Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Socialnämnden

Transkript

1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Socialnämnden

2 Ledningssystem för kvalitet inom socialtjänsten i Härjedalens kommun Ledningssystem Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Socialnämnden har beslutat att arbeta för att åstadkomma goda levnadsförhållanden för de kommuninnevånare som har behov av de insatser som ligger inom socialtjänstens ansvarsområde. Värdegrunden är: Socialnämndens arbete skall präglas av helhetssyn, respekt och samverkan. Ledningssystem för kvalitet är ett system för att: fastställa grundprinciper för ledning av verksamhet sätta upp mål i enlighet med kvalitetsområden/kraven följa upp och utvärdera dessa mål Ledningssystemet är även ett kvalitetsuppdrag där det sker ett ständigt förbättringsarbete. Lagar, föreskrifter och allmänna råd som styr verksamheten och kvalitetsarbetet Socialtjänstlagen (SoL) 3 kap 3 står att insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförandet av uppgifter inom socialtjänsten skall det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 6 innehåller motsvarande bestämmelser. Kraven på god kvalitet gäller både enskild och offentlig verksamhet inom socialtjänsten. Kvalitetsbegreppet omfattar socialtjänstens verksamhet på alla nivåer: strukturinriktade, allmänt inriktade och individinriktade insatser. Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) kap 2 a står att hälso- och sjukvården skall bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård. Detta innebär att den skall särskilt vara av god kvalitet med en god hygienisk standard och tillgodose patientens behov av trygghet i vården och behandlingen, vara lätt tillgänglig, bygga på respekt för patientens självbestämmande och integritet, främja goda kontakter mellan patient och hälso- och sjukvårdspersonal, tillgodose patientens behov av kontinuitet och säkerhet i vården. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

3 Grunderna för socialnämndens systematiska kvalitetsarbete inom socialtjänst och hälso- och sjukvård. Ledningssystemet är uppbyggt utifrån socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet och ska utgöra ett stöd för planering, ledning, kontroll, uppföljning, utvärdering och förbättring av verksamheten. Socialnämndens ledningssystem för kvalitetsarbete inom SoL LSS och Hälso- och Sjukvård. Det gemensamma ledningssystemet erbjuder en lättåtkomlig, lättförståelig dokumentation för ledningssystemet och därmed en helhet av verksamhetens kvalitetsarbete. Det gemensamma ledningssystemet omfattar: 1. Samverkan 2. Dokumentationsskyldighet 3. Förbättringsarbete synpunkter och klagomål 4. Egenkontroll 5. Riskanalys 6. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Ledningssystemet är för respektive område uppdelat i tre delar enligt följande: 1. Mål Metod Uppföljning Här finns lagtext, beskrivning av hur förvaltningen säkerställer kvalitet, beskrivning av mål och hur uppföljning skall ske. 2. Ansvarsfördelning Här beskrivs ansvarsfördelningen inom Ledning Utveckling Genomförande 3. Länkar till riktlinjer/ Här finns länkar till riktlinjer och i befintliga handböcker

4 Samverkan och samarbete Socialnämnden säkerställer genom ledningssystemet att det finns riktlinjer och som klargör ansvaret för samverkan utifrån den enskildes behov av insatser. I ansvaret ligger att tydliggöra vem som har ansvaret för samverkan kring brukaren och hur samverkan ska gå till. Vem som har huvudansvaret för överföring av information vid samverkan gällande den enskilde ska också vara tydliggjort. Bristande samverkan är en patientrisk, därför ska finnas för att tydliggöra ansvaret för samverkan i gränssnittet mellan olika ansvarsområden. Socialstyrelsens föreskrifter: SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 4 kap. Samverkan 5 Socialtjänst och LSS De processer där samverkan behövs ska identifieras för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Det ska framgå hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med vårdgivare, myndigheter, föreningar och andra organisationer. 6 Hälso- och sjukvård De processer där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada ska identifieras. Det ska framgå hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra vårdgivare och med verksamheter inom socialtjänsten. Mål Metod Uppföljning God samverkan, internt och externt, som säkerställer den enskildes behov av insatser Riktlinjer och gällande samverkan internt och externt Rutiner för informationsöverföring mellan förvaltningens funktioner, övriga förvaltningar och huvudmän Regelbunden uppföljning, analys och utvärdering av riktlinjer och Ansvarig funktion och person för varje rutin skall utses. I ansvaret ligger att regelbundet, minst en ggr/år, följa upp, revidera och uppdatera na

