Revisionsrapport Granskning av kontanthantering

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kontanthantering Kerstin Sikander, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Ängelholms kommun Oktober 2012

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Metod 2 3 Resultat av uppföljande granskning Utvecklingsområden som identifierades vid granskningen som genomfördes mars Nämndernas svar Vilka åtgärder har nämnderna vidtagit med anledning av tidigare genomförd granskning? Bedömning 4 4 Resultat av fördjupad granskning vid utvalda enheter Externa regelverk Interna regelverk Bedömning: Finns utsedd kassaansvarig? Bedömning Finns dokumenterade rutiner för kassaavstämningar? Bedömning Framgår det; datum, belopp, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten av kassarapporterna? Bedömning Redovisas försäljningsbelopp med korrekt belopp och utan dröjsmål? Bedömning Redovisas utgående moms på ett tillfredställande sätt? Bedömning Hanteras kontanter på ett sätt som förhindrar obehörigas åtkomst? Bedömning 10 2

3 1 Sammanfattning PwC har fått i uppdrag av Ängelholms kommuns revisorer att genomföra en uppföljning av 2009 års granskning av kontanthanteringen inom kommunen. I uppdraget ingår även att granska kontanthanteringen inom barn- och utbildningsnämndens (BUN:s) utbildningsprogram. Syftet är dels att bedöma om de synpunkter som framfördes i 2009 års granskning har åtgärdats dels att bedöma den interna kontrollen avseende kontanthantering inom BUN är tillräcklig med hänvisning till väsentlighet och risk. Revisionen lämnar följande bedömning av vidtagna åtgärder med anledning av 2009 års granskning: Den sammanfattande bedömningen är att de brister som uppmärksammades vid revisionens granskning 2009 i huvudsak bedöms vara avhjälpta. Kommunstyrelsen har tagit fram nya anvisningar för handkassor och rutinerna har skärpts. Vidare så har Kultur- och fritidsnämnden vidtagit ett flertal åtgärder vid Rönnebadet, exempelvis infört standardiserade blanketter för kassarapportering, installation av godkänt kassaregister och kortläsare samt minskat kontanthanteringen genom att gå över till att fakturera årskort och simundervisning. Vi bedömer dock att den interna kontrollen behöver utvecklas ytterligare på flera punkter Anvisningarna bör kompletteras med riktlinjer för hantering av eventuella kassadifferenser. Kommunstyrelsen bör säkerställa att anvisningarna kommuniceras ut till samtliga verksamheter och att samtlig personal har tillgång till de gemensamma riktlinjerna. Rönnebadet bör dokumentera tillämpade rutiner för kassaavstämning. Kommunstyrelsen bör följa upp att anvisningarna efterlevs, genom att ha med kontrollmoment knutna till kontanthantering i förvaltningarnas internkontrollplaner. Revisionen lämnar följande bedömning av den interna kontrollen avseende kontanthantering inom BUN: Den sammanfattande bedömningen är att tillämpade rutiner för kassaavstämning inom barn- och utbildningsnämnden i flera fall uppvisar brister som innebär att den interna kontrollen inte kan anses vara tillfredsställande. Granskningen har bland annat visat att anvisningarna från kommunstyrelsen efterlevs i varierande grad på de olika utbildningsprogrammen, att bokföringsunderlag som överlämnas till ekonomikontoret i vissa fall är otillräckliga samt att restaurangskolans rutiner för felslag och kassadifferenser bör ses över för att säkra en god intern kontroll. 1

