Kvalitetsberättelse Enklare Vardag 2015, Solna stad

Transkript

1 Sidan 1 av 6 Kvalitetsberättelse Enklare Vardag 2015, Solna stad Verksamhetsbeskrivning Enklare Vardag är en privat utförare som erbjuder hemtjänst, personlig assistans och ledsagning med ett engagemang utöver det vanliga. Företaget startades och ägs av VD Fariba Bameti, som är utbildad sjuksköterska och drivs av ett starkt engagemang för vård och omsorg. Företaget började med hemtjänst 2007 och har idag expanderat till ca 140 anställda. Enklare Vardag har varit verksamt i Solna stad sedan maj 2011 och är idag utförare i ytterligare åtta kommuner i Stockholmsområdet. Företagets huvudkontor ligger på Skeppargatan i Stockholm men har ytterligare två kontor, ett vid Fridhemsplan och ett i Akalla. Enklare Vardag strävar efter att bli Sveriges modernaste hemtjänstföretag genom ett individanpassat utförande och ett flexibelt sätt att tänka kring vård och omsorg för att tillgodose den enskildes önskemål och behov. Företagets mål är en exceptionell kundnöjdhet, vilket ska uppnås genom att värdesätta och arbeta med en tät kontakt med både kunder och anställda, som grund för att främja trivseln på arbetsplatsen och i företaget. Enklare Vardag hade 31 december st kunder i Solna. Riskanalys Enklare Vardag arbetar systematiskt och fortlöpande med riskbedömningar uppdelade under vissa fokusområden (se nedan) som tillsammans ska utgöra verksamheten i helhet. Detta för att förtydliga vem som kan utsättas för risk på grund av eventuella brister i verksamheten. Kund Medarbetare Organisation Riskanalyserna utförs av Enklare Vardags ledning för att bedöma om det finns risk att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamheten. När analysen visar risk för brister skriver verksamhetschefen en handlingsplan som godkänns av Vice VD. Därefter genomförs handlingsplanen med hjälp av annan berörd personal och följs upp av verksamhetschefen som efter slutförande återkopplar processen till Enklare Vardags ledning för utvärdering. Enklare Vardag uppmärksammade risk för överbelastning för anställda på chefsnivå under Handlingsplanen bestod i nyrekrytering av chefer för att säkerställa en jämnare belastning inom företaget. Enklare Vardag rekryterade därför en vice VD (Nina

2 Sidan 2 av 6 Räsänen) och en verksamhetschef (Isabella Hjalmarson Vertovec) för att avhjälpa risken, vilket även togs med som förbättringsområde i 2015-års utvecklingsplan. Riskbedömning för organisationsförändringen har utförts för att avhjälpa och förebygga att risk vid större förändringar i verksamheten ska inträffa i samband med förändringen av utökandet antal chefer. På medarbetarnivå genomförs årligen riskanalyser av medarbetarnas arbetsmiljö tillsammans med skyddsombudet. På kundnivå utförs riskanalyser på det som eventuellt uppmärksammas i varje enskild kundsituation vid uppföljning av insatserna, utöver de årliga riskbedömningarna brand och nutrition för samtliga kunder. Under 2015 uppmärksammades risk hemma hos en kund som vid testning av brandvarnaren inte hade fungerande batteri i den. Risken avhjälptes samma dag med fungerande batteri av hemtjänstpersonal och kunden informerades om hur en brandvarnare låter när batterierna böjar ta slut. Uppföljning genom egenkontroll Uppföljning genom egenkontroll genomförs regelbundet genom öppna jämförelser, kundundersökningar, rapporter från inspektioner/uppföljningar, genom medarbetarsamtal, delegering, hygien och kost/nutrition. Data har samlats in och utvärderats av enhetschefen och sedan vidarekopplat till verksamhetschef för att i lärandesyfte återkoppla förbättringsområden till personalen på APT-möten. På APT-möten har personalen bl.a. fått instruktioner av ledningen att de behöver återkoppla till kunden vid eventuella förseningar. Akuta byten av personal pga vakanser meddelas av chef till kund. Enklare Vardag har under 2015 arbetat med att följa upp personalen månadsvis för att förbättra handhavandet av mobipen. Egenkontroll av social dokumentation sker löpande månatligen och återkopplas till medarbetare av chef i samband med uppföljning och godkännande av arbetspassen. Generella förbättringsområden för varje anställd påtalas och diskuteras under de årliga medarbetarsamtalen. Uppföljning av egenkontrollen och även av Solna stads uppföljning av Enklare Vardag har påvisat att fortsatt arbete för att förbättra social dokumentation och genomförandeplaner behövs för att säkerställa att samtliga medarbetare håller samma nivå på dokumentationen. Enklare Vardag använder sig av Varsågod som matlådeleverantör till de kunder som har matlådeleverans. Matlådorna levereras direkt till kund av leverantören. Stickprov på matlådornas temperatur har genomförts månatligen, där inga avvikande temperaturer kunnat påvisas och återkopplas till leverantören. 2