5 Samverkan och samarbete Ansvarsfördelning Ledning Utveckling Patientsäkerhet Socialnämnd Förvaltningschef MAS Säkerställa att det finns tydliga avtal kring ansvarfördelning mellan huvudmännen Säkerställa att det finns riktlinjer och för samarbete och samverkan, internt och externt Ansvarar för att det ges förutsättningar för samarbete och samverkan, internt och externt Ansvarar för att det upprättas tydliga avtal kring ansvarsfördelning mellan huvudmännen Ansvarar för att det upprättas riktlinjer för samarbete och samverkan internt och externt Ansvarar för att upprätta riktlinjer och för samverkan mellan huvudmännen gällande hälsooch sjukvård

6 Samverkan och samarbete Ansvarsfördelning Genomförande Genomförande Genomförande Avdelningschef 1:a linjens chef Medarbetare Ansvarar för deltagande i olika samverkansforum med andra aktörer Ansvarar för att informera om gällande riktlinjer Ansvarar för att det utifrån gällande riktlinjer upprättas handleda och stödja 1:a linjens chefer och handläggare i verkställande av riktlinjer och Ansvarar för att 1:a linjens chefer och handläggare har rätt kompetens om riktlinjer och som rör samarbete och samverkan, internt och externt Ansvarar för att riktlinjer och följs Ansvarar för att återkoppla när riktlinjer och inte fungerar Ansvarar för att informera om gällande riktlinjer och Tillser att det utifrån gällande riktlinjer upprättas Ansvarar för att riktlinjer och följs handleda och stödja medarbetare i verkställande av riktlinjer och Ansvarar för att medarbetare har rätt kompetens om riktlinjer och som rör samarbete och samverkan, internt och externt Ansvarar för att riktlinjer och följs Ansvarar för att återkoppla när riktlinjer och inte fungerar Ansvarar för att följa upprättade riktlinjer och Ansvarar för att återkoppla när riktlinjer och inte fungerar Länkar till riktlinjer och

7 Dokumentationsskyldighet Socialnämnden säkerställer genom ledningssystemet att det finns riktlinjer och för handläggning och dokumentation i ärenden som rör den enskilde. Utgångspunkten ska vara att samtliga insatser sker i beaktande av sekretess och en rättssäker hantering. Syftet är även att insatser genomförs enligt det som beslutats. Dokumentationsskyldigheten under genomförande gäller alla insatser och dessa skall kunna identifieras och spåras. Ledningssystemet ska medge uppföljning och utvärdering av en beslutad/genomförd insats. 2 Patientsäkerhetsberättelse Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse, som bl.a. ska innehålla hur det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten, patientsäkerheten genom egenkontroll har följts upp och utvärderats, samverkan har möjliggjorts för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada, risker för vårdskador har hanterats i dokumentationen Mål Metod Uppföljning Att säkerställa att kunden får de insatser som beslutats Att handläggning och genomförandet av insatser sker på ett rättssäkert sätt Att en sekretessprövning sker innan uppgifter kring den enskilde lämnas ut Att beslutade insatser följs upp, utvärderas och dokumenteras Att åtgärder som rör den enskilde skall kunna spåras och identifieras Att överföring av uppgifter mellan utförare/handläggare, som rör den enskilde, säkerställs Rutiner för överföring av ärenden från beslut till genomförande Rutiner för handläggning och genomförande av insatser Rutiner för sekretessprövning vid utlämnande av uppgifter kring den enskilde. Rutiner för uppföljning, utvärdering och dokumentation Rutiner för att det går att spåra åtgärder som rör den enskilde Rutiner för överföring av uppgifter mellan utförare/handläggare som rör den enskilde Uppföljning ska ske om finns och hur de följs av personal i verksamheten samt vilka förbättringsåtgärder som vidtagits Ansvarig funktion och person för varje rutin skall utses. I ansvaret ligger att regelbundet, minst 1 ggr/år, följa upp, revidera och uppdatera na