4 Vi vill även uppmärksamma barn- och utbildning på den risk som det innebär att transportera kontanter till servicebox. Vi anser att den risken bör beaktas och att insättningar vid behov bör göras tätare. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Under år 2009 genomförde PwC på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ängelholms kommun en granskning av kommunens kontanthantering. Syftet med granskningen var att kontrollera om rutinerna för den kontanta försäljningsverksamheten säkerställde en god intern kontroll med avseende på redovisning, insättning av kontanter samt avstämning. Granskningen genomfördes inom Räddningstjänsten, Tekniska verksamheten, Härbärget, Resurscentrum och Rönnebadet. Granskningen visade på flera brister, bland annat att det saknades gemensamma rutiner för kassaredovisning och avstämningar i verksamheterna. Rubricerad granskning är en uppföljning av 2009 års granskning. I uppdraget ingår även att granska kontanthanteringen inom barn- och utbildningsnämndens (BUN:s) utbildningsprogram samt att göra en fördjupad granskning av Rönnebadets kontanthantering. 2.2 Syfte och avgränsning Syftet är att bedöma om kommunstyrelsen, tekniska nämnden, räddningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt socialnämnden har åtgärdat de brister som framkom i 2009 års granskning. Härutöver syftar granskningen till att bedöma om den interna kontrollen avseende kontanthantering inom barn- och utbildningsnämndens (BUN:s) utbildningsprogram är tillräcklig med hänvisning till väsentlighet och risk. Granskningen inom BUN har avgränsats till följande enheter: Restaurangskolan Frisörskolan Byggprogrammet Fordonsutbildning Friskvårdsutbildning 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med rektor samt programgruppledare för de granskade utbildningsprogrammen, teamledare för kultur- och fritidsförvaltningen samt administrativ personal vid ekonomikontoret. Vi har även granskat verksamheternas ekonomiska rapporter, kassakvitton, kassarapporter, dokumenterade avstämningar och annan räkenskapsinformation. 2

5 Granskningen avser verksamhetsåret Under granskningens gång var Rönnebadet tvingat att stängas men vi har utgått från de rutiner som var när badet var öppet. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 3 Resultat av uppföljande granskning 3.1 Utvecklingsområden som identifierades vid granskningen som genomfördes mars 2009 Kommungemensamma regler/instruktioner för kontanthantering bör upprättas och förankras i de olika verksamheterna. Kassaansvarig bör utses vid samtliga verksamheter och det bör dokumenteras vad som är innebörden av att vara kassaansvarig. Tekniska nämnden bör vid uthyrning av jordfräs, högtryckstvätt, såg, släp, mm tydliggöra hur försäkringsfrågan ska lösas vid eventuella incidenter. Utlämnade kvitton från ekonomikontoret till verksamheterna bör avstämmas mot redovisade kvitton för kontanter. 3.2 Nämndernas svar Granskningen 2009 omfattade kommunstyrelsen, räddningsnämnden, tekniska nämnden, socialnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. Samtliga nämnder lämnade svar med anledning av bristerna som framkom i granskningen. Nämnderna svarade att de ska ta fram behövliga dokumenterade rutiner för hantering av kontantkassor samt skapa en förståelse och medvetenhet av vikten av goda rutiner vid kontanthantering inom förvaltningarna. Kultur- och fritidsnämnden specificerade ytterligare åtgärder som innebar egna kontroller av att rutiner för kassaavstämning följs, översyn angående hanteringen av årskort tillsammans med verksamhetsansvarig samt diskutera eventuell anskaffning av kortläsare i verksamheten. 3.3 Vilka åtgärder har nämnderna vidtagit med anledning av tidigare genomförd granskning? Kommunstyrelsen har efter granskningen som utfördes 2009 fastställt (KS 2010/ 22) kommungemensamma anvisningar för handkassor. Anvisningarna gäller för all hantering av handkassor inom kommunen. 3

