Kvalitetsberättelse 2017

Transkript

1 Kvalitetsberättelse 2017 FSB Finsk Omsorg AB Gabriella Belestam Verksamhetschef

2 Verksamhetsbeskrivning 1 april 2012 startades FSB Finsk Omsorg AB hemtjänstverksamhet i Solna stad som ett dotterbolag till FSB Finsk Hemtjänst AB. I januari 2018 tog Finsk Omsorg över Finsk Hemtjänst, och det familjeägda företaget har idag mer än 500 anställda fördelat på totalt 23 kontor i Stockholm, Solna och Sundbyberg. Företaget bedriver även natt- och larmverksamhet i Stockholm stad. I december 2017 hade Finsk Omsorg 33 aktiva kunder i Solna som fick sina beviljade insatser utförda av Finsk Omsorg. Detta kan jämföras med december föregående år då företaget hade 16 aktiva kunder. Målsättningen är att kundantalet ytterligare ska växa. Antalet kunder har alltså dubblerats under 2017 vilket vi ser som ett mycket gott betyg. Vi strävar ständigt efter att fortsätta ge en god och trygg omsorg till våra äldre. Det är viktigt för oss att vi fortsätter hålla mycket hög kvalitét 1 mars 2017 blev Anne Tähti gruppchef och Anneli Uibo samordnare på 50 %. Gabriella Belestam är verksamhetschef sedan maj I Solna är kontoret beläget i Huvudsta på Kristinelundsvägen 6. Lokalen är väl anpassad för administration och raster. Personalen börjar och avslutar alltid sina arbetspass i lokalen. Personalen har ett eget rum där ombyte sker. På kontoret finns pärmen Rutiner och riktlinjer som all personal kan ta del av. Där finner personalen aktuella rutiner och riktlinjer inom företaget. Samtlig nyanställd personal har skyldighet att läsa igenom alla rutiner som finns i häftet Välkommen till FSB för att sedan signera att de läst. Informationshäftet innehåller förutom alla rutiner även övergripande information om företaget och dess policy. Alla medarbetare bär arbetskläder som företaget tillhandahåller, samt ID-kort med företagslogga. Tvätt av arbetskläder sker på kontoret. Rutiner förändras/uppdateras vid behov. Genomgång av befintliga rutiner sker kontinuerligt på APTmöten. Arbetslaget utvärderar och analyserar sitt arbete kontinuerligt i samband med personalmöten (APT) som hålls av verksamhetschef och/eller gruppchefen 10 ggr/år. Riskanalys SOSFS: 2011:9 5 kap. 1 Riskanalys utförs hos alla kunder vid första hembesöket, samt vid förändrat tillstånd eller omvårdnadsbehov. Blankett fylls i av gruppchef där hänsyn tas till arbetsmiljön. Gruppchef uppmärksammar eventuella risker som t ex trånga utrymmen, mattor, rökning, husdjur etc. Risker för att det kan inträffa händelser som kan medföra brister i verksamheten kartläggs av verksamhetschefen. Rapportering av risker sker av den egna personalen, kunder eller andra intressenter. Personalbrist Risk för personalbrist pga sjukdom finns och är svårt att motverka, vilket kan resultera i att kunder inte får de planerade besöken. Åtgärd: Gruppchefen är på kontoret före kl 07:00 när dagen startar sina arbetspass för att kunna bemanna med vikarie vid behov. Under helgdagar finns helgansvarig som kontrollerar att personal kommit till arbetsplatsen. Missförstånd Risker att besök uteblir från planeringen och kunder blir utan hjälp finns. Åtgärd: Gruppchefen gör alla schema och försäkrar sig om att alla kunder får sina beviljade insatser utförda. Kontaktpersonerna tar ansvar över sina kunders insatser och försäkrar sig om att planeringen stämmer. Gruppchefen ska alltid kontaktas vid oklarheter. Gruppchefen kontrollerar i Phoniro att samtliga kunder har fått sina besök. Sida 2 av 6

