Rapport: Avtalsuppföljning

Transkript

1 Rapport: Avtalsuppföljning HUMANIORA HEMTJÄNST 1

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Sammanfattad bedömning... 3 Bedömning... 3 Underlag bedömning

3 Inledning Verksamhetsbeskrivning Humaniora utför hemtjänst sedan mars 2011 med avtal enligt LOV, i Solna stads egen regi. Verksamheten är uppdelad i fyra arbetsgrupper. Kundunderlaget i verksamheten fortsätter att öka från 427 kunder den 30 juni 2017 till nuvarande 474 kunder 30 september Verksamheten förbereder en omorganisation med utökning till sex arbetsgrupper. Huvudlokalen finns på Lövgatan 45 i Hallens lokaler, där tre hemtjänstgrupper arbetar. En hemtjänstgrupp har en lokal på Björnstigen 137 i Bergas lokaler. Två arbetsgrupper planeras att flytta till två nya lokaler, en vid Solna station och en i Huvudsta. Metod för uppföljning Kvalitetsutvecklaren på staben för kvalitetsutveckling bokade tid för uppföljning med verksamhetscheferna samt informerade om tillvägagångssättet. En webbenkät med frågor baserade på avtal, lagstiftning och omvårdnadsnämndens inriktningsmål skickades till verksamhetscheferna. Enkäten besvarades av cheferna tillsammans och skickades åter till kvalitetsutvecklaren. Intervjuer genomfördes med alla gruppchefer samt med några av gruppernas medarbetare under perioden den 3 oktober 2018 till den 5 oktober Resultat från genomförda intervjuer och enkätsvaren användes tillsammans med kvalitetsberättelse och utvecklingsplan som underlag för intervju med verksamhetschef, biträdande verksamhetschef samt gruppchefer vid uppföljningstillfället den 5 oktober Kvalitetsutvecklaren har även följt upp förvaltningens fokusområde för hemtjänstutförare, godkända genomförandeplaner enligt avsedd mall. Dessutom görs uppföljningar varje månad av registreringar i Phoniro Care för att säkerställa kvalitet i utförandet och rätt hantering vid registrering med mobiltelefon. Uppföljningar görs även för att säkerställa att personalkontinuiteten är god och inte överstiger nyckeltalet 11. Mätning av personalkontinuitet görs under två veckor, dag ett till fjorton varje månad, förutom under sommarens semesterperiod. Gäller kunder över 65 år som har haft hjälp alla dagar i veckan med minst två besök per dag. Endast matdistribution räknas inte som ett besök. Om kontinuiteten har försämrats kontaktas utföraren och ombeds göra en åtgärdsplan. Även kunder med tjugo eller fler personal under samma period uppmärksammas. Sammanfattad bedömning Humaniora följer avtalet, har fyra fungerande arbetsgrupper och ledningen är tydlig och nära. Verksamhetens kundunderlag ökar och en ny arbetsgrupp ska startas upp. Verksamhetschef eller ställföreträdare deltar på förvaltningens samverkansmöten. Humaniora har identifierade och beskrivna utvecklingsområden inom två områden. Identifierade utvecklingsområden framgår i kommentarer till respektive delområde under rubrik Underlag bedömning i denna rapport. Åtgärder Humaniora ska inkomma med en handlingsplan utifrån identifierade utvecklingsområden senast den 28 februari. I handlingsplanen ska det ingå en beskrivning av hur man tänker arbeta vidare med respektive utvecklingsområde specificerat per enhet. Där ska ingå vem som ansvarar för planerade aktiviteter och slutdatum för respektive aktivitet. Kvalitetsutvecklaren kommer att följa upp hur arbetet fortlöpt i samband med nästa uppföljning samt löpande under året vid behov. Bedömning Område Resultat 2018 Ledning och organisation Personal och utbildning Samverkan Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 3. Uppfyller kraven delvis Social dokumentation 3. Uppfyller kraven delvis Självbestämmande och integritet Bemötande och anhörigstöd Säkerhet 3

