Manual till programvaran. TallyMaster 3.27 Basic

Transkript

1 Manual till programvaran TallyMaster 3.27 Basic

2 Innehållsförteckning sid 1. Förord 3 2. Installation och/eller uppdatering Första gången programmet startas Vid ominstallation eller byte av Inställning av standardvärden Underhåll. 6 Allmänt. Uppdatering av program 6 Priser.. 7 Moms.. 7 Formattering.. 8 Personalkort.. 8 Kunder.. 9 Bokföring.. 9 Kvittering.. 9 Kontoutdrag enskild kund.. 10 Kassabalans.. 10 Skapa nytt år.. 10 Rapporter.. 10 Protokollfiler Daglig användning, incheckning av gäst 12 Ny gäst.. 12 Sätt in belopp.. 13 Påfyllning av kort Utcheckning Till sist 15 2

3 Förord. Vi vill tacka dig för inköpet av TallyMaster. Programmet används dels av TallyKeys servicetekniker vid installation och service av systemet, dels för daglig produktion av användarkort. Programmet kan även skapa bokföringsunderlag och listor. Manualen är upplagd som en genomgång av programmet från installation till att första gästen checkar ut. Vi vet att du kommer att ha glädje av systemet men om det skulle dyka upp något som denna manual inte kan hjälpa dig att lösa, får du såklart höra av dig till oss. TallyKey Sverige AB Tel

4 Installation och uppdatering av programvara från CD. Börja med installation av TallyCard kortläsarmodul. Denna ansluts helt enkelt till befintlig COM-port. Om inte datorn har ledig COM-port kan kortläsarmodulen anslutas till en adapter USB-seriell. För installation av denna, se adapterns egen manual. Installera/uppdatera nu programvaran genom att sätta i CD:n i datorn. Om inte installationen startar automatiskt, kör filen setup på CD:n från utforskaren. När installationsprogrammet startats kommer följande dialogruta fram: Klicka [Nästa] Programmet frågar nu efter en installationsnyckel, CD-nyckel. Denna finns på Etiketten som är fastklistrad på fodralet till CD:n. Skriv in nyckeln och klicka på [Nästa] Installationsprogrammet frågar nu efter installationskatalog. Vid behov, tex vid uppdatering, ändra Katalog annars Klicka på [Installera] Filerna kopieras nu in till datorns hårddisk och starticon skapas. 4

5 När allt är installerat kommer denna dialogruta fram. Klicka på [Avsluta] Om din dator är uppkopplad mot Internet kan du nu registrera din programvara. Nyckeln som hemsidan frågar efter finns på etiketten tillsammans med CD-nyckeln som du använde vid installationen. Om du endast har uppdaterat din programvara är du nu klar och kan använda din programvara som tidigare. Installationsprogrammet har nu skapat en programgrupp, TallyMaster, och en programicon TallyMaster för start av programmet. Första gången programmet startats kommer dialogrutan TallyMaster Inställningar fram. Här skrivs anläggningens namn in. Var noga vid inskrivningen eftersom dessa uppgifter senare bara kan ändras av TallyKeys personal. Finns det en logotype som ska användas på utskrifterna skall denna också letas upp nu. Storleken på logotypen får inte överskrida 635 punkter i bredd och 60 punkter i höjd. Godkänn och gå vidare genom att trycka på Nästa. Om PC-modulen inte hittas av installationsprogrammet kommer följande ruta fram Välj den COM-port som läsaren är kopplad till och programmet går igång. Om du väljer fel port, prova igen med nästa tills du hittar rätt. Om du mot förmodan inte hittar rätt, välj Avsluta. Programmet avslutas nu. Kontrollera anslutningen till kortläsaren. Starta om programmet och försök igen. 5

6 När du kommit såhär lång ombedes du att sätta i det röda kortet vilket leder oss fram till: Inställning av standardvärden. Vissa saker är inställda vid konfigureringen av systemet men inte allt. Det vi nu ska göra är samma saker som görs vid ändring av priser osv. Underhåll. Tillsammans med systemet levererades ett rött kort. Detta används vid Underhåll av systeminställningar. Sätt i det röda kortet i kortläsaren. Följande ruta kommer fram: Vi börjar med fliken Allmänt. Uppdatering av programmet. Den första fliken ger oss möjlighet att uppdatera programmet. Eftersom programvaror är färskvara så finns det möjlighet att uppdatera. Detta kräver en internetuppkoppling och ett giltigt serviceabonnemang. Klicka på knappen. Programmet kopplar upp mot vår server och kontrollerar om det finns någon ny programversion och om det finns ett giltigt serviceabonnemang. Om det finns, laddas den nya versionen hem och programmet uppdateras, varefter det startas om. 6

