Verksamhetsuppföljning Oxelgatan

Transkript

1 Verksamhetsuppföljning Oxelgatan Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS 1

2 INFORMATION OM VERKSAMHETEN Oxelgatans gruppboende ligger i Gärsnäs och är en bostad med särskild service för vuxna, i form av gruppbostad enligt LSS. Boendet består av fem lägenheter. Gruppbostaden är bemannad med personal dygnet runt utifrån de boendes behov. Natten bemannas med sovande personal. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT Personalen uppger att de trivs bra på sin arbetsplats, men att arbetstiderna kunde varit bättre samt att det varit mycket förändringar. De uppger att all personal är duktiga på någonting, vilket medför mångfald och att de kompletterar varandra. Det finns två rutinpärmar på Oxelgatan med tydliga register, dock är personalen osäkra vid intervjun om de har de efterfrågade rutinerna. Dock anser de sig ha tillräckligt med nedskrivna rutiner. Uppföljning av processer och rutiner sker en gång per år som en stående punkt och tas upp på APT. Viss samverkan finns dokumenterad genom flödesschema, så som informationsutbyte med omsorgshandläggarna samt genom verksamhetsplanen. De planeringsmöten som sker regelbundet mellan enhetschefen och omsorgshandläggare finns inte dokumenterad som en rutin. Verksamheten har ett bra och inarbetat arbetssätt hur samverkan med habiliteringen ska fungera, men det är dock inte dokumenterat. En mall för systematiskt riskanalysarbete som kan användas på alla områden som finns i en verksamhet har nyligen utformats centralt i förvaltningen och aktuell verksamhet kommer att vara pilotdistrikt att prova denna nya mall innan den ska ut till övriga verksamheter. Tidigare har verksamheten gjort riskanalyser vid behov som dokumenterats i APT-protokoll. Verksamheten har en fungerande egenkontroll, där de bl.a. går igenom de individuella kvalitetsuppföljningar som omsorgshandläggarna gör, egen brukarenkät, dokumentationsgranskning som enhetschefen utför. Det finns en god kännedom i verksamheten om rutiner som avser avvikelser. Personal, brukare och legala företrädare får kännedom om vad som sker med en viss avvikelse och vilka åtgärder som behöver/har vidtagits, dock upplever personalen att de inte får tillräckligt med information om vilka åtgärder som skett när personal påverkas och är inblandade, utan skulle önska mer av detta. Personalen får regelbundet information om sina skyldigheter enligt Lex Sarah. En sammanställning och analys av inkomna avvikelser görs av enhetschefen och redovisas i verksamhetsberättelsen. Inom LSS verksamheten har man en gemensam verksamhetsplan och en gemensam verksamhetsberättelse. Enhetschefen gör därmed inte någon egen berättelse där beskrivning finns av hur de arbetat med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra den enskilda verksamhetens kvalité. 2

