Verksamhetsuppföljning Kvarngatan

Transkript

1 Verksamhetsuppföljning Kvarngatan Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS 1

2 INFORMATION OM VERKSAMHETEN Kvarngatans gruppboende ligger i centrala Simrishamn och är en bostad med särskild service för vuxna, i form av gruppbostad enligt LSS. Boendet består av sex lägenheter. Gruppbostaden är bemannad med personal dygnet runt utifrån de boendes behov med vaken nattpersonal. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT Kvarngatan arbetar just nu aktivt med att utveckla sina rutinpärmar. Förändringen av rutinpärmarna ska göra det enkelt och tydligt för personalen att arbeta på ett likartat sätt samt att strukturen i pärmarna och rutinerna i stort kommer se likadana ut på alla LSS-boenden i kommunen. Skillnaden jämfört med hur det ser ut idag blir att rutiner som rör det direkta arbetet med brukaren kommer finnas samlade i en pärm, vilket det inte gör idag. I dagsläget har Kvarngatan alla de efterfrågade rutiner förutom en i sina nuvarande rutinpärmar, vilket är bra för att säkra upp så att verksamheten arbetar på ett sådant sätt som säkerställer att verksamheten uppfyller de krav och mål som finns. Förhoppningen är att rutinerna och processerna ska bli mer kända hos personalen efter det pågående arbetet med rutinpärmarna, då det i dagsläget finns en osäkerhet hos personalen över de efterfrågade rutinerna. Inom verksamheten finns det dokumenterat hur samverkan ska bedrivas internt med omsorgshandläggare och HSL-personal. Det finns även övergripande samverkansavtal mellan Region Skåne och kommunen. Den samverkan som bedrivs medför att den enskilde får den hjälp och stöd som den behöver. I övrigt är verksamhetens upplevelse att samverkan som finns mellan dem och handläggarenheten samt HSL-personalen fungerar bra. Inom LSS-verksamheten kommer man inom kort börja använda en checklista för kartläggning av förbättringsåtgärder och eventuella risker i verksamheten samt en mall som är kopplad till checklistan som stöd för att utföra riskanalys. Detta kommer systematisera arbetet med riskanalys, vilket inte gjorts systematiskt tidigare. Det innebär ökade möjligheter att upptäcka eventuella risker och avhjälpa dem innan det behöver ske en avvikelse i verksamheten. Kvarngatan har en fungerande egenkontroll som medför att de ser om de bedriver verksamheten som planerat eller om behov av åtgärder behöver vidtas. De genomför bl.a. en brukarundersökning per år samt att de använder sig av handläggarenhetens kvalitetsuppföljningar för att inhämta brukarnas nöjdhet och vad de kan behöva utveckla. De har även en systematik att prata om förhållningssätt och attityder på möten. Sedan personalen börjat dokumentera i verksamhetssystemet så ligger det på enhetschefen att granska personalens dokumentation minst ett tillfälle per vecka. Det som man i verksamheten med fördel också skulle kunna utveckla avseende egenkontroll är att granska upprättade genomförandeplaner. Inom verksamheten har man inte fått in något klagomål eller synpunkt, Lex Sarah eller annan avvikelse under Kännedom om skyldigheter gällande Lex Sarah samt kännedom om 2

3 klagomål och synpunkter samt annan avvikelse finns i verksamheten. Verksamheten skulle med fördel kunna lyfta diskussionen om vad som är en avvikelse och vad ett klagomål och synpunkt är för att tydligare medvetandegöra detta hos personal. Detta skulle kunna bidra till att man därigenom blir mer lyhörd och uppmärksam, så att man inte åtgärdar situationen utan att dokumentera dem. Trots att verksamheten inte har haft några avvikelser i sin verksamhet under året så tar verksamheten del av övriga LSS-verksamhetens avvikelser för att undvika att likande avvikelser uppstår hos dem. Inom LSS verksamheten har man en gemensam verksamhetsplan och en gemensam verksamhetsberättelse. Enhetschefen gör därmed inte någon egen berättelse där beskrivning finns av hur de arbetat med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra den enskilda verksamhetens kvalité. Inom förvaltningen pågår ett arbete med en ny mall för verksamhetsplanoch berättelse som LSS-verksamheten kommer att börja använda sig av tidigare än planerat för hela förvaltningen. Detta kommer medföra att den enskilda verksamhetens planering tydligare kommer fram. Förbättringsområden avseende dokumentation finns bl.a. i genomförandeplaner, där några bitar som ska framgå av en genomförandeplan fattas i mallen för genomförandeplan. Verksamheten är uppmärksam på detta och har påtalat det hos ansvariga kontaktpersoner för verksamhetssystemet. I genomförandeplanerna skulle det tydligare kunna framgå vilka personer som deltagit i planeringen samt hur den enskilde och/eller dess legala företrädare varit med och utövat inflytande vid upprättandet. Verksamheten bör även göra det känt hos personalen hur ofta en genomförandeplan ska följas upp vilket personalen framför att de är osäkra på. Verksamheten kan utveckla sina analyser över exempelvis ett återkommande beteende hos en brukare och vilka åtgärder som kan vara aktuella att vidta. Verksamheten bör lyfta och diskutera vilken information som ska dokumenteras i den sociala journalen respektive i hälso-och sjukvårdsjournalen. Detta då det återfinns någon anteckning av HSL-karaktär bland den sociala dokumentationen. Man behöver också gå igenom vad man ska skriva i rapportboken för att den inte ska innehålla integritetskänsliga uppgifter om enskilda brukare. Dokumentationsskåpet låses inte utan stängs bara. Detta medför att dokumentationen enbart skyddas mot förstörelse, och inte från att obehöriga ska ha tillgång till den. Verksamheten behöver åtgärda detta. Gallringsrutin finns för genomförandeakten och dokumentation som är äldre än ett år rensas ut och förvaras sedan i LSS-korridorens arkiv och inte på Kvarngatan. Huvudprincipen är att alla handlingar som rör en och samma person ska hållas samlade i en personakt. För att utförande personal ska kunna utföra den beställda insatsen på ett ändamålsenligt sätt är det av vikt att de har tillgång till de uppgifter som krävs varav en genomförandeakt i anknytning till personalens lokaler med fördel kan finnas. Verksamheten har ett kontrollsystem för att säkerställa att bemanningen är den som behövs samt att det finns den personalen som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdad ska kunna ges. Personalen har även möjlighet till kompetensutveckling. LSS-verksamhetens enhetschefer har överlämnat till personalavdelning i kommunen att ta fram rutiner för vissa personalfrågor som t.ex. rekrytering 3