7 Priser. Under fliken priser sätts priset på Depositionsavgift och Elmätare. Depositionsavgift. Eftersom det finns en kostnad för framtagning av kort kan det vara lämpligt att ta ut en depositionsavgift för kortet. Avgiften läggs på vid kortets skapande och betalas tillbaka då kortet lämnas tillbaka. Elmätare. Fast beloppsuttag är beloppet som dras från kortet då kortet förs in i kortmodulen. Pris/kWh är priset på el per kilowatt-timme inklusive moms. Moms. Fast momssats % är i skrivandes stund 25%. Det finns 2 rutor för momssatser till. Dessa tillhör moduler som inte säljs på den Svenska marknaden. 7

8 Det samma gäller Formattering Denna flik tillhör inte BAS modulen. Personalkort. På fliken personalkort kan man skapa ett personalkort. Gör så här: Stäng rutan. Ta fram ett grönt kort. Lägg in den anställde som en vanlig kund i systemet. (Se under Daglig användning längre fram i manualen). Skapa det gröna kortet med den anställde utan några pengar på kortet. Ta ut det gröna kortet och sätt i det röda. Gå till fliken personalkort. Markera hur mycket pengar det ska finnas tillgängligt på kortet när den anställde får det. Giltighetsdagar,används inte i BASversionen. Markera om kortet skall kunna användas som huvudnyckel om anläggningen har stugor eller annat med dörrlås. Detta är lämpligt till städpersonal tex. Gäller ej BAS. Markera om kortet ska kunna användas för tömning av moduler. Om någon lämnar anläggningen med pengar kvar i elmätaren och glömmer lämna tillbaka sitt kort kan ingen ta ut pengarna från elmätaren. Detta är gjort som en säkerhet men kan ställa till onödiga problem. Därför går det att tömma elmätaren på kvarvarande belopp med kortet om Töm modul är ikryssad. Dessa pengar kan senare användas för att hjälpa andra som har slut på pengar och el och som inte kan fylla på sitt kort för att receptionen är stängd. Var dock mycket återhållsam med Töm modul. 8

9 När alla uppgifter är ifyllda; ta ut det röda kortet och sätt i det gröna. Klicka därefter på knappen [Skapa kort]. Kortet skapas nu som ett personalkort. Kunder Fliken kunder ger dig möjlighet att radera kunder från systemet. Om kunden har ett aktivt TallyCard kommer det en följdfråga innan kunden raderas. Bokföring Fliken Bokföring har hand om det som betalas in och ut. Kvittering. Här kan du välja om du önskar kvitto för utskrift vid betalning. Kvittot visas på skärmen varefter du kan välja utskrift. 9

10 Om man vill hålla koll på kontot kan man även välja att skriva ut en kontobalans. Även denna visas på skärmen varefter utskrift får väljas om så önskas. Kontoutdrag kan även göras för enskild kund. Välj kund genom att markera genom ett musklick. Klicka därefter på kontobalans. Även denna rapport kan skrivas ut. Vid diff i kassa kan manuellt underhåll göras. Klicka på Kassa underhåll. Kassabalans. Skriv in kassans verkliga värde och en justering kommer att utföras. Avdrag från kassan. Skriv in eventuellt uttag från kassan. Kortrapport. En enkel utskrivbar rapport över korttransaktionerna skapas. Denna rapport är även möjlig att redigera gällande datum. Rapporten går även att spara som fil. Skapa nytt år. Används vid nytt år. Se till att det gamla året står inskrivet. Önskas kundsaldon nollade så se till att kryssrutan är markerad. Hela kundregistret blir kvar men alla transaktioner sparas ner i en mapp på hårddisken under TallyMaster-mappen. Rapporter. 4 olika rapporter finns. Alla skapar en rapport som går att spara som fil eller skriva ut. Det går även att filtrera i datum. Markera önskad rapport och klicka på knappen med boken. Rapporten Moms är lite annorlunda än övriga. Uppe till höger finns en knapp [Bokför moms]. Om man klickar på denna kommer först en dialogruta fram för att bekräfta, sedan skapas en post med momsbeloppet så att saldot nollställs. Denna post markeras med en icon med flera pennor. De poster som ingår i momsbeloppet blir även markerade med en icon i form av en penna. 10

