Uppföljning av tidigare granskning Vård- och omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll.

Transkript

1 Februar 2014 Karin Jäderbrink PwC Kommunal Sektor av tidigare granskning Vård- och omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Oxelösunds kommun Bakgrund & revisionsfråga Kommunens revisorer har genomfört flera granskningar När dessa rapporter överlämnas påtalas bl.a. behov av åtgärder och revisorerna önskar svar på granskningsrapporterna. Oxelösund kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning valt att följa upp genomförd granskning avseende BAS- granskning Vård och omsorgsnämnden. Revisorerna i Oxelösunds kommun översände rapport och ett missiv till Vård- och omsorgsnämnden (VoN) med begäran om skriftligt svar senast den 12 november Nämnden beviljades att svara en månad senare. Nämnden översände protokoll och handling daterat 10 december VoN hade noterat revisionens iakttagelser och antagit en handlingsplan med åtgärder med anledning av granskningen. Nämnden beslutade också att handlingsplanen skall följas upp årligen. Planen har följts upp av nämnden Slutsatsen som VoN gör är att handlingsplanen följs. Revisorerna har gett PwC i uppdrag att följa upp huruvida synpunkterna hanterats av VoN och om: Åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med de brister som konstaterats? Angivna åtgärder vidtagits i utlovad omfattning och inom rimlig tid? Nedan sammanfattas rapportens slutsatser och därefter följer nämndens svar samt med resultatet av denna uppföljning. har genomförts genom dokumentgranskning, VoN s protokoll och handlingar svar och uppföljning. Intervju/ inhämtande av svar gällande genomförda åtgärder av förvaltningschef, tf chef och nämndens ordförande.

2 Följande slutsatser framgick i granskningen, nämndens svar samt resultat av uppföljningen. Revisionsfråga: Har VoN en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för? Slutsatsen var att nämnden saknar fungerande rutiner för ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll både övergripande och vad gäller ekonomin samt inom kvalitetsområdet. Nämnden borde därför snarast förbättra sitt arbete med styrning, uppföljning och kontroll på flera områden. Övergripande styrning och kontroll Granskningen visar att nämnden saknar fungerande rutiner för att styra verksamheten utifrån de mål som finns. Dessutom saknas fungerande metoder och rutiner för att följa upp de mål som satts upp. Nämnd och förvaltningsledning måste därför omgående påbörja ett arbete med att utveckla rutiner för att kunna styra verksamheten tydligare än i dag utifrån de mål som satts upp. Man måste samtidigt även ta fram nyckeltal och rutiner så att man kan följa upp verksamheten på ett bra sätt. Arbetet med att ta fram internkontrollplan för nämnden är mycket bra organiserat. VoN upplever att den röda tråden finns i målarbetet i verksamhetsplanen VoN uppdrar åt förvaltningen att utarbeta metoder och rutiner för att följa upp mål. Mål finns för samtliga verksamhetsområden från I verksamhetsplanen för 2013 finns också nyckeltal mm i form av öppna jämförelser. I genomlysningen finns nyckeltal i form av KKIK och KPB. Arbetet kommer att utvecklas. 2 av 7

3 Fokus har varit på att få ekonomin under kontroll varför stora resurser riktats mot att följa upp just den delen. Nämndens ledamöter har tydligt uttalat att kontroll över ekonomin är nödvändigt för att därefter kunna gå vidare med ett fokus på att höja kvalitetssiffrorna. Till 2013 fanns det mål inom samtliga områden och det var klart redan till nämndens svar på revisionsrapporten. Till 2014 har arbetet med mål utvecklats ytterligare och flera mål finns nu inom samtliga områden. Nämnden kommer nu gå vidare och lägga mer tid på att granska kvalitetssiffror vilket görs redan från första nämndsammanträdet Arbetet med internkontrollplanen har fortsatt i den goda anda som revisionen tidigare givit beröm för. Den ekonomiska styrningen och uppföljningen Den ekonomiska styrningen och uppföljningen har under senare år haft mycket stora brister enligt såväl politiker som tjänstemän. Det är därför av största vikt att det nu påbörjade förbättringsarbetet fortsätter och att nämnden ställer tydliga krav på vilket underlag man vill ha för att kunna följa ekonomin på ett bra sätt. Nämnden bör också agera aktivt så att förvaltningen utvecklar fungerande metoder och rutiner för att kunna genomföra kostnadsjämförelser som stöd för nämndens analys av verksamhetens effektivitet. VoN anser att PwC förmedlar en riktig bild av hur det såg ut i slutet av 2011 och i början av Från juni 2012 är de ekonomiska underlagen förbättrade och det arbetet pågår kontinuerligt för att få bättre och begripliga underlag. VoN har från 2012 begärt tätare ekonomiska uppföljningar än de som anges i MBB-reglementet. Arbetsutskottet har från hösten 2012 förändrat arbetet med ekonomisk uppföljning vad gällande placeringar, kontaktpersoner, kontaktfamiljer mm. Som redovisas i rapporten ansåg nämnden att den ekonomiska uppföljningen förbättrades drastiskt ungefär i samband med att PWC gjorde sin undersökning. Därefter har en dialog skett regelbundet mellan nämnd och tjänstemän för att utveckla redovisningen. sker idag varje månad inom verksamheten och denna redovisas till nämnd. Då nämnden inte sammanträder, under exempelvis sommaren, redovisas uppföljning till arbetsutskottet. Redovisningen sker dels på nämndnivå, men också för de fyra verksamhetsområdena och vid behov nedbrutet ännu mer för att följa utvecklingen av kritiska poster. Successivt har den ekonomiska uppföljningen utvecklats och kopplats allt mer till volymsiffror för att nämnden ska kunna följa även 3 av 7