4 Av kvalitetsuppföljning en som handläggarenheten genomför framgår det att verksamheten har högsta möjliga poäng. Verksamheten följer upp om tjänstgarantierna verkställs genom bl.a. en årlig brukarenkät, garantin om två aktiviteter per vecka säkerställs genom att det planeras in i brukarens schema samt i genomförandeplan. Kontaktpersonal tilldelas den enskilde vid inflyttning och tas upp som en punkt på inflyttningssamtalet och brukare ges möjlighet till byte av kontaktpersonal. Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis Nej 5 p 3 p 0 p Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner Samverkan Riskanalys Egenkontroll Klagomål och synpunkter Lex Sarah Annan avvikelse Sammanställning och analys Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processer och rutiner Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet Dokumentation SOSFS 2 006: Tillgänglighet Personal och kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier Summa: 257 Summa: 335 Poäng i % (avrundat) Helhetsomdöme: 77% 4

5 Resultat från brukarundersökningar Resultat från individuell kvalitetsuppföljning på uppföljningar mellan och Röd färg ej uppnått mål Gul färg - socialnämndens mål är uppnått. EA Ej aktuellt Fråga Bemötande Kvalitet Delaktighet i samhället Delaktighet i genomförande Trygg i bostaden Tjänstegarantier Nämndsmål 2,8 2,8 2,7 2,6 2,8 Inget nämndsmål finns i poäng Kvarngatan Antal svar Åtgärdsförslag Upprätta och uppdatera relevanta rutiner (av de efterfrågade rutinerna). Arbeta med och dokumentera kartläggning av risker i verksamheten, planera och utföra riskanalyser. Informera brukare och anhöriga regelbundet om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter. (Kvarstår delvis sedan tidigare verksamhetsuppföljning.) Gör skriftliga processer och rutiner kända i verksamheten. Förtydliga/tydliggöra en beskrivning av den enskilda verksamhetens arbete enligt SOSFS 2011:9. Säkerställ så att genomförandeplanerna upprättas tillsammans med den enskilde/legal företrädare. Säkerställ så att det framgår av genomförandeplanen vem som deltagit i upprättandet, hur den enskilde varit delaktig i upprättande och hur den enskilde utövat inflytande över planeringen samt när och hur planen ska följas upp. (Kvarstår delvis sedan tidigare verksamhetsuppföljning.) Dokumentera i journal när genomförandeplan upprättats, reviderats och beskriv tydligare vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen. Skilj på dokumentation enligt HSL och SoL. Säkerställ att dokumentationen förvaras så att obehöriga inte har tillgång till den, så som att låsa dokumentationsskåpen. HSL Säkra upp att signaturförtydligande finns för varje personal. Åtgärda skrivning i samtliga journaler med att ange källa varifrån diagnos är hämtad. För Hälso- och sjukvårdsenheten återkomma med plan för att minska ner antalet delegeringar för sjuksköterska inom LSS. Lokal rutin för samverkan skrivas ned. Säkerställa lokal rutin för att kontakter med hälso- och sjukvårdspersonal inom kommunen tas inom den tidsram som förväntas för att kunna nå hög patientsäkerhet. 5

6 Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder samt de förbättringsåtgärder som eventuellt kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning senast Planen skickas till undertecknade. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS Datum Datum Datum