Förslag till beslut. Sammanfattning av ärendet

Transkript

1 /779 1(10) Vår adress Sociala sektorn Borlänge kommun Adress Omsorgsnämnden Besöksadress Röda vägen 50 Handläggare, telefon, e-post Paulina Karlsen Nämnd Datum Omsorgsnämnden Tjänsteskrivelse Omsorgsnämndens svar till Kommunrevisionens granskning av Uppföljning av myndighetsbeslut inom område lagen som stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS Förslag till beslut Yttrande kommunrevisionens granskning av uppföljning av myndighetsbeslut inom område lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS godkänns. Sammanfattning av ärendet De förtroendevalda kommunrevisorerna i Borlänge kommun har givit revisionsbyrån KPMG i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens uppföljning av myndighetsbeslut inom område LSS. Uppdraget ingår i revisionsplanen för Granskningen har fokuserat på tre områden avseende formellt beslutade rutiner för biståndsbedömning, handläggning och uppföljning. Granskningen har även fokuserat på om omsorgsnämnden har följt beslutade rutiner inom området LSS. Ytterliggare ett kontrollmoment har varit dokumentationssäkerhet. KPMG konstaterar att det finns beslutade riktlinjer enligt 9 LSS från dock är dessa riktlinjer allmänt hållna och lämnar ingen vägledning avseende varken biståndsbedömning, handläggning eller uppföljning. KPMG konstaterar även att rutin saknas för journalgranskning samt att ingen kontroll gjordes av dokumentation i journalerna under 2014 i enlighet med omsorgsnämndens rapport internkontroll Det sista kontrollmomentet som gällde dokumentationssäkerhet enligt LSS konstaterar att det finns brister i hur man skriver i dokumentationen samt att alla verksamheter ännu inte börjat använda verksamhetssystemet VIVA. På vissa arbetsplatser förvaras heller inte dokumentation inlåst.

2 /779 2(10) Granskningen rekommenderar omsorgsnämnden att säkerställa att åtgärder genomförs enligt nedan beskrivna punktlista Granskningen rekommenderar att omsorgsnämnden Säkerställer att tidsbegränsade beslut följs upp innan besluten går ut. Säkerställer att beslut utförs i enlighet med beslutet. Säkerställer att det tydliggörs vad akterna bör innehålla. Säkerställer kvaliteten på den journalföring som görs. Säkerställer att den enskildes delaktighet framgår i dokumentationen. Säkerställer att både beställare och utförare använder det gemensamma verksamhetssystemet VIVA. Förslag på nya riktlinjer enligt 9 LSS är framtagna. Säkerställer att de fastställs och införs. Beslutsunderlag Rapport KPMG- Granskning av uppföljningsrutiner vid myndighetsbeslut inom LSS Riktlinjer LSS Dnr 2015/ Riktlinjer Sol Dnr 2015/ Riktlinjer Socialpsykiatri Dnr 2015/ Borlänge Kommuns riktlinjer för insatser enligt 9 LSS. Dnr 2012/81 Handläggning och dokumentation- Rutiner inom myndighetsutövningen i Borlänge kommuns äldre- och handikappomsorg 2013 Dnr 2013/59 Riktlinjer för Borlänge kommuns äldre- och handikappomsorg Dnr 2013/58

