Riktlinjen är antagen av vård- och omsorgsnämnden den 17 maj 2017.

Transkript

1 Riktlinje Uppföljning av eget val inom hemtjänst Diarienummer: VON 2016/ Riktlinjen är antagen av vård- och omsorgsnämnden den 17 maj Riktlinjen omfattar hemtjänstinsatser som är konkurrensutsatta enligt lagen om valfrihetsystem (LOV). Riktlinjen kommer från 2018 att bli en del av en ny riktlinje som ska tas fram för uppföljning av all vård- och omsorgsverksamhet oavsett utförare. VÅRD- OCH OMSORGSKONTORET

2 2 (9) Innehållsförteckning 1. BAKGRUND SYFTE VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS UPPFÖLJNINGSANSVAR VÅRD- OCH OMSORGSVERKSAMHET ENLIGT LOV BESLUT OM INFÖRANDE AV VALFRIHETSSYSTEM UPPFÖLJNING ANSVAR FÖR UPPFÖLJNING VAD SKA FÖLJAS UPP FORMER FÖR UPPFÖLJNING Dialogträffar Kvalitetsuppföljning Årlig uppföljning Ekonomisk kontroll Löpande mätningar och kontroller Egenrapportering Individuppföljning Uppföljning på förekommen anledning GENOMFÖRANDE OCH BEDÖMNING AV KVALITET ÅTGÄRDER VID FEL OCH BRISTER REDOVISNING TILL NÄMND, UTFÖRARE OCH ALLMÄNHET PLAN FÖR UPPFÖLJNING... 9

3 3 (9) 1. Bakgrund Enligt ändringen av kommunallagen som trädde i kraft den 1 januari 2015 har kommunfullmäktige antagit ett program med mål och riktlinjer för verksamhet som utförs av privata utförare. Programmet gäller där kommunen lämnat över vården av en verksamhet till en privat utförare som kommunen ingått avtal med, enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om valfrihetssystem (LOV). Kommunen ställer utifrån lagkrav samma höga kvalitetskrav på privata utförare som på egna kommunala verksamheter. Programmet omfattar i tillämpliga delar även uppföljning av kommunens verksamheter som bedrivs i kommunens egen regi och som skulle kunna lämnas över till privata utförare Varje nämnd ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde och ska se till att detta regleras i de avtal och uppdragsbeskrivningar som träffas med utförare. Nämnderna ska med utgångspunkt från kommunfullmäktiges program ta fram riktlinjer för när och på vilket sätt avtal och verksamheter ska följas upp. Den här riktlinjen avser uppföljning av eget val inom hemtjänst inom ramen för lagen om valfrihetssystem (LOV). Utföraren ska på uppdrag av vård- och omsorgsnämndens utföra hemtjänst hos brukare som bor i ordinärt boende och som har fått biståndsbeslut enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen (SoL) om hemtjänst och eller avlösning i hemmet. I utförarens uppdrag ingår även att, till brukare som beviljats hemtjänst, utföra hälso- och sjukvårdsinsatser som delegerats eller anvisats av vård- och omsorgsnämndens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal. 2. Syfte Syftet med att göra uppföljning är att: kontrollera att lagar, förordningar och föreskrifter följs uppdragen utförs enligt de krav som avtalats uppsatta mål uppfylls den enskilde får vård- och omsorgsinsatser av god kvalitet utveckla och förbättra kvalitet och effektivitet i verksamheten. Riktlinjen ingår vård- och omsorgsnämndens ledningssystem för kvalitet och ska tydliggöra hur uppföljningen ska göras.

