SPCS demohandledning. SPCS Administration Demo. Starta programmet. din guide till demoversionen. SPCS Klient. Tangenter

Transkript

1 SPCS demohandledning din guide till demoversionen SPCS Administration Demo SPCS Administration 1000 gör det enkelt och billigt för dig att sköta administrationen för ditt företag. Programmet lämpar sig för ett eller flera företag, föreningar, lantbruk etc. I SPCS Administration har vi samlat allt du behöver för ditt företags administration. Programmet är integrerat vilket innebär att alla delarna i programmet är kopplade till varandra. Om du t ex fakturerar en order minskar samtidigt artiklarna i lagret, kundfordran ökar i kundreskontran och omsättningsstatistiken på kund och artikel ökar. Du kan själv välja om du vill ha integrering eller inte. Det finns inga begränsningar i antal företag, kunder, artiklar, försäljningsprislistor m m. Alla register i SPCS Administration är obegränsade till antal. Det finns också en mängd olika rapporter och journaler att skriva ut som underlättar uppföljningen av din verksamhet. Och skulle inte detta räcka till finns det med en rapportgenerator för bokföringsdelen där du själv kan skapa egna rapporter samt en rapportgenerator. Demoprogrammet innehåller följande: Alla delar som finns i ett skarpt program. På vår demo för SPCS Administration 1000 finns ett företag som har BAS 2000 som kontoplan, kallat Övningsbolaget AB. Övningarna visas med konto enligt BAS Mer information finns att läsa i texten Senaste Nytt som installeras med programmet. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du kan bara använda det i 30 dagar efter installation. Du har 30 poster per register. Du kan inte lägga upp nytt företag eller nytt räkenskapsår. Systemkrav: IBM-kompatibel dator med 133-processor eller bättre. Windows 95/98/Me/XP/NT4.0/2000 eller senare. Minst 32 MB arbetsminne. 20 MB ledigt utrymme på hårddisken. SPCS Klient SPCS Klient är gemensam för programmen SPCS Skatt Proffs, SPCS Anläggningsregister, SPCS Administration, SPCS Revision, SPCS Analys och SPCS Bokslut. Via SPCS Klient får du möjlighet till en fullständig samordning och kontroll av arbetet med dina klienter. SPCS Klient levereras inte tillsammans med SPCS Administration 1000, utan tillsammans med SPCS Skatt Proffs eller SPCS Bokslut. I SPCS Klient finns alla dina användare och klienter. Det är därifrån du sedan väljer vilken klient och vilket program du vill arbeta med. Där finns också klientens basuppgifter och uppföljning av arbetet i de olika programmen, t ex om räkenskapsschemat för en viss klient är inlämnad eller om bokslutet är färdigt. Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen SPCS Administration 1000 Demo. Välj Övningsbolaget AB. Klicka på OK. Tangenter F1-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab aktiverar hjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. Tänk bara på att det du har skrivit in i ett fält i SPCS Administration normalt sparas direkt. Det du har skrivit in i ett fält finns kvar även om du stänger dialogrutan eller fönstret med Esc. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild. Alt- använder du för att öppna listor för fält som har listknapp. I den översta knappraden har du en knapp för Tangenter. Där får du en beskrivning om vilka tangenter du kan använda för olika kommandon. 1

