Ska du göra Husfakturor i programmet så är det ett speciellt blankettsett som heter Husfaktura som ska användas.

Transkript

1 1 Blankettdesign Hogia Small Office Fakturering För att skriva ut fakturorna som du vill att de ska se ut ifrån programmet behöver du anpassa blankettdesignen. Gör du inga ändringar kommer fakturorna skrivas ut enligt den standardmall som följer med program. Det är blankettdesignen som styr vilken information som skrivs ut på fakturorna och även var på blanketten det hamnar. Vill du kan du lägga till en logotype om företaget har en sådan som du vill ska visas på fakturan. Du kan skapa egna fakturaset till varje företag du har inlagt i programmet och ställa in i företagsinställningarna, fliken Faktuering, vilken blankettdesign som ska användas för det aktuella företaget. Det bästa är att utgå ifrån Faktura laser när du ska göra en egen mall och göra ändringar i den. Gör du en kopia på Faktura laser har du grundmallen kvar om du skulle vilja göra ytterligare mallar. Ska du göra Husfakturor i programmet så är det ett speciellt blankettsett som heter Husfaktura som ska användas. Så här skapar du ett eget blankettsett Du kan skapa en egen blankett på två sätt, Antingen genom att gå till menyn Arkiv- Blankettdesign och klicka på Ny, du får fönstret nedan:

2 2 Du kan utgå från den befintliga mall som var markerad innan du klickade på Ny. Svarar du Ja kommer programmet att skapa ett blankettset som är en kopia av det blankettset som är markerat i listboxen och du kan sedan justera de olika fakturatyperna till din egen design. Det är oftast lättare att ändra en befintlig design än att skapa en helt ny. Vill du inte ha någon mall till grund för din nya faktura klickar du på knappen Nej. Du får du upp en tom blankettdesign och får själv lägga in de fält som du vill ha med på fakturan. I fältet efter Mall skriver du in namnet på fakturamallen Under fältet Mall finns två rutor; Avsedd för matrisskrivare och Rundade hörn på ramar. Sätter du en bock i Avsedd för matriskrivare kommer du inte att kunna ändra typsnitt och färg på ledtexter och innehåll. Sätter du en bock i Rundande hörn på ramar kommer ramarnas hörn att rundas vid utskrift till bildskärm och skrivare. Att ramarna har rundade hörn kommer inte att synas på fakturadesignen. Om rutan Ram är kryssmarkerad betyder detta att ramen runt det markerade fältet skrivs ut. De ramar som skrivs ut är markerade med svart på blankettdesignen. De osynliga ramarna är markerade med grönt. På så sätt kan du lätt se vilka ramar som kommer med på utskriften.

3 3 Du kan även skapa ett eget Blankettset genom att gå till menyn Arkiv-Blankettdesign. Välj det Blankettset som du vill utgå ifrån och välj Blankettyp. Klicka på Öppna. Du får upp följande ruta med fält på vänster sida och knappar på höger sida.

4 4 Vill du skapa ett eget Blankettset så klickar du på Spara som, välj vilken blankettyp det ska vara, i vårt exempel väljer vi Debetfaktura, och ange namnet som du vill att Blankettsetet ska heta. Klicka på OK. Klicka sedan på Avbryt och välj ditt nya blankettset: Det är endast på det blankettset och blankettyp du väljer som dina ändringar görs. Vill du inte skapa ett eget blankettset så gör du dina ändringar direkt i Faktura Laser eller i den blanketten ni vill använda.

5 5 Ändra storlek eller flytta på fält: När du har markerat ett fält blir det gult och då ser du till höger under Fältinställningar vilket fält som är markerat, i detta fall Företagsnamn. Det står även siffror som visar vart på blanketten som fältet finns. Vill du ändra på storleken på fältet kan du antingen ändra på siffrorna eller ställa dig med markören på ett hörn av fältet så att du får en dubbel pil, då går det att dra i fältet och göra det mindre eller större. Klicka på Verkställ i mitten när det gäller ändringar av storlek på fältet och klicka sedan på Spara. För att flytta fälten till det ställe på fakturan där du vill att det ska ligga kan du göra på två sätt: 1. "Drag & Drop"-funktion. Sätt muspekaren i fältet, tryck ner vänster musknapp och håll den nertryckt. Dra sedan med dig fältet genom att flytta fältet med musen till det ställe där det ska ligga. Släpp upp musknappen och fältet ligger på rätt ställe. 2. När fältet är markerat kan du använda dig av de fyra fälten med siffror som ligger uppe till höger under Fältinställningar. Genom att ändra siffran för avståndet från vänster marginal (fältet längst till vänster) till fältets vänstra del. Gör sedan samma sak för värdet mellan toppmarginalen och fältets övre del. Klicka på Verkställ för att låsa inställningarna. VIKTIGT! Har du gjort en förändring som inte har sparats på din blankett, var noga med att klicka på Verkställ längst ned, Verkställ i mitten och klicka sedan på Spara.

6 6 Ändra Ledtexten: Det som står ovanför fältet på din faktura kallas Ledtext och det beskriver vad fältet innehåller. I blanketten kan du markera ett fält och ändra texten i ledtexten om du vill att det ska stå någonting annat eller lägga till något. Du kan även ändra placering av innehållet i rutan under Placering av innehåll. Vill du inte ha någon ledtext ovanför fältet så väljer du Ingen ledtext under Placering av ledtext, där kan du även välja en annan placering av ledtext om så önskas. Vid förändringar är det viktigt att klicka på Verkställ längst ned och sedan klicka på knappen Spara. Ta bort fält: Vill du ta bort ett fält så markerar du fältet så det blir gult och sedan klickar du på Ta bort knappen längst ned och klicka sedan på Spara.