4 4 (9) 3. Vård- och omsorgsnämndens uppföljningsansvar Insatser enligt socialtjänstlagen (SoL), hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ska utföras med god kvalitet och verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Vård- och omsorgsnämndens uppföljningsansvar omfattar dessa lagar och patientlagen (PL), patientsäkerhetslagen (PSL), patientsäkerhetsförordningen (PSF) samt annan relevant lagstiftning. Definition på kvalitet enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete : att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. 4. Vård- och omsorgsverksamhet enligt LOV 4.1 Beslut om införande av valfrihetssystem Kommunfullmäktige fattade i januari 2016 beslut om att införa ett valfrihetssystem enligt LOV. Valfrihetssystemet som införs inom hemtjänst baseras på lagen om valfrihet och ett antal grundprinciper. Vård- och omsorgsnämnden har fått i uppdrag att verkställa beslutet och valfrihetssystemet ska vara i drift senast i början av Uppföljning All uppföljning ska ske med balans mellan tillit och kontroll. En löpande dialog förs med utföraren för att skapa tydlighet och förtroende. Det är en framgångsfaktor att förebygga fel och brister innan de blir för stora. Uppföljningen genomförs på ett likvärdigt sätt med samma principer för kontroll oavsett kommunal eller privat utförare. 5.1 Ansvar för uppföljning Vård- och omsorgsnämnden är ytterst ansvarig för att uppföljning och kontroll av verksamheterna inom det egna ansvarsområdet sker. Ansökan om certifiering genomförs enlig Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Upphandlingscenter ansvarar för affärsjuridisk uppföljning av privata utförare. Vård- och omsorgsdirektör har på delegation från vård- och omsorgsnämnden ansvar för att godkänna utförare i valfrihetssystem enligt LOV, teckna av avtal och uppdrag samt ansvara för ekonomiska frågor och samordning av uppföljningen. Vård- och omsorgskontorets beställnings- och uppföljningsenhet ansvarar för att upprätta riktlinjer för uppföljning, genomföra, analysera och sammanställa,

5 5 (9) rapportera genomförd uppföljning till vård- och omsorgsnämnd, utförare och allmänhet. Medicinskt ansvariga följer upp hälso- och sjukvårdsinsatser enligt gällande lagstiftning. Socialt ansvariga och sakkunniga med ansvar för verksamhetsuppföljning följer upp enligt gällande lagstiftning för socialtjänsten. Myndighetsutövningen ansvarar för att följa upp biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen på individnivå. Ekonomienheten ansvarar för regelbunden uppföljning av ekonomiskt status och fakturahantering. Systemförvaltningen ansvarar för upprättande och regelbunden uppföljning av hur rutiner och manualer kopplat till verksamhetssystemen och tids- och insatsregistrering efterlevs. 5.2 Vad ska följas upp Allt utförande av biståndsbedömd hemtjänst inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde samt vissa hälso- och sjukvårdsinsatser som utförts på anvisning eller delegering från kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal. Följande insatser ingår inte i valfrihetssystemet insatser nattetid, kl besvarande och åtgärdande av trygghetslarm hemsjukvårdsinsatser som utförs av legitimerad personal hemgångsteam Dessa insatser omfattas inte av denna riktlinje utan de kommer att följas upp enligt en ny riktlinje som ska tas fram för uppföljning av all vård- och omsorgsverksamhet oavsett utförare inför Former för uppföljning Varje år fastställer vård- och omsorgskontorets beställnings- och uppföljningsenhet en tidplan för de olika formerna för uppföljning Dialogträffar Regelbundet, 8 10 gånger per år, bjuder beställnings- och uppföljningsenheten in kommunala och privata utförare till gemensamma dialogträffar. Syftet med träffarna är ett ömsesidigt utbyte av information och erfarenhet samt en kontroll av att överenskomna samverkansrutiner finns och fungerar. Träffarna kan vara både frivilliga och obligatoriska beroende på innehåll. Dagordning och minnesanteckningar från dialogträffarna publiceras på kommunens hemsida

