Förslag till åtgärder med anledning av granskningsrapporten utförd av PwC på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun

Transkript

1 1(6) Tjänsteskrivelse Diarienummer: HN 2015/0411 Version: 1.0 Beslutsorgan: HN/KF Enhet: Ledningsgrupp Gabriela Arvidsson, Ulla Johansson och Maria Mangfors Hallberg E-post: Förslag till åtgärder med anledning av granskningsrapporten utförd av PwC på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun Förslag till beslut 1. Hemvårdsnämnden godkänner redovisningen och lägger den till handlingarna. 2. Hemvårdsnämnden godkänner svaret enligt den här tjänsteskrivelsen. Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska om hemvårdsnämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll vad gäller beslut, verkställighet och uppföljning av bistånd inom hemtjänsten. Syftet med granskningen är att bedöma om kunderna erhåller beviljade hemtjänstinsatser. Granskningen har avgränsats till två hemtjänstområden, Oskarström och Centrum/Norrekatt. Granskningen visar att det i huvudsak finns en styrning och uppföljning som säkerställer önskvärt resultat. Granskningen visar att det finns en tillräcklig intern kontroll vad gäller beslut och verkställighet men att den interna kontrollen är otillräcklig vad gäller uppföljning av beslut inom hemtjänsten för att besluten ska kunna följas upp inom två år. I granskningen lämnas vissa rekommendationer och angelägna förbättringsområden lyfts upp. Revisorerna önskar ta del av de åtgärder hemvårdsnämnden avser att vidta med anledning av granskningsresultatet. Svar önskas senast

2 Beslutsunderlag: - Granskningsrapport utförd av PwC på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun. - Den här tjänsteskrivelsen. Bakgrund PwC har under våren 2015 genomfört granskning gällande om hemvårdsnämnden säkerställer att det inom hemtjänsten finns tillräcklig intern kontroll vad gäller beslut, verkställighet och uppföljning av bistånd. Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier samt stickprovsundersökningar genom aktgranskning. Kontrollmål Styrning som säkerställer önskat resultat Tydlig ansvarsfördelning myndighet verkställighet (utförare) Ändamålsenliga rutiner Utförare omsätter beslutet på ett ändamålsenligt sätt Tillräcklig uppföljning så den enskilde får den insats som är beviljad Uppföljning och återkoppling av värdighetsgarantierna Resultat/Utfall och förbättringsområden Finns i huvudsak. Ja. Det finns dock tillfällen då verkställigheten är på myndighetsenhetens ansvarsområde. Orsaken till detta kan många gånger bero på att myndighetsenheten i nuläget inte hinner med den uppföljning av biståndsbeslut som krävs. Finns i huvudsak. Översyn behövs då inaktuella beslut medför merarbete för både myndighetsenheten och verkställigheten. Fungerar tillfredställande. Stickundersökningarna påvisar att det inte är självklart att verkställighet kan påbörjas inom två dagar. Uppfylls delvis. Uppföljning på individnivå är endast delvis tillräcklig. Biståndshandläggarna hinner inte följa upp biståndsbesluten inom angiven tidsram. Värdighetsgarantierna följs inte upp i samband med delårs- eller årsrapportering. Dessa bör enligt revisorn åtföljas av regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering. Det saknas systemstöd för att fortlöpande följa upp värdighetsgarantierna. Analys, förslag och motivering Granskningsrapporten visar att det finns förbättringsområden. Uppföljningar på individnivå Av granskningsrapporten framgår det att varje heltidstjänstgörande biståndshandläggare hanterar i genomsnitt över 200 kunder, vilket enligt revisorn är relativt många kunder. 2

