Förslag till åtgärder med anledning av granskningsrapporten Chefernas arbetssituation styrning och förutsättningar.

Transkript

1 1(5) Diarienummer: HN 2015/0558 Version: 1,0 Beslutsorgan: HN Enhet: Hemtjänst dag/natt, stabsenheten, Hemsjukvård och förebyggande Ulla Johansson, Ermin Skoric, Brita Andersson Yli Länttä Epost: Telefon: / / Förslag till åtgärder med anledning av granskningsrapporten Chefernas arbetssituation styrning och förutsättningar. Förslag till beslut 1. Hemvårdsnämnden godkänner redovisningen och lägger den till handlingarna. 2. Hemvårdsnämnden godkänner de åtgärder som redovisas enligt tjänsteskrivelsen. Sammanfattning Revisorerna har i tidigare granskningar av chefers arbetssituation konstaterat att förändringarna av chefernas uppdrag och förutsättningar att vara chef varit av den omfattningen att det har förändrar innehållet i arbetet att vara chef. Revisorerna har i bedömning av väsentlighet och risk, beslutat att utföra granskning. Revisorerna i Halmstad kommun har gett PwC i uppdrag att granska fyra förvaltningar samt ett bolag varav Hemvårdsförvaltningen är en av de som granskas. Åtta enhetschefer dag och natt för hemtjänsten har deltagit i revisionen. Följande kontrollmål ingår i granskningen: Är styrning av chefers uppdrag och verksamheten de ansvarar för tydlig? Är förutsättningarna för chefer att fungera i sin chefsroll och för att förverkliga uppdraget tillräckliga? Granskningen har genomförts stegvis enligt följande: 1. Inledande orientering om kommunens personal och ledarpolicy samt nämndernas/bolagens styrning, förvaltningsorganisation, delegationsordningen etc. 1

2 2. Gruppintervjuer med grupper bestående av åtta enhetschefer dag och natt för hemtjänsten inom Hemvårdsnämnden. 3. Avstämning av resultat med grupperna med fördjupade frågeställningar om Human Resources riktning vision 2020 (HRriktlinjen), i synnerhet innehållet under rubriken Ledarskap samt kommunens ledarskapsprogram Utvecklande ledarskap (UL). Respektive förvaltningschef/vd har tagit del av rapporten och getts möjlighet att lämna kommentarer. Granskningen visar att Hemvårdsnämndens ledarresurs inte helt används ändamålsenligt. Styrningen av enhetschefernas uppdrag och verksamheten de ansvarar för bedöms som tydlig. Styrning av verksamheten och ekonomin bedöms dock som motstridig, Förutsättningarna för enhetscheferna att fungera i sin chefsroll och för att förverkliga uppdraget bedöms inte som fullt ut tillräckliga. I granskningen lämnas vissa rekommendationer. Revisorerna önskar ta del av de åtgärder hemvårdsnämnden att vidta med anledning av granskningsresultatet. Svar önskas senast Ärendet Uppdrag Bakgrund PwC har under 2015 genomfört granskning gälande om hemvårdsnämndens ledarresurser används på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen har genomförts genom intervjuer. Kontrollmål Styrning Tydligt Resultat/Utfall och Förbättringsområden: Årsstjärnan ger en tydlig bild av vad som förväntas genomföras under året. Uppföljningar med enhetschefer genomförs minst två ggr per år med avseende på ekonomi, kvalité och HR. Det finns rapporter som visar prognoser, kvalitet, ekonomi mm. Arbetsmiljöansvaret upplevs som tydligt. Det genomförs regelbundna informationsoch styrningsmöten där enhetscheferna deltar. Kompetensutvecklingsinsatser genomförs.(nationell ledarskapsutbildning, utvecklande ledarskap UL samt kommunens basutbildningar.) 2

