Demohandledning från Scandinavian PC Systems

Transkript

1 från Scandinavian PC Systems gör det enkelt och billigt för dig att sköta administrationen för ditt företag. Programmet lämpar sig för ett eller flera företag, föreningar, lantbruk etc. I SPCS Administration har vi samlat allt du behöver för ditt företags administration. Programmet är integrerat vilket innebär att alla delarna i programmet är kopplade till varandra. Om du t ex fakturerar, ökar kundfordran i kundreskontran och samtidigt ökar omsättningsstatistiken på kund och artikel. Du kan själv välja om du vill ha integrering eller inte. Det finns inga begränsningar i antal företag, kunder, artiklar, försäljningsprislistor m m. Alla register i SPCS Administration är obegränsade till antal. Det finns också en mängd olika rapporter och journaler att skriva ut som underlättar uppföljningen av din verksamhet. Och skulle inte detta räcka till finns det en rapportgenerator för bokföringsdelen där du själv kan skapa egna rapporter. Demoprogrammet innehåller följande: Alla delar som finns i ett skarpt program. Vi har på vår demo för, ett företag, Övningsbolaget AB. Övningarna visas med konto enligt BAS Mer information finns att läsa i texten Senaste Nytt som installeras tillsammans med programmet. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du har max 30 poster per register. Du kan inte lägga upp nytt företag eller nytt räkenskapsår. Texten DEMO skrivs ut på alla utskrifter. Systemkrav: Pentium 166-processor eller bättre. Windows 98/Me/XP/NT4.0/2000 eller senare. 120 MB ledigt utrymme på hårddisken. Bildskärmsupplösning på minst 800x600 och 256 färger krävs, men 1024x768 och högre antal färger rekommenderas. SPCS Klient SPCS Klient är gemensam för programmen SPCS Skatt Proffs, SPCS Administration, SPCS Anläggningsregister, SPCS Revision, SPCS Analys och SPCS Bokslut. Via SPCS Klient får du möjlighet till en fullständig samordning och kontroll av arbetet med dina klienter. I SPCS Klient finns alla dina användare och klienter. Det är därifrån du sedan väljer vilken klient och vilket program du vill arbeta med. Där finns också klientens basuppgifter och uppföljning av arbetet i de olika programmen, t ex om deklarationen för en viss klient är inlämnad eller om bokslutet är färdigt.

2 Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen SPCS Administration Demo. Välj vilket program i serien SPCS Administration du vill använda. Välj Övningsbolaget AB Ovnbol500. Klicka på OK. Tangenter F1-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab Alt- aktiverar hjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. Tänk bara på att det du har skrivit in i ett fält i SPCS Administration normalt sparas direkt. Det du har skrivit in i ett fält finns kvar även om du stänger dialogrutan eller fönstret med tangenten Esc. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta. använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild. använder du för att öppna listor för fält som har listpil. I den översta knappraden har du en knapp för snabbtangenter. Där får du en beskrivning om vilka tangenter du kan använda för olika kommandon. Övningar Skapa faktura Gör så här för att arbeta med kundfakturor: Välj Arbeta med - Kundfakturor. Nu visas registerlistan med fakturor. Klicka på knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. I den dialog som visas kan du välja vilken typ av faktura du ska registrera. Välj Normal faktura. Nu visas arbetsbilden för kundfaktureringen. Fakturanumret läggs in automatiskt. Du kan inte påverka det. En ny faktura bokar alltid upp ett fakturanummer, även om fakturan makuleras. I det skarpa programmet kan du ändra startnummer för fakturor. Detta gör du under Arkiv - Företagsunderhåll - Företagsinställningar - Nummerserier. Insättningspunkten finns vid Kundnr. Om du kommer ihåg kundnumret kan du skriva in det direkt. Om du inte kommer ihåg det kan du göra så här: Klicka på listpilen vid Kundnr eller tryck Alt-. En lista över de kunder du har upplagda visas. Om du inte har lagt in den kund du ska använda kan du göra det nu. Det är inte nödvändigt att kunden finns i registret. Det går bra att skriva in alla uppgifterna manuellt på fakturan. Tänk bara på att du inte får någon statistik på kunden om den inte finns i registret. I det här fallet finns kunden upplagd. 2