3 /779 3(10) Beskrivning av ärendet Inledning Omsorgsnämndens beslutade riktlinjer i ärendet (Dnr 2015/37655 LSS, 2015/37372 SoL, 2015/37656 Socialpsykiatri) All biståndshandläggning och dokumentation inom omsorgsnämndens verksamheter i Borlänge kommun ska ske på ett behovsinriktat, systematiskt och strukturerat sätt med ICF som utgångspunkt. ICF är klassifikationer som har utvecklats av Världshälsoorganisationen (WHO) för att tillämpas på olika aspekter av hälsa. Genom att använda ICF är det möjligt att beskriva individens situation såväl fysiskt, psykiskt som socialt. Individens behov blir därigenom synliggjorda och uppmärksammade vilket ger stöd för vilka insatser som är lämpliga och hur dessa kan utformas och följas upp. Det ger även underlag för vilken kompetens som behövs för att tillgodose individens behov och säkra individens egna resurser. IBIC Individens Behov I Centrum, är benämningen på den utrednings- och dokumentationsmodell som används inom omsorgsnämnden i Borlänge kommun och som grundar sig på ICF. IBIC är den modell som Borlänge har utvecklat utifrån Socialstyrelsens rekommendationer i ÄBIC (Äldres Behov i Centrum) och som stödjer ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt som ger möjlighet till strukturerad dokumentation. Syftet med IBIC är att människor med funktionsnedsättning i Borlänge ska erhålla en professionell handläggning där utredningsmetodik, bedömning, beslut om insatser, beställning, genomförandeplaner samt uppföljning är enhetlig i kommunen. Syftet är vidare att individperspektivet och den enskildes delaktighet i utredning och verkställighet säkerställs. Med IBIC sker också uppföljning utifrån individens mål, resultat och upplevelse av kvalitet. Att säkerställa att insatser blir utförda och att individens behov tillgodoses samt stärka individens egna resurser är en av förutsättningarna för att omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning inriktas på att de får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Att IBIC är behovsinriktat betyder att det syftar till att ge hjälp och stöd med utgångspunkt från personens individuella behov i centrum. Verksamhetssystemet VIVA är anpassat efter IBIC. Granskningen av KPMG rekommenderar att omsorgsnämnden säkerställer att tidsbegränsade beslut följs upp innan beslutet går ut enligt punkt nedan. Säkerställande av att tidsbegränsade beslut följs upp innan besluten går ut Enligt omsorgsnämndens riktlinjer ska systematiska uppföljningar av pågående insats göras. Detta ska ske av såväl myndighetsutövare som verkställighet minst en gång per.

4 /779 4(10) När det gäller verksamhetssystemet VIVA är alla beslut kodade i systemet som tillsvidarebeslut, även om beslutet är tidsbegränsat. Beslutet upphör därmed inte att verkställas även om tiden för beslutet har gått ut. Kodning i enlighet med tillsvidare beslut har, vid införandet av VIVA 2013, varit en säkerhetsåtgärd för att den enskilde inte skall stå utan insatser i händelse av att biståndshandläggare inte hinner ompröva ärendet. Målet har sedan införandet av VIVA 2013 varit att kodning sker enligt tidsbegränsade beslut och att biståndshandläggare hinner ompröva dessa ärenden i tid. Verkställighet följer alltid upp ärenden minst en gång per år. Detta säkerställs genom ett eget utformat system inom verksamheten handikappomsorg. Verksamheten personlig assistans avser att upprätta samma system Borlänge kommuns revisorer bedömer att det kan föreligga en risk för att det kan finnas brister i kommunens uppföljning av myndighetsbeslut och bedömer att god intern kontroll inom området är väsentligt för att verksamheten ska bedrivas på ett tillfredställande sätt. Enligt uppgifter i revisionsrapporten har varken biståndsverksamheten eller handikappomsorgen tidigare hunnit genomföra uppföljningar av insatsen kontaktperson. Detta framgår även av IVO:s tillsynsrapport av myndighetsutövning som genomfördes i november 2015 (Dnr:2015/35628). I samma rapport uppmanar IVO nämnden att se till att denna situation inte uppstår, dvs. att handläggarna inte hinner med uppföljningar. Enligt IVO bör nämnden vidta åtgärder så att tidsbegränsade beslut följs upp innan besluten går ut för att försäkra sig om att handläggningen sker på ett rättsäkert sätt. I Borlänge kommun finns det sex handläggartjänster motsvarande 5,7 årsarbetare som handlägger ärenden enligt LSS. De handlägger även ärenden enligt socialtjänstlagen för personer som omfattas av LSS, socialpsykiatri och hemtjänst. Handläggarna har en enhetschef, tillika 1:e biståndhandläggare. Biståndshandläggarna/LSS arbetar med både barn och vuxna och har ca ärenden per handläggare. Socialstyrelsen konstaterar i Lägesrapporten 2013 Tillståndet och utvecklingen inom hälso- och sjukvården, socialtjänst att det finns ett samband mellan antalet ärenden och andelen uppföljda beslut per handläggare. I de kommuner där antalet ärenden per handläggare översteg 88 ärenden så minskade andelen uppföljningar. Socialstyrelsen konstaterar vidare att var fjärde kommun med få ärenden per handläggare (under 87) följer upp majoriteten av sina beslut inom ett år avseende insatsen daglig verksamhet. Motsvarande andel uppföljningar bland kommuner med många ärenden per handläggare var endast 9 %. I dag tvingas verksamhetschefen för biståndshandläggning att prioritera vilka insatser som måste omprövas innan beslut löper ut. Prioriteringen gäller främst insatser inom 9 p.2 LSS- biträde av personlig assistent eller ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för sådan assistans, till den del av behovet av stöd inte täcks av beviljade assistanstimmar, enligt 51 kap. socialförsäkringsbalken. Prioritering görs även för ärenden/insatser gällande barn. Prioriteringarna har sin grund i kommunens negativa kostnadsutveckling för personlig assistans samt barnperspektivet i bland annat FN-s barnkonvention.

