Hallstahammars kommun

Transkript

1 Revisorerna REVISIONSRAPPORT Uppföljning av Granskning av Upphandlingar Hallstahammars kommun Utarbetad av PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde Granskningen har utförts av Bert Hedberg under november Postadress Besöksadress Telefon Fax Org.nr Bankgiro Postgiro KOMMUNHUSET Prästgårdsgatan Box HALLSTAHAMMAR

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Resultat av granskning Bedömning...4

3 1 Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Hallstahammars kommun har gett PwC i uppdrag att göra en uppföljning av tidigare granskning av upphandlingar inom kommunen, som gjordes Uppföljningen har som syfte att granska om kommunstyrelsen har vidtagit de åtgärder som angavs i tidigare yttrande. Vid förra granskningen noterades att kommunen inte hade dokumenterat regler, riktlinjer eller antagit en beloppsgräns för direktupphandlingar. Vidare var inte ramavtalen förtecknade. Vid den uppföljande granskningen har vi noterat att: Kommunen har antagit Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun. Riktlinjerna var föremål för översyn och kommunstyrelsen/kommunfullmäktige fastslog en ny i november Kommunstyrelsen beräknar att anta en beloppsgräns för direktupphandling till 15 % av tröskelvärdena, kr LOU 1 och respektive kr 2 LUF 3. Gränsen för direktupphandling är kr respektive kr. Beloppsgränsen är i enlighet med lagarna. Det finns en förteckning över gällande ramavtal. Den är tillgänglig för personalen. Förteckningen upplevs dock som svårtillgänglig, bland annat då programmet saknar sökfunktion. Vid förra granskningen noterades ett stort antal inköp i två olika butiker i kommunen och där kommunen saknar ramavtal. Denna överträdelse mot LOU kvarstår i den ena butiken. 1 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 2 Det lägre värdet avser varor och tjänster och det högre värdet avser byggentreprenader 3 Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster 1

4 2 Bakgrund År 2007 genomförde revisorerna en granskning av upphandlingsverksamheten. Granskningen skulle bl.a. ge svar på om kommunen följer lagen om offentlig upphandling, om upphandlingen samordnas inom kommunen och om det sker på ett ekonomiskt fördelaktigt sätt samt om man följer gällande ramavtal. Då kunde revisorerna konstatera bl a att det saknades dokumentation över lokala regler hur en upphandling ska göras i kommunen, det saknades antagen beloppsgräns för när upphandling inte behöver göras, kommunens leverantörsreskontra var i behov av en översyn samt att det saknades en samlad förteckning över kommunens samtliga ramavtal. 2.1 Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om kommunstyrelsen vidtagit de åtgärder som anges i yttrandet. Följande frågor ska besvaras: Följs lagen om offentlig upphandling? Efterlevs de framtagna riktlinjerna? Hur sker uppföljning av att riktlinjerna följs? Följer kommunen tecknade ramavtal? 2.2 Metod och avgränsning Uppföljningen har genomförts via intervjuer av kommunjurist (upphandlare) och inköpssamordnare. Genom stickprov har två upphandlingar granskats översiktligt. Förteckning av handlingar i upphandlingsärendena har jämförts med ärendekortet i diariet. Kommunens riktlinjer för upphandling och genomförda uppföljningar av avtalstrohet har granskats. Vidare har kommunens riktlinjer för upphandling och ramavtalsförteckning har granskats. 3 Resultat av granskning Följs lagen om offentlig upphandling? För att kunna besvara frågan har innehållet i akterna översiktligt jämförts med diariet och PwC granskningsprogram över vad en upphandling bör innehålla. Innehållet i akterna har inte granskats. Granskade upphandlingar är: Ombyggnad av idrottshall, Nibblehallen Dnr TN 94/12 2

5 Arbetskläder/inomhus, Dnr KS 128/12 Förteckning över de båda anbuden är likartade. Diariet avseende ombyggnad av idrottshallen är komplett jämfört med förteckningen. Diariet avseende arbetskläder är något knapphändigt (i vart fall något otydligt). Det framgår inte av diariet vad som är diariefört under punkten 3 och 5. Kommunen har ingen blankett för beställning av upphandling, så kallad anskaffningsblankett. Upphandlaren anser att idén med en sådan blankett är bra, men att 97 % av upphandlingarna avser ramavtal för produkter, som behövs i den kommunala verksamheten. Övriga upphandlingar avser entreprenader och andra större upphandlingar där politiska beslut finns. Delegationsordningarna för respektive nämnd och styrelse är likalydande. De tar samtliga upp att godkännande av förfrågningsunderlag och tilldelningsbeslut vid upphandling är delegerade till respektive arbetsutskott. Efterlevs de framtagna riktlinjerna och hur sker uppföljning av att riktlinjerna följs? Upphandlaren har varit på möten inom förvaltningar och nämnder samt styrelse och påtalat vikten av att kommunen gör upphandlingar vid inköp överstigande tröskelvärdena. Han har även påtalat vilka risker kommunen utsätts för om lagen inte följs. Även vid nyanställningar brukar upphandlaren informera de nyanställda om upphandlingslagens regler. Inköpssamordnaren upplever att politikerna har blivit mer noggranna med att reglerna ska följas. De visar ett större intresse för och efterfrågar uppföljningar mer. Följer kommunen tecknade ramavtal? Upphandlaren och inköpssamordnaren följer varje kvartal upp avtalstroheten mot upphandlade ramavtal. Vi har tagit del av uppföljningen för tredje kvartalet I likhet med vad vi gjorde vid granskningen 2007, har upphandlarna summerat leverantörernas fakturering till kommunen under perioden, sorterat dem med de beloppsmässigt största leverantörerna först. De leverantörer som har levererat över ¼ av beloppsgränsen för kvartalet i fråga, har jämförts mot ramavtalsförteckningen. Av de 43 beloppsmässigt största leverantörerna, hade kommunen ramavtal med 35. I fem av fallen, har upphandlarna svårt att direkt avgöra om upphandling krävs. I tre av fallen saknades ramavtal helt. Upphandlaren uppger att resultatet har för varje uppföljning blivit gradvis bättre. Vi noterar dock att i en av två butiker, där kommunen vid förra granskningen gjorde inköp över gränsen för upphandling utan ramavtal, så görs fortfarande enligt uppgift inköp över gränsen (för ca 1 mnkr) och fortfarande saknas ramavtal. Ramavtalen finns förtecknade och tillgängliga i kommunens datanät under något som är benämnt personalhandböcker. Upphandlaren och inköpssamordnaren anser dock att för- 3

6 teckningen är svårarbetad och önskar att kommunen införskaffar ett mer ändamålsenligt program. 3.1 Bedömning Vi bedömer, med tillfredsställelse att kommunen har vidtagit åtgärder mot alla de synpunkter vi framförde Vi bedömer vidare att kommunens egna uppföljningar har lett till en större trohet med de leverantörer, som kommunen har tecknat ramavtal med. Om kommunen antar det nya förslaget till riktlinjer för upphandling, kommer beloppsgränser för direktupphandling att hamna i enlighet med gällande lagstiftning. Slutligen uppger personalen att de upplever förteckning av ramavtal som icke ändamålsenlig. De uppger att systemet är svårt att arbeta i och skulle vilja ha ett modernt program för administration av upphandlingar och ramavtal. 4