4 att det blir verksamhet för pengarna och vilken effekt det får med minskade placeringar etc. Kritiska poster som följs genom mängdredovisning i diagram eller tabeller är exempelvis sjuktal, utförda timmar inom hemvård, fattade biståndsbeslut, placeringar mm. Arbetsutskottet får idag en mycket tydligare uppföljning över läget kring ekonomin kopplat till placeringar inom barn och missbruk. Genom denna finns en förståelse för hur varje enskilt beslut påverkar ekonomin. en sker minst en gång per månad och innehåller en beskrivning av alla förändringar. Dessutom finns en tydlig struktur för att tydliggöra hur besluten ligger. Arbetsutskottet ser tydligt varje tidigare fattat beslut, hur länge detta gäller samt vilken bedömning enhetschef gör över hur länge behovet kommer kvarstå. Det kan vara en god idé att utveckla samma uppföljningssystem för fler former av insatser inom exempelvis LSS området. Kvalitetsarbetet Inom detta område har nämnden sin kanske största utmaning. Ett samlat kvalitetssystem måste snarast utvecklas. Det är också nödvändigt att nämnden ser till att tid och ekonomiska resurser avsätts för att föra ut kvalitetsledningssystemet i hela organisationen så att kvalitetsfrågorna fortsättningsvis kan hanteras med den systematik som är nödvändig. Det är positivt att det finns en plan för införandet av s.k. värdighetsgarantier med start under Det är viktigt att nämnden aktivt arbetar för att detta verkställs. VoN ska avsätta tid utanför ordinarie nämndmöten för att i dialog med förvaltningen utveckla kvalitetsarbetet. Arbetet med att utveckla kvalitetssystem är påbörjat och följs upp vid ovanstående tillfällen. Beslut har redan fattats om att VoN löpande ges information om hur kvalitetssystemarbetet fortskrider. Nämnden har tillsammans med tjänstemän träffats utanför ordinare tid för nämndsammanträde vid flera tillfällen och diskuterat frågor som målarbete och kvalité. Värdighetsgarantier inom hemvården är beslutade och implementeras löpande i verksamheten. Kvalitetsledningssystemet kommer på plats genom flera olika delbeslut under Planen är att under 2014 skapa ett träd på hemsidan för att ledningssystemet också ska bli lätt tillgängligt, begripligt och bli en naturlig plats där såväl personal som nämndledamöter kan finna stöd i hur olika frågor ska hanteras. 4 av 7