3 Sidan 3 av 6 Under 2015 har Enklare Vardag undersökt hur kunder och anhöriga uppfattar tillgängligheten att få kontakt med personal vid behov genom telefonsamtal. Undersökningen visade att majoriteten tycker det är lätt att komma i kontakt med personalen över telefon. Utredning av avvikelser Enklare Vardag rapporterar avvikelser, synpunkter och klagomål både internt och externt. Samtliga avvikelser tas upp på ledningsmöten för uppföljning och utvärdering. Ledningen väljer ut vissa avvikelser som i lärandesyfte tas upp på APT-möten med personalen. Enklare Vardag rapporterade ingen lex Sarah eller avvikelser till Solna stad under 2015 och inte heller några polisanmälningar. De synpunkter och klagomål som inkommit under 2015 har främst framförts av kunder eller anhöriga genom telefonsamtal till ansvarig chef på Enklare Vardag. Totalt har 5 synpunkter/klagomål inkommit. Samtliga har handlat om personalen. 2 klagomål har handlat om missnöje med kontaktman. I båda fallen har kontaktman snarast byts ut i enlighet med kundens önskemål. De övriga 3 inkomna synpunkterna har handlat om kontinuitet och frågor om varför kontaktmannen inte kan komma oftare till kunden. Då mycket god personalkontinuitet hålls hos företagets kunder har Enklare Vardag inte kunnat bemöta alla önskemål som inkommit då de skulle bryta mot svensk lagstiftning. I de fall kontaktmannen har kunnat besöka kunden ytterligare har kund/anhörigas önskemål uppfyllts. Kund/anhöriga har informerats om varför företaget inte har kunnat tillgodose önskemålen genom telefonsamtal av ansvarig chef och kontaktmannen har utvärderats och följts upp genom samtal med ansvarig chef. Samverkan Enklare Vardag samverkar internt med medarbetarna genom regelbundna APT-möten och på årliga medarbetar- och lönesamtal förutom daglig telefonkontakt med då behov föreligger. Då det visat sig att det är svårt att nå ut till samtliga anställda på APT-mötena, då det alltid har varit någon frånvarade och svårt att säkerställa att alla läser mötesanteckningarna har Enklare Vardag valt att satsa på ett intranät som var beräknat att lanseras under Lanseringen blev fördröjd och beräknas komma igång under första hälften av Intern samverkan sker mellan administratörer, samordnare och chefer per kontor varje måndag för att summera föregående vecka samt planera veckan som kommer. På dessa möten följs föregående veckas jourrapport upp. Samtlig kontorspersonal samlas 1ggr/månad på interna samverkansmöt där bl.a. synpunkter/klagomål/avvikelser gås igenom och sammanställs för egenkontroll och uppföljning. Vidare samverkar verksamhetschefer och biträdande verksamhetschef tillsammans med Vice VD på ledningsmöten en gång per månad. Under 2015 uppmärksammades viss risk för bristande kompetensöverföring mellan medarbetare och chefer pga. organisationsförändringen. Därför har man valt att införa team-möten där medarbetare som arbetar inom ett geografiskt område och ansvarig chef ska mötas för förbättrad 3