6 Anvisningarna anger att handkassa ska användas till mindre inköp, försäljning till mindre belopp när det inte är möjligt att betala via faktura samt växelkassa vid försäljning via kassaapparat. Det finns även krav på att ett avtal upprättas gentemot kommunen som ska undertecknas av utsedd kassaansvarig och förvaltningschef för varje utkvitterad handkassa. Avtalet förbinder kassaansvarig att redovisa handkassans transaktioner med tillhörande verifikationer till kommunens s.k. huvudkassa. Hur och vid vilken tidpunkt transaktionerna ska redovisas finns beskrivet i anvisningarna. Det finns även färdiga dokumentmallar upprättade för redovisningen. För intäktsredovisningen beskrivs detaljerat hur kvitto från kommunens kvittoblock ska upprättas och vilka uppgifter kvittot ska innehålla för varje enskilt försäljningstillfälle. Beskrivning finns också för vilka uppgifter som ska framgå av kassarapporten vid försäljning via kassapparat. En utbildning för kassaansvariga har genomförts under året med anledning av de nya anvisningarna för handkassor. Vid utbildningstillfället fanns dock inte malldokumenten tillgängliga, vilket upplevdes som en brist av de intervjuade. Det har även framkommit vid intervjuerna att de nya anvisningarna inte är kända i verksamheterna fullt ut trots att utbildning har skett. Kassaansvariga på skolorna har inte tillgång till kommunens intranät där anvisningarna finns. Tekniska nämnden har upphört med uthyrning av jordfräs, högtryckstvätt, såg, släp, mm. Enligt uppgift från tekniska förvaltningen finns det ingen handkassa mer än den som används för personalinköp och då beaktas de anvisningar som fastställts av kommunstyrelsen. Kultur- och fritidsnämnden har sett över rutinerna för kontanthantering och har upprättat standardiserade blanketter för kassarapportering. Installation av registrerat kassaregister samt kortläsare har skett på Rönnebadet. Hanteringen av årskort har förändrats så att betalning kan ske både kontant och genom faktura. All simundervisning faktureras. Räddningsnämnden samt Socialnämnden har infört de anvisningar för handkassor som kommunstyrelsen beslutat om Bedömning De brister som uppmärksammades vid revisionens granskning år 2009 bedömer vi, i huvudsak, vara avhjälpta i och med att de nya anvisningarna har tagits fram. Anvisningarna bör dock kompletteras med riktlinjer för hantering av eventuella kassadifferenser. Vi anser vidare att kommunstyrelsen bör säkerställa att anvisningarna kommuniceras ut till samtliga verksamheter och att samtlig personal får tillgång till de gemensamma riktlinjerna. Kommunstyrelsen bör även följa upp att anvisningarna efterlevs, exempelvis genom att ett förvaltningsgemensamt kontrollmoment kring kontanthantering införs i förvaltningarnas internkontrollplaner. 4

7 4 Resultat av fördjupad granskning vid utvalda enheter 4.1 Externa regelverk I andra kapitlet i den kommunala redovisningslagen, KRL anges att kontanta inoch utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Finns särskilda skäl som är förenliga med god redovisningssed får ekonomiska händelser bokföras senare. Från och med år 2010 är de flesta företag som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning skyldiga enligt lag att inneha ett kassaregister med certifierad kontrollenhet. (Skatteförfarandelagen 2011:1244). Syftet med lagen är att främst skydda seriösa företagare inom kontantbranscher mot illojal konkurrens. Stat och kommun undantas från skyldigheten att inneha certifierat kassaregister, men det kan ändå finnas skäl att använda ett certifierat kassaregister då det i hög grad bidrar till att stärka den interna kontrollen vid kontantförsäljning. 4.2 Interna regelverk Som tidigare nämnts har ekonomikontoret genomfört en översyn av kommunens rutiner och anvisningar för handkassor samt tagit fram dokumentmallar för redovisningen av handkassor Bedömning: Vår bedömning är att kommunens anvisningar för handkassor utgör ett bra stöd för den personal som handhar kontantförsäljning. De anvisningar och dokumentmallar som tagits fram skapar goda förutsättningarna för att åstadkomma en enhetlig hantering inom kommunen. 4.3 Finns utsedd kassaansvarig? Vid samtliga granskade enheter som har kontantförsäljning finns utsedda personer som ansvarar för redovisning av handkassans transaktioner till kommunens huvudkassa. Malldokumentet Avtal handkassa används då handkassor kvitteras ut, vilket sker då kontanter behövs för vissa mindre inköp eller som växelkassa vid försäljning. I avtalet bekräftar kassaansvarig att hon/han tagit del av kommunens anvisningar för handkassa och att redovisning ska ske enligt kommunens rutiner. Ansvaret för kassaansvarig tydliggörs i anvisningarna. Av de granskade enheterna är det restaurangskolan, friskvårdsprogrammet och Rönnebadet som har undertecknat ett sådant avtal. Vid genomgången har vi noterat att avtalet för restaurangskolan är undertecknat av en anställd som inte längre är ansvarig för handkassan. 5

