Löpande granskning av intern kontroll Utveckling av styrkort

Transkript

1 Revisionsrapport Löpande granskning av intern kontroll Utveckling av styrkort Landstinget Gävleborg Lars-Åke Ullström Hanna Franck Oktober 2011

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Balanserade styrkort Intern kontroll Revisionsfråga och kontrollmål Metod Granskningsresultat På vilka nivåer inom landstinget finns balanserade styrkort framtagna? Finns det en tydlig koppling mellan innehållet i dem balanserade styrkorten och landstingsfullmäktiges övergripande mål? Finns det en tydlig koppling mellan den politiska organisationens styrkort och verksamhetens styrkort? Finns tydliga och mätbara mål? Finns en tydlig koppling mellan överenskommelse och styrkort, dvs. stödjer aktiviteter de mål som mäts och följs upp? Revisionell bedömning Bilaga 1; Exempel på överenskommelse Division medicin Bilaga 2; Exempel på styrkort Division medicin 2 av 11

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Gävleborg genomför PwC en årlig granskning, Löpande granskning av intern kontroll i system och rutiner. Granskningen omfattar en genomgång och analys av ett antal rutiner/processer för att säkerställa den interna kontrollen. Denna rapport tar upp måldokument/styrkort/ överenskommelser mm. Vid landstingsfullmäktiges sammanträde den 12 december 2008 beslutades att balanserad styrning inklusive balanserat styrkort införs i den politiska organisationen och verksamheterna i hela landstinget Gävleborg. Balanserade styrkort är ett styrinstrument, ett verktyg som används för att knyta organisationens långsiktiga strategi och medarbetarnas dagliga arbete till förverkligandet av landstingets vision Ett livskraftigt Gävleborg. Styrkorten sammanfattar och belyser verksamhetens mål ur fyra perspektiv; kund, process, medarbetare och ekonomi. Inom respektive perspektiv utvecklas strategiska mål, mått och handlingsplaner. Granskningsresultatet kan sammanfattas enligt endan; För samtliga divisioner (hälso- och sjukvård) finns vid granskningstillfället styrkort framtagna. Förekomsten av styrkort på verksamhetsnivå upplevs som god, men förekomsten på vårdenhetsnivå kan utvecklas. Divisionernas överenskommelser och styrkort följer samma struktur med rubriksättning utifrån landstingets tidigare beslutade strategiska mål. Gällande överensstämmelsen mellan överenskommelser och styrkort kan konstateras att det finns aktiviteter med i överenskommelserna som ej återfinns i styrkorten. Det bör säkerställas att även dessa aktiviteter följs upp ex i samband med utformandet av nya överenskommelser. Tydligheten och mätbarheten av målen i styrkorten varierar men är överlag relativt bra. Det är dock viktigt att de mått som används är tydligt definierade så att mätningarna sker på ett enhetligt sätt och är möjliga att följa över tid. Däremot finns inte styrkort framtagna för den politiska organisationen eller landstingets andra verksamheter. Det finns inte heller något landstingsövergripande styrkort framtaget på ledningsnivå (sammanvägt styrkort för samtliga verksamheter). Eftersom det saknas politiska styrkort kan ingen bedömning göras huruvida det finns en tydlig koppling mellan den politiska organisationens och verksamhetens styrkort. Landstinget kommer att under hösten ta fram ett måldokument för innevarande mandatperiod. Inför 2012 är det väsentligt att målstyrningen och styrkortens innehåll anpassas till de politiska målsättningar som kommer att antas hösten av 11

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Gävleborg genomför Komrev inom PwC en årlig granskning, Löpande granskning av intern kontroll i system och rutiner. Denna granskning omfattar en genomgång och analys av ett antal rutiner/processer för att säkerställa den interna kontrollen. Vid landstingsfullmäktiges sammanträde den 12 december 2008 beslutades; att balanserad styrning inklusive balanserat styrkort införs i den politiska organisationen och verksamheterna i hela landstinget Gävleborg. Med bakgrund i detta beslut har förekomsten av styrkort varit en del i frågeställningen i tidigare genomförda basgranskningar. Enligt dessa granskningar har förekomsten av styrkorten samt innehållet i styrkorten blivit bättre med åren men arbetet med utvecklingen av dessa fortsätter. Denna granskning fokuserar på utvecklingen av styrkort inom Landstinget Gävleborg och skall ses som en del i ovan nämnda granskning Löpande granskning av intern kontroll i system och rutiner Balanserade styrkort Balanserade styrkort är ett styrinstrument, ett verktyg som används för att knyta organisationens långsiktiga strategi och medarbetarnas dagliga arbete till förverkligandet av landstingets vision Ett livskraftigt Gävleborg. Styrkorten sammanfattar och belyser verksamhetens mål ur fyra perspektiv; kund, process, medarbetare och ekonomi. Inom respektive perspektiv utvecklas strategiska mål, mått och handlingsplaner. 1.3 Intern kontroll Intern kontroll kan övergripande definieras som en process för att kunna uppnå följande mål; Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m. Landstingsstyrelsen har ett tydligt ansvar för den interna kontrollen enligt kommunallagen 6 kap 1. I lagen nämns bl a att styrelsen skall leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Landstingsstyrelsen antog i slutet av 2007 en internkontrollplan som började gälla 1/ av 11

