Uppföljning. Granskning av upphandlingsverksamheten

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning Granskning av upphandlingsverksamheten Lars Edgren

2 Bakgrund Kommunal sektor inom PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av revisorerna i Oxelösunds kommun att granska kommunens upphandlingsverksamhet. I rapporten påtalas bl.a. behov av åtgärder. Oxelösund kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning valt att följa upp genomförd granskning avseende hur revisorernas synpunkter till följd av genomförda revision har hanterats av berörda nämnder/styrelser. Revisionsfråga Granskningen ska belysa följande frågeställningar: Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Revisionsmetod Uppföljningen av granskningen har genomförts genom intervjuer med inköpsansvarig samt dokumentgranskning av missivsvar samt ev. protokoll. Resultat Den tidigare revisionella bedömningen Avseende granskningens revisionsfrågor kan konstateras att: I kommunen sker direktupphandlingar i en del fall, till belopp som väsentligt överstiger de av kommunen fastställda gränsvärdena för direktupphandling, där det är tveksamt om kriterierna för direktupphandling är uppfyllda. Upphandlingsmässigt kan det vara fråga om s k otillåtna direktupphandlingar och i så fall utgöra avsteg från LOU och gemenskapsrättsliga principer. Här kan i första hand pekas på köp av tjänster från de egna kommunala bolagen. Det förekommer även köp av omsorgstjänster, som kunde upphandlats med av någon av de former som lagen om offentlig upphandling föreskriver. Genomgången av utvalda upphandlingar inom det tekniska området visar på följsamhet mot lagregelverk och gemenskapsrättsliga principer. Den förhärskande utvärderingsmodellen upplevs dock ha brister när det gäller att utkristallisera det anbud som bäst svarar mot kommunens eller bolagens behov. Oxelösunds kommun 1 av 4

3 Från granskningen kan f ö noteras Kommunens förteckning över ramavtal är inte fullständig och borde således kompletteras Har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? Svar har erhållits från MoS och kommunstyrelse samt tjänsteskrivelse från bolag. Följande kan konstateras i uppföljningen: 1. I kommunen sker direktupphandlingar i en del fall, till belopp som väsentligt överstiger de av kommunen fastställda gränsvärdena för direktupphandling, där det är tveksamt om kriterierna för direktupphandling är uppfyllda. Upphandlingsmässigt kan det vara fråga om s k otillåtna direktupphandlingar och i så fall utgöra avsteg från LOU och gemenskapsrättsliga principer. I huvudsak kan sägas att direktupphandlingarna avser två delar. Köp från kommunala bolag och övriga köp (omsorg i första hand). Miljö och samhällsbyggnadsnämndens svar kommenterar inte direktupphandlingar gentemot egna bolag. Vad som hänt sedan rapporten skrevs är att de förslag om upphandlingsundantag (enligt Tecalkriterierna) mot egna bolag som det flaggas om i rapporten också genomförts. Synpunkten i rapporten avseende kommunala bolag kan med andra ord avskrivas. I kommunens tjänsteskrivelse (kommunstyrelsekontoret) avseende upphandlingar inom omsorgsområdet framkommer att inköpsavdelningen kommer i sin verksamhetsplan att utbilda och informera berörda verksamheter hur man ska gå tillväga med köp av tjänster. Uppföljningen visar att inköpsavdelningen utbildat och informerat bolagen men att förvaltningarna är kvar. Bolagens svar är avlämnade ( ) efter det att det tillfälliga undantaget med anledning av Tecal-kriterierna infördes. Svaret är anpassat till de då tillfälliga ( till ) regler som infördes. Åtgärd bedöms delvis vara vidtagen gällande utbildning. Oxelösunds kommun 2 av 4