4 Ledning och organisation Humaniora hemtjänst har vid uppföljningstillfället fyra arbetsgrupper som bedöms gemensamt som en verksamhet. Humaniora hemtjänst har en tillgänglig, tydlig och nära ledning. Mötesstrukturen är anpassad för verksamhetens alla grupper. Verksamhetens kundunderlag har fortsatt att öka och medfört att en organisationsförändring planeras med en utökning till sex arbetsgrupper. Förändringen medför att en ny arbetsgrupp kommer att få arbetslokal i närheten av Solna station och den andra nya arbetsgruppen kommer få en arbetslokal i Huvudsta. Personal och utbildning Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade arbetssätt för introduktion av ny medarbetare. Detta gäller även kompetensutveckling och arbetet för att säkerställa bemanning. Samverkan Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade arbetssätt för samverkan internt och med externa aktörer. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 3. Uppfyller kraven delvis Verksamheten har rutiner som är tillgängliga för medarbetarna. Intervjuade medarbetare beskriver att de känner sig delaktiga i verksamhetens kvalitetsarbete. Det finns behov av att utveckla hur och när inkomna synpunkter och klagomål ska dokumenteras. Genomförda riskanalyser ska beskrivas i kvalitetsberättelsen. Status Utvecklingsområden Dokumentera inkomna synpunkter och klagomål Genomför och beskriv riskanalyser på verksamhetsnivå 4

5 Social dokumentation 3. Uppfyller kraven delvis Verksamheten påbörjar ett nytt arbetssätt för social journal. Verksamheten har deltagit i fokusområdet genom att besvara utsända enkäter. Egenkontroller av genomförandeplaner har genomförts med avsedd mall. Framkomna förbättringsområden har beskrivits mer generellt. Status Utvecklingsområden Revidering av rutin för social dokumentation Genomför strukturerad egenkontroll av social dokumentation Självbestämmande och integritet Verksamheten har rutiner och förankrade arbetssätt för kontaktmannaskap samt tillgänglighet. Bemötande och anhörigstöd Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade arbetssätt för bemötande samt hur anhörigstöd ska ges. Säkerhet Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade arbetssätt i de olika områdena inom säkerhet. 5

6 Underlag bedömning Ledning och organisation Mötesstruktur utifrån Humanioras fyra arbetsgrupper har en anpassad verksamhetens behov gemensam mötesstruktur. Innan alla arbetspass startar har varje medarbetargrupp ett kort möte. APT sker gruppvis, mötena protokollförs och protokollen från tidigare möten finns tillgängliga för dem det berör. Ledningsmöten genomförs varannan vecka då verksamhetschef, biträdande verksamhetschef samt alla gruppchefer deltar. Även gruppchef för Trygghetslarm och nattpatrull ingår i ledningen. Verksamhetens organisation och ledning Personal och utbildning Humaniora hemtjänst leds av verksamhetschef och en biträdande verksamhetschef. I verksamheten finns det vid uppföljningstillfället en utsedd kvalitetsutvecklare samt fyra gruppchefer som arbetsleder det dagliga arbetet i varsin grupp. Verksamhetens kundunderlag har ökat och fortsätter att öka och därför planeras en omorganisation. De fyra hemtjänstgrupperna ska delas upp i sex arbetsgrupper. Ytterligare två arbetsgrupper kommer att få arbetslokal utlokaliserade i Solna. Introduktion av nya Verksamheten har rutin och tillämpade arbetssätt för medarbetare hur nya medarbetare ska introduceras. Det finns en tydlig ansvarsfördelning och en checklista används. Medarbetaren får med sig informationsmaterial. Kompetensutveckling Verksamheten har en generell kompetensutvecklingsplan där webbutbildningar i demens ingår för Medarbetarna har individuella planer som uppdateras årligen. Verksamhetens arbete för att säkerställa bemanning Samverkan Grupperna har en stor andel tillsvidareanställda medarbetare. Alla grupper har ett flertal medarbetare som har arbetat där länge. Intervjuade medarbetare uppger att bemanningen vanligtvis är bra och att arbetsuppgifterna hinns med. Undantag kan ske vid akut sjukfrånvaro. Personalkontinuiteten ligger strax över 11 för tre av de fyra grupperna fram till uppföljningstillfället. En grupp avviker endast en månad. Verksamheten har 165 medarbetare anställda varav 66% är tillsvidareanställda och 65% är utbildade undersköterskor. Sjutton medarbetare saknar vårdoch omsorgsutbildning och åtta medarbetare deltar i en pågående undersköterskeutbildning. Verksamhetens externa Verksamheten har identifierat viktiga externa aktörer. samverkan De följer förvaltningens olika samverkansrutiner. Någon av cheferna deltar på förvaltningens samverkansmöten. Verksamhetens interna samverkan Verksamhetens arbetsgrupper dag och kväll rapporterar till varandra. Gruppcheferna samverkar genom att fördela medarbetare när behov finns av det. 6

