Kassahantering. Bollnäs kommun. Revisionsrapport. Robert Heed Hanna Franck. Oktober 2010

Transkript

1 Revisionsrapport Oktober 2010 Robert Heed Hanna Franck

2 Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod och avgränsning i Bollnäs sporthall Karlslunds restaurang Torsbergs café Träffpunkt Öster Granskningsresultat Regler, riktlinjer och rutiner Kommentarer Löpande hantering Kommentarer Redovisning Enheter Ekonomikontoret Kommentarer

3 Sammanfattande bedömning Under en längre tid har diskussionerna kring det kontantlösa samhället framkommit i olika sammanhang. Trots en sjunkande andel hantering av kontanta medel, är hanteringen ändå omfattande inom vissa verksamheter. Inom de kommunala verksamheterna finns det ett antal enheter och anläggningar som hanterar kontanter. Det förekommer till exempel i sporthallar, caféer och matserveringar. Det är därför av vikt, för att ha en säker hantering, att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa är väl kända och följs. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har Komrev inom PwC granskat kassahanteringen. Revisionell bedömning Sammanfattningsvis är vår bedömning att kommunstyrelsens rutiner avseende kasshantering inte är helt tillfredsställande utifrån ett internkontrollperspektiv, utan behöver utvecklas. Vi grundar vår bedömning på bland annat nedanstående punkter och lämnar där även rekommendationer kring behov av fortsatt utveckling av kassahanteringen. Vilka regler, riktlinjer och rutiner finns avseende kassahanteringen? Vi bedömer att: Regler, riktlinjer och rutiner inte finns dokumenterade i tillräcklig omfattning. Vi rekommenderar att: Kommunstyrelsen tar fram övergripande riktlinjer/rutiner som sedan kompletteras med lokalt anpassade riktlinjer/rutiner anpassade efter respektive enhets behov. Säkerställa att det finns formellt utsedda kassaansvariga samt tydliggöra vad ansvaret innebär. Inkludera kontrollmoment avseende kassahanteringen i de interna kontrollplanerna. Fungerar den löpande hanteringen tillfredsställande? Vi bedömer att: Den löpande hanteringen till delar fungerar tillfredsställande, men behöver utvecklas ytterligare och rutinerna göras mer enhetliga. Vi rekommenderar att: Införa enhetliga rutiner i samband med återköp och felslag. Införa enhetliga rutiner kring kvittohantering. Säkerställa en korrekt momshantering. 3

4 Fungerar redovisningsrutinen tillfredsställande? Vi bedömer att: Redovisningsrutinen till delar fungerar tillfredsställande, men behöver utvecklas ytterligare och rutinerna göras mer enhetliga. Vi rekommenderar att: Införa rutin med att kassorna räknas av två personer. Utveckla enhetliga rutiner för kassaredovisning kring avstämning, redovisning samt differenshantering. Införa enhetliga rutiner för insättning av medel på bank, för att möjliggöra avstämning av insatta medel. Säkerställa att kontanta medel förvaras på ett betryggande sätt. Säkerställa att arkivering av räkenskapsmaterial sker på ett korrekt sätt. 4

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Under en längre tid har diskussionerna kring det kontantlösa samhället framkommit i olika sammanhang. Trots en sjunkande andel hantering av kontanta medel, är hanteringen ändå omfattande inom vissa verksamheter. Inom de kommunala verksamheterna finns det ett antal enheter och anläggningar som hanterar kontanter. Det förekommer till exempel i sporthallar, caféer och matserveringar. Det är därför av vikt, för att ha en säker hantering, att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa är väl kända och följs. Av kommunallagen framgår att styrelser och nämnder ska ha kontroll över sin verksamhet, ekonomi och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detta innebär att det är styrelser och nämnder, som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi samt att det finns säkra rutiner som förhindrar felaktigheter och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Från och med den 1 januari 2010 måste, enligt lagen om kassaregister mm (2007:592), de enheter som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning ha ett certifierat kassaregister. Lagen innebär att all försäljning ska registreras i ett kassaregister och vid all försäljning ska ett kvitto tas fram och erbjudas kunden. Det finns dock några som är undantagna från dessa regler, däribland kommuner. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har Komrev inom PwC granskat kassahanteringen. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att granska om kommunens rutiner när det gäller kassahanteringen är tillfredsställande utifrån ett internkontrollperspektiv. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens rutiner när det gäller kassahanteringen tillfredsställande utifrån ett internkontrollperspektiv? Utifrån ovanstående revisionsfråga ska följande kontrollmål ligga till grund för granskningen: Vilka regler, riktlinjer och rutiner finns avseende kassahanteringen? Fungerar den löpande hanteringen tillfredsställande? Fungerar redovisningsrutinen tillfredsställande? 5

