Granskning av intern kontroll avseende kontanthantering inom Vuxenutbildningsoch arbetsmarknadsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende kontanthantering inom Vuxenutbildningsoch arbetsmarknadsnämnden Stadsrevisionen i Örebro kommun Bert Hedberg, certifierad kommunal revisor Oscar Hjelte

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning, syfte och metod Avgränsning Metod Granskning och resultat Rutiner vid inköp och leverans av varor Bedömning Dokumenterade riktlinjer för registrering och avstämning av kostnader och intäkter Bedömning Rutiner för förvaring av dagskassor, insättning och avstämning av kontanta medel Bedömning Efterlevnad av avtal med leverantörer Bedömning... 7

3 Sammanfattning Stadsrevisionen i Örebro kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthanteringen inom Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Granskningen ska besvara revisionsfrågan om nämnden har tillförlitliga och säkra rutiner för att säkerställa att inköp, försäljning och att kontanthantering sker på ett tillförlitligt och säkert sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Verksamheten vid Café Matlådan har granskats. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömning: Nämnden bör förbättra rutinerna för attestering av inköpen till Caféet. Det finns en risk att den interna kontrollen inte är tillräcklig när beslutsattestanten personligen gör kompletteringsinköpen i dagligvaruhandeln. Rutinerna för kontant försäljning har inte dokumenterats i tillräcklig omfattning. Nämnden har påbörjat detta arbete. Rutinen för fakturerad försäljning bör dokumenteras och attestering av faktureringen bör göras av mer än en person. En utredning bör göras huruvida försäljning av måltider till kommunalt anställda ska förmånsbeskattas eller ej. Insättning av dagskassor på bank bör utföras av ett professionellt vaktbolag. Rutinen för att trycka och förteckna/sälja/redovisa lunchkuponger behöver förbättras. Personalliggare ska föras vid verksamheten enligt gällande lagstiftning. Detta gjordes inte vid granskningstillfället. Verksamheten har hög köptrohet till kommunens ramavtal. 1

4 1 Inledning, syfte och metod Stadsrevisionen i Örebro kommun har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska internkontrollen avseende kontanthantering inom Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Stadsrevisionen har nyligen genomfört en granskning av kontanthanteringen vid några av kommunens restauranger. Revisorerna har i sin senaste väsentlighets- och riskanalys bedömt att granskning ska göras av internkontrollen i väsentliga rutiner vid ytterligare några av de verksamheter som hanterar kontanter. Revisionsfrågan som ska besvaras handlar om tillförlitlighet och säkerhet. Projektet har inriktats mot att granska och bedöma de rutiner som tillämpas för att säkerställa att inköp och försäljning samt kontanthantering sker på ett tillförlitligt och säkert sätt samt att den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen omfattar nedanstående granskningsmål. Att det finns ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner vid inköp och inleverans av varor samt attest/godkännande av prestationer dokumenterade riktlinjer för hanteringen med avseende på registrering och avstämning av restaurangverksamhetens kostnader och intäkter ändamålsenliga och tillförlitliga rutiner för förvaring av dagskassor, insättning och avstämning av kontanta medel avtal med leverantörer som efterlevs. 2 Avgränsning Projektet avgränsas till att omfatta Café Matlådan inom Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Caféet ligger inom industriområdet vid Boglundsängen. 3 Metod Skriftligt material som inhämtats är: rutiner och riktlinjer som används inom enheten (gemensamma för kommunen, redovisningsriktlinje nr. 6), förteckning över kommunens ramavtal med leverantörsförteckning samt internkontrollplaner för nämnden. 2