5 För att hantera alla de frågor som nämnd och verksamhet ska hantera under året byggs ett årshjul upp. Detta används redan och revideras löpande utifrån att såväl verksamhet som omliggande faktorer ständigt förändras. Organisering av arbetet Nämnden bör överväga om man ska återinföra en arbetsmodell med grupper med olika ansvarsområden som ett sätt att öka engagemang och kunskap om verksamhetens olika delar. Det är bra att nämnden enats om att avsätta en halvdag under hösten för att diskutera sina arbetsformer. Det är viktigt att förvaltningsledningen deltar i dessa diskussioner. VoN förespråkar inte att återinföra grupper inom olika verksamhetsområden. VoN planerar istället att med jämna mellanrum ha tema-sammanträden och även göra verksamhetsbesök för att på så sätt öka engagemang och få ökad kunskap. VoN har den 10 december 2012 diskuterat sina arbetsformer. Som tidigare beskrivits har sammanträden vid flera tillfällen förts som heldagar där en halv dag ägnats åt olika frågor för att möjliggöra större diskussion. Ett problem kan vara att nämndledamöter inte deltar i önskad omfattning vid dessa tillfällen utan prioriterar ordinarie nämndmöte. Så har glädjande nog inte varit fallet i Vård och omsorgsnämnden utan vi har kunnat se en god närvaro. Nämndsammanträden har förlagts ute på våra äldreboenden och ledamöterna har i samband med detta kunnat få visningar och möjlighet att träffa och prata med personal mm. Detta har visat sig uppskattat från både personal och ledamöter och blir något vi kommer fortsätta med framöver. Diskussionerna om att återinföra grupper i nämnden som inriktar sig på olika saker har inte kommit upp igen. Ordföranden är också negativt inställd till att dela upp nämnden i grupper då det riskerar att leda till en situation där några ledamöter är mer insatta och andra fattar avgörande beslut utan att ha fått möjligheten att bli ordentligt insatt. Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Det som redovisas i omvärldsanalysen skulle kunna kompletteras med att lyfta omvärldsfrågor vid något särskilt temasammanträde för att därmed få mer tid till 5 av 7

6 fördjupningar. Nämnden skulle också vid något tillfälle kunna bjuda in utomstående för att få del av andra perspektiv på de förutsättningar nämnden har för sin verksamhet. Temasammanträden se ovanstående skrivning avseende organisering. VoN håller med PwC om egenansvaret i att hålla sig informerad i viktiga frågor. VoN vill ha hjälp av förvaltningen att vb meil de får med information i olika frågor. Följs upp under våren Ordföranden vill återigen trycka på det egna ansvaret att som ledamot i en nämnd följa omvärldsbevakning i stort. Alla nämndledamöter har fått kännedom om hemsidor hos exempelvis SKL, Socialstyrelsen, regering och riksdag mm där man kan finna information. Nämnden har också haft en temadag på hösten 2013 där omvärldsfrågor diskuterats. Kommunen har ändrat sitt arbetssätt och kommer inte längre jobba med den omvärldsbevakning som nämnderna fattade beslut om tidig vår tidigare. Det kan därför finnas skäl att se över arbetet igen. Nämnden har inte fått utskickat information per mail. Däremot har ordföranden uppfattningen om att fler frågor än tidigare med beröring till omvärldsbevakning belyses under informationspunkter på nämnderna. Personal- och arbetsmiljöfrågor Granskningen visar att en fortsatt satsning på kompetensutveckling är helt nödvändig för att organisationen ska klara att utföra sina uppgifter på ett kvalitetsmässigt bra sätt. Vidare framgår det att förvaltningen måste skaffa sig en klarare bild av hur rekryteringsbehovet ser ut de kommande åren så att man kan arbeta mer proaktivt med rekryteringsfrågorna. Kompetensförsörjningsplan kommer att tas fram under Finns som ett mått i verksamhetsplanen Personalavdelningen kommer att göra en ny medarbetarundersökning under våren VoN kommer att följa resultatet. VoN kommer att framöver att använda sig av nämndspecifik personalstatistik för att följa och utveckla verksamheten. 6 av 7

7 Arbete med att ta fram en kompetensförsörjningsplan har endast slutförts delvis. Fortsatt arbete pågår och finns med i verksamhetsplanen för Ett stort arbete med kompetensutveckling har genomförts genom vilket 75 vårdbiträden har fått kompetens som undersköterska. Medarbetarundersökning har genomförts av personalavdelningen. Nämnden har arbetat med resultatet och flera av delarna finns med i olika former av uppföljning. Resultat på områdesnivå finns också vilket nämnden delvis granskat. Nämnden har också fått ta del av åtgärdsplaner kring medarbetarenkäten vilket bland annat rör sig om förbättrade informationsflöden, stärkt arbete av företagshälsovården och tydligare ledarskap mm. Som tidigare redovisats följer nämnden exempelvis sjuktal. Slutsats: Vi bedömer att synpunkterna i revisionsrapporten har hanterats av VoN. Åtgärder bedöms i allt väsentligt ha vidtagits för att successivt komma tillrätta med de brister som konstaterats. Svar har erhållits inom rimlig tid. Ett fortsatt och successivt arbete krävs löpande för att säkerställa god styrning, ändamålsenliga rutiner, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för. 7 av 7