6 1.3 Metod och avgränsning I granskningen har genomgång gjorts av regler, rutiner och riktlinjer. Intervjuer har genomförts med bland annat representanter från ekonomikontoret samt ansvariga för kassahanteringen för de utvalda enheterna. Utöver detta har stickprov genomförts av kassaredovisningarna för de utvalda enheterna under Granskningen har avgränsats till fyra enheter, med varierande omfattning av kassahantering och som är organiserade under olika nämnder. Se närmare under avsnitt 2 nedan. 6

7 2 i har ca 30 enheter som har försäljning och därigenom hanterar kontanta medel. Drygt hälften av enheterna hanterar redovisningen med hjälp av en kassaapparat medan de övriga har en manuell hantering. Totalt hanteras närmare 10 Mkr under ett år via kassorna, där den största kontanthanterande enheten är Bollnäs sporthall med över 3 Mkr per år. I sporthallen har man även möjlighet att ta emot betalning via kort. I granskningen har fyra enheter valts ut, vilka beskrivs mer i detalj nedan: Enhet Bollnäs sporthall Karlslunds restaurang Torsbergs café Träffpunkt Öster Nämnd Tekniska nämnden Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Samtliga enheter sänder in underlag för kassahanteringen till ekonomikontoret som hanterar den löpande redovisningen i kassaredovisningen. 2.1 Bollnäs sporthall I Bollnäs sporthall finns ett gym, två bassänger och ett flertal idrottssalar i varierande storlek. Sporthallen erbjuder flera olika träningsalternativ för dess besökare och har ett solarium samt en relaxavdelning. Sporthallen har två kassor med varsin kassaapparat, en i entrén och en i gymmet. I entrékassan säljs kort och engångsbiljetter samt simmärken, badkläder och andra mindre sportartiklar. I gymmet säljs mindre sportartiklar samt energibars och dryck. I båda kassorna finns möjligheten att betala med kort via betalterminal. Kontanthanteringen uppgår till ca 3,2 Mkr per år. Kunderna kan, förutom att betala med kort eller kontant, även i viss utsträckning betala via autogiro. 2.2 Karlslunds restaurang Karlslunds servicehus är en av kostenhetens 30 enheter. Karlslunds restaurang har öppet mellan alla dagar i veckan och serverar lunch men har även försäljning av fil, mjölk och näringsdryck. Lunchen är öppen för alla, såväl boende som externa och betalning kan ske kontant eller mot faktura. Enheten har en kassaapparat, men ingen kortläsare. Kontanthanteringen uppgår till ca 700 tkr per år. 7

8 2.3 Torsbergs café Torsbergsgymnasiets cafeteria har öppet mellan 7:45-15:00, med stängt på lov. I cafeterian säljs lättare cafétillbehör såsom smörgåsar, godis, fikabröd etc. men även material som pennor, usbminnen, block etc. Cafeterian omsätter ca 600 tkr per år. Enheten har en kassaapparat, men ingen kortläsare. 2.4 Träffpunkt Öster Träffpunkt Öster är en mötesplats för äldre, där de har möjlighet att komma och fika och umgås. De har öppet mellan 9-15 och lunch serveras mellan 12-13:30. Om man vill äta lunch måste man beställa i förväg, så de kan ta hem matlådor. I övrigt säljs fika i form av kaffe, smörgås, fikabröd och glass, där allt bröd bakas på plats. Kontanthanteringen uppgår till ca 100 tkr per år och hanteringen sköts manuellt, dvs det finns ingen kassaapparat på enheten. 3 Granskningsresultat 3.1 Regler, riktlinjer och rutiner Det finns inga centralt framtagna riktlinjer eller rutiner för hur kassahantering och kontanthantering ska ske på enheterna. De besökta enheterna har i viss omfattning haft någon form av lokala lathundar, men några lokala heltäckande anvisningar finns inte framtagna. Det finns även vissa instruktioner för hantering av kontanter framtagna av barn- och utbildningsförvaltningen. Bland de lokala riktlinjerna finns på en av enheterna ett dokument vid kassan där momssatsen specificeras samt enklare instruktioner om hantering av kassaapparaten. För de besökta enheterna saknades manual till kassaapparaten hos en av enheterna. I samband med intervjuerna framkom att det finns en efterfrågan efter centralt utformade riktlinjer. De besökta enheterna har samtliga någon form av kassaansvarig. För 2010 har det inte återfunnits några kontrollmoment avseende kontanthantering i de interna kontrollplanerna, men tidigare år har det återfunnits kontrollmoment Kommentarer Det är viktigt att de delar i kassahanteringen som är likartad på de olika enheterna, hanteras på ett enhetligt sätt inom hela kommunen. Rekommendationen är därför att det är av vikt att centralt utformade riktlinjer/rutiner tas fram, för att säkerställa en tillfredsställande hanteringen av kassorna. Utifrån de centrala riktlinjerna kan sedan respektive enhet utforma lokalt anpassade riktlinjer som stöd för det dagliga arbetet. 8