5 1.4 Revisionsfråga och kontrollmål Syftet med löpande granskning av intern kontroll är att granska och bedöma landstingstyrelsens förmåga att leda och styra verksamheten för att skapa förutsättningar för en god intern kontroll. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har landstingsstyrelsen infört styrkort i den politiska organisationen och verksamheterna i hela landstinget Gävleborg? Kontrollmål På vilka nivåer inom landstinget finns balanserade styrkort framtagna? Finns det en tydlig koppling mellan innehållet i de balanserade styrkorten och landstingsfullmäktiges övergripande mål? Finns det en tydlig koppling mellan den politiska organisationens styrkort och verksamhetens styrkort? Finns tydliga och mätbara mål? Finns en tydlig koppling mellan överenskommelse och styrkort, dvs. stödjer aktiviteter de mål som mäts och följs upp? 1.5 Metod Genomgång av dokumentation, styrkort, överenskommelser och telefonintervjuer med berörda verksamhetsföreträdare. I granskningen har endast de divisions- och verksamheternas styrkort granskats närmare. 5 av 11

6 2. Granskningsresultat Styrkort Styrkorten ska sammanfatta ett för verksamheten antal prioriterade perspektiv som de ska fokusera på under verksamhetsåret. Perspektiven har en relation till varandra och samordnas i en karta där ett antal mål för varje perspektiv definieras. För varje mål finns sedan ett antal mått preciserade. Överenskommelser Landstingsdirektören gör överenskommelser med verksamheternas divisioner och förvaltningar. I dessa beskrivs och prioriteras mål som skall uppnås utifrån de ekonomiska ramarna. Dessa innehåller resultatbudget, bemanningsplan och produktionsplan. Överenskommelser träffas sedan också mellan divisions-/förvaltningschefer och verksamhetschefer samt mellan verksamhets-/avdelningschefer och vårdenhets- /enhetschefer. Arbetet med överenskommelser påbörjas i augusti. Preliminära överenskommelser tas fram i mitten av september. Landstingsdirektören tecknar sina överenskommelser mellan respektive divisions-/förvaltningschef när landstingsfullmäktige beslutat om budget (vilket enligt tidplan är i december). Enligt information på Plexus har landstingsdirektören överenskommelser med: Division BKPH Division Diagnostik Division Medicin Division Operation Division Primärvård Lednings- och verksamhetsstöd Tillväxt och Regional Utveckling X-fastigheter Samhällsmedicin Smittskyddsenheten Patientnämndens kansli Forskning och Utveckling GävleDala Företagshälsa 6 av 11

7 2.1 På vilka nivåer inom landstinget finns balanserade styrkort framtagna? Enligt beslut i landstingsfullmäktige ska balanserade styrkort finnas i hela landstinget, i den politiska organisationen och för verksamheterna. Iakttagelser Gällande verksamheterna så har samtliga divisioner tagit fram och har aktuella styrkort. Styrkort finns även för Lednings- och verksamhetsstöd. Styrkort finns däremot inte framtagna för X-fastigheter, TRU, Patientnämnden och GävleDala Företagshälsa. På verksamhetsnivå finns aktuella styrkort framtagna, men på vårdenhetsnivå varierar förekomsten av styrkort. En del vårdenheter har kommit längre i arbetet med styrkort. För den politiska organisationen finns det i dagsläget inga styrkort framtagna. 2.2 Finns det en tydlig koppling mellan innehållet i de balanserade styrkorten och landstingsfullmäktiges övergripande mål? För perioden fanns ett måldokument framtaget Ett livskraftigt Gävleborg. Dokumentet antogs av landstingsfullmäktige den 21 maj I detta måldokument angavs ett antal prioriterade mål som skulle genomsyra landstingets verksamheters agerande och förhållningssätt. I dokumentet budget 2011 och ekonomisk plan angavs att landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige skulle föreslå nya politiska mål för verksamheten Ett måldokument skulle beslutas under våren Iakttagelser Vid granskningstillfället har ännu inget måldokument beslutats av Landstingsstyrelsen.. Ett färdigt måldokument förväntas vara klart för beslut i Landstingsstyrelsen i oktober respektive Landstingsfullmäktige i november. I avvaktan på ett komplett måldokument föreslog Landstingsstyrelsen ett antal mål skulle gälla för Hälso- och sjukvård samt för landstinget som helhet. Nedan presenteras de prioriterade områden och grupper enligt Landstingsfullmäktiges beslut: Prioriterade områden vårdens övergångar förebyggande arbete ett ordnat utmönstrande och ett ordnat införande Prioriterade grupper äldre psykiskt sjuka 7 av 11