2 2 Övningar Skapa en ny order I följande övning ska du skapa en ny order, markera ordern som levererad och skapa fakturor för alla levererade order. Detta är ett exempel på hur du kan arbeta i programmet. Välj Order. Nu visas registerlistan för order. Här kan du bläddra och söka bland orderposterna. Se hjälpavsnittet för Sök, Söka och bearbeta poster i hjälpen. Välj knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. Nu visas arbetsbilden för orderhanteringen. Ordernumret läggs in automatiskt. Du kan inte påverka det. En ny order bokar alltid upp ett ordernummer, även om ordern makuleras. Du kan däremot ändra startnummer för order. Detta gör du under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar - Nummerserier. Insättningspunkten finns vid Kundnr. Om du kommer ihåg kundnumret kan du skriva in det direkt. Om du inte kommer ihåg det kan du göra så här: Klicka på listpilen vid Kundnr eller tryck Alt-. En lista över de kunder du har upplagda visas. Om du inte har lagt in den kund du ska använda kan du göra det nu. Det är inte nödvändigt att kunden finns i registret. Det går bra att skriva in alla uppgifterna manuellt på ordern. Tänk bara på att du inte får någon statistik på kunden om den inte finns i registret. I det här fallet finns kunden upplagd. Gör så här för att välja kund: Markera Sparlivs. Dubbelklicka eller välj Plocka. Kundens uppgifter klistras in på ordern. Nu är det dags att skriva in artikelrader. Flytta insättningspunkten till Artikelnr. Om du kommer ihåg artikelnumret kan du skriva in det direkt. Om du inte kommer ihåg det kan du ta fram listan över artikelnummer. Klicka på listknappen i kolumnhuvudet vid Artikelnr eller tryck Alt-. Om du inte har lagt upp den artikel du ska använda kan du göra det nu. Du kan också ändra befintliga artiklar. I det här fallet finns artikeln upplagd. Markera Redovisning Alfa. Dubbelklicka eller välj Plocka. Artikeln klistras in på orderraden. Ange Best ant, t ex 1 och tryck på -tangenten. Du får upp en varning om att kundens kreditgräns är överskriden. Klicka på OK. Summeringen sker automatiskt. På orderraden kan du också ge kunden en radrabatt. Om du måste avbryta arbetet med ordern markerar du rutan Ej klar. Då är det ingen risk att du fakturerar eller skriver ut ordern av misstag. På fliken Kunduppgifter kan du ändra leveransadressen och andra uppgifter som gäller för den aktuella kunden. De ändringar du gör här gäller enbart för den här ordern, med de dokument som utgår ifrån den. Om du vill göra bestående ändringar av kunden uppgifter ska du göra dem i kundregistret. På fliken Moms, konton kan du t ex ändra momskoder för dokumentet och se vilka procenttal som de olika momskoderna står för. Dessutom kan du se vilka konton som används i bokföringen för t ex moms. På fliken Spårning ser du hur det aktiva dokumentet hänger samman med övriga dokument.

3 Skriva ut följesedel I den övning som följer ska du prova på att skriva ut en följesedel. Obs! Om du ska skriva ut följesedel måste du göra det innan du skapar fakturan. Gör så här: Välj menyn Utskrift. Välj Följesedlar. Här kan du välja att skriva ut vissa följesedlar. Du kan också välja en annan skrivare m m. Välj Skrivare. Välj Ja. Skapa faktura Du kan alltid skapa en faktura direkt utan att behöva skapa en order först. Tänk på att du måste skapa en order först för att kunna skriva ut följesedel. Obs! Du kan skapa fakturor från en order i taget genom att i arbetsbilden för order välja menyn Kommando och där välja Skapa faktura. Då skapas en faktura för den order som visas på bildskärmen. Du kan välja att fakturera alla order eller bara de order som är levererade. Vi ska i den här övningen välja kommandot Fakturera levererade order. Markera ordern du nyss har skapat och välj knappen Ändra i översta knappraden. Markera rutan Levererad som visas i den nedre, högra delen av bildskärmen. Välj menyn Kommando. Välj Fakturera levererade order. Nu skapas fakturor med samma uppgifter som dina order. Sedan är det bara att skriva ut fakturorna. Om du vill ändra eller göra ett tillägg på fakturan innan du skriver ut den väljer du Arbeta med - Kundfakturor. I