8 Dokumentationsskyldighet Ansvarsfördelning Ledning Utveckling Patientsäkerhet Socialnämnd Förvaltningschef MAS Ansvarar för att säkerställa att det finns för handläggning och dokumentation i ärenden som rör den enskilde Ansvarar för att åtgärder som rör den enskilde skall kunna spåras och identifieras Ansvarar för att säkerställa att det finns för handläggning och dokumentation i ärenden som rör den enskilde Ansvarar för att finns för att kunna spåra och identifiera åtgärder som rör den enskilde Ansvarar för att överföring av uppgifter mellan utförare/handläggare, som rör den enskilde, säkerställs Ansvarar för att upprätta riktlinjer och för dokumentation i patientjournalen Dokumentationsskyldighet Ansvarsfördelning Genomförande Genomförande Genomförande Avdelningschef 1:a linjens chef Medarbetare Ansvarar för att informera om gällande handleda och stödja 1:a linjens chefer och handläggare i verkställande av na Ansvarar för att na följs i verksamheten Ansvarar för att 1:a linjens chefer och handläggare har rätt kompetens i frågor som berör dokumentation i ärenden som berör den enskilde Ansvarar för att 1:a linjens chefer och handläggare har rätt kompetens i hur överföring av uppgifter, som rör den enskilde, hanteras Ansvarar för att informera om gällande handleda och stödja medarbetare i verkställande av na Ansvarar för att na följs i verksamheten Ansvarar för att medarbetare erhåller kompetensutveckling i frågor som berör dokumentation i ärenden som berör den enskilde Ansvarar för att medarbetare har rätt kompetens i hur överföring av uppgifter, som rör den enskilde, hanteras Ansvarar för att följa upprättade Ansvarar för att aktivt medverka vid utbildning och handledning Ansvarar för att återkoppla/kommunicera till närmaste chef om gällande

9 Förbättringsarbete Synpunkter och klagomål Avvikelser Socialnämnden säkerställer genom ledningssystemet att det finns för hantering av synpunkter och klagomål samt för avvikelser. Utifrån ett medborgarperspektiv ska åsikter fångas in om socialförvaltningens tjänster och förmedla dessa till politikerna. Denna lyhördhet skall även inrymmas synpunkter från samarbetspartners, myndigheter, organisationer och föreningar. Ledningssystemet skall syfta till att förebygga fel och brister, utveckla verksamheterna och identifiera nya eller ej tillgodosedda behov. Socialstyrelsens föreskrifter: SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 5 kap. 3 står Vårdgivaren eller dens om bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från 1. vård- och omsorgstagare och deras närstående, 2. personal 3. vårdgivare 4. de som bedriver socialtjänst 5. de som bedriver verksamhet enligt LSS 6. myndigheter och 7. föreningar, andra organisationer och intressenter. Utgångspunkten ska vara att identifiera och åtgärda strukturella brister och brister i verksamhetens. Syftet med detta är att lära av misstagen. Ledningen ska verka för ett klimat som uppmuntrar och stödjer denna del av kvalitetsarbetet. Kvalitetsarbetet ska utgå från ett brukarperspektiv. Möjlighet till kontroll av eget utfört arbete, identifiering och rapportering av avvikelser ska vara självklara i personalens dagliga arbete. Ledningssystemet tillser att problem och brister, om så krävs, omedelbart åtgärdas och att klagomål och synpunkter förs upp i organisationen för sammanställning och analyser på olika nivåer. Sammanställningen görs regelbundet och systematiskt. Oavsett svårighetsgrad och hur synpunkterna/klagomålen inkommit skall registrering och dokumentation fullgöras. Ledningen ska verka för ett klimat som uppmuntrar och stödjer denna del av kvalitetsarbetet. All personal skall vara involverad och delaktig i arbetet. Rapporteringsskyldighet Skyldighet finns för vårdgivare, enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659), att rapportera händelser som medfört eller hade kunnat medföra vårdskada. Även den om bedriver socialtjänst och verksamhet enligt LSS ska utan dröjsmål dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja ett missförhållande eller påtaglig risk för ett missförhållande (SoL 2001:453).

10 Mål Metod Uppföljning Att den enskilda verksamheten i dialog med medborgaren/kunden ska försöka lösa problem när de uppstår. När detta inte är möjligt måste medborgaren/kunden veta vart man ska vända sig Effektivt samla in, hantera och åtgärda synpunkter och klagomål samt använda kunskapen för utveckling i verksamheten Att på ett effektivt sätt upptäcka, åtgärda avvikelser samt använda kunskapen för utveckling i verksamheten Rutin för synpunkter och klagomål Rutiner för att identifiera, dokumentera, analysera åtgärder samt följa upp avvikelser i verksamheten Rutiner för anmälan av allvarliga missförhållanden (Lex Sara) Rutiner för att identifiera, dokumentera, analysera, åtgärda samt följa upp avvikelser i verksamheten. Uppföljning ska ske om finns och hur de följs av personal i verksamhet samt vilka förbättringsåtgärder som vidtagits Ansvarig funktion och person för varje rutin skall utses. I ansvaret ligger att regelbundet följa upp, revidera och uppdatera na Förbättringsarbete Ansvarsfördelning Ledning Utveckling Patientsäkerhet Socialnämnd Förvaltningschef MAS Ansvarar för att säkerställa att det finns för insamling och hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att upprättas och uppdateras för hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att upprätta riktlinjer och för avvikelsehantering inom hälsooch sjukvård Ansvarar för att för insamling, hantering och sammanställning av synpunkter, klagomål och avvikelser fullgörs i egen regi.