8 4.3.1 Bedömning På samtliga av de granskade enheterna finns det kassaansvarig utsedd dock är det inte tydligt kommunicerat vad som är innebörden av att vara kassansvarig vid de verksamheter som har försäljning och som inte har en utkvitterad handkassa. 4.4 Finns dokumenterade rutiner för kassaavstämningar? Rutiner för avstämning av handkassor finns dokumenterade i anvisningarna. Vid våra intervjuer har dock framkommit att dessa rutiner inte är kända av den personal som sköter kassan. Detta trots att ekonomikontoret, enligt uppgift, har genomfört utbildning i handhavande av handkassor för de enheter som är berörda. Anvisningarna anger att försäljningsställe med betydande kontantförsäljning ska använda kassaapparat samt en specifik kassarapport som tas fram i samarbete med ekonomikontoret. Det är inte närmare preciserat vad som menas med betydande vad gäller transaktionsvolym och/eller kontantkassans storlek. Av de granskade enheterna är det frisörskolan, Rönnebadet och restaurangskolan som använder kassaapparat. Totalt under VT 2012 har de granskade utbildningsenheterna haft försäljning exkl moms till privatpersoner och organisationer på sammanlagt drygt en miljon kronor. Rönnebadets försäljning har uppgått till ca 660 tkr till och med augusti månad. Respektive enhets försäljning anges inom parantes nedan. Frisörskolan och restaurangskolan har betalkortsterminal, vilket uppskattningsvis står för ca 50% av kontantförsäljningen. Vid restaurangskolan faktureras också en mindre del av försäljningen. Byggprogrammet fakturerar all försäljning. Friskvårdsutbildningen och fordonsutbildningen tillämpar kontantkvitto/faktura. Rönnebadet använder sig av ett godkänt kassaregister, kassaapparat samt kortläsare. Den simundervisning som sker faktureras. Restaurangskolan (349 tkr) Försäljning registreras löpande i en kassapparat av eleverna. Vid dagens slut sker en kassaavstämning. Uppenbara felslag som registrerats under dagen rättas manuellt med en anteckning på kassarapporten. Eventuell återstående avvikelse, både plus och minus, justeras med hjälp av potten med dricks som förvaras i kassaapparaten. Dagskassor lämnas i servicebox av kassansvarig. Ekonomikontoret har tagit fram en särskild kassarapport för restaurangskolan i Excel. Kassarapporten fylls i och lämnas av kassansvarig till ekonomikontoret tillsammans med dagsavslut, Z-rapporter (rapport som ger en total sammanställning över vad som har skett i kassan under dagen) samt kopior på arbetsordrar som ska faktureras. Huvudbokföring av försäljningsintäkterna sker veckovis. Frisörskolan (103 tkr) Försäljningen registreras löpande i en kassaapparat på respektive frisör. Varje dag är en lärare och en elev kassaansvarig i utbildningssyfte. Kassaavslut görs varje dag även vid nollförsäljning och kan skrivas ut från kassasystemet systematiskt utan bruten nummerserie, bortsett från skolloven. Vid eventuella differenser vid 6

