Verksamhetsplan. Myndighetsutövningen Diarienummer: VON-2017/ VÅRD- OCH OMSORGSKONTORET

Transkript

1 Verksamhetsplan Myndighetsutövningen Diarienummer: VON-2017/ VÅRD- OCH OMSORGSKONTORET

2 2 (7) Ansvarsområde Verksamheter som verksamhetsplanen omfattar: Myndighetsutövning Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) och Socialtjänstlagen (SoL) för vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Koordinering av särskilt boende enligt SoL och Bostad med särskild service enligt LSS, daglig verksamhet, dagverksamhet, stödfamiljer, stödboendeavtal och korttidsavlastning Utredning av korttidstillsyn för Utbildningsnämndens räkning Demensteamet Debiteringen Ekonomi Myndighetsutövningen har 70,80 årsarbetare (åa) budgeterat. För att klara att bemanna 70,80 åa kommer myndighetsutövningen rekrytera förebyggande. Driften är på kronor vilket är kronor mindre än För att klara driftsbudgeten måste myndighetsutövningen se över sina utgifter och anpassa verksamheten till ny driftsbudget.

3 3 (7) Kommunfullmäktiges mål Mål 15: Tillgängligheten ska öka för de personer eller familjer som är i behov av stöd. Måluppfyllelse: Årlig redovisning för hur man arbetar för att korta tiden mellan att någon upplever att det har uppstått ett behov av stöd och att det sker en första kontakt för diskussion kring behovet. Under året startar kommunens nya Kontaktcenter. Kontaktcenter kommer att möta många som kontaktar Vård och omsorgskontoret för första gången och för att Kontaktcenter ska kunna hjälpa så många som möjligt kommer Myndighetsutövningen under året att utbilda Kontaktcenters medarbetare. Vidare kommer Myndighetsutövningen att ta fram svar på vanliga frågor samt checklistor och flödesscheman som ska användas för att besvara mera komplexa frågor. Utöver detta ska kontaktuppgifter på intranät och telefonkatalog uppdateras samt information på hemsida och i tryckt form ses över och uppdateras vid behov. Personalutskottets arbetsgivaruppdrag Sänkt sjukfrånvaro och hållbar hälsa: Sjukfrånvaron på Myndighetsutövningen är relativt låg. Målet är att behålla den låga sjukfrånvaron och därför genomförs skyddsronder och OSA-skyddsronder och vid behov upprättas åtgärdsplaner. Heltidstjänst som norm: Alla tjänster som utlyses på myndighetsutövningen ska vara heltidstjänster. Utifrån Plan för lika rättigheter och möjligheter 2018 kommer Myndighetsutövningen att i medarbetarsamtal undersöka hur medarbetarna upplever förutsättningarna för att kombinera föräldraskap och arbete. Utöver detta kommer mötestider att inventeras och vid behov bättre anpassas till att passa föräldrar.

4 4 (7) Vård- och omsorgsnämndens uppdragsplan Mål 1: Arbetet med ständiga förbättringar leder till en organisation som anpassar sig utifrån medborgarens behov. Delmål Senast vid 2018 års slut arbetar 40 procent av vård- och omsorgskontorets medarbetare systematiskt med en metod för ständiga förbättringar och samtliga chefer har genomgått en utbildning i att leda detta arbete. Indikatorer Andel medarbetare som arbetar systematiskt med en metod för ständiga förbättringar. Andel chefer som genomgått utbildning. Samtliga medarbetare på myndighetsutövningen tillhör en förbättringsgrupp och genomför veckovisa tavelmöten. För att ytterligare öka delaktigheten i förbättringsarbetet kommer förbättringsledarna 2018 att fokusera på att använda sig av fler metoder och verktyg samt att visualisera mera. Alla nyanställda får introduktion till förbättringsarbetet av förbättringsledare och genomför Leanspel. En enhetschef samt den nya verksamhetschefen ska under året gå Lean Ledarskap. En process för hantering av avvikelser har tagits fram och prövats. Detta för att snabbt ta hand om uppkomna avvikelser, åtgärda orsaker och genom detta förebygga att avvikelsen uppkommer igen. Denna rutin ska under 2018 implementeras på alla enheter på Myndighetsutövningen. Mål 4: Säkerställa att den enskildes behov av insatser enligt SoL och LSS tillgodoses. Delmål Under 2018 genomförs uppföljningar av alla beslut om insatser enligt SoL och LSS. Indikatorer Andel personer som fått sitt beslut enligt SoL uppföljt. Andel personer som fått sitt beslut enligt LSS uppföljt. Biståndshandläggarna genomför uppföljningar i enlighet med nämnduppdraget och i enlighet med SoL-riktlinjen. Biståndshandläggarna tidsbegränsar alla beslut vad gäller hjälp i hemmet och korttidsboenden för att säkerställa att besluten överensstämmer med behoven. Alla biståndshandläggare använder bevakningar och följer upp ärenden så att brukarnas behov motsvarar beslutet. Biståndshandläggarna fortsätter att följa upp alla brukare med ett SÄBO-beslut under LSS-handläggarna genomför uppföljningar i enlighet med nämnduppdraget. Enheten har fått i uppdrag att ta fram förslag på hur uppföljning av beslut enligt LSS ska genomföras i form av fasta intervaller för de olika insatserna. Detta förslag ska vara färdigt 31 mars Uppföljningar planeras så att ärenden som ej följts upp under lång tid samt ärenden där dokumentation saknas prioriteras. Senast 31 augusti ska alla boendestödsbeslut vara uppföljda under det senaste året och de erfarenheter som gjorts kommer att sammanställas i en rapport.