3 Gör så här för att välja kund: Markera Sparlivs. Dubbelklicka eller tryck på - tangenten. Kundens uppgifter klistras in på fakturan. Nu är det dags att skriva in artikelrader. Insättningspunkten placeras i kolumnen Artikelnummer. Om du kommer ihåg artikelnumret kan du skriva in det direkt. Om du inte kommer ihåg det kan du ta fram listan över artikelnummer. Klicka på listpilen vid Artikelnummer eller tryck Alt-. Om du inte har lagt upp den artikel du ska använda kan du göra det nu. Du kan också ändra befintliga artiklar. I det här fallet finns artikeln upplagd. Markera Redovisning Alfa. Dubbelklicka eller tryck på - tangenten. Artikeln klistras in på fakturaraden. Ange antal och tryck på - tangenten. Du får upp en varning att kreditgränsen på kunden är överskriden. Klicka på OK. Summeringen sker automatiskt. På fakturaraden kan du också ge kunden en radrabatt. Om du måste avbryta arbetet med fakturan markerar du i rutan Ej klar. Då är det ingen risk att du skriver ut fakturan av misstag. På fliken Kunduppgifter kan du ändra leveransadressen och andra uppgifter som gäller för den aktuella kunden. De ändringar du gör här gäller enbart för den här fakturan. Om du vill göra bestående ändringar av kundens uppgifter ska du göra dem i kundregistret. På fliken Moms, konton kan du t ex ändra momskoder för dokumentet och se vilka procenttal som de olika momskoderna står för. Dessutom kan du se vilka konton som används i bokföringen för t ex moms. På fliken Spårning ser du betalningarna som eventuellt är gjorda för den aktiva fakturan. Skriva ut fakturor Du kan alltid välja om du vill skiva ut en faktura direkt eller om du vill vänta och skriva ut flera på en gång. Gör så här: Välj Arbeta med - Kundfakturor. Registerlistan för kundfakturor visas. Markera fakturan du skapade nyss. Klicka på knappen Kort/lista. Fakturans uppgifter visas. Om du skulle behöva göra några ändringar kan du göra det nu. Klicka på knappen Ändra och gör sedan ändringarna. En faktura kan ändras ända fram tills dess att den är bokförd. En faktura är bokförd när den finns med på en utskriven och godkänd fakturajournal. Klicka på knappen Utskrift. Du kan även skriva ut fakturan genom att välja Utskrift - Direktutskrift i huvudmenyn. 3

4 Skriva ut fakturajournal Fakturajournalen skriver du ut för att du ska få ut de underlag du behöver till bokföringen. Gör så här: Välj Utskrift - Fakturajournal. Här kan du välja att skriva ut journalen till och med ett visst fakturadatum. Du kan också välja att skriva konteringar för varje faktura. Normalt får du en total kontering för alla fakturor som finns med på journalen. Om du väljer Detaljerat bokföringsunderlag skapas varje faktura på en egen rad på verifikationen. Du får också med fakturanummer och kundnummer över till bokföringen. Klicka på knappen Skrivare. Du kan skriva ut till bildskärm, om du vill kontrollera journalen först, men du måste skriva ut till skrivare för att journalen ska betraktas som godkänd. Nu skrivs journalen ut och du får ett meddelande om att du kan godkänna journalen och skapa en verifikation. Registrera en inbetalning I den här övningen ska du registrera en ny inbetalningsbunt. Gör så här: Välj Arbeta med - Kundreskontra - Inbetalningar - Manuella inbetalningar. Nu visas registerlistan för inbetalningsbuntarna. Klicka på knappen Ny, eller tryck på Ctrl-N. Nu visas arbetsbilden för inbetalningar. Varje gång du väljer att skapa en ny bunt räknar programmet automatiskt upp ett nytt, unikt löpnummer som du själv inte kan ändra. Insättningspunkten finns vid Betdat. Gårdagens datum hämtas automatiskt. Du kan ändra det om det skulle behövas. Anledningen till att gårdagens datum hämtas är att du ska registrera inbetalningen enligt datumet på sammanställningen från postgirot eller bankgirot. Tryck på -tangenten för att behålla datumet. Insättningspunkten placeras vid Betalsätt. Du kan skriva in koden för det betalsätt som du registrerar direkt i detta fält. Om du inte kommer ihåg koderna för betalsätten kan du hämta dem genom att klicka på listpilen eller trycka på Alt-. Välj Bankgiro. Insättningspunkten placeras i fältet Text. Här kan du skriva in en lämplig text för att göra det lättare att komma ihåg vad löpnumret gäller. Skriv: Utdrag nr Insättningspunkten placeras vid Fakturanummer. Om kunden har angett fakturanumret kan du skriva in det direkt, om inte kan du leta fram fakturanumret i listan över fakturor genom att klicka på listpilen eller trycka på Alt-. Skriv: Längst ner på bilden visas uppgifter om fakturan. Där kan du se vilken kund det gäller och vilket saldo som är kvar på fakturan efter inbetalningen. 4

