Hantering av Exceldata vid import/export till/från utbetalningsansökan

Transkript

1 Hantering av Exceldata vid import/export till/från utbetalningsansökan Version 1.2, Innehåll 1 Importera fil till utbetalningsansökan Exportera data från ekonomisystemet till Excelark Sortera korrekt kolumnordning Kontroll av datakvalitet Sortera data i olika filer Spara Exceldata som kommaseparerad fil (.CSV fil) Importera kommaseparerad fil till Min ansökan Exportera fil från utbetalningsansökan till Excel Exportera till fil i Min ansökan Konvertera.CSV-fil till Excelfil (8)

2 1 Importera fil till utbetalningsansökan För att föra över transaktioner från eget ekonomisystem till Min ansökan kan man importera dessa via fil i ett specifikt filformat. I detta dokument beskrivs hur man omvandlar utgiftsdata från sitt ekonomisystem till gällande filformat. 1.1 Exportera data från ekonomisystemet till Excelark Utgiftsdata ska exporteras från ekonomisystemet till Excel. Exporten av utgiftsdata från ekonomisystemet beskrivs inte i detta dokument eftersom det kan variera beroende på valet av ekonomisystem. Exportera därför enligt ekonomisystemets instruktioner. Kontakta ekonomisystemets support om detta är ett problem. 1.2 Sortera korrekt kolumnordning Obligatoriska utgiftsdata som ska finnas för varje enskild transaktionsrad i en utbetalningsansökan visas i tabellen nedan. Kolumnerna i Excelarket måste ligga i samma ordning som i tabellen nedan, annars läses data in i fel kolumner i Min ansökan. Ligger kolumnerna i annan ordning efter export från ekonomisystemet måste kolumnerna flyttas i rätt ordning. Den obligatoriska bilagan sammanställning projektkostnader är upplagd efter denna kolumnordning för att förenkla överföring från detta dokument till en separat Excelfil, som sedan kan göras om till en.csv-fil. Ver No Verifikattext Bokförd Betalad Konto Kontonamn Leverantör ÅÅÅÅ- ÅÅÅÅ- MM-DD MM-DD Belopp i lokal valuta Valuta Tänk på att huvudrubrikerna måste raderas innan man läser in.csv-filen i Min ansökan, då kolumnen valuta inte får innehålla värdet valuta. Detta beror på att samtliga rader, även rubriksraden, läses in som transaktionsrader och kolumnen valuta tillåter inte andra värden än SEK eller DKK. Om huvudrubriken inte är borttagen får man följande felmeddelande när man försöker läsa in filen i Min ansökan: 1.3 Kontroll av datakvalitet För att förenkla arbetet av utbetalningsansökan i Min ansökan rekommenderas att så få celler som möjligt är tomma i Excelarket. Det är möjligt att redigera enskilda celler i Min ansökan, men i Excel får man en bättre överblick och fler möjligheter för redigering. 2 (8)

3 Skulle det vid importen av någon anledning inte gå att läsa in data från enskilda celler, kommer Min ansökan att lämna fältet tomt istället för att inläsningen ska stoppas. 1.4 Sortera data i olika filer Det rekommenderas att det skapas en separat fil för varje partners transaktionsrader. Om en partners data innehåller en större mängd transaktionsrader kan filen även delas upp per kostnadsslag, då varje transaktionsrad ska kopplas till kostnadsslag. OBS! Det går inte att importera kostnadsslag via Excelfilen, dessa måste läggas till manuellt i Min ansökan. Kostnadsslag i Min ansökan Följande kostnadsslag finns tillgängliga att koppla i Min ansökan och kan användas för sortering av filer. Kostnadsslag Interregionala program Personal (Kontor och administration) Extern sakkunskap och externa tjänster Resor och logi Utrustning Avgår projektintäkter (negativ kostnad) Schablonkostnader 1.5 Spara Exceldata som kommaseparerad fil (.CSV fil) När all bearbetning av Excelfilen är färdig ska den göras om till en kommaseparerad fil med formatet.csv. 1. Öppna aktuell Excelfil. 2. Under menyn Arkiv tryck på Spara som. 3. Under filformat, välj.csv (kommaavgränsad) 4. Tryck på Spara Tänk på att när man konverterar till.csv-fil sparas endast det aktuella arket/flanebladet. Har man data på flera blad i Excelfilen måste man spara varje blad för sig till en ny.csv-fil. 3 (8)

4 Klicka på OK för att gå vidare. 5. Nästa meddelande som kommer upp uppmärksammar att filformatet.csv inte kan innehålla några funktioner från Excel. Klicka Ja i meddelanderutan. 1.6 Importera kommaseparerad fil till Min ansökan När man loggat in i Min ansökan och skapat en utbetalningsansökan kan man under Menyvalet Utbetalningar >> Ekonomirapport >> Utgifter importera.csv-filerna. Tryck på knappen Lägg till från fil, se bilden nedan. Välj aktuell.csv-fil. 4 (8)

5 Efter att man tryckt på lägg till öppnas dialogrutan som ger möjlighet att koppla samtliga transaktioner i filen till en sökande (partner). När filen är importerad listas transaktionerna under fliken utgifter i Min ansökan. 2 Exportera fil från utbetalningsansökan till Excel De utgiftsrader som finns i ekonomirapporten kan exporteras ut till en kommaseparerad fil (.csv, vilken senare kan göras om till Excel). Detta kan vara lämpligt om ytterligare beräkningar, sorteringar etc. behöver göras på utgifterna. Det kan även vara bra om det behöver sparas en kopia på det underlag som skickas in med utbetalningsansökan. Om utbetalningsansökan behöver tas bort av någon anledning kan den snabbt återskapas med en sådan kopia. Det är i så fall bara att använda funktionen Lägg till från fil. 2.1 Exportera till fil i Min ansökan 1. Tryck på knappen Exportera till fil och spara filen. 5 (8)

6 2. Formatet på den exporterade filen är.csv (kommaseparerad). Öppnas den med t.ex. Word eller Excel kommer den att visas som en lång textsträng med varje ord separerad med kommatecken. Exempel: " ","Byggmaterial"," "," ",4234,"Kostnader material","byggmax"," ,00","","Bolaget AB" 2.2 Konvertera.CSV-fil till Excelfil För att konvertera.csv-filen till Excelformat, följ nedan beskrivning: 1. Öppna Excel 2. Välj i huvudmenyn Data-> Hämta externa data-> Från text 3. Välj den fil som exporterats från utbetalningsansökan i Min ansökan. 4. Följ textimportguiden som kommer upp i Excel: Kontrollera att nedanstående val är gjorda i steg 1. OBS! Filursprung ska vara Unicode (UTF-8), annars kommer å,ä,ö och siffrorna i kolumnen belopp att bytas ut mot andra tecken. När allt är OK, tryck på Nästa 6 (8)

7 Steg 2: Välj Komma som avgränsare och som textavgränsare. Det är nu möjligt att se hur tabellerna kommer att se ut i Excel, under förhandsgranskning. Här syns det även om å,ä,ö visas korrekt. Tryck på Nästa. Steg 3: Välj kolumnformatet Allmänt. Tryck på Slutför för att slutföra importen till Excel. 7 (8)

8 Välj vart data ska placeras i Excelbladet, som standard föreslår Excel att placera data från första cellen på blad 1. Tryck OK. 5. När importen är klar visas innehållet i kolumner i Excel. Notera att belopp som är större än sparas som text och inte belopp. För att kunna summera beloppen måste dessa justeras manuellt pga. att det är ett mellanrum och inte tusenavgränsare i cellen. 8 (8)