11 Protokollfiler. Tänkta att användas vid felsökning. Internet, sänd logfiler, är inte aktiverad. Däremot kan man, vid problem, öppna logfilen changes.log med WordPad eller NotePad. Sedan kan man spara ner filen och maila den till oss. Filen changes.log innehåller alla ändringar som gjorts i programmet. 11

12 Daglig användning. När programmet startas kommer denna sida fram. Detta är den sida som vi använder i vårt dagliga arbete med TallyCard. Vid incheckning av gäst; Sätt in ett tomt kort. Om kortet är nytt kommer denna dialogruta fram. Klicka OK. Klicka på knappen Kunder eller Kundkartotek till vänster. En ny sida kommer då fram. Om gästen redan är registrerad i programmet, klicka på namnet, kontrollera uppgifterna och klicka sedan på TallyCard till vänster. Om uppgifterna är fel, klicka på [Ändra], skriv in de rätta uppgifterna, [OK]. Ny gäst Om gästen inte finns med i systemet; Klicka på [Ny] Skriv in gästens uppgifter i dialogrutan. Klicka sedan på [OK]. Förnamn, Efternamn och Adress måste fyllas i. Övriga är frivilliga. Den nya gästen är nu markerad. Tryck TallyCard och återgå till startsidan. Gästens uppgifter står nu uppe till vänster och ska föras in på kortet. Klicka på [Skapa kort]. 12

13 Det kommer nu fram mer information på bilden, Kortbelopp, KortID, Saldo. Sätt in belopp. Skriv in det belopp som kunden önskar använda till el. Klicka sedan på [Sätt in belopp]. Beloppet förs nu in på kortet. Om systemet är konfigurerat att kvitto ska skapas kommer det nu fram ett kvitto på skärmen. Önskas utskrift av kvittot, klicka på knappen med en liten skrivare längst upp på bilden. Här finns även möjlighet att spara kvittot som fil. Lägg märke till att eventuell deponeringsavgift inte läggs in på kortet utan hanteras för sig själv. Däremot finns det med på kvittot. När du skrivit ut önskat antal kvitton, klicka på [Close]. Om systemet nu är konfigurerat att få ut en kontobalans så kommer ett kontoutdrag fram på kunden. Önskas utskrift, klicka på skrivaren. Avsluta med [Close]- knappen. Kortet är nu klart för gästen. Ta ut det ur kortläsaren och lämna över till gästen. Programvaran visar nu bara tomma fält. Påfyllning av kort. Om gästen börjar få slut på pengar på kortet kan det fyllas på. Sätt in kortet i kortläsaren. Gästens uppgifter dyker nu upp på skärmen. Du kan nu skriva in ett nytt belopp, som gästen vill ha insatt på kortet, i rutan till höger och klicka på knappen [Sätt in belopp]. Om programmet är konfigurerat för kvitto kommer det nu fram ett, precis som när vi skapade kortet första gången. Ta även tillfället i akt och kolla över gästens övriga uppgifter och ändra om nödvändigt. Ta till sist ut kortet och lämna tillbaka till gästen. 13

14 Utcheckning. När gästen till slut vill checka ut, sätt in kortet i kortläsaren. Läs av beloppet på kortläsaren. Uppgifterna på gästen kommer fram. Klicka på knappen [Återför belopp]. Beloppet tas från kortet, och (om programmet är så konfigurerat) ett kvitto kommer fram. Skriv ut vid behov. Därefter kommer en dialogruta fram som undrar om du vill radera kortet. Klicka Ja. Kortet är nu tömt och färdigt att använda till en annan gäst. Om du inte skrev ut något kvitto, betala tillbaka beloppet som du läste av på kortläsaren + ev depositionsavgift. Om du skrev ut ett kvitto, betala gästen beloppet. 14

15 Till sist. Varken kortläsare eller kort behöver någon särskild tillsyn utöver vanlig renlighet. Mjukvaran uppdateras kontinuerligt efterhand som nya funktioner önskas av våra kunder. Om ni har ett serviceavtal och ett Internetabonnemang kan ni kontrollera om det finns uppdateringar, som beskrivs under Underhåll, Allmänt. Tänk även på att datorer till slut lägger av. Frågan är inte om, utan när. Be er dataansvarige att göra en backupfunktion på er TallyMasterinstallation. Programmet installeras som standard i mappen C:\tallymaster. Alla filer till programmet finns i samma mapp. Lycka till med TallyMaster Ingvar Grundborg TallyKey Sverige AB Manualen är gjord till TallyMaster BAS ver den 16 december Det kan finnas ändringar efter detta datum som ej finns med i denna manual. 15