8 barn och ungdomar Landstingsstyrelsen har även tagit fram 28 övergripande indikatorer för hälso- och sjukvården utifrån de områden som Socialstyrelsen lyft fram som viktiga förutsättningar för ett uppfyllande av hälso- och sjukvårdslagens krav på god vård i sina föreskrifter om ledningssystem för hälso- och sjukvården. De sex områdena är; kunskapsbaserad och ändamålsenlig hälso- och sjukvård säker hälso- och sjukvård patientfokuserad hälso- och sjukvård effektiv hälso- och sjukvård jämlik hälso- och sjukvård hälso- och sjukvård i rimlig tid. Vid genomgången av de framtagna styrkortens struktur och innehåll konstateras att styrkorten följer de tidigare beslutade strategiska målen: Hög tillgänglighet Gott bemötande Goda medicinska resultat Effektiva och säkra processer Rätt kompetens Rätt bemanning Ekonomi i balans Under varje strategiskt mål finns sedan ett flertal mål och mått framtagna. Vi noterar att överenskommelser och styrkort följer strukturen i måldokumentet Ett Livskraftigt Gävleborg och inte strukturen i God Vård, vilket angavs skulle ske i samband med budget Finns det en tydlig koppling mellan den politiska organisationens styrkort och verksamhetens styrkort? Inom landstinget är det viktigt att alla nivåer i verksamheten arbetar mot samma mål varför det måste finnas en tydlig koppling och en röd tråd mellan styrkorten från på politisk nivå och styrkorten som finns på lednings- och verksamhetsnivå. Iakttagelser I dagsläget finns inga styrkort framtagna för den politiska organisationen. 8 av 11

9 2.4 Finns tydliga och mätbara mål? Målstyrning kräver inte bara att det finns fastställda och kända mål utan även att de är tydliga och mätbara. Tydliga mål är en förutsättning för att dessa ska kunna få genomslagskraft och mätbarheten är väsentlig för att kunna uttala sig om måluppfyllelsen. Iakttagelser Målen som används i styrkorten är de strategiska målen Gott bemötande, Hög tillgänglighet, Goda medicinska resultat, Effektiva och säkra processer, Ekonomi i balans, Rätt kompetens, Rätt bemanning och God arbetsmiljö. Men endast en av divisionerna har definierat vad det strategiska målet innebär för deras verksamhet, exempelvis Gott bemötande Våra medarbetare bemöter våra patienter/närstående på ett professionellt och respektfullt sätt. De andra divisionerna har definierat mått direkt per strategiskt mål. En division har tagit fram två styrkort. Ett styrkort utifrån strukturen med de strategiska målen, och ett styrkort med, vad divisionen kallar, en leanstruktur. I det leanstrukturerade styrkortet används leanprioriteringar (Medarbetare/Arbetsmiljö, Kvalitet, Leverans och Ekonomi) istället för de strategiska målen. I styrkorten som utgår ifrån de strategiska målen har det för varje mål definierats ett antal mått för att divisionerna ska kunna se huruvida målet har uppnåtts eller inte. De flesta av styrkorten innehåller definierade målvärden för samtliga mått men inte alla. Vidare noteras att måtten i styrkorten inte alltid är ifyllda per månad vilket innebär att utvecklingen/trenden under året är svår att utläsa. För styrkortet som är uppbyggt utifrån lean har s k framgångsfaktorer definierats. Dessa tydliggör prioriteringen. Mått har sedan definierats för varje framgångsfaktor. Målens mätbarhet är överlag relativt god. Dock är det väsentligt att måtten är tydligt definierade så att alla mäter på samma sätt. Vilka mått som används varierar mellan divisionerna, exempelvis använder divisionerna för ett strategiskt mål upp till 7 olika mått. Variationer i mått som används beror till stor del på divisionernas varierande verksamheter. 2.5 Finns en tydlig koppling mellan överenskommelse och styrkort, dvs. stödjer aktiviteter de mål som mäts och följs upp? Landstinget har flera dokument som ska styra verksamhetens inriktning på såväl ledningsnivå som verksamhets- och vårdenhetsnivå. Överenskommelserna innehåller en beskrivning och prioritering av de mål som respektive verksamhet ska uppnå. De balanserade styrkorten är ett verktyg för att nå de mål som 9 av 11