3 Bristande samverkan Risk att akutmottagningar inte meddelar när en kund skickas hem direkt, utan att intagning på vårdavdelning skett. Personalen är då omedveten om kundens hemkomst och kunden blir utan hjälp. Åtgärd: Rutin för personalen att kontrollera om kunden är hemma finns. När en kund åkt in på en akutmottagning skall nästkommande arbetslag kontrollera att kunden inte åter redan är hemma. Personal inte följer genomförandeplan Risk finns att personal missuppfattar schemat och att insatserna inte utförs efter beställning. Åtgärd: Personalen får inför varje arbetspass ett detaljerat schema där tider och övrig relevant information finns. Personalen kontaktar alltid gruppchef/helgansvarig vid oklarheter. Nyanställda informeras om vikten av att läsa kundens genomförandeplan innan besöket. Uppföljning genom Egenkontroll SOSFS 2011:9 5 kap. 2, 7 kap. 1 Verksamhetschefen ska ta fram, fastställa och dokumentera rutiner för hur det systematiska förbättringsarbetet kontinuerligt ska bedrivas, för att kunna leda, följa upp och utveckla verksamheten. Genom Phoniro följer gruppchefen personalens besök och säkerställer att alla kunder fått den planerade hjälpen enligt biståndsbeslut. Gruppchefen följer upp personalens arbete veckovis genom att kontrollera dokumentationen och att kontaktpersonerna i samråd med kunderna gjort genomförandeplaner enligt rutin. Gruppchefen kontrollerar Phoniro Care dagligen och följer antalet beställda timmar, utförda timmar samt kontinuiteten. Uppföljningsansvar för nyckelhantering, näringsintag, hygien samt klagomålshantering sker i samband med det dagliga arbetet av gruppchefen. Avvikelser rapporteras omedelbart till verksamhetschefen som utreder samtliga klagomål/avvikelser. Som en del i egenkontrollsarbetet finns en checklista som veckovis fylls i av gruppchefen och skickas till verksamhetschef. Ifylld checklista innebär att gruppchefen har kontrollerat/gjort följande: Informerat verksamhetschef om kundflödet för månaden Läst/korrigerat personalens dokumentation från gårdagen Observerat att hygienrutinerna följts Arbetskläder och ID-bricka har används av samtlig personal Arbetspassen från gårdagen är godkända/korrekta Personalen har korrekt besöksschema Kontrollerat att personalen följt rutin ang. nyckelkvittering Genomförandeplaner är gjorda Klagomål/synpunkter har hanterats enligt rutin Bemannat nästkommande vecka Delegeringar är aktuella och finns vid behov Personalens dokumentation är ett område som tas upp på samtliga APT-möte. Gruppchef är behjälplig vid behov. Personalen har själva diskuterat i grupp hur de dokumenterar och vad de ska Sida 3 av 6

4 skriva/inte skriva. Som hjälp har de fått ett underlag med bra exempel på dokumentation. Dokumentationen är ett ständigt utvecklingsområde och diskussionerna fortlöper under Verksamhetschefen kontrollerar varje månad underlag för fakturering. Synpunkter och klagomål samlas av verksamhetschefen kontinuerligt när dessa uppstår. Sammanfattning av klagomålen görs kvartalsvis av verksamhetschef och rapporteras till styrelsen. Resultaten av uppföljning och utvärdering används som beslutsunderlag för att utveckla verksamheten vidare och höja kvalitén. Sammanfattning av utvärderingar görs av ledningen årligen i slutet på året. Utifrån detta diskuteras förbättringsområden fram under planeringsdagar för arbetslaget. Under 2017 utfördes ett självskattningstest ang stress. Samtlig personal genomförde en webbaserad intervju huruvida de upplevde stress på jobbet. Resultatet var mycket positivt då ingen medarbetare låg under gränsen för vad som ansågs vara normal stresskänsla. Egenkontroll angående nyckelhantering gjordes under hösten 2017 med gott resultat. Utredning avvikelser Rapporteringsskyldighet SOSFS 2011:5; SOSFS 2011:9 5 kap. 4, 5 och 6 Under 2017 har 0 Lex Sarah-anmälningar gjorts. Tydliga rutiner finns upprättade ang Lex Sarah och dess rapporteringsskyldighet. Personalen får fortlöpande information om detta på APT-möten. All nyanställd personal får information om rutinerna vid misstanke om missförhållanden. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9 5 kap. 3 och 6, 7 kap 2 p 6 Alla synpunkter och klagomål registreras, statistik över synpunkter förs och sammanställs av verksamhetschef. Det har mottagits totalt 2 klagomål på verksamheten under Klagomålen kom från samma kund som var missnöjd över personalen och gruppchefen. Kunden ville ha samma personal som kom till henne vid varje besök. Gruppchef har försökt tillgodose hennes önskemål, men har inte alltid lyckats med det. Kunden har då själv valt att vara utan besök vid de tillfällen som annan personal har planerats in. Målsättning inom företaget är noll-vision ang. klagomål på vårt bemötande. Detta har uppnåtts. *Samverkan SOSFS: 2011:9 4 kap. 5 Extern samverkan: Samverkan sker löpande med distriktsköterskor, dagverksamheter, sjuksköterskor, dietister, biståndshandläggare, sjukgymnaster etc. Målsättningen är att ha ett nära och bra samarbete för att på bästa sätt tillgodose kundernas behov. Samverkan kan alltid utvecklas, Sida 4 av 6