3 Förutsättningar Inte fullt tillräckligt Det skriftliga uppdraget för enhetschefer var inte kända av alla. Enhetscheferna önskar ett mellanled mellan nämndens och verksamhetens mål. Finns behov av att följa upp hur schablonersättningssystemet fungerar. Nattpatrullen har inte budget som överensstämmer med uppdragets omfattning. Enhetschefer har många medarbetare i genomsnitt 30 st i en verksamhet som bedrivs dygnet runt. Stöd för planering och samordning upplevs otydligt. Enhetschefer saknar tydliga demografiska prognoser. Bemanningsenhetens service upplevs otillräcklig. Den dagliga verksamheten tränger undan det långsiktiga arbetet. Analys, förslag och motivering Granskningsrapporten visar att det finns förbättringsområden och nedan presentaras följande åtgärder som svar på revisionens rapport: Förändringar har gjorts de senaste åren för att tydliggöra uppföljning och kontroll av respektive verksamhet. Årshjul har skapats och uppföljningsmöte genomförs med respektive enhetschef minst två gånger per år. Under mötet deltar även HRutvecklare, ekonom samt utvecklingsledare som ansvarar för förvaltningens ITsystemstöd för planering och uppföljning av insatser. Under mötet sker uppföljning av budget, kvalitetsindikatorer, sjukskrivningstal, HRhandlingsplan och mål/måluppfyllelse för respektive verksamhet. Handlingsplan skrivs och särskild uppföljning sker därefter på de punkter där brister uppmärksammats. För hemtjänst natt görs ekonomisk uppföljning varje månad tillsammans med verksamhetens ekonom. Det finns en framtagen uppdragshandling för enhetschefer från För hemtjänst natt finns uppdragshandling reviderad från Uppdragshandlingen kommer från 2016 vara en del av medarbetarsamtalet med enhetschefer. Detta för att säkerställa att dokumentet är känt samt att skapa möjlighet att föra en diskussion kring dess innehåll. Planeringsdirektiv och Hemvårdsnämndens verksamhetsplan är grunden i enheternas målarbete. Dokumenten redovisas på enhetschefsträffar och Verksamhetsplanen redovisas även på hemtjänstnivå av verksamhetschef. Målen bryts därefter ner på enhetsnivå av enhetscheferna. Dessa mål är en del av uppföljnings medarbetar och lönesamtal. 3

4 Uppföljning av schablonersättningssystemet kommer att ses över för att säkerställa att schablonsystemet har en ändamålsenlig effekt vad gäller styrning och planering av beviljade biståndsbeslut. Bemanningsenhetens uppdrag kommer under våren 2016 att kartläggas genom ett projektdirektiv som ställs till en arbetsgrupp bestående av verksamhetsföreträdare (enhetschefer samt samordnare från hemtjänst, äldreboende, nattpatrullen och korttidsamt växelvårdsverksamheten, HRrepresentant samt enhetschef för Bemanningsenheten). Även facklig medverkan i arbetsgruppen kommer att föreslås genom Hemvårdsförvaltningens centrala samverkansgrupp HESAM. Arbetsgruppens uppdrag kommer att se över Bemanningsenhetens uppdrag i sin helhet och på vilket sätt den kan organiseras för att möta upp verksamhetens behov på bästa möjliga sätt. Åtgärderna kommer att presenteras under våren 2016 och träda ikraft under På varje enhet finns planerare som planerar omvårdnadsinsatserna för baspersonaen i verksamhetssystemet TES. Samordnaren är ett administrativt stöd åt enhetschefer. I vissa fall kan samordnare och planerare vara samma person. Det finns skriftliga uppdrag för samordnare och planerare. Det finns även riktmärke per enhet gällande deras tjänstgöringsgrad. En uppdatering bör göras under Enhetschefer inom hemvårdsförvaltningens verksamheter nära kund har i genomsnitt ett stort antal underställda ca 35 underställda. Nedan åskådliggörs det genom en jämförelse med andra förvaltningar inom Halmstad Kommun. Enhet Chef Medarbetare Snitt antal medarbetare/chef Hemvårdsförvaltningen Hemtjänst Hemvårdsförvaltningen Hemsjukvård och förebyggande hemvårdsförvaltningen Särskilt boende Socialförvaltningen Barn och ungdoms förvaltningen Utbildning och arbetsmarknads förvaltningen Högskolan i Halmstad startade september 2015 ett treårigt projekt HICube kompetenta vården. Projektet syfte är att stärka förmågan att arbeta med hälsoinnovation för att utveckla den kompetenta vården inför framtidens utmaningar. En del i projektet är att genomföra ett pilotprojekt i samverkan med Hemvårdsförvaltningen, Halmstads kommun. Syftet med pilotprojektet är att stärka Hemvårdsförvaltningens förmåga att utveckla och styra en kompetent verksamhet som bidrar till att kundernas trygghet förbättras i hemtjänsten. 4

5 Konsekvenser Ärendets beredning Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet är berett av stabschef samt respektive verksamhetschef i dialog med berörda enhetschefer. Fackliga organisationer Ärendet faller inom ramen för MBL Lista över bilagor 1. Revisionsrapporten För Hemvårdsförvaltningen Jennie Vidal Förvaltningschef Ulla Johansson Verksamhetschef Hemtjänst Brita Andersson YliLänttä Verksamhetschef Hof Ermin Škorić Stabschef 5