9 Ansvar/information Samtliga besökta enheter har kassaansvarig, men det bör säkerställas ett det finns en formellt kassaansvarig utsedd för varje enhet. I de centrala riktlinjerna kan bland annat fastställas krav på utsedd kassaansvarig samt vilket ansvar som ligger i/innebörden av funktionen. Det är viktigt att lämna information till samtliga personer som hanterar kassor och säkerställa att alla har en tillräcklig grundkunskap om kassahantering. För att tydliggöra ansvaret kan kassapersonalen efter genomförd information skriftligt få intyga att de tagit del av denna. Internkontroll Att några kontrollmoment har utförts, under året, utifrån de interna kontrollplanera har inte framkommit i samband med granskningen. I de interna kontrollplanerna kan med fördel kontrollmoment riktade mot kassahanteringen inkluderas. 3.2 Löpande hantering I samband med kassans öppnande hämtas växelkassan från sin förvaring och läggs i kassalådan. Ingen av de besökta enheterna kontrollräknar växelkassan i samband med öppnandet utan detta görs i samband med stängning dagen före. Samtliga enheter förvarar växelkassan separat. Den löpande försäljningen hanteras via de kassaapparater som finns på enheterna, förutom på Träffpunkt Öster som har en manuell hantering utan kassaapparat. För de besökta enheter som har kassaapparat registreras beloppet i kassan via belopp eller kod, kunden betalar och sedan lämnas det i förekommande fall växel tillbaka. I regel lämnas inte kvitto med automatik, utan detta görs endast på kundens begäran. I de fall det görs felslag, görs det justering eller återköp i kassaapparaten. Återbetalningar till kund görs enligt uppgift endast i ett fåtal fall. Endast sporthallen har ett system som medger att personalen som står i kassan har en egen identitet, som de kan logga in sig med i systemet. Enligt uppgift ändras inte inloggningen regelmässigt i samband med personalbyte, utan det kan vara en och samma identitet som är inloggad i systemet, oavsett vem som hanterar kassan. Momshantering Vid försäljning av varor och tjänster måste olika momssatser beaktas. Vid försäljning av livsmedel som man tar med sig, utgår 12% moms för livsmedel, medan momsen uppgår till 25% vid försäljning av mat när man äter på restaurang (servering). Vid försäljning av varor utgår i regel 25% moms. 9

