillgång måste detta registreras i programmet. Gå in i mappen Datorer Bengtsfors som ligger under mappen Huvudkontoret Bengtsfors. Markera tillgångsnummer OVN16, Dator, IBM 600 Pentium. Arbetsbilden för tillgången visas i det högra fönstret. Välj Kommando Tillgång Försäljning. Skriv: I fältet Försäljningspris skriver du Du ser också i dialogen vilket avskrivningsunderlag tillgången har och hur stort det redovisade värdet är. När du fyller i försäljningspriset så räknas automatiskt reavinsten/förlusten ut. Klicka på knappen OK. Nu får du en fråga om du vill flytta tillgången till mappen Sålda/Utrangerade. Svara Ja. Nu kommer det upp en dialog som frågar om du vill bokföra försäljningen. Klicka på knappen Ja. Du får nu möjlighet att skapa en bokföringsorder på försäljningen. Detta fungerar som när man gör en avskrivning. Du har möjlighet att skriva ut bokföringsordern på skärm eller papper och du kan också skapa en SIE-fil som sedan kan läsas in i ditt administrativa system, t ex SPCS Administration. Klicka på Förhandsgranska. 5

6 Nu ser du på bildskärmen hur utskriften kommer att se ut. Om du går till sidan 2 ser du hur verifikationen kommer att konteras. Som du ser där så utgår från att du bokför försäljningen på vanligt sätt, d v s med faktura eller liknande i ditt administrativa program. Klicka på Stäng. Klicka på Bokföringsorder. Svara Ja på frågan om du godkänner utskriften. En SIE-fil skapas i SIE-katalogen, och är klar för import till ditt administrativa program. Om du inte läst in den SIE-fil du skapade senast får du en varning om du vill skriva över den trots att den inte är inläst. Får du en sådan varning svarar du Ja för att skriva över den tidigare SIE-filen. Snabbinmatning Som alternativ till att använda arbetsbilden för tillgångar har du Snabbinmatning. Där arbetar du i en matris på ungefär samma sätt som i ett kalkylprogram. Särskilt användbart är denna funktion när du ska lägga in alla tillgångar när du börjar använda programmet. Du kan också använda Snabbinmatning för att lägga in nya tillgångar. Du kan skriva in dem direkt eller klistra in dem från en annan källa, t ex Microsoft Excel. Gå in under Arbeta med Snabbinmatning. Du kommer in i ett arbetsläge som liknar ett vanligt Excel-ark. Här kan du skriva in alla dina tillgångar i en följd och även välja att kopiera rader. Det går även att välja vilka kolumner som skall visas. Kolumner markerade med * är obligatoriska. Ställ dig på första raden. Skriv 123 i kolumnen Tillgångsnummer. I nästa kolumn skriver du Skrivbord. Fyll i följande information i respektive kolumn: I kolumnen Grupp klickar du på listpilen och väljer Kontoret Säffle. Tillgångstyp: MI001 Inventarier. Anskaffningsvärde: Anskaffningsdatum: Avskrivningsstart: Nyttjandeperiod: 36. Detta är allt du behöver fylla i på tillgången. Övriga kolumner är frivilliga och vill du komplettera i efterhand så är det bara att gå in på tillgången och lägga till den information som saknas. Nu är det dags att spara tillgången. Markera i kolumnen Klar att spara. Klicka på knappen Spara tillgångar. Programmet går nu igenom de data du matat in och om det inte hittar några fel så flyttas informationen och lägger sig under vald grupp i tillgångsregistret. 6

7 Starta via SPCS Klient SPCS Klient är den centrala delen i vår produktserie där SPCS Administration, SPCS Tid, SPCS Bokslut, SPCS Analys, SPCS Lön, SPCS Revision,, SPCS Koncern och SPCS Skatt Proffs ingår. SPCS Klient lämpar sig speciellt bra för bokförings- och revisionsbyråer. Du startar alltid ditt arbete i SPCS Klient, där du väljer vilken klient du vill arbeta med och vilken arbetsuppgift du ska utföra. När du gjort dessa val kommer rätt program att öppnas för den valda klienten. Installera demoversionen av SPCS Klient och starta programmet. Under Arkiv Programinställningar anges sökvägen till de program som du vill arbeta med från SPCS Klient. 7