registerlistan markerar du fakturan och väljer knappen Ändra. Det första du sedan ska göra är att ta bort markeringen för Faktura i rutan Utskriven. Sedan genomför du ändringarna och skriver ut fakturan på nytt. Skriva ut fakturor Du kan alltid välja om du vill skiva ut en faktura direkt eller om du vill vänta och skriva ut flera på en gång. Välja Arbeta med. Välj Kundfakturor. Registerlistan för kundfakturor visas. Markera faktura Välj knappen Byt till kort. Fakturans uppgifter visas. Om du skulle behöva göra några ändringar kan du göra det nu. Välj knappen Ändra och gör sedan ändringarna. En faktura kan ändras ända fram tills dess att den är bokförd. En faktura är bokförd när den finns med på en utskriven och godkänd fakturajournal. Välj knappen Skrivare. Du kan även skriva ut fakturan genom att välja Utskrift - Direktutskrift i huvudmenyn. 3

4 Skriva ut fakturajournal Fakturajournalen skriver du ut för att du ska få ut de underlag du behöver till bokföringen. Välj menyn Utskrift. Välj Fakturajournal. Här kan du välja att skriva ut journalen till och med ett visst fakturadatum. Du kan också välja att skriva konteringar för varje faktura. Normalt får du en total kontering för alla fakturor som finns med på journalen. Om du väljer Detaljerat bokföringsunderlag skapar varje faktura en egen rad på verifikationen. Du får också med fakturanummer och kundnummer över till bokföringen. Välj Skrivare. Du kan skriva ut till bildskärm, om du vill kontrollera journalen först, men du måste skriva ut till skrivare eller fil för att journalen ska kunna betraktas som godkänd. Om det finns fakturor med ett fakturadatum inom det intervall du har angett som inte är utskrivna eller dylikt, visas ett felmeddelande. Du kan skriva ut en fellista och sedan gå vidare. Välj Skriv. Nu skrivs journalen ut och du får ett meddelande om att du kan godkänna journalen och skapa en verifikation. Registrera en inbetalning I den här övningen ska du registrera en ny inbetalningsbunt. Gör så här: Välj Kundreskontra. Välj Inbetalningar. Nu visas registerlistan för inbetalningsbuntarna. Välj knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. Nu visas arbetsbilden för inbetalningar. Varje gång du väljer att skapa en ny bunt för inbetalningar räknar programmet automatiskt upp ett nytt, unikt löpnummer som du själv inte kan ändra. Insättningspunkten finns vid Betdat. Gårdagens datum hämtas automatiskt. Du kan ändra det om det skulle behövas. Anledningen till att gårdagens datum hämtas är att du ska registrera inbetalningen enligt datumet på sammanställningen från postgirot eller bankgirot. Tryck på -tangenten för att behålla datumet. Insättningspunkten placeras vid Betalsätt. Du kan skriva in koden för det betalsätt som du registrerar direkt i detta fält. Om du inte kommer ihåg koderna för betalsätten kan du hämta dem genom att klicka på listpilen eller trycka Alt-. Välj Bankgiro. Insättningspunkten placeras i fältet Text. Här kan du skriva in en lämplig text för att göra det lättare att komma ihåg vad löpnumret gäller. Skriv: Utdrag nr Insättningspunkten placeras vid Fakturanummer. Om kunden har angett fakturanumret kan du skriva in det direkt, om inte kan du leta fram fakturanumret i listan över fakturor genom att klicka på listpilen eller trycka Alt-. Skriv: Längst ner på bilden visas uppgifter om fakturan. Där kan du se vilken kund det gäller och vilket saldo som är kvar på fakturan efter inbetalningen. 4