9 dagsavslutet kan korrigeringar göras i efterhand vid eventuella felslag, i övriga fall dokumenteras detta manuellt på kassarapporten som sedan signeras. Tillsammans med den undertecknade kassarapporten från kassasystemet för både den kontanta försäljningen och kortförsäljningen skickas z- rapporten från kortläsaren även in. Redovisningen av försäljning skickas in till kommunens centrala ekonomiavdelning cirka en gång i veckan. Fordonsutbildning (97 tkr) Kassansvarig lämnar dagskassor i servicebox. Ekonomikontoret upprättar bokföringsorder utifrån kvitto på insättningen. Enligt uppgift tillämpar inte fordonsprogrammet kommunens kvittoblock, istället används ett särskilt system för kontantfakturor i utbildningssyfte. Växelkassa/handkassa har ej utkvitterats från ekonomikontoret. Friskvårdsutbildning (41 tkr) Kassansvarig lämnar dagskassorna i servicebox. Ekonomikontoret upprättar bokföringsorder med kopior på kontantkvitton och insättningskvitto som underlag. Obruten nr serie av kontantkvitton redovisas. Friskvårdsutbildningen använder sig av kommunens kvittoblock. Byggprogrammet (451 tkr) Byggprogrammet hanterar inga kontanter då all försäljning sker via faktura och betalning genom insättning på kommunens konto. Rönnebadet (660 tkr) Försäljningen registreras löpande i kassaapparat. Kassaregister finns sedan ett år tillbaka, all personal har även ett eget inloggningsid där det framgår vem som registrerat i kassan under dagen. All simundervisning betalas med inbetalningskort. Tillsammans med kassaansvarig för varje dagpass och team ledare görs en kassarapport som skickas in på standardiserade blanketter tillsammans med kvitton från kortläsaren. Alla originalkvitto skickas till centrala ekonomiavdelningen, endast blanketterna sparas som elektronisk fil på Rönnebadet. Vid eventuella differenser vid kassaavstämning är det endast två av nio i personalen som har behörighet att göra korrigeringar i kassaapparaten vid eventuella felslag. Övriga differenser anges på den standardiserade kassarapporten som sedan signeras. Det är alltid teamledaren som skickar in kassarapporterna till ekonomiavdelningen, eftersom det endast är han som har kunskapen om hur de ska upprättas. Efter vår granskning avseende kontanthantering 2009 har regelbundna kontroller gjorts av kassan, där ekonomiavdelningen kommer en timme innan stängning och kontrollerar kassan mot kassarapporten Bedömning Vår granskning visar att tillämpade rutiner för kassaavstämning i flera fall har brister som innebär att den interna kontrollen inte kan anses vara tillfredsställande. 7

10 Exempelvis överlämnar fordonsprogrammet inget bokföringsunderlag på försäljningen, utöver insättningskvitto, till ekonomikontoret. Vidare så anser vi att restaurangskolan ska rätta felslag i kassaapparaten löpande under dagen och vid den dagliga kassaavstämningen. För att kunna göra en fullgod avstämning av kassa och försäljning krävs även att drickspotten separeras från övriga intäkter i kassaapparaten vilket inte var fallet vid granskningstillfället. Uppkomna differenser, både plus och minus ska redovisas i kassarapporten. I utbildningssyfte anser vi att eleverna bör vara delaktiga i arbetet som kassaansvarig. Rönnebadet har inga dokumenterade rutiner för kassaavstämning vilket gör att organisationen är väldigt sårbar ifall teamledaren inte är på plats då det endast är han som har kunskapen om hur kassarapporten upprättas. 4.5 Framgår det; datum, belopp, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten av kassarapporterna? Av restaurangskolans, frisörskolas samt Rönnebadets kassarapporter framgår datum, belopp, vad som sålts, utslagskvitto samt signatur från kassavstämningen. Uppkomna kassadifferenser redovisas ej fullständigt. Friskvårdprogrammet redovisar försäljning via kvittoblock med en bokföringsorder som är signerad av kassansvarig. På bokföringsordern framgår det vilket intervall i nummerserien av kvitton som avses. Datum, belopp och vad som sålts, framgår av kvittokopiorna som bifogas. Fordonsprogrammet och byggprogrammet lämnar ingen kassaredovisning Bedömning Anvisningarna för handkassor anger vilka uppgifter som ska fyllas i på ett kontantkvitto och vilka uppgifter som ska framgå av kassarapporterna. Anvisningarna efterlevs i varierande grad. Vår bedömning är att kassaredovisningen i flera fall uppvisar brister. Våra synpunkter på redovisning av differenser framgår i avsnitt Redovisas försäljningsbelopp med korrekt belopp och utan dröjsmål? Enligt KRL ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Dock kan, enligt kommentarer till lagen, huvudbokföringen anstå en kortare tid om det på grund av en decentraliserad kassahantering finns problem med att senast påföljande arbetsdag uppdatera huvudbokföringen. Förutsättningen är att en grundbokföring kan presenteras påföljande arbetsdag. Vid de granskade enheterna sker redovisning regelbundet till kommunens kassa beroende på vilken omsättning som finns. Enligt kommunens anvisningar ska redovisning ske minst en gång var fjärde månad. 8