5 I kolumnen Betalt belopp, i den övre tabellen, visas det totala fakturabeloppet som betalförslag. Om kunden har gjort en delbetalning skriver du in det beloppet i stället. Om det är rätt belopp inbetalt gör du bara så här: Tryck på -tangenten tre gånger. Insättningspunkten placeras i kolumnen för Fakturanummer igen. Klicka på knappen Kort/lista eller tryck på Ctrl-L. Nu visas registerlistan för inbetalningsbuntar igen. Välj Utskrift - Inbetalningsjournal. Välj att skriva ut inbetalningsjournalen och svara Ja om journalen är godkänd. Registrera en leverantörsfaktura I den här övningen ska du registrera en leverantörsfaktura. Välj Arbeta med - Leverantörsfakturor. Nu visas registerlistan för leverantörsfakturorna. Klicka på knappen Ny, eller tryck på Ctrl-N. Nu kan du välja om du vill registrera en normal-, kredit- eller räntefaktura. Tryck på -tangenten för Normal faktura. Nu visas arbetsbilden för leverantörsfakturor. Du ska nu välja leverantör. Om du inte kommer ihåg leverantörsnumret gör du så här: Välj listpilen vid Levnr eller tryck på Alt-. Listan över leverantörer visas. Markera 102 3M Sverige AB. Dubbelklicka eller tryck på - tangenten. Leverantörens uppgifter klistras in. Insättningspunkten placeras vid Fakturanr. Varje leverantörsfaktura får automatiskt ett löpnummer när du registrerar den. Här skriver du in leverantörens fakturanummer. Skriv: Nu placeras insättningspunkten vid Total. Här skriver du in det totala fakturabeloppet. Skriv: Insättningspunkten finns i rutan för Frakt. På den här fakturan finns ingen fraktkostnad. Insättningspunkten finns i rutan för Moms. Skriv: Du ser att hela beloppet automatiskt konteras på kontot för leverantörsskulder, i det här fallet Konteringen för moms läggs också in automatiskt. 5