5 I kolumnen Betalt belopp, i den övre tabellen, visas det totala fakturabeloppet som betalförslag. Om kunden har gjort en delbetalning skriver du in det beloppet i stället. Om det är rätt belopp inbetalt gör du bara så här: Insättningspunkten placeras i kolumnen för Fakturanummer igen. Välj knappen Byt till lista eller tryck på Ctrl-L. Nu visas registerlistan för inbetalningsbuntar igen. Välj Utskrift. Välj Inbetalningsjournal. Välj att skriva ut inbetalningsjournalen och svara Ja om journalen är godkänd. Registrera en leverantörsfaktura I den här övningen ska du registrera en leverantörsfaktura. Välj Leverantörsfakturor. Nu visas registerlistan för leverantörsfakturorna. Välj knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. Nu kan du välja om du vill registrera en normal-, kredit- eller räntefaktura. Tryck på -tangenten för Normal faktura. Nu visas arbetsbilden för leverantörsfakturor. Du ska nu välja leverantör. Om du inte kommer ihåg leverantörsnumret gör du så här: Välj listpilen vid Levnr eller tryck på Alt-. Listan över leverantörer visas. Markera 102 3M Sverige AB. Dubblklicka eller välj Plocka. Leverantörens uppgifter klistras in. Insättningspunkten placeras vid Fakturanr. Varje leverantörsfaktura får automatiskt ett löpnummer när du registrerar den. Här skriver du in leverantörens fakturanummer. Skriv: Nu placeras insättningspunkten vid Total. Här skriver du in det totala fakturabeloppet. Skriv: Insättningspunkten finns i rutan Frakt. På den här fakturan finns ingen fraktkostnad. Insättningspunkten finns i rutan för Moms. Skriv: Du ser att hela beloppet automatiskt konteras på kontot för leverantörsskulder, i det här fallet Konteringen för moms läggs också in automatiskt. Placera insättningspunkten på nästa lediga rad i kolumnen Konto i tabellen. Nu ska du kontera resterande belopp. Hur mycket som är kvar att kontera ser du vid Diff längst ner i tabellen. 5

6 6 Skriv: Tryck på -tangenten så insättningspunkten placeras i kolumnen Debet kr. Här ska du skriva in resterande belopp på fakturan. Du kan lyfta differensen genom att trycka på -tangenten så att du hamnar på nästa rad i tabellen. Skriv: Nu är konteringarna klara. Differensen är noll. För att du ska kunna skriva ut en leverantörsfakturajournal måste fakturan vara attesterad. För att skriva ut journalen gör du så här: Välj Utskrift. Välj Leverantörsfakturajournal. Skriv ut journalen och svara Ja om journalen är godkänd. Utbetalningar I den här övningen ska du arbeta med utbetalningar. Utbetalningar kan du göra både till postgirot och bankgirot. Använder du dig av PG, Fakturabetalningsservice eller BG, LB-rutin så använder du dig av en bevakningsservice dvs postgirot och bankgirot bevakar dina fakturor och betalar dem på förfallodatumet. I denna övning använder vi oss av BG, Avier. Välj Utbetalningar. Välj BG, Avier. Nu visas registerlistan över de buntbetalningar som är registrerade. Välj knappen Ny, eller tryck Ctrl-N. Nu visas arbetsbilden för bankgiroutbetalningar. Välj fliken Betalförslag. Nu visas en lista med alla fakturor som förfaller till betalning till och med det datum som visas vid T o m förfallodatum. Insättningspunkten är placerad i fältet Ordning. Här kan du ändra ordningen på fakturorna i listan. Insättningspunkten placeras i fältet T o m förfallodatum. Som förslag visas dagens datum. Skriv in det förfallodatum du angav på den faktura du skapade tidigare. Nu ska du markera fakturorna för betalning. Välj Kommando. Välj Markera alla. Du får nu en fråga om du vill markera alla fakturor för betalning. Välj Ja. Alla fakturor i listan är nu markerade för betalning utom de som har saldo 0 och status På väg. I den nedre tabellen på bilden kan du se vilken status fakturan har. Nu är statusen Avier Bankgiro, ej utskriven. Nästa steg är att skriva ut avier eller betalningslista för betalningen. Vill du skicka betalningarna via diskett eller modem använder du dig av PG, Fakturabetalningsservice eller BG, LB-rutin. Välj Kommando. Välj Utbetalningar. Nu visas betalguiden på bildskärmen.

