Verksamhetsuppföljning Skillinge Vård- och omsorgdistrikt

Transkript

1 Verksamhetsuppföljning Skillinge Vård- och omsorgdistrikt Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten 1

2 INFORMATION OM VERKSAMHETEN Skillinge Vård- och omsorgsdistrikt består av ett särskilt boende, Ankaret. Ankaret består av 31 lägenheter som är fördelade på tre enheter; Skeppet, Briggen och Kajutan som är en demensenhet. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT Inom Vård- och Omsorg pågår ett övergripande arbete med att se över processer och rutiner inom samtliga verksamheter. Detta arbete ska leda till en mer lika syn på hur processer och rutiner ska se ut samt för att delge varandra bra och fungerande rutiner. Detta är ett positivt arbete som kan medföra att verksamheterna gemensamt arbetar på ett sådant sätt som säkerställer att de uppfyller de krav och mål som finns. Idag saknas några av de rutiner som efterfrågas under verksamhethetsuppföljningen. Detta är viktiga rutiner som behöver upprättas för att ytterligare säkra upp verksamheten. Rutinpärmarna på boendeenheterna är uppbyggda på samma sätt och innehåller samma rutiner. Någon riktig genomgång av alla befintliga rutiner görs inte i dagsläget, dock uppdateras enstaka rutiner vid behov och gås igenom på APT. Behov föreligger av att systematiskt följa upp samtliga rutiner. En genomgång av alla befintliga rutiner tillsammans med personal skulle enligt undertecknade även kunna bidra till att personalen i större utsträckning blev delaktiga i kvalitetsarbetet. Samverkan bedrivs inom socialförvaltningen med sjuksköterskor, rehabpersonal i form av regelbundna frukostmöten var fjortonde dag samt att de har haft metodmöten under hösten som silviasyster i distriktet har ansvar för. Metodmötena med silviasyster kommer inte att fortlöpa under kommande år. Samverkan sker även regelbundet med Ankarets vänner, en ideell förening i Skillinge och kyrkan. Det finns inte dokumenterat hur ovan nämnda samverkan sker, vilket det bör göra. Hur, vem och när verksamheten tar kontakt och initierar samverkan med andra verksamheter bör bli tydligare så att man säkrar upp så att brukaren får den hjälp och det stöd som denne har behov av. Arbetet med att systematiskt kartlägga förbättringsområden och vid behov utföra riskanalyser kan utvecklas inom verksamheten. Verksamheten genomför i dagsläget riskbedömningar i enskildes hem. I övrigt görs riskbedömningar då det uppkommer riskfyllda situationer. Det sker dock inte med någon systematik. Verksamheten behöver arbeta systematiskt med riskanalyser för att förebygga att avvikelser inträffar och på så vi säkra verksamhetens kvalitet. Enhetschefen uppger att detta kommer att ske systematiskt inom en snar framtid då man kommer att använda den förvaltningsövergripande checklistan för kartläggning av förbättringsområden/risker i verksamheten. Verksamheten genomför viss egenkontroll där bl.a. omsorgshandläggarnas kvalitetsuppföljning ingår samt att enhetschef tittar på resultaten för Öppna jämförelser. Granskning av dokumentation sker till viss del genom att enhetschefen ofta läser personalens journalanteckningar. Detta sker dock inte systematiskt. Ovan system för egenkontroll bör 2