6 6 (9) Kvalitetsuppföljning Medicinskt ansvariga (MAS och MAR), socialt ansvariga samordnare (SAS) och sakkunniga med ansvar för verksamhetsuppföljning utför uppföljning och kontroll av verksamheternas ansvar, dokumentation, rutiner och verkställighet av beslut om hemtjänst enligt SoL samt utförande av hälso- och sjukvårdsinsatser enligt HSL efter anvisning eller delegering. Kvalitetsuppföljning sker med utgångspunkt från lagstiftning, vård- och omsorgsnämndens ledningssystem för kvalitet, riktlinjer för egenkontroll samt fastställda förutsättningar och krav för uppdraget eget val inom hemtjänst. Som metod för kvalitetsuppföljningen används granskning av olika faktaunderlag och dialogbesök i verksamheten. Kvalitetsuppföljning på enhetsnivå sker av alla utförare minst en gång under fyra år. Avvikelser och klagomål ska rapporteras i verksamhetssystemet Treserva. Utföraren ska minst två gånger per år, 15 januari och 15 augusti, skicka en sammanställning över inkomna och utredda synpunkter och klagomål och lex Sarah utredningar till beställnings- och uppföljningsenheten. Privata utförare ska i tillämpliga delar följa beslutad handbok för avvikelsehantering inom vård- och omsorgskontoret Årlig uppföljning Utföraren ska senast 15 mars aktuellt verksamhetsår lämna in en verksamhetsplan som beskriver verksamhetens planering för att nå aktuella politiska och verksamhetsmässiga mål och uppsatta krav. Senast 15 januari året efter ska utföraren lämna in en verksamhetsberättelse med kvalitetsredovisning som visar resultatet av genomförda aktiviteter, måluppfyllelse och uppnådd kvalitet. Verksamhetsberättelsen ska även redovisa aktuell personalbemanning och medarbetarnas kompetensnivå. Kontroll att verksamhetsplan och verksamhetsberättelse inkommit i rätt tid görs av beställnings- och uppföljningsenheten som även granskar att innehållet motsvarar uppställda krav. Verksamhetsberättelserna utgör underlag för vård- och omsorgsnämndens årliga verksamhetsberättelse Ekonomisk kontroll Upphandlingscenter genomför vid ansökningstillfället och därefter med viss regelbundenhet kontroller av bland annat betalningsanmärkningar, konkurs, tvångsförvaltning eller liknande, restförda skatter och sociala avgifter samt eventuellt näringsförbud. Månadsvis, innan ersättning betalas ut till utföraren, görs kontroll att det fakturerade beloppet överensstämmer med beviljade och utförda insatser. Kontrollen görs i verksamhetssystemet Treserva.

7 7 (9) Löpande mätningar och kontroller Alla utförare ska medverka i och rapportera till nationella kvalitetsregister som berör verksamhetsområdet som kommunernas kvalitet i korthet (KKIK), Senior Alert, Svenska Palliativregistret och Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD). Utföraren ska skriftligt lämna in de uppgifter som krävs för att kommunen ska fullgöra sin skyldighet att lämna statistik till Socialstyrelsen (SoS), Sveriges kommuner och landsting (SKL) och eller Statistiska centralbyrån (SCB). För att verksamhetsstatistik, indikatorer och volymer ska kunna följas ska utföraren registrera enligt upprättade manualer och delta i utbildningsinsatser för verksamhetssystemen Treserva och TES. Systemförvaltningen gör regelbundna kontroller, minst en gång per år, att rutinerna för verksamhetssystemen och tidsoch insatsregistrering efterlevs. Systematiska loggkontroller ska utföras två gånger per år och särskilda stickprovskontroller utförs på förekommen anledning. Uppföljning och kontroll görs av att gällande lagstiftning om utdrag ur belastningsregister följs Egenrapportering Utföraren kan utöver regelbundna mätningar åläggas att skriftligt rapportera in uppgifter och data som behövs för beställarens uppföljning och kontroll av verksamheten. Självskattningsformulär och enkäter används som metod. Underlagen används i dialog och vid dialogbesök med utföraren Individuppföljning Myndighetsutövningens handläggare följer regelbundet upp beslutade insatser när behoven förändras eller en gång per år. Insatserna följs upp så länge de pågår. Uppföljning sker systematiskt och bygger på samtal med den enskilde och uppgifter från utföraren. Uppföljning med den enskilde genomförs genom telefonkontakt, hembesök eller vid vård- och omsorgsplanering. Uppföljning syftar till att bedöma om den enskilde får sina aktuella behov tillgodosedda och om det är aktuellt att ompröva eller besluta om nya insatser. Utföraren och den enskilde har skyldighet att bidra i uppföljningen. Samtliga brukare med stöd från hemtjänst ges möjlighet att delta i Socialstyrelsens årliga brukarundersökning för äldre. Verksamhetens resultat ingår som en del i uppföljningen Uppföljning på förekommen anledning Händelsestyrd uppföljning sker på förekommen anledning utifrån särskilt intresse, identifierade brister vid uppföljning eller andra signaler om brister i verksamheten. Denna typ av uppföljning kan variera såväl i omfattning som metod.