5 /779 5(10) Barnperspektiv Samtliga biståndshandläggare arbetar utifrån utredningsmodellen IBIC. Modellen stödjer överenskommelsen mellan regeringen och SKL från 2013 om ett nationellt utvecklingsarbete av en evidensbaserad praktik inom verksamhetsområdet Stöd till personer med funktionsnedsättning Vilket innefattar 1. Systematisk uppföljning 2. Barn och ungas delaktighet och inflytande. 3. Förstärkt brukarmedverkan Arbetet med att förstärka barnperspektivet i biståndshandläggning har varit ett genomgående tema sedan 2013 med bland annat utbildningar om barns delaktighet/inflytande och samtal. Borlänge kommuns biståndshandläggare deltar i Region Dalarnas satsning/uppdrag att stödja kommunernas arbete med att öka barn och ungas delaktighet och inflytande inom verksamhetsområdena; stöd till personer med funktionsnedsättning samt barn och unga. Biståndshandshandläggarna har bland annat deltagit i inspirationsdagar i länet för ökad delaktighet för barn och unga, kommunikation och kognition i det goda samtalet, ökad brukardelaktighet och inflytande för barn och unga. I omsorgsnämndens reviderade riktlinjer har barnperspektivet förstärkts. Granskningen av KPMG rekommenderar att omsorgsnämnden säkerställer att beslut utförs enligt fattat beslut som beskrivs i punkten nedan. Säkerställer att beslut utförs i enlighet med beslutet Hur omsorgsnämndens beslut om en insats praktiskt ska genomföras ska dokumenteras i en genomförandeplan. I planen ska det framgå vad målet med stödet är, vad som ska göras, när och hur. Utföraren och den enskilde ska skriva planen tillsammans. Utgångspunkten ska vara att den enskilde själv ska medverka (alternativt legal företrädare) och vara delaktig i planeringen utifrån sina förutsättningar. Genomförandeplanen ska vara upprättad senast två veckor efter det att uppdraget har startat hos den enskilde. Planen ska uppdateras och vara aktuell. När genomförandeplanen är upprättad ska ett exemplar sändas till biståndshandläggaren för uppföljning avseende beslutets samstämmighet med genomförandeplanen dvs. att den enskildes rättigheter verkställs i förhållande till beslutet. Genomförandeplanen och socialdokumentation inom verkställigheten är ett viktigt underlag för biståndshandläggaren när insatsen ska följas upp och/eller omprövas. Detta ska ske kontinuerligt, minst en gång per år eller vid behov. Uppföljning eller omprövning ska dokumenteras i verksamhetssystemet enligt gällande riktlinjer. I de ärenden där genomförandeplan inkommer till biståndshandläggare, sker alltid en sådan granskning/uppföljning. Om biståndshandläggare efter granskning bedömer att planen överensstämmer med beslutet signeras genomgörandeplanen av biståndshandläg-