10 På Karlslunds restaurang hanteras de olika momssatserna genom att man i samband med försäljningen registrerar in försäljningssumman i kassan och sedan väljer 12% respektive 25% moms. Vid Träffpunkt Öster hanteras momsen genom att försäljningssumman läggs i olika lådor, för att särredovisa momsen. I sporthallens kassasystem läggs en momssats in för respektive produkt/aktivitet, som genererar moms när respektive försäljning görs. För Torsbergs café görs ingen särredovisning av momsen i kassan, utan denna görs manuellt på ekonomiavdelningen i samband med redovisning i form av att 25% moms redovisas på hela försäljningsbeloppet. Arkivering I sporthallens kassasystem lagras samtlig försäljningsdata elektroniskt. Uttag görs endast i form av underlag för kassaredovisning. När det gäller Karlslunds restaurang arkiveras referensrullarna på enheten. När det gäller Torsbergs café ger bristerna i kassaapparaten inte förutsättningar för en korrekt hantering av referensrullarna i dagsläget. Tidigare referensrullar har inte arkiverats. Inköp Det har tidigare förekommit att inköp har gjorts till enheten genom att medel har hämtats ur kassan och sedan redovisats i samband med kassaredovisningsrapporten. I samband med intervjuerna framkom att hanteringen hade ändrats Kommentarer Med bakgrund av genomförda intervjuer och stickprov lämnas följande kommentarer/ rekommendationer. Växelkassan I dagsläget räknas växelkassan i samband med kassans stängning. Växelkassan bör räknas både när kassan stänger och kontrollräknas vid kassans öppnande. Återbetalning och felslag Det finns inga enhetliga rutiner för hantering av återbetalning och felslag. Om återbetalning ska göras bör den alltid kvitteras av kund med namn samt telefonnummer. Vid felslag bör rättning göras av två personer och skrivas under av den som gjort felslaget samt kassaansvarig/någon annan medarbetare. Returer och felslagskvitton bör alltid bifogas kassaredovisningsrapporten. Överlämning/personalbyte I sporthallens kassasystem har respektive användare en egen identitet, men dessa används inte regelmässigt. I de fall systemet medger att användaren har en egen identitet bör den nya användaren alltid i samband med överlämning/personalbyte logga in med sin egen användaridentitet i kassasystemet. 10

11 För de enheter som inte har separata identiteter, bör förteckning föras via schema eller annan logglista, kring vilka som hanterar kassan. Momshantering I samband med granskningen har det konstaterats att det finns brister kring momshanteringen. Det är av vikt att det i samband med utveckling av nya rutinerna säkerställs att samtliga enheter hanterar momsredovisningen på ett korrekt sätt. För att tydliggöra den momspliktiga försäljningen, bör denna redovisas på försäljningskonton som är separerade från övriga konton. Kvitto I regel lämnas endast kvitto till kunden på begäran. En rutin bör införas där kvitto regelmässigt erbjuds kunden. Inköp Inköp med pengar hämtade ur försäljningskassan bör undvikas. Hanteringen kring försäljning och inköp bör särredovisas. 3.3 Redovisning Enheter Rutinerna kring räkning av kassan skiljer sig inte särskilt mycket mellan enheterna. I regel är det en person som räknar kassan, förutom Träffpunkt Öster, där två personer dagligen räknar kassan. På Karlslunds restaurang meddelades i samband med intervjuerna att de kommer att ändra rutinen och i fortsättningen vara två som räknar. På Träffpunkt Öster har man tidigare i samband med försäljningen även fört en manuell redovisning av försålda artiklar. Detta har dock avskaffats under senare tid på grund av avstämningsproblem. Vid dagens slut tar enheterna med kassaapparat ut ett redovisningskvitto som summerar dagens försäljning (Z-kvitto). Sedan räknas kassan i ett separat utrymme, där växelkassan först räknas bort, innan kassan räknas och stäms av mot den totala försäljningen på Z-kvittot. Flera av enheterna lägger dagens kontanter i en bankpåse, som lämnas in till bank. I insättningarna till banken går det endast att lämna sedlar och i viss omfattning mynt. Detta medför att övriga mynt måste lämnas in vid separat tillfälle. I samband med granskningen var kommunen på väg att byta bank, vilket medför att det fanns osäkerhet kring med vilken frekvens och i vilken form inlämning av kontanter skulle ske efter övergång till ny bank. 11