8 8 (9) För att tidigt identifiera och förebygga oegentligheter är kommunen vaksam på olika signaler som kan indikera att något inte står rätt till hos en utförare. Signalerna behöver inte var för sig innebära brister men återkommande och sammantaget kan de utgöra grund för uppföljning på förekommen anledning. Exempel på sådana signaler: Hög personalomsättning, täta chefsbyten och hög andel vikarier Upprepade avvikelser, synpunkter och klagomål, genomförda utredningar enligt lex Sarah Onormal ökning av beviljad och utförd tid Bristande tillgänglighet Brister vid ekonomisk kontroll 5.4 Genomförande och bedömning av kvalitet Ansvariga för genomförande och bedömning av kvalitet är medicinskt ansvariga, socialt ansvariga samordnare och sakkunniga inom vård- och omsorgskontorets beställnings- och uppföljningsenhet. Uppföljningen sker i samverkan med vårdoch omsorgskontorets myndighetsutövning, ekonomienhet och systemförvaltning. Uppföljningen sker i tre steg: 1. Insamling av faktaunderlag 2. Dialog med utföraren och vid behov dialogbesök i verksamheten 3. Sammanställning av rapport till utförare och vård- och omsorgsnämnd som publiceras på kommunens hemsida. Faktaunderlagen omfattar olika typer av handlingar som exempelvis dokumentation inklusive genomförandeplaner och vårdplaner, hygienobservationer, rehabiliteringsnivåer, uttag ur olika kvalitetsregister, avvikelser, synpunkter och klagomål, resultat från brukarundersökningar och myndighetsutövningens individuppföljning. I dialogen med utföraren används checklistor, självskattningsformulär och enkäter som bygger på uppsatta förutsättningar och krav i lagstiftning, avtal, uppdrag samt vård- och omsorgsnämndens ledningssystem för kvalitet. Resultatet av uppföljningen sammanställs i en rapport där verksamhetens förmåga att leva upp till mål och krav framgår. De kvalitetskriterier som ingår i uppföljningen bedöms utifrån en tregradig skala. Godkänd 3 Delvis godkänd med förbättringsbehov 2 Inte godkänd med brister som kräver åtgärdsplan 1

9 9 (9) 6. Åtgärder vid fel och brister Om uppföljningen påvisar fel och brister är det första steget att uppmärksamma utföraren om felet och begära att det ska åtgärdas. 1. Identifierade fel och brister ska alltid kommuniceras via dialog och påpekande till utföraren. 2. För fel och brister som identifieras och bedöms vara av väsentlig betydelse ska en åtgärdsplan upprättas och genomföras. 3. Vid bedömning om otillräckliga åtgärder kan avstängning från valbarhet i valfrihetssystemet tillämpas. 4. Vid fortsatt uppvisande av brister eller upprepade stora brister av väsentlig betydelse kan kommunen med stöd från Upphandlingscenter häva avtalet Åtgärder vid fel och brister skiljer sig mellan privat och kommunal utförare. Kommunens ansvar enligt kommunallagen innebär att det inte är möjligt att häva ett uppdrag till den kommunala utföraren. 7. Redovisning till nämnd, utförare och allmänhet Resultatet av genomförd uppföljning dokumenteras i standardiserade rapporter med varierande omfattning. Uppföljningsrapporten kommuniceras och sakgranskas av berörd utförare innan redovisning till vård- och omsorgsnämnd. Samtliga uppföljnings-rapporter publiceras på kommunens hemsida. En kortfattad sammanställning av årets genomförda uppföljningar ingår även i den förvaltningsövergripande verksamhetsberättelsen helår som redovisas till vårdoch omsorgsnämnden varje år i februari. 8. Plan för uppföljning Vård- och omsorgskontorets beställnings- och uppföljningsenhet fastställer en årlig plan för de olika formerna för uppföljning där det framgår när och vilka utförare som ska följas upp. Planen för nästkommande år fastställs av beställnings- och uppföljningsenheten och redovisas till vård- och omsorgsnämnden senast i november året innan.