5 5 (7) Verksamhetens viktiga händelser, mål och aktiviteter Kontinuitetsplan: Myndighetsutövningen har uppmärksammat behov av att uppdatera kontinuitetsplan samt rutiner som hör till denna för att kunna hantera olika typer av situationer som kan uppstå. Detta ska genomföras under året. Åtgärder utifrån Plan för intern styrning och kontroll 2018: Kartlägga vilka moment i arbetet som eventuellt skulle kunna utföras av andra personer än handläggare. Målet med detta är att använda handläggarresurser där den behövs mest. Kartlägga och fastställa processer och titta på skärpunkter där processer går över funktionsgränser (både inom och utåt mot andra enheter) med syfte att förbättra våra arbetssätt. Kartlägga och identifiera funktioner i Treserva som kan förbättras utifrån handläggarnas arbete. Vidare ska Myndighetsutövningen genomföra en kartläggning av faktorer som påverkar personalomsättning. Lärande arbetsplats: Myndigheten ska vara en lärande arbetsplats, detta genom att medarbetarna ska ha möjlighet att ta emot studenter. Under 2018 ska myndighetsutövningen ta emot fem stycken studenter. Korttidsplatser Myndighetsutövningen ska under 2018 redovisa till beställnings- och uppföljningsenheten redovisa hur vi ska korta ledtiderna för korttidsplatser. Målet är att korttidsplatsen inte beläggs med samma person längre än tre månader. Redovisningen sker månadsvis. Kompetensutveckling: Enligt uppdrag 2018 ska medarbetarna genomföra webbutbildningar på kunskapsguiden. Myndighetsutövningens ledningsgrupp har sett ut ett antal webbutbildningar som medarbetarna kan välja mellan efter individens behov och yrkesprofession. Alla medarbetare ska under 2018 genomgå en av dessa webbutbildningar. Vilken webbutbildning som medarbetaren har gått ska redovisas under medarbetarsamtalet. Enligt uppdrag 2018 ska alla handläggare (ej debiteringshandläggare och assistenter) gå webbutbildning i suicidprevention under året. Kompetensförsörjning: För att kunna fullfölja Myndighetsutövningens uppdrag krävs det att vi har den bemanning vi ska ha utifrån budget. Myndighetsutövningen ska rekrytera förebyggande för att vid slutet av 2018 ha den bemanning som är budgeterad.

6 6 (7) Samordnad individuell plan (SIP): I vårt uppdrag ingår att redovisa vårt arbete med SIP. För att kunna redovisa hur många brukare som tackar nej till SIP krävs tillägg i verksamhetssystemet vilket ska genomföras under året. Alla ärenden får en handläggare inom 24 timmar: Inom biståndshandläggningen får alla individer en handläggare vid ansökan eller anmälan. Oftast sker en första kontakt via enhetens mottagningstelefon och därefter fördelas ärenden till en biståndshandläggare. Inom LSS inleds arbetet mot målet med att som första steg fördela de ärenden som inte har en handläggare. LSS kommer också att införa medhandläggare i mer komplicerade ärenden för att öka kvalitet på handläggningen. Därefter kommer en process att tas fram för att möjliggöra fördelning inom 24 timmar. Uppsökande verksamhet: Biståndshandläggarna medverkar på seniormässor och deltar på pensionärsorganisationers träffar. LSS-handläggarna genomför ett informationstillfälle för allmänheten under 2018 och besöker särskolor inför att ungdomar slutar gymnasiet. IBIC och ICF Myndighetsutövningen har sedan några år en agil grupp som arbetar med processen kring införandet av IBIC och ICF. Denna grupp är sammankopplad med den gemensamma projektgruppen inom Vård och omsorgskontoret. Utredningar med IBIC har genomförts på test och kommer att starta under hösten Lag om samverkan vid utskrivningar från sluten hälso- och sjukvård Myndighetsutövningen påbörjar planering från inskrivningsmeddelande inom slutenvården. Myndighetsutövningen fortsätter att arbeta fram hur vi ska vara organiserade och hur vi ska arbeta så att vi möter upp de krav som ställs i den nya lagen och tillhörande överenskommelse mellan kommun och region. Genom förbättringsarbete ser vi över beredskap och tider för hur hantering ska ske då inskrivningsmeddelanden inkommer fram till planering på sjukhus eller i brukarens hem. Under året ska nytt verksamhetssystem som bättre stödjer de nya arbetssätten implementeras. Ledtider Myndighetsutövningen har fått i uppdrag att optimera ledtider från aktualisering till verkställighet samt kvartalsvis redovisa dessa. För att kunna ta ut rättvisande siffror ur verksamhetssystem ska arbetsprocessen ses över så att de registreringar som krävs för statistik görs på rätt sätt i verksamhetssystemet. Somatisk hälsa för personer med psykisk funktionsnedsättning Myndighetsutövningen har fått i uppdrag att planera för åtgärder inom området somatisk hälsa för personer med psykisk funktionsnedsättning.

7 7 (7) Egenkontroll Loggkontroller i verksamhetssystemet genomförs två gånger per år för att kontrollera att inga överträdelser sker samt förebygga detta. Kontrollrapporter i Webfocus används månadsvis enligt vad som anges i Rutiner för kvalitetssäkring av data. Bearbetning av avvikelser följs kvartalsvis genom mätning av andel som färdigställs inom tre månader. Samtliga mål för Myndighetsutövningen följs upp kvartalsvis i Balanserat styrkort.