Patrik Calén

Transkript

1 PVF PLÅT VENT FORU AB PVF-Entreprenad Manual Patrik Calén

2 Inneha ll Stödregister o Registervård 3 o Max resurser 6 o Resursfärger 7 o Arbetsvecka 8 o Arbetsvecka undantag 8 o Grunduppgifter 9 o Huvudnivå mappar 11 Dokument o Översikt 13 o Nytt projekt 14 o Lägg till filer från mallar 16 o Ny mapp 17 o Lägg till filer från disk 18 o Ta bort 19 o 19 o Skriv ut 21 Tidplan o Översikt 22 o Skapa en tidplan 23 o Lägg till fler aktivitet 24 o Zoom 24 o Resursplanerare 26 o Skriv ut Tips och trix o Ändra i mallarna 27 o Skapa egna mallar 29 o Gör PVF-Entreprenad till din digitala projektpärm 30 o Dropbox, SkyDrive 32

3 Sto dregister Registervård Här kan du säkerhetskopiera SQL databasen, ställa in hur programmet ska uppdatera sig samt läsa in programfiler i programmet. Säkerhetskopiering För att göra en säkerhetskopia på SQL databasen bockar du i data och väljer var filen ska sparas och vad den ska heta. Klicka sedan på Utför säkerhetskopiering. För att göra en återläsning bockar du i Återläsning i stället för data och ser till att filnamnet är samma som på den fil du vill återläsa. Observera att detta bara säkerhetskopierar allt som har med tidplanen att göra. För att säkerhetskopiera projekt och mallar som ligger på disk, så måste det ske via utforskaren i Windows. Öppna mappen där programmet är installerat och kopiera projekt och mallar till ett säkert ställe.

4

5 Programuppdatering Här ställer du in hur programmet ska uppdatera sig. Välja på följande: Automatiskt vid programstart (rekommenderas) Fråga vid programstart Manuellt För att programmet ska fungera på bästa möjliga sätt rekommenderas att välja Automatiskt vid programstart. Vid val av Manuellt måste du gå in på Programuppdatering och klicka på Kontrollera nu. Om det finns någon uppdatering får du frågan om du vill uppdatera eller inte.

6 Läs in Diskuttag Här kan du läsa in data till programmet t.ex. helgdagarna för undantag i arbetsveckan. Max resurser Här anger du in antalet resurser (medarbetare) som finns inom företaget. Det gör att du sedan kan få övergripande koll på resursplaneringen för hela företaget. För att ändra antalet anställda klickar du i rutan under Resurser och ändrar antalet. Klickar sedan på spara.

7 Om det finns fler eller färre resurser under en viss period kan du lägga in nya rader så att resurserna är anpassade efter verkligheten. Resursersfärger Här kan du ställa in vilka i färger och intervaller den totala resursplaneraren ska visas. Du kan lägga till egna rader, ändra gränsvärdetyp och välja färg. För att ändra något klickar du helt enkelt på det som ska ändras och byter värden.

8 Arbetsvecka Här anges en normal arbetsvecka i vilka dagar och antal timmar. Du kan även lägga till undantag som gjordes i Max resurser. För att ändra värdena, klicka på det du vill ändra och skriv in ny data. Arbetsvecka undantag Här skriver du in alla dagar som är undantag från den vanliga arbetsveckan. Exempelvis påsk, jul, nyår och semester.

9 Grunduppgifter Här hanteras alla inställningar för dokumentdelen i programmet.

10

11 Huvudnivå mappar Lägg till eller ta bort huvudmappar i programmet. Som standardvärde ligger här en mapp som är länkad till C:\Helikon\PVF-Entreprenad\Projekt, vilket betyder att alla projekt som skapas hamnar i denna mapp på disken. För att ändra den befintliga mappen, dubbelklicka på mappen eller klicka på ändra. Då kan du byta namn och sökväg.