6 Placera insättningspunkten på nästa lediga rad i kolumnen Konto i tabellen. Nu ska du kontera resterande belopp. Hur mycket som är kvar att kontera ser du vid Diff längst ner i tabellen. Skriv Tryck på -tangenten så insättningspunkten placeras i kolumnen Debet kr. Här ska du skriva in resterande belopp på fakturan. Du kan lyfta upp differensen genom att trycka på -tangenten så att du hamnar på nästa rad i tabellen. Skriv: Nu är konteringen klar. Differensen är noll. För att du ska kunna skriva ut en leverantörsfakturajournal måste fakturan vara attesterad. För att skriva ut journalen gör du så här: Välj Utskrift - Leverantörsfakturajournal. Skriv ut journalen och svara Ja om journalen är godkänd. Utbetalningar I den här övningen ska du arbeta med utbetalningar. Utbetalningar kan du göra både till postgirot och bankgirot. Använder du dig av PG, Fakturabetalningsservice eller BG, LB-rutin så använder du dig av en bevakningsservice, d v s postgirot och bankgirot bevakar dina fakturor och betalar dem på förfallodatumet. I denna övning använder vi oss av BG, Avier. Välj Arbeta med - Utbetalningar - BG, Avier. Nu visas registerlistan över de buntbetalningar som är registrerade. Klicka på knappen Ny, eller tryck Ctrl-N. Nu visas arbetsbilden för bankgiroutbetalningar. Välj fliken Betalförslag. Nu visas en lista med alla fakturor som förfaller till betalning till och med det datum som visas vid T o m förfallodatum. Insättningspunkten är placerad i fältet Ordning. Här kan du ändra ordningen på fakturorna i listan. Insättningspunkten placeras i fältet T o m förfallodatum. Som förslag visas dagens datum. Skriv in det förfallodatum du angav på den faktura du skapade tidigare. Nu ska du markera fakturorna för betalning. Välj Kommando - Markera alla. Du får nu en fråga om du vill markera alla fakturor för betalning. Klicka på Ja. Alla fakturor i listan är nu markerade för betalning utom de som har saldo 0 och har status På väg. I den nedre tabellen på bilden kan du se vilken status fakturan har. Nu är statusen Avier Bankgiro, ej utskriven. 6

7 Nästa steg är att skriva ut avier eller betalningslista för betalningen. Vill du skicka betalningarna via diskett eller modem använder du dig av PG, Fakturabetalningsservice eller BG, LB-rutin. Välj Kommando - Utbetalningar. Du kan välja att både skriva ut avier och lista eller enbart lista. Nu visas utbetalningsguiden på bildskärmen. Klicka på knappen Nästa. Här anger du på vilket sätt du vill skriva ut bankgirolistan. Gör så här: Markera första alternativet, Skriv ut listan. Klicka på knappen Nästa. Klicka på knappen OK för att skriva ut listan på skrivaren. Nu ska du ange på vilket sätt du vill skriva ut avierna. Gör så här: Markera första alternativet, Skriv ut avierna. Klicka på knappen Nästa. Klicka på knappen OK för att skriva ut avierna på skrivaren. Nu visas en dialogruta med detaljer om betalordern. För att betalningen ska bli markerad som utskriven, måste du välja Slutför. Klicka på Slutför. Klicka på fliken Betalorder. Markera rutan Betald. Du kan nu skriva ut en utbetalningsjournal. Välj Utskrift - Utbetalningsjournal. Klicka på knappen Skrivare. Skriv ut journalen och svara Ja om journalen är godkänd. Registrera verifikation Gör så här för att arbeta med verifikationer: Välj Arbeta med - Bokföring - Verifikationer. Nu visas registerlistan med verifikationer. Klicka på knappen Ny eller tryck på Ctrl-N. På bildskärmen visas fönstret för verifikationsregistreringen. I den här bilden gör du allt arbete med själva verifikationsregistreringen. Fram till dess att du har valt att registrera verifikationen är den preliminär och du kan ta bort, ändra och lägga till rader. Du kan ändra en verifikation även efter det att den är registrerad, men då måste du stryka över sådana rader du vill ändra och lägga in nya rader istället. Du kan välja mellan att registrera verifikationen med hjälp av konteringsmallar eller rad för rad. Klicka på listpilen vid fältet för Konteringsmall och välj SPCS 05 Inköp kontorsmaterial. Skriv in rätt datum och tryck på -tangenten. Insättningspunkten placeras i kolumnen Värde. Där skriver du in det totala beloppet för inköpet. Skriv