3 Motsvarande uppgift för exempel Varberg och Kungsbacka kommun uppgår till ca kunder. Under våren 2015 har myndighetsenheten lämnat resurser motsvarande 1,25 årsarbetare (åa) till Halmstad Direkt. Enheten upplever att den inte ännu blivit avlastad med arbetsuppgifter motsvarande1,25 åa. Det kan även noteras att under juni augusti har biståndshandläggarna fram till sommaren 2014 haft utökat ansvar för ytterligare två-tre områden. Semesterperioden utgör samtidigt en påfrestande period, med utökade ärenden för kunder som tillfälligt vistas i Halmstads kommun eller Halmstadsbo som tillfälligt vistas i andra kommuner och behöver stödinsatser i samband med det, EU-turister etc. I takt med att sjukhuset stänger vissa avdelningar sommartid spiller det också effekter och merarbete på bistånds- och hemtjänstverksamhet. Under sommaren 2015 har extra medel för sommarvikarier avsatts vilket visat resultat i större antal uppföljda beslut. Biståndsenhetens verksamhet är komplex. Det finns kunder vars behov förändras fortlöpande och medför flertal uppföljningar i form av utökningar/ minskningar av insatser. Även om det sker genom ett förenklat arbetssätt kvarstår biståndsbeslut vars datum går ut innan biståndshandläggarna hinner göra en ny biståndsprövning. Antalet ärenden liksom ärendenas komplexitet samt allt fler akuta ärenden är huvudsakliga bakomliggande faktorer till att uppföljning och omprövningar (att insatser inte fortgår utan ett formellt beslut) av biståndsbeslut inte hinns med. Frågeställningar om ansvarfördelning mellan olika förvaltningar inom kommunen för kunder under 65 år utgör tidskrävande arbetsmoment både för biståndshandläggare men även ansvariga chefer inom myndighetsutövningen på huvudsakligen Hemvårdsförvaltningen samt Socialförvaltningen. Det finns en uppenbar risk för att tillräcklig kompetens för denna målgrupp saknas bland biståndshandläggare och hemtjänstutförare. Nuvarande prioriteringsordning går ut på att utlagda kallelser och planeringar på primärt Hallands sjukhus Halmstad och hemvårdsförvaltningens korttidsboende samt akuta ärenden prioriteras på bekostnaden av uppföljningar och omprövningar av biståndsbeslut. I takt med att hemtjänsten på sista tiden fått i uppdrag att se över huruvida insatser utförs inom eller utanför ramen för biståndsbeslut medför också att biståndshandläggarna måste följa upp biståndsbesluten i större utsträckning. Det innebär en utökad arbetsbelastning för myndighetsenheten och hemtjänsten. Vad som ingår i olika hemtjänstinsatser har sedan april 2015 definierats i särskild insatslista vilket troligtvis medför större tydlighet i insatsernas innehåll. Däremot kommer det att krävas ytterligare informationsinsatser i utförarledet för att belysa frågan ånyo. Internkontroll för uppföljningar och omprövningar av biståndsbeslut har tillräckligt bra verktyg. Problemet ligger i att hinna med i förhållande till volymen arbetsuppgifter. Ökad volym inom hemtjänstverksamheten inkl. nattpatrullen har direkt påverkan på biståndsverksamheten då det är biståndsverksamheten som lämnar uppdragen till utförarna. I samband med uppdrag följer även uppföljningsansvaret. Eftersom biståndsbesluten är tidsbegränsade måste en ny prövning göras innan besluten går ut. 3

4 Av granskningsrapporten framgår att 5 av 16 kunder önskat ett uppföljningssamtal. Endast ett av dessa genomfördes inom tidsramen (två månader efter påbörjad insats). Här behöver förtydligas att uppföljningssamtalet har erbjudits inom tidsramen. Att samtalet/mötet även ska ha genomförts inom två månader framgår ej av värdighetsgarantin. Ett sådant krav skulle innebära en inskränkning i kundernas/anhörigas inflytande i att bestämma datum för uppföljningssamtalet. De kunder som önskat uppföljningssamtal har getts stort inflytande i att bestämma datum/tid för sådant samtal. SOSFS 2014:5 (Dokumentationsföreskrifter) Dokumentationsföreskrifterna som trätt ikraft innebär ökade krav på utredningen och formuleringen av insatsbesluten med tydliga uppdrag till utförarna av SoL insatser. Reglerna innebär även att biståndshandläggarna ska följa upp alla beslut och dokumentera uppföljningen. De flesta skall-kraven avser biståndsenhetens verksamhetsområde. Dokumentationsföreskriften fastställer bland annat: Tydligare dokumentation av den enskildes egen uppfattning och den enskildes rätt till information och delaktighet och beslutet och uppdraget till utförarna. Det utvidgade uppföljningsansvaret för beviljade insatser från bör-krav till skall-krav samt krav på hur biståndsenhetens uppdrag till utförare av SoL insatser, inkl. särskilda boenden ska utformas, liksom övriga skall-krav i föreskriften kommer att medföra extra arbetsuppgifter som ej kan rymmas inom ramen för nuvarande bemanning inom biståndsenheten. Enbart skall- kravet för uppföljningar medför i sig en utökning motsvarande antal äldreboendeplatser. Erbjudandet om uppföljningssamtal med biståndshandläggare enligt värdighetsgarantin är underordnat skall-kravet om uppföljning enligt ovannämnda föreskrift som är bindande för nämnden. Detta skall-krav innebär att det är nämnden (biståndshandläggaren) som ska vara aktiv i uppföljningen, till skillnad från värdighetsgarantin där det är den enskilde som ska begära uppföljningssamtal. Behov av kompetensutveckling Plan för ingående kompetensutveckling inom olika områden behöver tas fram då verksamheten präglas av en intensiv rättsutveckling. Biståndsenheten liksom avgiftsenheten upplever att de saknar tillräcklig kompetens när det gäller yngre målgrupper. Det speglas vidare i utförarverksamheten som i vissa ärenden behöver stöd och handledning för att kunna hantera/verkställa biståndsbesluten. Däremot behöver strategiska och kommunövergripande frågor hanteras vad gäller yngre målgrupper t ex yngre dementa och vilken förvaltning som ska ansvara för dessa målgrupper. I takt med implementering av arbetsmetoden (ÄBIC- Äldres behov i centrum) kommer det att ske en reell kompetensutveckling. Att beskriva vilka resurser och förmågor den enskilde har och hur den enskilde uppfattar sina behov är centrala delar i ÄBIC. Biståndsverksamheten är en verksamhet där lagstiftaren inkommer med ständiga förändringar. Hemvårdsnämnden behöver trygga fortlöpande kompetensutveckling för att därigenom säkerställa god kvalitet vad gäller myndighetsutövning och ärendehantering. 4