12 Du kan även skapa flera huvudnivåmappar för enkel sortering av sina projekt t.ex Projekt, 2011 Projekt och 2012 Projekt. För att ändra vilken ordning mapparna lägger sig i, klicka till vänster om siffran och håll ner vänster musknapp medan du flyttar musen uppåt eller neråt.

13 Dokument Översikt Under Arkiv finns alla inställningar. I Verktygsfältet finns alla verktyg och funktioner för dokumentdelen. I Navigeringsfönstret ser du alla dina projekt. I Visningsfönstret visas markerat dokument, bild eller pdf.

14 Nytt Projekt För att skapa ett nytt projekt, gör så här: 1. Klickar på Nytt Projekt. 2. Fyll i projektnamn och välj typ. Klicka för de dokument som du vill skapa och klicka sedan Nästa.

15 3. Nu kan du lägga till ett datum eller en numrering på dokumenten. Klicka sedan Nästa. 4. Här skriver du in information som ska visas på de dokument som du kommer att skapa. Klicka sedan på Utför.

16 När du skapar egenkontroller får du upp ytterligare ett fönster. Välj vilka delar som ska vara med. Lägg till filer från mallar För att komplettera ett befintligt projekt från mallarna, gör så här: 1. Klicka på Lägg till filer ifrån mallar.

17 2. Klicka för de dokument som ska skapas och tryck Nästa. 3. Övriga steg görs lika enligt beskrivningen för Nytt Projekt. Ny Mapp Du kan skapa nya tomma mappar i programmet. Dessa mappar kan sedan användas för att lägga in bilder, ritningar eller sortera redan skapade dokument. 1. Klicka på Ny mapp och ge den ett namn.

18 Lägg till filer från disk DU kan även lägga in andra filer, förutom de som finns i mallarna. Det kan t.ex. vara bilder, ritningar, mm. 1. Markera den mapp du vill lägga till filer i. Klicka sedan på Lägg till filer från disk. 2. Navigera till vald fil och klicka på Öppna.

19 Du kan även hämta filer från programmet genom att markera filer och dra dom in i programmet. Ta bort Markera filen du vill ta bort och klicka på Ta bort. Du kan även markera fler på en gång genom att använda shift och Ctrl. Markera filen du vill maila och klicka på . Filen skickas då till din mail som ett bifogat dokument. För att maila fler än ett dokument, markera huvudmappen och klicka på . Bocka sedan i de dokument du vill maila och klicka på OK.

20

21 Tänk på att programmet inte har några begränsningar när den bifogar filer till mailen. Så se till att inte bifoga fler filer en vad din mail klarar av att skicka. Skriv ut Fungerar på samma sätt som . Men i stället för att skicka det till mailen så skickas det till din standardskrivare. Även här har programmet inga begränsningar, men det har oftast din dator. Därför kan det bli problem om du försöker skriva ut för många pdf-filer samtidigt. Om det händer, markera bara så många filer åtgången som din dator klarar av.

22 Tidplan Översikt I Verktygsfältet finns alla verktyg och funktioner för tidplansdelen. Under Tidplaner ser du alla tidplaner du har skapat. Under Aktiviteter ser du alla aktiviteter under en tidplan alternativt alla tidplaner om du står på översta nivån enligt bilden. Visningsfönstret visar tidsangivelsen för den valda tidplanen. Resursplaneraren visar om du kan ta in mer jobb eller inte.

23 Skapa en tidplan För att skapa en ny tidplan, klicka på Ny tidplan, ge den ett namn och skriv in eventuella anteckningar. Klickar därefter på OK. Nästa steg är att skapa aktiviteter till tidplanen. Det görs genom att namnge aktiviteten och fylla i antal timmar, antal resurser, start och sluttid. Programmet hjälper till att räkna ut en av de fyra värderna. Klicka på OK om du bara har en aktivitet i tidplanen och klicka på + om du vill skapa fler aktiviteter.