4 Sidan 4 av 6 kompetensöverföring, kvalitet och intern samverkan. Samtliga nya och förlorade kunder rapporteras till VD. Enklare Vardag har under 2015 samarbetat med externa aktörer (se nedan) gällande utbildning, validering, personalsäkerhet, matlådor, rekrytering och personalvård. Utbildningshuset Consensum Kommunal Workmint SF Bio Varsågod matlådor Enklare Vardag använder sig av Solna stads samverkansrutiner gällande delegering, ASIH, rehabilitering, demens, nutrition och med dagverksamheterna samt med trygghetslarm och nattpatrull för att samtliga kunder ska få en uppfattning av en så sammanhållen vård och omsorg som möjligt. Enklare Vardag samverkar med kundernas vårdcentraler och ansvariga distriktsköterskor/läkare då behov föreligger. Enklare Vardag samverkar med staden och närvarar på stadens samverkansmöten och Phoniroträffar. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Enklare Vardag är ett företag som arbetar med tät kontakt mellan medarbetare, kund och chef. Personalen uppmuntras att framföra sina synpunkter och klagomål till sina chefer och att lyfta fram kundernas önskemål. Medarbetarna meddelar synpunkter och förbättringsförslag över telefon eller i samband med APT-möten. Medarbetarna uppmuntrar även kunderna att ringa och framföra sina åsikter till kontoret. När intranätet lanseras under 2016 kommer det finna ett separat forum som heter förbättringsförslag, där medarbetarna kan skriva in sina förslag och lättare kunna komma med synpunkter på rutiner och även skicka in förbättringsförslag. På regelbundna APT- och teammöten diskuteras även hur Solna stads kvalitetsdeklaration efterlevs och kontaktmannaskapets säkerställs och diskuteras för kompetensöverföring mellan personalen som arbetar med samma kunder. Varje kund har tillgång till stadens kvalitetsdeklaration i Enklare Vardags hempärm där de även har tillgång till information om hur de ska komma i kontakt med hemtjänstens administration såväl som personalen och sina genomförandeplaner etc. På team-mötena förs dialog kring kunder och personal förändrade rutiner/behov i dialog mellan medarbetare och chef. Där säkerställs även att uppföljning av genomförandeplanerna sker hos respektive kund av kontaktmannen så de är överensstämmande med hur kunden önskar få sin hjälp utförd samt att kontaktinformationen är uppdaterad och väsentlig. Sammanställning, analys och resultat Enklare Vardag arbetar löpande med resultat från interna egenkontroller likväl som resultat av avtalsuppföljningar, medarbetarenkäter, kundundersökningar, öppna 4

5 Sidan 5 av 6 jämförelser och riskbedömningar för att genomgående nå en så god kvalitet som möjligt och ha en realistisk utvecklingsplan för att nå företagets uppsatta mål. Under 2015 har Enklare Vardag påbörjat en organisationsförändring och påbörjat införande av en ny organisationsstruktur där två nya chefer rekryterats, Nina Räsänen vice VD och Isabella Hjalmarson Vertovec verksamhetschef. I samband med organisationsförändringen inleddes även en internrevision där Enklare Vardags ledningssystem revideras för att säkerställa att processer och rutiner är relevanta och enkla för medarbetarna att arbeta utifrån. När företagets intranät implementeras mars/april 2016 ska rutiner finnas lättillgängliga för samtliga anställda där, och i större utsträckning möjliggöra för medarbetarna att vara aktiva i företagets kvalitetsarbete. Team-möten med varje geografisk avskild personalgrupp kommer implementeras för en bättre samverkan internt per kommun där även lokala samverkansrutiner kommer att lyftas för att säkerställa att lokala kvalitetsgarantier och rutiner är kända och efterlevs. Den sociala dokumentationen och genomförandeplaner har förbättrats men uppföljning har visat att medarbetarna behöver mer stöd och information kring vad, när och hur de ska dokumentera social dokumentation och genomförandeplaner, det för att samtliga kunder ska ha en fullgod och korrekt social journal. Även detta kommer vara en stående punkt på team-mötena under Under året har samtlig personal har fått utbildning i den nationella värdegrunden där även berörd personal fick genomgång av Solnas kvalitetsgarantier. En fortsatt utbildningssatsning pågår där företagets medarbetare utbildas till undersköterskor där valideringsmöjlighet finns. I slutet av 2015 påbörjades ytterligare en utbildningssatsning för personal som vill/behöver stöd med svenska språket som förteget bekostar. På APT-mötet i slutet av året hölls även en kort föredragning om brandskydd hos kund. De klagomål som inkommit under 2015 har varit gällande medarbetarna. Enklare Vardag kontaktade därför samtliga kunder i Solna och hört med dem vad de tycker om hemtjänsten och om de vet vart de ska vända sig med synpunkter/klagomål. Det framkom då att de är överlag nöjda och vet hur de ska kontakta Enklare Vardag och personalen samt att de har Solna stads växelnummer. Kunderna framför dock inte synpunkter och klagomål i någon stor utsträckning varför företaget valt att denna punkt kvarstår i 2016-års utvecklingsplan. Enklare Vardag har valt att avvakta att ersätta traditionella lås med digitala tills mer information om Solna stads övergång till mobiltelefoner istället för mobipen tillhandahållits Verksamhetschef Enklare Vardag 5

6 Sidan 6 av 6 Isabella Hjalmarson Vertovec 6