11 Förbättringsarbete Ansvarsfördelning Genomförande Genomförande Genomförande Avdelningschef 1:a linjens chef Medarbetare Ansvarar för att ge information om synpunkts- och klagomålssystemet Vid behov vara kunden behjälplig med att dokumentera synpunkter, klagomål och avvikelser handleda, stödja 1:a linjens chefer avseende na för insamling, hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att na följa inom verksamhetsområdet samt at åtgärder vidtas och att synpunkter, klagomål och avvikelser dokumenteras och följs upp Ansvarar för att ge information om synpunkts- och klagomålssystemet Vid behov vara kunden behjälplig med att dokumentera synpunkter, klagomål och avvikelser handleda, stödja medarbetarna avseende na för insamling, hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att identifiera, analysera, åtgärda och dokumentera inkomna synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att återkoppla till medarbetarna samt dra lärdom av synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att ge information om synpunkts- och klagomålssystemet Vid behov vara kunden behjälplig med att dokumentera synpunkter, klagomål och avvikelser Ansvarar för att identifiera, åtgärda och dokumentera inkomna synpunkter, klagomål och avvikelser i verksamheten Länkar till rapporter och dokument

12 Egenkontroll I uppföljningen och utvärderingen av ledningssystemet är det angeläget att undersöka om de fastställda na följs och är ändamålsenliga. Uppföljningen är en kontinuerlig bedömning av en insats utveckling. Det är en intern process som leds av ansvariga inom insatsen. Systemet för uppföljning integreras i det dagliga arbetet. Uppföljning avser att man insamlar och studerar olika mått på verksamheten, till exempel personalresurser och antalet fattade beslut. Uppföljning är en sorts kontroll huruvida olika insatser blir utförda eller inte. Skillnaden mellan utvärdering och uppföljning är en fråga om kvalitet. Utvärdering innebär att man drar kvalitativa slutsatser utifrån vad siffrorna säger. Siffrorna kan vara nödvändiga för att göra en kvalitetsbedömning. Genom att på i ett tidigt skede identifiera riskområden i vård och omsorg förebyggs fel och brister. För att kunna följa en regelbunden, systematisk uppföljning av verksamhetens planering, genomförande, resultat och förbättringsåtgärder. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 5 kap. 2 står Egenkontroll kan innefatta jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister jämförelser av verksamhetens resultat dels med uppgifter i öppna jämförelser, dels med resultat för andra verksamheter jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat målgruppsundersökningar granskning av journaler, akter och annan dokumentation undersökning av om det finns förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet analys av uppgifter från patientnämnder och inhämtande av synpunkter från revisorer och intressenter

13 Mål Metod Uppföljning Målet är att säkerställa att det systematiska kvalitetsarbetet omfattar metoder för uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande, resultat och utveckling Rutin för uppföljning av biståndsbeslut enligt SoL och LSS Rutiner för uppföljning av hälso- och sjukvårdinsatser Rutin för kundundersökningar Rutin för verksamhetsuppföljning Rutin för utvärdering av genomförande projekt- och utvecklingsarbeten Rutin internkontroll Rutin för synpunkter och klagomål används i förbättrings- och utvecklingsarbetet Rutin för hur fel, brister och avvikelser används i förbättrings- och utvecklingsarbetet Uppföljning ska ske om finns och hur de följs av personal i verksamheten samt vilka förbättringsåtgärder som vidtagits Då behov av ny rutin uppkommer skall sådan upprättas Ansvarig funktion och person för varje rutin skall utses. I ansvaret ligger att regelbundet följa upp, revidera och uppdatera na