24 För att ta bort eller ändra namn på en tidplan, markera den du vill ändra och klicka på Ta bort tidplan eller Ändra tidplan. Lägga till fler aktiviteter Om du glömmer att skapa någon aktivitet i samband med att tidplanen görs, kan du komplettera tidplanen i efterhand. Klicka på Ny aktivitet, aktivitetsrutan fylls då i på samma sätt som när du skapade tidplanen. Skulle du vilja ändra ordningen på aktiviteterna så går det bra att klicka och dra med musen för att få den önskade ordningen. För att ta bort en aktivitet, markerar du aktiviteten och klickar på Ta bort aktivitet. Vill du ändra en befintlig aktivitet kan du antingen dubbelklicka på den eller markera den och sedan klicka på Ändra aktivitet. Zoom Det går att ställa in i vilket intervall kalendern/visningsfönstret ska visa de olika aktiviteterna. Växla mellan dag, vecka, månad och år. Du kan även ställa in hur långt framåt och bakåt i tiden kalendern ska visa.

25 Kommer du för långt framåt eller bakåt i kalendern kan du alltid gå tillbaka till dagens datum genom att klicka på Gå till dagens datum.

26 Resursplaneraren Här ges en tydlig bild av hur bemanningen för hela företaget ser ut. I detta fall är det inställt på att det finns 8st resurser, det är alltså full teckning på samtliga dagar (se sida 6 Max resurser). Även här går det bra att ändra zoom från dag till t.ex. vecka.

27 Skriv ut Tidplanerna kan skrivas ut, antingen direkt till skrivaren eller via pdf, om det finns installerat på datorn. Markera den tidplan som ska skrivas ut, klicka på Skriv ut, välj ett tidsintervall och klicka på OK. Beroende på vilken zoom du står i kommer utskriften att se lite olika ut. Prova dig fram till den som passar dig bäst.

28 Tips och trix Ändra mallarna Programmet kommer med en del mallar. Här kan du göra vissa ändringar, t.ex. lägga in företagsloggan eller adressuppgifter i sidfoten. 1. Öppna utforskaren och navigera till det installerade programmet t.ex. C:\Helikon\PVF-Entreprenad. Där finns en mapp som heter Mallar. I denna mapp ligger alla mallar som kommer med programmet. 2. Navigera sedan till den mall du vill ändra och dubbelklicka på den för att öppna mallen i Word.

29 3. De ändringar du gör här kommer att gälla för alla nya projekt du kommer att skapa efter att du har sparat den nya mallen. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Var lite försiktig med att ta bort eller ändra något som står inom [!!] för det är en så kallad utbytestext. Skapa egna mallar Du kan även skapa egna mallar till programmet eller komplettera med befintliga mallar. Mallarna måste vara Worddokument. 1. Kopiera den mall du vill komplettera med eller spara den mall som du har gjort i mallmappen under t.ex. C:\Helikon\PVF-Entreprenad\Mallar\Vent\Riskanalys När du sedan öppnar PVF-Entreprenad och gör ett nytt projekt och du väljer Vent, klickar på Riskanalys, så hittar du din nya mall där. 2. Vill du skapa egna utbytestexter i mallen behöver du bara skriva något inom [!!] t.ex. [!FORETAG!]. Se bara till att inte använda ÅÄÖ och det måste vara stora bokstäver.

30 Gör PVF-Entreprenad till din digitala projektpärm Genom att skapa nya mappar i projekten kan du komplettera innehållet i projekten till att motsvara en komplett projektpärm. För att slippa skapa alla dessa mappar till varje nytt projekt kan du lägga in tomma mappar bland mallarna. Du kan ändrat om så att kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöplan ligger i en och samma mapp KMA. När du har gjort detta i utforskaren, kommer det att se ut så här nästa gång du skapar ett projekt.

31

32 Dropbox, SkyDrive Genom att installera Dropbox eller SkyDrive på datorn kan du synka dina projekt och mallar mellan t.ex. kontorsdatorn och din bärbara dator. Det du gör är att skapa en mapp på Dropbox eller SkyDrive och sedan mappar du programmet dit.