4 2. Den förhärskande utvärderingsmodellen upplevs dock ha brister när det gäller att utkristallisera det anbud som bäst svarar mot kommunens eller bolagens behov. I kommunens tjänsteskrivelse (kommunstyrelsekontoret) framgår att Ks avser att initiera en översyn av utvärderingsmodellen. Enligt svaret har dock modellen fått beröm av leverantörer och entreprenörer. I sammanhanget kan göras den noteringen att utvärderingsmodellen accepteras av förvaltningsdomstolarna. De intervjuade i samband med uppföljningen anger att i kommande arbete med att samordna avtalsdatabasen med ekonomisystemet och ärendehanteringssystemet kommer även utvärderingsmodellen att ses över. Åtgärder bedöms pågå f n. 3. Kommunens förteckning över ramavtal är inte fullständig och borde således kompletteras. Inköpsavdelningen arbetar kontinuerligt med detta. Ramavtalshanteringen finns redovisad i 2012 års granskningsrapport gällande avtalshantering inom kommunen. Av rapporten framgår följande: Från Oxelösunds hemsida (intranätet) finns åtkomst till gemensamma ramavtal och de egna ramavtalen. På hemsidan informeras om nya eller förändringar i befintliga ramavtal. Från databasen finns länkad information till Kommentus och Kammarkollegiets ramavtal. Allt avtalsmaterial scannas in i databasen. Vi bedömer att samtliga ramavtal finns i befintligt avtalsregister. Åtgärd bedöms vara vidtagen 4. I dagsläget återfinns inköpsavdelningen organisatoriskt under ekonomiavdelningen. En placering inom kommunstyrelsekontorets stab upplevs öka betydelsen av upphandlings/inköpsfrågor. Avseende påpekandet om den organisatoriska placeringen så har inte inköpsavdelningen något att erinra om detta. Ks har i sitt svar inte kommenterat organisationen eller angett någon åtgärd att vidta. Oxelösunds kommun 3 av 4

5 Inköpsavdelningen har vid några tillfällen muntligt aktualiserat frågan I sammanhanget kan när det gäller organisation/ansvar i förhållande till upphandling/inköp göras den noteringen att Konkurrensverket konstaterar i sitt remissvar på sittande upphandlingsutrednings delbetänkande på jakt efter den goda affären att: Offentlig upphandling har en strategisk betydelse och därför måste kommun- och myndighetsledningar ha kompetens i, och intresse för, upphandlingsfrågor. De personer som arbetar professionellt med offentlig upphandling bör ha en strategisk placering till exempel i lednings- eller styrgrupper. Med en ökad prioritering av upphandlingsfrågor ökar möjligheten att nå uppsatta mål. Samtidigt ökar förutsättningarna för uppföljning och utvärdering. Om kompetensen i och intresset av upphandlingsfrågor är av underordnad betydelse finns en ökad risk för överprövningar och skadestånd. Under 2010 tillfördes lagstiftningen möjligheten till sanktioner (upphandlingsskadeavgift) mot de upphandlande myndigheter som inte följer lagstiftningen (i första hand otillåtna direktupphandlingar). För att betona upphandlingsverksamhetens betydelse, menar vi, är det viktigt att kommunens upphandlingsfunktion får en tydligare roll i kommunkoncernen och därmed ett mera uttalat ansvar för upphandlingar och uppföljning av dessa samt den administration som det medför. Har angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Vi bedömer att åtgärder till viss del vidtagits och svar har erhållits inom rimlig tid. Av olika orsaker erhöll berörda nämnder och bolag inte rapport och följebrev inom rimlig tid. Efter det att rapporten distribuerades har berörda nämnder och styrelser svarat inom rimlig tid. När det gäller bolagen bör bättre rutiner inarbetas när det gäller svar till lekmannarevisorerna. Avseende upphandlingar från kommunala bolag har rättsläget klarnat sedan rapporten skrevs. Det som tidigare ansågs vara otillåtna direktupphandlingar följer numera den förändrade lagstiftningen. Oxelösunds kommun 4 av 4