7 Välj knappen Nästa. Här anger du på vilket sätt du vill skriva ut bankgirolistan. Gör så här: Markera första alternativet, Skriv ut listan. Klicka på knappen Nästa. Klicka på knappen OK för att skriva ut listan på skrivaren. Nu ska du ange på vilket sätt du vill skriva ut avierna. Gör så här: Markera första alternativet, Skriv ut avierna. Klicka på knappen Nästa. Klicka på knappen OK för att skriva ut avierna på skrivaren. Nu visas en dialogruta med detaljer om betalordern. För att betalningen ska bli markerad som utskriven, måste du välja Slutför. Välj Slutför. Klicka på fliken Betalorder. Markera rutan Betald. Du kan nu skriva ut en utbetalningsjournal. Välj Utskrift. Välj Utbetalningsjournal. Välj Skrivare. Skriv ut journalen och svara Ja om journalen är godkänd. Registrera verifikation Gör så här för att arbeta med verifikationer: Välj Bokföring. Välj Verifi kationer. Nu visas registerlistan med verifikationer. Välj knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. På bildskärmen visas fönstret för verifikationsregistreringen. I den här bilden gör du allt arbete med själva verifikationsregistreringen. Fram till dess att du har valt att registrera verifikationen är den preliminär och du kan ta bort, ändra och lägga till rader. Du kan ändra en verifikation även efter det att den är registrerad, men då måste du stryka över sådana rader du vill ändra och lägga in nya rader istället. Du måste också alltid skriva in datum och signatur för varje rad du ändrar. Du kan välja mellan att registrera verifikationen med hjälp av konteringsmallar eller rad för rad. Klicka på listpilen vid fältet för Konteringsmall och välj SPCS 05 Inköp kontorsmaterial. Skriv in rätt datum och tryck -tangenten. Insättningspunkten placeras i kolumnen Värde. Där skriver du in det totala beloppet för inköpet. Skriv 758 När du trycker på -tangenten så ser du att inköpet konteras automatiskt på rätt inköpskonto, momskonto och kassakonto. Vilka konton som ska användas anges i konteringsmallen. Välj Registrera. Du kan också registrera verifikationen direkt utan att använda konteringsmall. Tryck -tangenten så du kommer till datumfältet och skriv in rätt datum. Skriv in datum du ska registrera verifikationen för. 7

8 Insättningspunkten placeras vid verifikationstext. Där skriver du in vad verifikationen gäller, eller trycker på -tangenten för att få upp snabbtexter som förslag på olika verifikationstexter. Skriv: Inköp av klädpåsar. Gå till fältet för Serie och ändra till A - Manuell serie. Insättningspunkten placeras i kolumnen Konto. Här anger du vilket konto du vill registrera på. Skriv: Placera insättningspunkten i fältet Kredit. Skriv: 467,90. Insättningspunkten placeras i kolumnen Konto igen. Skriv: Flytta insättningspunkten till kolumnen Debet. Skriv: 379. Insättningspunkten placeras i kontokolumnen igen. Skriv: Nu ska du prova att lyfta differensen. Tryck på -tangenten så många gånger att insättningspunkten placeras i kolumnen Konto igen (utan att skriva in något). Du ser att differensen automatiskt registrerades i den kolumn där den ska registreras, debetkolumnen. Verifikationen är klar. Differensen är 0. Gör så här för att avsluta registreringen av den här verifikationen: Knappen Registrera blir aktiv. Gör så här för att välja Registrera. Finesser att prova i SPCS Administration 1000 Demo Spårningsfunktion I SPCS Administration 1000 har du en unik spårningsfunktion. Du kan följa informationens väg genom hela programmet, var den kom ifrån och var den tog vägen. Tittar du på en artikel i registret Artiklar/Tjänster så kan du se på vilka dokument denna artikel finns med. Vill du komma åt något av dessa dokument som visas på spårningsfliken dubbelklickar du på valet och dokumentet hämtas upp. Du kan även se vilka lagertransaktioner som berört artikeln. Tittar du på en faktura så kan du se vilken order som ligger till grund för detta dokument. Du kan även se vilken journal och vilket verifikat fakturan finns med på. Korrigering av verifikat Felregistreringar på ett verifikat korrigeras enkelt och tydligt i SPCS Administration 1000 och ändringarna kommer in på rätt datum i dina rapporter. Du går in på det felaktiga verifikatet, stryker felaktiga rader och lägger till nya. Korrigeringen följer bokföringslagen genom att du alltid måste ange signatur och datum på varje ändrad eller ny transaktionsrad. Alla uppgifter kommer med på bokföringsrapporterna och du kan också 8