5 Från kommunens ekonomikontor har transaktionsfiler för 2007 för Café Matlådan inhämtats och bearbetats med hjälp av registeranalysprogrammet IDEA. Vid besök på aktuell enhet har tillämpade rutiner granskats och verifierats. Intervjuer med ansvariga har genomförts. Kontaktrevisorer i granskningen har varit Leif Lewin, Bengt Hallström och Jan Rohlén. 4 Granskningsresultat Under 2007 har vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, enligt nämndens internkontrollplan, bl a granskat köptrohet och kontanthantering. Brister noterades bl a avseende detaljerade riktlinjer vid sidan om kommunens redovisningsriktlinje nr 6. Bl a sattes medlen in på bank för sällan och rutinen för hur differenser i dagskassorna skulle hanteras fanns inte dokumenterad. Nämnden har påbörjat ett arbete med att rätta till detta, men arbetet är inte slutfört. Enligt uppgift ska dock detta arbete slutföras under våren Vi har granskat verksamheten vid Café Matlådan, som består av kafeteriaverksamhet, catering och lunchservering. Verksamheten bedrivs med syfte att ge arbetsträning för personer som står vid sidan om den ordinarie arbetsmarknaden. Kunder är främst kommunalt anställda vid andra verksamheter i närheten av Café Matlådan samt personer som ingår i arbetsmarknadsåtgärder. Ansvarig för verksamheten är arbetsledaren. På kontoret finns ytterligare en tillsvidareanställd person. Verksamheten i övrigt bedrivs av sammanlagt tio personer med tillfälliga anställningar. De är personer som av olika anledningar står vid sidan om den ordinarie arbetsmarknaden. Den senare gruppen har anställningstider som varierar men i huvudsak utgörs av kortare anställningar inom caféet. 4.1 Rutiner vid inköp och leverans av varor Under 2007 uppgick Café Matlådans totala kostnader till kr. Försäljningen uppgick till kr. Café Matlådan har gjort externa inköp för totalt kr. Huvudleverantören av livsmedel enligt kommunens ramavtal står för kr av dessa. Kompletteringsinköp vid sidan av ramavtal har gjorts hos en leverantör för sammanlagt belopp av kr (Kommunen hade ett ramavtal med leverantören tidigare, men det har numera upphört). Beställning av varor görs alltid av arbetsledaren, som även beslutsattesterar. Utsedd kassaoch redovisningsansvarig finns inte. Ansvarig för dessa uppgifter ligger, enligt arbetsledaren, på arbetsledaren själv. De större leverantörerna levererar direkt till caféet. Kompletteringsköpen görs främst i lokala livsmedelsbutiker av arbetsledaren. 3

6 4.1.1 Bedömning Vi har noterat att inköp och beslutsattest görs av en och samma person. Detta är en brist i den interna kontrollen. Särskilt när beslutsattestanten personligen gör kompletteringsköp hos den lokala livsmedelsbutiken. För att förbättra den interna kontrollen bör, vid sådana inköp, en annan person kontrollera inköpet och mottagningsattestera kvittot/inköpshandlingen. 4.2 Dokumenterade riktlinjer för registrering och avstämning av kostnader och intäkter Inom kommunen finns en central redovisningsriktlinje nr 6 om kontanta medel. Vidare håller nämnden på att utveckla en riktlinje för hantering av kontanta medel inom vuxenutbildning och arbetsmarknad. Den senare är ett komplement till den förra och innehåller: Ansvar Kassaregister Rutin vid felslag Öppning av kassalåda utan inslag Utbildning kassahantering Växelkassans storlek Dagskassans förvaring Kontantförsäljning Rutin för kontrollremsa Hur gör vi när vi har differens i växelkassan? Handlingsplan i samband med rån, hot eller överfall Därutöver håller nämnden på med att dokumentera flödesschemat över kassahantering, redovisning av kontantkassa inkl uttag i kassan för varuinköp och kassarapport redovisning av kontantkassa med kassaapparat inklusive differenser i kassan. Dessutom finns en särskild kassarutin vid caféet. Fakturerad försäljning sker främst internt till kommunala verksamheter i närheten av caféet. Externt fakturerad försäljning förekommer i begränsad utsträckning. Rutinen för fakturerad försäljning är som följer: Vanligtvis ringer kunden in en beställning till caféet. Beställningen antecknas i ett almanacksblad. En gång i månaden sammanställs försäljningen med stöd av anteckningarna i almanackan. 4

7 Faktureringsunderlag upprättas utifrån sammanställningen. Internfaktura (faktureringsunderlagen) skickas med internposten till kunden. Vid extern fakturering skickas faktureringsunderlagen till förvaltningen centralt, som upprättar fakturor och skickar dem till kund. Upprättande och attest av faktureringsunderlag utförs av endast en person. Rutinen är inte dokumenterad Bedömning Vi bedömer att nämnden, vid granskningstillfället, inte tillräckligt har dokumenterat rutinerna för kontanthantering. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är tillräcklig avseende faktureringsrutinen. Ytterligare en person bör innefattas i rutinen för att säkerställa att samtliga kunder blir fakturerade. Underlagen, almanackan och sammanställningarna bör sparas för att säkerställa att fakturerad försäljning går att kontrollera i efterhand. Rutinen bör dokumenteras. 4.3 Rutiner för förvaring av dagskassor, insättning och avstämning av kontanta medel Försäljningen i kafeterian/restaurangen sker dels kontant, dels mot intern och extern fakturering. Verksamheten tar också emot egentillverkade lunchkuponger. Växelkassan förvaras i ett säkerhetsskåp. Växelkassan uppgår till belopp inom fastställda gränser. Vanligtvis är det alltid en och samma person, som står i kassan. Caféet har öppet mellan måndag till fredag, 50 veckor om året. När ordinarie kassapersonal är ledig sköter arbetsledare eller annan kontorspersonal kassan. Caféet tar bara emot kontanter och egentillverkade lunchkuponger. De tar inte emot kontokort och rikskuponger. Lunchkupongerna är kopierade lokalt på kopieringsapparat och saknar numrering. De är ej heller förtecknade. Efter mottagen kupong som betalning för en lunch ska kupongen makuleras (i samband med räkning av dagskassan). Caféet serverar luncher om dagen och dagskassan uppgår till kr i snitt. Kommunalt anställda har möjlighet att äta mot löneavdrag, vilket reducerar kontanthanteringen vid caféet. Caféet är öppet för allmänheten, men det är i huvudsak personer anställda vid de kommunala verksamheterna i närheten, som besöker caféet. Dagens lunch kostar 40 kr. 5