7 7 Lägga till nytt fält: Vill du lägga till ett fält så klickar du på knappen Nytt fält och väljer I rullisten vilket fält som du vill lägga till. Fältet hamnar på blanketten och blir markerat gult. Flytta fältet dit du vill ha det på blanketten, tänk på att fälten inte får överlappa varandra. Klicka på Verkställ i mitten och sedan på Spara. Har du gjort andra ändringar på fältet med förutom att flytta på det behöver du även klicka på verkställ längst ned innan du sparar. Du kan bara använda varje fält en gång. När du infogat ett fält försvinner det från listboxen Nytt fält och du återfinner det under Fältinställningar

8 8 Fälten Extra 1 till Extra 5 använder du när du vill lägga in ett eget innehåll för de fakturor som du gör. Du fyller i textinnehållet i dessa fält i Företagsinställningar - Extratexter. Arbetar du med Husarbete används fält 4 och 5 för dessa texter. För att flytta fälten till det ställe på fakturan där du vill att det ska ligga kan du göra på två sätt: 1. "Drag & Drop"-funktion. Sätt muspekaren i fältet, tryck ner vänster musknapp och håll den nertryckt. Dra sedan med dig fältet genom att flytta fältet med musen till det ställe där det ska ligga. Släpp upp musknappen och fältet ligger på rätt ställe. 2. När fältet är markerat kan du använda dig av de fyra fälten med siffror som ligger uppe till höger under Fältinställningar. Genom att ändra siffran för avståndet från vänster marginal (fältet längst till vänster) till fältets vänstra del. Gör sedan samma sak för värdet mellan toppmarginalen och fältets övre del. Klicka på Verkställ för att låsa inställningarna. Tips! När du fått fältet dit du vill, ställt in storlek, typsnitt m m måste du klicka på knappen Verkställ som ligger längst ner i fönstret. Ändra typsnittet: Vill du ändra på typsnittet på innehållet i ett fält så klickar du på knappen Innehåll under Typsnitt och vill du ändra på typsnittet på Ledtexten klickar du på knappen Ledtext under Typsnitt.

9 9 När du är inne i typsnittet kan du ändra storlek på texten, färgen på texten, teckensnitt etc. Klicka på OK när du är färdig med dina inställningar. Du får upp följande ruta om du vill att ändringen ska gälla för alla fältinnehåll. Klicka på Ja om du vill det eller på Nej om du vill att detta typsnitt endast ska gälla för detta fält. Klicka på Verkställ längts ned och klicka sedan på Spara.

10 10 Lägga till egen Logotype: Vill du ha en egen logotype i programmet kan du ha det. Dock kan du bara ha en logotype oavsett antal företag du har i programmet. Först får du ta bort fältet Företagsnamn om du vill ersätta det med en logotype, annars låter du fältet vara kvar. Klicka på Nytt fält och välj Logotype, klicka på OK. Placera logotype fältet där du vill ha det och gör det i den storlek du vill ha det, placeringen och storleken kan justeras närmare efter införandet av filen med logotypen. Klicka på Bild från fil.

11 11 Sök dig fram till din fil, filformatet ska vara i jpg, wmf eller 24-bitars bmp. Ett tips är att du sparar loggan i din programmapp för Faktureringen, så har du allt samlat på en och samma plats. Sökvägen är följande beroende på operativsystem: XP: C:\Documents and Settings\ All Users\ Applicationdata\ Hogia\ HogiaSmallOffice\ Fakturering Vista & Windows 7: C:\Programdata\ Hogia\ HogiaSmallOffice\Fakturering Klicka på Öppna och din bildfil hamnar i rutan för logotype. Klicka på Verkställ längst ned, Verkställ i mitten och sedan klicka på Spara. Fakturakropp/fot Vill du göra ändringar i fakturakropp/fot så markerar du fakturakroppen på blanketten eller väljer Fakturakropp under Fältinställningar. Du får då upp hur fakturakroppen är fördelad. Du kan göra ändringar i bredden på fälten men den totala bredden ska alltid vara 188. Man kan även byta namn på kolumnerna men den kommer alltid hämta informationen på samma ställe, det ligger default i programmet, så byter du namn på Artikel så är det ändå artikelnumret som hämtas i den kolumnen. Vill man inte ha en specifik kolumn så kan man skriva in bredd 0. Dock får man utöka bredden på ett annat fält så den totala bredden blir 188.

12 12 Blankett på Kundkortet Vill man att en kund ska ha en specifik blankett kan man ange det på Kundkortet. Gå in på menyn Register-Kunder, markera kunden och klicka på Öppna. Gå till fliken Ref/Valuta och ändra där blankett till den blankett du vill ha på kunden. På nya kunder så läggs alltid den blanketten som finns i företagsinställningarna upp. KOM IHÅG! Att ta en backup på din Blankettdesign, det gör du under Arkiv-Säkerhetskopiering. Kontrollera sökvägen till din säkerhetskopia. Markera ditt företag och klicka i Säkerhetskopiera den generella blankettdesignen. Klicka på OK.