14 Egenkontroll Ansvarsfördelning Ledning Utveckling Patientsäkerhet Socialnämnd Förvaltningschef MAS Ansvarar för att säkerställa att det finns för uppföljning och utvärdering Ansvarar för att upprättas för uppföljning och utvärdering Ansvarar för att genomföra verksamhetsuppföljningar inom HSL-området Egenkontroll Ansvarsfördelning Genomförande Genomförande Genomförande Avdelningschef 1:a linjens chef Medarbetare Ansvarar för att informera om gällande handleda och stödja 1:a linjens chefer och annan berörd personal i verkställande av Ansvarar för att na följs i verksamheten Ansvarar för att 1:a linjens chefer och annan personal har rätt kompetens i frågor som berör uppföljning och utvärdering Ansvarar för att informera om gällande handleda och stödja medarbetarna i att följa na Ansvarar för att na följs i verksamheten Ansvarar för att medarbetarna erhåller kompetensutveckling i frågor som berör uppföljning och utvärdering Ansvarar för att följa upprättade

15 Riskanalys Socialnämnden säkerställer genom ledningssystemet att det finns riktlinjer och för bedömning av risk för att händelser skulle inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. I Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 5 kap. 1 står Vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar, och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen Mål Metod Uppföljning Riskanalys Risk och sårbarhetsanalys Riskanalys Ansvarsfördelning Ledning Socialnämnd Ansvarar för att säkerställa att det finns för riskanalys Utveckling Förvaltningschef Ansvarar för att upprättas och uppdateras för riskanalys Ansvarar för att upprättas för insamling, hantering och sammanställning av riskanalyser Riskanalys Ansvarsfördelning Genomförande Genomförande Genomförande Avdelningschef 1:a linjens chef Medarbetare Ansvarar för att informera om gällande handleda, stödja 1:a linjens chefer avseende na Ansvarar för att na följs inom verksamhetsområdet samt att åtgärder vidtas, dokumenteras och följs upp Ansvarar för att informera om gällande handleda, stödja medarbetarna avseende na Ansvarar för att identifiera, analysera, åtgärda och dokumentera Ansvarar för att återkoppla till medarbetarna samt dra lärdom av Ansvarar för att följa upprättade

16 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Socialnämnden säkerställer genom kvalitetsledningssystemet att medarbetarna har den kompetens och de färdigheter som verksamheten kräver. Personalen har en skyldighet att bidra till att hög kvalitet upprätthålls och att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. Det ska finnas för att regelbundet gå igenom förändringar i personalens arbetsbelastning och i kundernas behov av insatser. Syftet med dessa är att försäkra sig om att den bemanning som krävs för att kunna genomföra nämndens uppdrag är tillgodosett. Möjligheten till stöd för att hantera svåra situationer i det dagliga arbetet måst också tas med i planeringen. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 6 kap. 1-3 står Mål Metod Uppföljning Medarbetarna ska ha de kunskaper och färdigheter som krävs för att utföra de arbetsuppgifter som finns inom sitt ansvarsområde Tydliga riktlinjer och vid rekrytering Långsiktig plan för kompetensförsörjning Möjligheter till handledning Individuella utvecklingsplaner Regelbunden uppföljning av kompetensbehov t.ex. vid medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, verksamhetsuppföljningar Beakta kompetensbrister vid avvikelser Ansvarig funktion och person för varje riktlinje och rutin skall utses. I ansvaret ligger att regelbundet, minst 1 ggr/år, följa upp, revidera och uppdatera na Personal och kompetensförsörjning Ansvarsfördelning Ledning Utveckling Socialnämnd Förvaltningschef Ansvarar för att det finns resurser för kompetensoch personalförsörjning Ansvarar för att det finns förvaltningsövergripande riktlinjer och för personal- och kompetensutveckling Ansvarar för att det upprättas e långsiktig plan för kompetensförsörjning

17 Personal och kompetensförsörjning Ansvarsfördelning Genomförande Genomförande Genomförande Avdelningschef 1:a linjens chef Medarbetare Ansvarar för att personal- och kompetensförsörjning bedrivs utifrån gällande riktlinjer och Ansvarar för att förutsättningar skapas till kompetensutveckling Ansvarar för att personal- och kompetensförsörjning bedrivs utifrån gällande riktlinjer och Ansvarar för att medarbetarna deltar vid de kompetenshöjande insatserna som genomförs Ansvarar för att medarbetarna erbjuds handledning vid behov Aktivt delta vid kompetenshöjande insatser och att omsätta teoretiska och praktiska kunskaper i handling