5 Omarbetning av nuvarande riktlinjer avseende handläggning I nuläget pågår ett intensivt arbete med att ta fram riktlinjer för handläggning i enlighet med dokumentationsföreskrifterna samt riktlinjer för insatser i ordinärt boende respektive särskilda boendeformer. Förslag till åtgärder som avser myndighetsenheten: - Att antalet beslut som inte följts upp och omprövats i avsedd tidsram meddelas till hemvårdsnämnden i samband med övrig statistik avseende biståndsbeslut. - Att satsning om ökat medel för sommarvikarie inte utgör engångsföreteelse utan ska gälla fortsättningsvis inom ramen för internbudgetprocessen. - Att avsatta medel i Planeringsdirektivet för myndighetsenheten gällande Dokumentationsföreskrifter (SOSFS 2014:5) tilldelas myndighetsenheten, vilket innebär utökning med flera biståndshandläggare som möjliggör utförandet av uppföljningar enligt ovannämnd föreskrift. - Att införa kollegiegranskning av ärenden som tillägg till nuvarande arbetsmetoder som riktas mot att säkerställa samsyn och likvärdiga bedömningar, inom ramen för egenkontroll. - Att ta fram plan för ingående kompetensutveckling och därigenom komplettera medarbetarnas individuella kompetensutvecklingsplan som finns nedskrivna i medarbetarmålen för biståndshandläggare inom ramen för myndighetsenhetens nästkommande verksamhetsplan. - Att ta fram riktlinjer för handläggning i enlighet med Dokumentationsföreskrifterna samt riktlinjer för insatser i ordinärt boende respektive särskilda boendeformer. Förslag till åtgärder som avser myndighetsutövning för personer under 65 år: - Att Kommunstyrelsen ger Stadskontoret i uppdrag att, tillsammans med berörda förvaltningar som referenser, utreda möjligheten till en samlad myndighetsutövning och hemsjukvård för personer som är i behov av vård och omsorg. Förslag till åtgärder som avser hemtjänsten - Utgångspunkten är att insatserna ska verkställas skyndsamt, dock senast inom de 48 timmar efter det att biståndshandläggaren fattat beslutet, om inte annan tid är överenskommen. Om beställningen skickas fredag före kommer den att verkställas söndag. Om beställningen skickas efter på fredag räknas 48 timmar från och med måndag. Start av insats kan bli först ex en onsdag. - För att verkställigheten inte skall informera om eller beställa insatser är det av vikt att myndighetsenheten gör de omprövningar och uppföljningar som krävs. - För att alla medarbetare skall ha tillgång till information samt möjlighet att dokumentera är arbete med mobil informationshantering ett prioriterat område för hemvårdsförvaltningen. Förslag till åtgärder som avser värdighetsgarantierna Av granskningen framgår att värdighetsgarantierna inte följs upp i samband med delårsoch årsrapportering. Det saknas systemstöd för att fortlöpande följa upp värdighetsgarantierna. Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering. 5

6 Värdighetsgarantierna har varit ett projekt som sjösattes i april 2013 i form av ett beslut av hemvårdsnämnden. Sedan dess har värdighetsgarantier upprättats, implementerats och utvärderats. Sannolikt kommer version 2 offentliggöras någon gång under 2016 då vissa revideringar kan vara befogade. Således är inte heller frågan hur värdighetsgarantierna ska följas upp helt utredd. Värdighetsgarantierna har inget eget avsnitt inom ramen för års- och delårsrapporterna, men de mest väsentliga delarna (exempelvis bemötande, delaktighet, inflytande, tillgänglighet, kontaktmannaskap, fotolegitimationer, larmstatistik) av garantierna mäts och följs upp i samband med mål- eller internkontrollredovisningen. Emellertid, om en mer renodlad redovisning och uppföljning önskas, så är det fullt möjligt att göra. För övrigt är värdighetsgarantierna ett viktigt område som nämndens generella riskanalys tar sikte på. Görs bedömningen att det finns stora risker inom detta så kommer internkontrollen inkludera diverse granskningar. Vad revisionen syftar på med att det saknas systemstöd för att fortlöpande följa upp värdighetsgarantierna behöver därför förtydligas. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts i samråd med tf verksamhetschef för hemtjänsten, Ulla Johansson samt utvecklingschef Maria Mangfors Hallberg. Andra grupper - Fackliga organisationer HESAM delges information inom ramen för MBL-processen. Lista över bilagor - För Hemvårdsförvaltningen Jennie Vidal Förvaltningschef Maria Mangfors Hallberg Utvecklingschef Ulla Johansson Tf verksamhetschef för hemtjänsten Gabriela Arvidsson Myndighetschef 6