7 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Medarbetardelaktighet i Intervjuade medarbetare i de olika grupperna verksamhetens beskriver alla hur de känner sig delaktiga i kvalitetsarbete verksamhetens kvalitetsutveckling. På APT finns möjlighet för medarbetarna att medverka. Verksamhetens arbete med avvikelser Verksamhetens systematiska kvalitetsarbete Social dokumentation 2. Delvis godkänd 2. Delvis godkänd Gruppernas medarbetare beskriver likstämmigt hur synpunkter och klagomål fångas upp och överlämnas till gruppchef. Gruppcheferna beskriver alla att de dokumenterar och överlämnar avvikelser till verksamhetschef. Det framkommer att mindre klagomål oftast åtgärdas utan att dokumenteras. Medarbetarna får återkoppling och inkomna klagomål sprids till alla medarbetare i enheten. Verksamheten utför främst riskanalyser på kundnivå, de saknas på verksamhetsnivå. Ett flertal olika egenkontroller genomförs. Det framgår inte i kvalitetsberättelsen hur ofta och i vilken omfattning egenkontrollerna sker. Resultatet och arbetet med förbättringsområden framkommer inte heller. Vid uppföljningstillfället framkommer att mindre allvarliga klagomål fångas upp och åtgärdas omgående där det är möjligt och då utan att dokumenteras. I kvalitetsberättelsen ska genomförda riskanalyser och egenkontroller beskrivas. Verksamhetens arbete med Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade 2. Delvis godkänd social dokumentation arbetssätt. Vid uppföljningstillfället sker all dokumentation med papper och penna. Verksamheten ska påbörja ett nytt arbetssätt där dokumentation av social journal i mobilen genomförs av alla medarbetare. Vid uppföljningstillfället saknas en kontinuerlig strukturerad egenkontroll som dokumenteras. Självbestämmande och integritet Kontaktmannaskap Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade arbetssätt. Intervjuade medarbetare bekräftar att de vet vad som förväntas i rollen som kontaktman i alla grupper. Tillgänglighet och information Verksamheten har förankrade rutiner och etablerade arbetssätt. Alla kunder får information vid uppstart av hemtjänstinsatser. Information lämnas skriftligt av verksamhetschef vid större händelser. Bemötande och anhörigstöd Bemötande Förvaltningens kvalitetsdeklaration används i alla enheter och är känd av medarbetarna. Stöd till närstående Verksamheten har rutin och tillämpade arbetssätt finns. Anhöriga som har behov av stöd informeras om Solna stads anhörigteam. 7

8 Säkerhet Hot och våld Verksamheten har känd rutin och arbetssätt. Intervjuade medarbetare uppger att de har kännedom om arbetssätt och rutin. Nyckelhantering Verksamheten har känd rutin och arbetssätt. Intervjuade medarbetare uppger att de har kännedom om arbetssätt och rutin. Privata medel Verksamheten har känd rutin och arbetssätt. Intervjuade medarbetare uppger att de har kännedom om arbetssätt och rutin. Tystnadsplikt och sekretess Verksamheten har känd rutin och arbetssätt. Intervjuade medarbetare uppger att de har kännedom om arbetssätt och rutin. 8