9 se ändringarna i behandlingshistoriken. Man kan också ändra genom att registrera en ny verifikation och ange att det är en ändringsverifikation. Då kopplas den nya ändrade verifikationen samman med den gamla förändrade verifikationen. Även detta skrivs ut på bokföringsrapporter, tex huvudbok. om du vill boka bort en felaktig verifikation kan du göra det genom att skapa en ändringsverifikation och välja alternativet Kopiera verifi kationen med omvända tecken. Lagerreservationer Lagerreservationer är ett kommando som du kommer åt för varje artikel på olika ställen i programmet. I lagerreservationen ser du reservationer i datumordning, med uppgift om hur många som är disponibla vid varje tidpunkt. Du ser snabbt om det finns någon annan order du kan skjuta på eller om du måste meddela kunden att artiklarna kommer att levereras senare. Räntefakturering I SPCS Administration 1000 slipper du nästan allt arbete med räntefakturering och får ändå in dina pengar eftersom dröjsmålsräntan faktureras på nästa vanliga faktura till kunden. När du registrerar en betalning som kommer in för sent markerar du att dröjsmålsräntan ska sparas för senare fakturering. Nästa gång du registrerar en vanlig faktura på kunden får du upp ett meddelande om att det finns dröjsmålsränta att fakturera. Du får upp räntan som vanliga artikelrader. Naturligtvis kan du använda rutinen för vanlig räntefakturering om du vill. Avtalsfakturering I SPCS Administration 1000 kan du använda avtalsfaktureringen för återkommande likadana kundfakturor enligt ett visst avtal. Det kan tex vara hyror, prenumerationer eller serviceavtal. Du lägger upp avtalet med de artiklar/tjänster som ska faktureras vid varje tillfälle och anger hur ofta, och när avtalen ska faktureras. Avtalen ligger kvar i programmet och fakturor skapas enligt dina inställningar. Projekt Med hjälp av projektredovisningen i SPCS Administration 1000 kan du lätt följa upp kostnader och intäkter både på kundorder och egna interna projekt. Du kan även fördela tillgångar och skulder på projekt. Konteringsmallar Det finns tre användningsområden för konteringsmallarna: Anropa mall vid registrering av verifikat. Anropa mall vid registrering av leverantörsfaktura. Periodiseringar. Ett enkelt exempel är t ex att det är möjligt att skapa en konteringsmall för överföring från kassa till postgirot. När mallen sedan anropas behöver du bara fylla i aktuellt belopp och sedan bokförs detta automatiskt i kredit på konto 1910 Kassa och i debet på konto 1920 Postgiro. Det är även möjligt att skapa en konteringsmall och sedan anropa denna vid registrering av leverantörsfakturor. Du kan använda ett kostnadskonto i mallen, t ex kontot för telefonkostnader. När du skapar mallen anger du att totalbeloppet minus moms automatiskt ska bokföras på ett visst kostnadskonto, t ex 6211 Telefon. Genom att ange att en konteringsmall ska vara en periodisering får du en påminnelse i bokföringen när det är dags att utföra den. Det kan t ex vara aktuellt om du gör månatliga avskrivningar och alltid vill göra dessa ett visst datum. Funktioner i SPCS Administration I SPCS Administration 1000 finns alla grundfunktioner såsom bokföring, projekt, fakturering, order, avtalsfakturering, lager, kundreskontra, leverantörsreskontra, betalningsservice, utlandsbetalningar och språk/ valuta. Du väljer om du vill arbeta med språk/valuta under Arbeta med - Företagsunderhåll - Valuta/språk. Lägger du till ytterligare funktioner som offert, samlingsfakturering, inköp och beställning får du SPCS Administration