5 men kan anses fungera bra då arbetslaget är litet och informationsöverföringen är lätt och tillgänglig för alla. Distriktsköterska från Huvudsta vårdcentral har besökt oss under hösten och gått igenom rutiner för att få delegering. Gruppchefen ansvarar för att se till så samtlig personal har gällande delegeringar. Intern samverkan: Den interna samverkan sker dagligen då dag- och kvällspersonalen träffas på kontoret. Schemalagda APT-möten hålls varje månad då alla som kan ska delta. Helgansvarig informerar gruppchef om händelser av vikt under helg. En whiteboardtavla på väggen fungerar som informationstavla ang kunder på sjukhus, viktiga mediciner etc. Personalen använder schemabundna telefoner så det ska vara enkelt att få tag i varandra. Vi ska alltid ha ett gott bemötande mot varandra och mot våra kunder och dess anhöriga. *Personalens medverkan i kvalitetsarbetet SOSFS 2011:9 6 kap. 3 På APT-möten går gruppchefen igenom en specifik rutin per möte. Detta för att säkerställa så personalen blir delaktiga och får kunskap om företagets rutiner. En lista för vilken rutin som ska tas upp på respektive möte följs. På varje APT tar vi upp ev inkomna avvikelser eller synpunkter från kunder och anhöriga. Vi diskuterar oss fram till lösningar för att arbeta förebyggande. Vi har fortsatt att implementera vårt värdeord SURE som står för: Stolthet Utveckling Respekt Effektivitet Orden genomlyser vår verksamhet och det arbete vi gör. Sammanställning, analys och resultat FSB Finsk Omsorg är en liten aktör på äldreomsorgsmarknaden inom Solna stad och organisationen är tydlig. Arbetet med kontinuitet är inga problem då det är en mindre personalgrupp som känner kunderna väl. Gott samarbete och ett öppet arbetsklimat är den röda tråden inom personalgruppen. Flera av våra nya medarbetare bekräftar det öppna klimatet och den goda stämningen i gruppen. Händelser av betydelse under året Klagomålshantering har varit en förbättringspunkt under Personalen har fått mer kunskap hur de ska gå tillväga då klagomål inkommer. Kompetensutveckling är något vi fortsätter att satsa på under Vi har en utbildningsbonus som kommer personalen tillhanda efter avklarad utbildning som lockar befintlig personal att utbilda sig inom vård- och omsorg. Vi kommer jobba vidare med vår Egenkontroll, riskanalys och personalens inflytande i verksamheten. Vi har infört stående information på APT-mötena angående kundtid, ersättning samt information om avböjda besök. Delaktighet för kunder och dess närstående Kunden ges alltid möjlighet att vara delaktig då genomförandeplanen skrivs. Det är viktigt att kunden Sida 5 av 6

6 får ta del av den informationen som vi skriver. Personal och gruppchef försöker alltid ha en bra dialog md kunden och dess anhöriga. Vi är alltid tillgängliga mellan 06:30 22:00 alla dagar. Utbildningar Samtlig personal har fått utbildning i lyftteknik under hösten Samtlig personal har också under hösten 2017 gjort 2 st webbaserade utbildningar. Utbildningarna är rekommenderade av Stockholm stad och innefattar hygien och demens. Efter avslutad utbildning skrevs diplom ut som visades upp på medarbetarsamtalet. Stadens kvalitétsdeklarationer Personalen har fått information om stadens kvalitétsdeklaration. Informationen har tagits upp på APT, den sitter även uppe på väggen i kontoret för att alla ska kunna ta del av den. Brandskyddsarbetet Verksamheten har ett brandombud som har det övergripande ansvaret. Brandsläckare och brandfilt finns i lokalen. Brandrisken uppmärksammas vid första hembesök och finns där med som punkt i riskanalysen. Anser vi att det finns brandrisk påtalas det till kund och anhöriga Sida 6 av 6