3 dokumenteras. Uppföljning sker på olika sätt kring förhållningssätt och attityder, dock inte systematiskt varför denna del behöver tydliggöras i egenkontrollen. Verksamheten har som rutin att återkommande informera brukare och anhöriga om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter på anhörigträffar som anordnas, vilket är positivt och kan möjliggöra en bredare återkoppling på hur verksamheten fungerar. De avvikelser som skett har hanterats enligt gällande rutiner samt har medfört att förbättrande åtgärder vidtagits i verksamheten. Verksamheten kan tydligare arbeta med att analysera alla inkomna avvikelser för att se om det finns mönster eller trender som indikerar brister/förbättringsområden i verksamhetens kvalité. Inom Vård- och Omsorg har man en gemensam verksamhetsplan och en gemensam verksamhetsberättelse. Enhetschefen gör därmed inte någon egen berättelse där beskrivning finns av hur de arbetat med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra den enskilda verksamhetens kvalité. Genomförandeplanerna kan i vissa delar förbättras för att än tydligare följa gällande föreskrifter. Bl.a. ska det tydligare framgå av genomförandeplanen hur den enskilde utövat inflytande över planeringen och vilka mål som gäller för insatsen. Vidare behöver det framgå när och hur genomförandeplanen ska följas upp. Dokumentationen i journalerna kan vidare utvecklas genom att tydligare beskriva vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen för att veta om t.ex. behoven förändrats. Behöver också framgå i journal när genomförandeplan upprättats och reviderats samt att man tydligare skiljer på vad som är en HSL- och SoLanteckning. På en boendeenhet är inte dokumentationsskåpet låst, inte heller dörren till det rum där dokumentationsskåpet finns är låst. Detta medför att dokumentationen enbart skyddas mot förstörelse, och inte från att obehöriga ska ha tillgång till den. Verksamheten behöver åtgärda detta. På en av boendeenheternas anslagstavlor som sitter på enhetens kontor finns ett schema där brukares namn framgår, det finns lappar uppsatta angående särskilda brukare. Dessa lappar och schema får inte hänga på anslagstavlan utan ska återfinnas i den enskildes genomförandeakt i enlighet med rådande sekretessbestämmelser. Vidare kan dessa upplevas som integritetskränkande. Detta är något som verksamheten behöver åtgärda. Verksamhetens personal behöver bli bättre på att använda namnbricka på ett sådant sätt att det är tydligt för de boende. I verksamheten finns ett dokument som tydligt beskriver att, och hur omsorgsgarantierna ska utföras vilket är bra, dock saknas den del som beskriver hur man följer upp att omsorgsgarantierna så att dessa faktiskt blir genomförda/uppfylls. Både personal, enhetschef anser att omsorgsgarantierna uppfylls, men utifrån den kvalitetsmätning som finns med i rapporten (se Resultat från brukarundersökningar ) går det att utläsa att brukarna inte upplever att omsorgsgarantierna uppfylls fullt ut. 3

4 Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis Nej 5 p 3 p 0 p Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner Samverkan Riskanalys Egenkontroll Klagomål och synpunkter Lex Sarah Annan avvikelse Sammanställning och analys Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processer och rutiner Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet Dokumentation SOSFS 2 006: Tillgänglighet Personal och kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier Summa: 250 Summa: 335 Poäng i % (avrundat) Helhetsomdöme: 75% Resultat från brukarundersökningar Röd färg innebär ej uppnått mål. Gul färg innebär att socialnämndens mål är uppnått. Resultat från individuell kvalitetsuppföljning på uppföljningar skett mellan och

5 Per enhet i särskilt boende Fråga Bemötande Kvalitet Kontinuitet Mat Delaktighet Omsorgsgarantier Antal svar Nämndsmål 2,8 2,8 2,2 2,5 2,6 Inget nämndsmål finns i poäng Ankaret Kajutan (gruppboende) ,62 9 Briggen 2,7 2,7 2,57 2,62 2,57 2,71 11 Skeppet 3 2,86 2,83 2,6 2,86 2,71 10 Åtgärdsförslag Upprätta rutin för hur flödet från beställning till verkställande ska ske för att säkerställa att verkställigheten motsvarar beställningen samt rutin för hantering och förvaring av nycklar till den enskildes bostad. Identifiera, beskriva/dokumentera och fastställa processer för samverkan internt och med externa aktörer. Arbeta systematiskt med och dokumentera kartläggning av risker i verksamheten, planera och utföra riskanalyser. Tydligare arbeta med egenkontroll och upprätta rutiner för att säkerställa detta. (Kvarstår delvis från föregående verksamhetsuppföljning). Förtydliga arbetet med att sammanställa och analysera avvikelser. Säkerställ så att regelbunden uppföljning av processer och rutiner sker. (Kvarstår delvis från föregående verksamhetsuppföljning) Förtydliga/tydliggöra en beskrivning av den enskilda verksamhetens arbete enligt SOSFS 2011:9. Tillse så att det framgår av genomförandeplanen hur den enskilde varit delaktig i upprättande, hur den enskilde utövat inflytande över planeringen. Tillse så att målen med insatsen framgår, beskriv tydligare hur insatsen ska genomföras. (Kvarstår delvis från föregående verksamhetsuppföljning). Tillse att det framgår av journal när genomförandeplan följt upp, beskriv vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen samt beskriv tydligare på vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över det praktiska genomförandet. Säkerställ att dokumentation förvaras på sådant sätt att obehöriga inte äger tillträde till denna. Avser en enhet. Tillse så att personal alltid bär namnbricka på ett sådant sätt att det är tydligt för den enskilde. 5

6 Förtydliga rutinen för omsorgsgarantierna så att man kan säkerställa att omsorgsgarantierna uppfylls i sin helhet (Kvarstår delvis från föregående verksamhetsuppföljning). Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder samt de förbättringsåtgärder som eventuellt kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning senast Planen skickas till undertecknade. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Datum Datum