8 När du trycker på -tangenten så ser du att inköpet konteras automatiskt på rätt inköpskonto, momskonto och kassakonto. Vilka konton som ska användas anges i konteringsmallen. Klicka på Registrera. Du kan också registrera verifikationen direkt utan att använda konteringsmall. Tryck tryck på - tangenten så du kommer till datumfältet. Skriv in det datum du ska registrera verifikationen för. Insättningspunkten placeras vid verifikationstext. Där skriver du in vad verifikationen gäller. Skriv: Inköp av klädpåsar. Gå till fältet för Serie och ändra till A - manuell serie. Insättningspunkten placeras i kolumnen Konto. Här anger du vilket konto du vill registrera på. Skriv Placera insättningspunkten i fältet Kredit. Skriv 88,90. Insättningspunkten placeras i kolumnen Konto igen. Skriv: Placera insättningspunkten i fältet Kredit. Skriv: 467,90. Insättningspunkten placeras i kolumnen Konto igen. Skriv: Nu ska du prova att lyfta upp differensen. Tryck på -tangenten så många gånger att insättningspunkten placeras i kolumnen Konto igen (utan att skriva in något). Du ser att differensen automatiskt registrerades i den kolumn där den ska registreras, debetkolumnen. Verifikationen är klar. Differensen är 0. Gör så här för att avsluta registreringen av den här verifikationen: Knappen Registrera blir aktiv. Gör så här för att välja Registrera: 8

9 Finesser att prova i Spårningsfunktion I finns en unik spårningsfunktion. Du kan följa informationens väg genom hela programmet, var den kom ifrån och var den tog vägen. Tittar du på en artikel i registret Artiklar/Tjänster kan du se på vilka fakturor denna artikel finns med. Korrigering av verifikation Felregistreringar på en verifikation korrigeras enkelt och tydligt i SPCS Administration 500 och ändringarna kommer in på rätt datum i dina rapporter. Du går in på den felaktiga verifikationen, stryker felaktiga rader och lägger till nya. Korrigeringen följer bokföringslagen genom att du alltid måste ange signatur och datum på ändrade eller nya transaktionsrader. Alla uppgifter kommer med på bokföringsrapporterna och du kan också se ändringarna i behandlingshistoriken. Om du vill boka bort en felaktig verifikation kan du göra det genom att skapa en ändringsverifikation och välja alternativet Kopiera verifikationen med omvända tecken. Räntefakturering I slipper du nästan allt arbete med räntefakturering och får ändå in dina pengar eftersom dröjsmålsräntan faktureras på nästa vanliga faktura till kunden. När du registrerar en betalning som kommer in för sent markerar du att dröjsmålsräntan ska sparas för senare fakturering. Nästa gång du registrerar en vanlig faktura till kunden får du upp ett meddelande om att det finns dröjsmålsränta att fakturera. Du får upp räntan som vanliga artikelrader. Naturligtvis kan du använda rutinen för vanlig räntefakturering om du vill. Konteringsmallar Det finns tre användningsområden för konteringsmallarna: Anropa mall vid registrering av verifikation. Anropa mall vid registrering av leverantörsfaktura. Periodiseringar. Ett enkelt exempel är t ex att det är möjligt att skapa en konteringsmall för överföring från kassa till postgirot. När mallen sedan anropas behöver du bara fylla i aktuellt belopp och sedan bokförs detta automatiskt i kredit på konto 1910 Kassa och i debet på konto 1920 Postgiro. Det är även möjligt att skapa en konteringsmall och sedan anropa denna vid registrering av leverantörsfakturor. Du kan använda ett kostnadskonto i mallen, t ex kontot för telefonkostnader. När du skapar mallen anger du att totalbeloppet minus moms automatiskt ska bokföras på ett visst kostnadskonto, t ex 6211 Telefon. Genom att ange att en konteringsmall ska vara en periodisering får du en påminnelse i bokföringen när det är dags att utföra den. Det kan t ex vara aktuellt om du gör månatliga avskrivningar och alltid vill göra dessa ett visst datum. 9

10 Funktioner i SPCS Administration I finns alla grundfunktioner såsom bokföring, fakturering, kundreskontra, leverantörsreskontra, betalningsservice, utlandsbetalningar och språk/ valuta. Du väljer om du vill arbeta med språk/valuta under Arbeta med - Företagsunderhåll - Valuta och språk. Lägger du dessutom till projekt, order, avtalsfakturering och lager får du SPCS Administration Lägger du till ytterligare funktioner för offert, samlingsfakturering, inköp och beställning får du SPCS Administration Vill man arbeta flera personer i programmet samtidigt finns fleranvändarversion till. 10