3 Genomförandeakterna är i stort tydliga, men det finns flera genomförandeakter där det fattas signeringslistor, vilket medför att man inte vet vem ur personalgruppen som skrivit vad. I genomförandeplanerna fattas genomgående titel eller funktion på de som deltagit i upprättandet eller revideringen av genomförandeplanerna och i några genomförandeplaner är det enbart signaturer och därmed går de inte att utläsa vem som deltagit. I journalerna framgår den enskildes inflytande över det praktiska genomförandet av insatser genom att de fått den enskildes samtycke när- och om de provat ett nytt arbetssätt som brukaren antingen accepterar eller inte accepterar samt att de haft kontakt med legala företrädare. I pappersjournalen använder man sig av signaturer, men det saknas signeringslistor och det går därmed inte att utläsa vem ur personalgruppen som gjort anteckningen. I den rapportbok som används skriver personalen ut namn på brukaren och information som rör den enskilde brukaren, vilket innebär att det finns integritetskänsliga uppgifter i rapportboken. Dessa anteckningar bör finnas i den enskildes journal. Efter förra årets verksamhetsuppföljning såg verksamheten över ytterdörrens lås och gjorde individuella bedömningar utifrån de enskilda brukarnas möjlighet att på egen hand ta sig ut. Under denna översyn konstaterade verksamheten att den enskilde på egen hand kunde ta sig ut genom dörrarna på baksidan av huset samt att det alltid finns minst en personal i de boendes omedelbara närhet som kan låsa upp dörren om och när den enskilde skulle vilja gå ut. Verksamheten bör beakta att ett sådant övervägande av ytterdörrens låsfunktion behöver göras kontinuerligt för att säkerställa att omständigheterna inte förändrats. Personalen anser att de har möjlighet att gå på utbildningar och få kompetensutveckling vid önskemål. Det finns individuella kompetensutvecklingsplaner för personalen samt att det finns en övergripande kompetensutvecklingsplan för LSS-verksamheten. Vid planering av bemanning utgår man från resursfördelningssystemet, men personal uppger att de kan ta upp med enhetschefen om de skulle uppleva att de skulle behöva utöka bemanningen. Verksamheten anser att tjänstegarantierna är uppfyllda. Det framgår att de bl.a. säkrar upp att tjänstegarantierna uppfylls genom att skriva in den enskildes önskemål om aktiviter i genomförandeplanen så att det inte missas. Om den enskilde inte har några fasta, återkommande aktiviteter säkrar man detta genom att planera in egentid för att den enskilde ska erbjudas aktiviteter. I verksamhetens inflyttningsrutin ingår det att den enskilde ska få en kontaktperson. Garantin om ett gott bemötande säkrar man upp genom att de aktivt pratar om bemötande och att deras brukarenkät som de lämnar ut en gång per år följer upp om bemötandet är gott samt genom omsorgshandläggarnas individuella kvalitetsuppföljning. Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... 3

4 Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis Nej 5 p 3 p 0 p Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner Samverkan Riskanalys Egenkontroll Klagomål och synpunkter Lex Sarah Annan avvikelse Sammanställning och analys Förbättrande åtgärder i verksamheten Förbättring av processer och rutiner Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet Dokumentation SOSFS 2 006: Tillgänglighet Personal och kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier Summa: 271 Summa: 335 Poäng i % (avrundat) Helhetsomdöme: 81% Resultat från brukarundersökningar Sammanställning från individuella kvalitetsuppföljningar 2012, genomförda av omsorgshandläggare. Röd färg ej uppnått mål Gul färg - socialnämndens mål är uppnått. EA Ej aktuellt Fråga Bemötande Kvalitet Delaktighet i samhället Delaktighet i genomförande Trygg i bostaden Nämndsmål 2,8 2,8 2,7 2,6 2,8 Anta l svar 4

5 Område Oxelgatan Betgatan 2,6 2, ,8 5 Bruket 5 2, , Kvarngatan 2,83 2,83 2, Åtgärdsförslag På ett tydligare sätt beskriva vilken samverkan som finns och hur den ska fungera i verksamheten. Identifiera, beskriva/dokumentera och fastställa processer för samverkan internt och med externa aktörer. Säkra upp så att de klagomål och synpunkter som kommer in utreds systematiskt. Förtydliga/Tydliggöra en beskrivning av den enskilda verksamhetens arbete enligt SOSFS 2011:9. Säkerställ att det tydligt framgår namn och befattning/titel/funktion på de personer som deltagit i upprättandet/revidering av genomförandeplaner. (Kvarstår från tidigare verksamhetsuppföljning) Säkerställa att det tydligt framgår namn och befattning/titel på den person som har upprättat handlingen, journalanteckning samt när det gjordes. Tillse att rapportböckerna används på ett ändamålsenligt sätt enligt SOSFS 2006:5. Gallra akter på ett ändamålsenligt sätt. Kontinuerligt se över behovet av att hålla ytterdörren låst. HSL Säkra upp att signaturförtydligande finns för varje personal. Säkra upp att det finns aktuell information om respektive hälso- och sjukvårdspersonal med aktuell telefonlista etc. Åtgärda att det finns rätt uppgifter i Personinformation (Safe Doc) Åtgärda skrivning i samtliga journaler med att ange källa varifrån diagnos är hämtad. 5

6 Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder samt de förbättringsåtgärder som eventuellt kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning senast Planen skickas till undertecknade. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Elisabeth Rubin MAS Datum Datum Datum