12 Veckoredovisningsrapport Samtliga besökta enheter upprättar veckorapporter, där varje dag redovisas separat för att sedan summera ihop dagarna till total försäljning för aktuell vecka. Varje enhet har en egen utformad blankett. För de två enheter med kassaapparat upprättas veckoredovisningsrapporten med uttagna Z-kvitton som grund. För sporthallen tas rapporten ut direkt ur systemet för valt intervall. Differenser I de fall differenser uppstår sker en genomgång för att försöka reda ut differenserna. Om det uppstår en brist mellan insatta medel och redovisad försäljning enligt veckoredovisningen, kommenteras dessa enligt uppgift till ekonomikontoret. I de fall det uppstår ett överskott, är det ingen av de besökta enheterna som redovisar in dessa tillsammans med övriga medel i veckorapporten, utan dessa slås i regel in som försäljning i kassan dagen efter. Förvaring För flertalet av de besökta enheterna förvaras pengarna på ett betryggande sätt när verksamheten inte är öppen Ekonomikontoret Enheterna sänder löpande redovisningsrapporterna, tillsammans med berörda Z-kvitton (för de med kassaapparat) till ekonomikontoret. När sedan insättningarna redovisas på kontoutdraget redovisas försäljningarna med tillhörande moms. Bokföringen på ekonomikontoret har under året utvecklats genom att det tydligare redovisas vilken redovisning som tillhör respektive enhet. Någon avstämning av bifogade Z-kvitton eller att insatta medel överensstämmer med totalt redovisade medel på kassaredovisningen görs inte på ekonomikontoret. Avstämning mellan redovisad försäljning och insatta medel försvåras genom att sedlar och mynt sätts in i olika insättningar och med olika periodicitet. För sporthallen tillkommer även redovisningen av kortförsäljningen, som redovisas in direkt på kontot. I de fall en insättning inte går att spåra redovisas insättningen på ett genomgångskonto i avvaktan på att underlag inkommer. För att säkerställa redovisningsunderlagen har stickprov utförts på ekonomikontoret för de fyra enheter som har besökts. Redovisningarna har stämts av mot insättningar på konto, avstämning mot Z-kvitton/uttag av försäljningsstatistik samt redovisning. 12

13 3.3.3 Kommentarer Med bakgrund av genomförda intervjuer och stickprov lämnas följande kommentarer/ rekommendationer. Redovisning av kassan I dagsläget räknas kassan av en ensam person på flera av de besökta enheterna. Dagskassan samt växelkassan bör alltid räknas av två personer. Efter det att växelkassan har räknats bort och dagskassan kontrollräknats, bör pengarna läggas undan. När detta är klart bör avstämningsunderlag tas ut från kassaapparaten/systemet och kassaredovisningsblankett fyllas i. Kassaredovisningsblanketten bör alltid skrivas under av de två personer som räknat kassan. För att skapa en enhetlig redovisning bör en kommungemensam redovisningsblankett tas fram. Alla enheter bör sända in originalhandlingarna till ekonomikontoret för att få en likartad hantering. För de enheter som inte använder kassaapparat, utan har manuell redovisning, bör en manuell redovisning av försäljningen upprättas. Ekonomikontoret bör införa kontroller av inkomna underlag vad gäller till exempel avstämning av insatta medel samt kontroll av Z-kvitton. Differenser I de fall differenser uppkommer, bör överskott sättas in på banken tillsammans med dagskassan och en utredning av differenserna bör företas. Resultatet av utredning bör redovisas på redovisningsblanketten eller på separat blankett för differensredovisning. Bankning I de gemensamma rutinerna bör det fastställas när insättningar ska göras och vilket det högsta belopp är som får förvaras på enheterna. Insättningar av sedlar och mynt måste ske med samma periodicitet, så att insatta medel kan stämmas av mot total försäljning i veckoredovisningarna. Utöver detta bör rutinerna kring insättning av medel från kortbetalningarna säkerställas. Åtkomst till kassa För de enheter som har kassaapparater/kassasystem som går att programmera, bör åtkomsten till vissa funktioner i kassan begränsas till kassaansvarig och ersättare. Arkivering och förvaring Flertalet av de besökta enheterna förvarar kontanta medel på ett betryggande sätt, men en översyn bör göras för att säkerställa att samtliga kontanthanterande enheter har förutsättningar för att förvarar kontanter på ett betryggande sätt. Åtkomsten till förvaringsskåp bör läggas på så få personer som möjligt. 13

14 Samtliga besökta enheter som har kassaapparat arkiverar inte referensrullarna i dagsläget. Det bör säkerställas att arkivering av räkenskapsmaterial följer bokföringslagens bestämmelser. Det finns även krav på systemdokumentation för kassaregister. Detta innebär att det ska finnas en beskrivning över hur kassaregistret fungerar. Denna beskrivning utgör räkenskapsinformation. I regel kan detta uppfyllas genom att manualen över kassaapparaten bevaras Robert Heed Projektledare Bengt Andersson Kundansvarig 14