8 När kassan stänger görs ett z utslag 1. Två personer räknar kassan. Differenser redovisas inte. Under- och överskott regleras mot en särskild kassa, som skapats av tidigare differenser. Insättning på bank görs av egen personal på oregelbundna tider. Kassarapport med uppgift om insättning lämnas centralt till förvaltningen för bokföring Bedömning Vi bedömer att rutinen för insättning av dagskassorna på bank bör ändras. Nämnden bör köpa den tjänsten av ett vaktbolag, av säkerhetsskäl. Vi bedömer att rutinen för att trycka och förteckna/sälja/redovisa lunchkuponger behöver förbättras. Kupongerna bör vara tryckta på ett sätt som försvårar förfalskningar, numrerade och förtecknade. Av förteckningen bör det framgå hur många som är sålda och hur många som finns i lager, så att man kan kontrollera försäljningen. Huvudsyftet med verksamheten vid Café Matlådan är att skapa möjligheter för personer, som befinner sig vid sidan av den ordinarie arbetsmarknaden, att arbetsträna. Restaurangverksamhet regleras på ett särskilt sätt i skattelagstiftningen (schablonbeskattning). Eftersom kostnaderna för verksamheten överstiger intäkterna för densamma, innebär det att de måltider, som produceras, subventioneras av kommunen. Då gästerna i huvudsak är kommunanställda, tillhandahåller arbetsgivaren, kommunen, subventionerade måltider till sin personal, vilket de anställda kan komma att förmånsbeskattas för. Vi bedömer att en utredning bör göras huruvida försäljning av måltider till kommunalt anställda ska förmånsbeskattas eller ej. Caféet är öppet även för allmänheten. Produktionen är så låg att även vid ett pris överstigande gränsen för förmånsbeskattning 2008, 70 kr, och vid oförändrad produktion, kommer ändå inte verksamheten att gå med överskott. Frågan kvarstår om detta är en kostproduktion, som ska förmånsbeskattas, eller en verksamhet som ger arbetssökanden en möjlighet att få arbetslivserfarenhet. Från kommunen anger man dock att huvudsyftet med verksamheten inte är att tillhandhålla subventionerade måltider till anställda. Vidare anger de att den mat, som serveras, inte når upp till normal restaurangstandard. Slutligen anger de, att tillförlitligheten till att mat serveras varje arbetsdag inte kan garanteras. Caféet kan hållas stängd utan framförhållning. 1 Z-utslag är en standardbeteckning för summering av inslag. Summeringen gäller för alla inslag sedan förra z-utslaget gjordes. Det finns även andra typer av utslag, x-utslag, som ger en subtotal. Z-utslagen påverkar inte ackumulerade värden i kassaregistret. Z-utslag bör göras varje dag och i samband med att kassan räknas. 6

9 Nämnden har införskaffat personalliggare till restaurangverksamheten, men den används inte. 4.4 Efterlevnad av avtal med leverantörer Kommunens upphandlingsenhet sköter upphandlingarna. Tecknade ramavtal finns dels på kommunens intranät, Ior, dels i en särskilt tryckt folder. Köptrohet kan vara något svårt att beräkna utan att granska samtliga fakturor. Trots ramavtal kan inköp göras hos konkurrerande leverantörer beroende på om varan finns eller ej hos avtalspart. Vidare överlämnar vissa leverantörer sina fakturor till finansbolag för bevakning av fordringarna eller fakturerar i ett annat namn än butiksnamnet. Slutligen har noterats några brister i kommunens tryckta broschyr över ramavtal för 2007/2008 samt att anställda klagar på sökfunktionen på den version, som finns på intranätet Ior. Enligt vår översiktliga beräkning ligger caféets köptrohet på ca 93 %. Enligt kommunens policy bör köptroheten uppgå till minst 80 % Bedömning Vi bedömer att caféet huvudsakligen följer de ramavtal, som kommunen har tecknat. 7