10 definierats för verksamheten. En röd tråd och en tydlig koppling mellan innehållet i överenskommelse och styrkort är därför viktigt för att säkerställa att målen kan uppnås. Från och med 2009 är de balanserade styrkorten en del av överenskommelsen på divisionsoch verksamhetsområdesnivå. Iakttagelser I granskningen kan vi se att överenskommelser finns mellan landstingsdirektören och samtliga divisionschefer. Överenskommelse finns även mellan landstingsdirektören och förvaltningschefen för GävleDala Företagshälsa samt mellan förvaltningschefen för Lednings- och verksamhetsstöd och landstingsdirektören. Av dessa fanns endast Division Diagnostik och Division Primärvårds aktuella överenskommelser för 2011 utlagda på Plexus. Förvaltningscheferna för TRU, Patientnämnden och X-fastigheter har för 2011 inte överenskommelser med landstingsdirektören. Gällande kopplingen mellan överenskommelse och styrkort har i granskningen konstaterats att styrkorten och överenskommelsen överlag följer samma struktur då de har samma rubriker. Vi har dock noterat att några områden finns med i överenskommelsen men inte i styrkortet. Nedan följer ett urval av dessa per division samt för LOV. Division Primärvård: - Alla med behov av primärvård skall få kontakt dygnet runt för professionellt ställningstagande - Samtliga medarbetare kommer under året att få utbildning i gott bemötande - Ledningssystemet skall vara känt av alla medarbetare. Utbildningsinsatser kommer att genomföras Division BKPH: - Den planerade landstingsövergripande informationssatsningen om bemötandefrågor kommer att följas av divisionsinterna aktiviteter - Vården på webben ska införas på mottagningarna under En uppdatering av samtliga gränssnittsavtal gentemot primärvården ska ske - Arbetet med länsövergripande rutiner och utvecklingen av ett integrerat ledningssysmet ska ske - Inom divisionen ska finnas disputerade medarbetare och doktorander - En organisation för att säkerställa god handledning och utbildning ska finnas för divisionens medarbetare Division Medicin: - Mäta andelen första besök i relation till återbesök - Följsamhet av de miljöpolitiska målen 10 av 11

11 - Vidareutveckla och höja handledarkompetensen Division Operation: - Divisionen fortsätter att satsa på Lean-införande; medarbetare utbildas, arbetssätt och styrning förändras - Kostnadsutvecklingen avseende fritt vårdval respektive vårdgaranti ska följas - Ett aktivt arbete för att minska antalet externa vikarier och minska kostnaderna för inhyrd personal Division Diagnostik: - Mängd smittförande/kliniskt avfall Lednings- och verksamhetsstöd: - Återkopplingen av frågor till LOV - Antal chefer som gått basutvecklingsdelen i landstingets ledarskapsutvecklingsprogram - Förekomst av kompetensförsörjningsplaner och individuella utvecklingsplaner för medarbetarna 3. Revisionell bedömning Styrkort finns framtagna för hälso- och sjukvården, men förekomsten på vårdenhetsnivå kan förbättras. Däremot finns inte styrkort framtagna för den politiska organisationen eller landstingets andra verksamheter. Det finns inte heller något landstingsövergripande styrkort framtaget på ledningsnivå (sammanvägt styrkort för samtliga verksamheter). Eftersom det saknas politiska styrkort kan ingen bedömning göras huruvida det finns en tydlig koppling mellan den politiska organisationens och verksamhetens styrkort. Det finns i dagsläget inget aktuellt och beslutat måldokument för Landstinget Gävleborg. Landstingsfullmäktige har beslutat om ett antal mål som ska gälla för landstingets verksamheter i väntan på ett komplett måldokument. Gällande överensstämmelsen mellan styrkorten finns aktiviteter med i överenskommelserna som ej återfinns i styrkorten. Det bör säkerställas att även dessa aktiviteter följs upp ex i samband med utformandet av nya överenskommelser. Tydligheten och mätbarheten i målen varierar men är överlag relativt bra. Det är dock viktigt att de mått som mäts är tydligt definierade så att mätningarna sker på ett enhetligt sätt och är möjliga att följa över tid. Divisionernas överenskommelser och styrkort följer samma struktur med rubriksättning utifrån landstingets tidigare beslutade strategiska mål. Inför 2012 är det väsentligt att målstyrningen och styrkortens innehåll anpassas till de politiska målsättningar som kommer att antas hösten av 11