11 Vid ekonomikontoret bokförs redovisat belopp enligt kassarapport, bokföringsorder eller insättningskvitto. Det finns inget ytterligare kontrollmoment för att säkerställa korrekt försäljningsbelopp Bedömning För att uppfylla god redovisningssed bedömer vi att insättningar bör ske med tätare intervaller beroende på omsättningens storlek. Vi anser att friskvårdsprogrammet, frisörprogrammet och Rönnebadet har tillräckliga kontroller för att kunna säkerhetsställa ett korrekt försäljningsbelopp. Övriga enheter bör i högre grad införa kontroller för att kunna säkerhetsställa ett korrekt försäljningsbelopp. Till kassarapporten som lämnas till ekonomiavdelningen ska alltid bifogas underlag som verifierar försäljningen. Summan av Z-kvitton ska motsvara summa försäljning på kassarapporten. Uppkomna differenser, både plus och minus ska redovisas fullt ut. 4.7 Redovisas utgående moms på ett tillfredställande sätt? Utgående moms framgår på avlämnade kvitton. Redovisad utgående moms på bokföringsorder beräknas utifrån redovisad försäljning. Rönnebadet har två olika momssatser 12 procent vid kioskförsäljning och resterande 25 procent. Dessa redovisas separat på konteringsunderlaget till kassarapporten. Fordonsprogrammet har ett eget fakturasystem i utbildningssyfte där momsen beräknas per automatik i systemet. Den sammanlagda försäljningen och momsen rapporteras in till ekonomikontoret genom en bokföringsorder. Dock bifogas inte fakturaunderlaget i rapporteringen, vilket gör att momsen inte kan kontrolleras Bedömning Vi bedömer att utgående moms på försäljning redovisas på ett tillfredsställande sätt med undantag för fordonsprogrammet. Fordonsprogrammets bör bifoga fakturorna som underlag för försäljningen där momsbeloppet anges. 4.8 Hanteras kontanter på ett sätt som förhindrar obehörigas åtkomst? Enligt de interna anvisningarna ska handkassan förvaras inlåst på ett betryggande ställe som endast de ansvariga har tillgång till. Restaurangskolan förvarar sina kontanter i två olika kassaskåp. Ett av kassaskåpen har tre lärare tillgång till för att komma åt eventuell växel när verksamheten drivs. Vid varje dagsavslut läggs de större sedlarna i ett annat kassaskåp som endast kassaansvariga på skolan känner till. Kontanterna lämnas sedan i servicebox. För friskvårdsverksamheten har de ett eget kassaskåp som endast kassaansvarig har tillgång till. De sköter även kontanterna via servicebox som lämnas in av 9

12 kassaansvarig. Frisörprogrammet förvarar kontanterna i kassaskåp som endast tre lärare har tillgång till. Eleverna måste ha tillåtelse från en lärare när de exempelvis ska växla. Fordonsprogrammet har sin växelkassa i ett kassaskrin, där båda lärarna på programmet har tillgång till kassan men inte eleverna. Rönnebadet förvarar sina kontanter i kassaskåp som alla i personalen har tillgång till. Även andra föreningar har tillgång till kassaskåpet då nycklar till bastu och förråd finns där Bedömning Vid restaurangskolan är det ett flertal personer som har tillgång till växel i ett av kassaskåpen. Tillgången till kassaskåpet bör begränsas till kassaansvarig och eventuell suppleant för att minska risken att obehöriga kan få åtkomst. Vår bedömning om begränsad tillgång till kassaskåp avser även Rönnebadet. När det gäller utnyttjandet av servicebox innebär det en risk för kassaansvarig som transporterar kontanterna till serviceboxen. Vi anser att risken bör tas i beaktande och att insättningar bör görs tätare Kerstin Sikander, Projektledare Carl-Gustaf Folkeson, Uppdragsledare 10

13 11