6 /779 6(10) gare och återsänds till utföraren. Om biståndshandläggare inte tillstyrker genomförandeplanen tas kontakt med berörd enhetschef för revidering. Därmed säkerställer biståndshandläggare alltid att insatsen utförs i enlighet med fattat beslut. Inom verkställighet har inte genomförandeplaner upprättats i samtliga ärenden. I de ärenden där genomförandeplan har upprättats förekommer skillnader i kvalitet. För att säkerställa att genomförandeplan upprättas, uppfyller god kvalitet och att det sker i verksamhetssystemet enligt IBIC i VIVA ska samtliga enhetschefer ha fått en fördjupad utbildning i socialdokumentation och genomförandeplan under perioden Medarbetare inom verkställigheten skall genomgå utbildning i social dokumentation och genomförandeplan enligt IBIC. Utbildningsinsatserna påbörjas under hösten 2016 och finansieras av statliga medel. Målet är att medarbetare har genomgått utbildning våren Verkställigheten har även utsett så kallade superanvändare i ämnet som skall kunna stödja och vägleda medarbetare i uppdraget. Utvecklingsarbetet har inneburit att genomförandeplaner till viss del har börjat upprättas i VIVA under Målet är att samtliga brukare har en upprättad genomförandeplan enligt IBIC i verksamhetssystemet VIVA vid årsskiftet 2017/2018. Detta ska säkerställas genom upprättad utbildningsplan. Förbättringsarbete gällande genomförandeplaner och socialdokumentation kommer att följas upp genom internkontroll. I ärenden som avser personlig assistans enligt SFB (Socialförsäkringsbalken) medföljer ingen beställning till utföraren enligt IBIC, vilket innebär en särskilt utmaning i upprättande av genomförandeplaner. Berörda verksamheter kommer därför att bjuda in handläggare från Försäkringskassan under hösten 2016 i syfte att finna utvecklingsvägar. I nämndplanen för omsorgsnämnden är en av indikatorerna Andel brukare som anser att medarbetarna vet vilka insatserna är och hur de ska genomföras. Indikatorn kommer att följs upp genom intern kontroll. Granskningen av KPMG rekommenderar att omsorgsnämnden säkerställer att det tydliggörs vad akter bör innehålla enligt punkt nedan Säkerställer att det tydliggörs vad akterna bör innehålla Ett utvecklingsarbete i arkivhantering har påbörjats i kommunen. Sociala sektorn kommer att inleda en revidering av arkiveringsrutiner samt utbilda berörd personal i hantering av akter. Detta kommer ske parallellet med det utvecklingsarbete som Borlänge kommun påbörjat. Revidering av arkiveringsrutiner och utbildning till berörd personal i hantering av akter ska vara klart senast Granskningen av KPMG rekommenderar att omsorgsnämnden säkerställer kvalitén på journalföring enligt punkt nedan.

7 /779 7(10) Säkerställer kvaliteten på den journalföring som görs. Enligt rapporten saknas rutin för journalgranskning. Verksamheten för biståndshandläggning LSS/Socialpsykiatri har avsatt tider för återkommande aktgranskning i årsplanering. Aktgranskning i form av kollegiegranskning kommer att ske under april och oktober varje år. Aktgranskning innebär att hela personakten granskas utifrån arkivhantering, journal utredning, beslut, beställning, målformulering och uppföljning. Varje akt kommer att avidentifieras avseende personuppgifter liksom namn på handläggaren. Mall för granskningen utgår från den mall som IVO använder vid tillsyner. Resultatet av aktgranskningen kommer att ligga till grund för en åtgärdsplan inom verksamheten. Samma hantering av aktgranskning kommer att ske inom biståndshandläggning avseende stöd och hjälp i ordinärt och särskilt boende enligt SoL. Verksamheten för biståndshandläggning har redan vidtagit åtgärder avseende social dokumentation genom att upprätta en åtgärdsplan. Resultat kommer att följas upp i samband med aktgranskning i april och september varje år enligt plan. Granskningen av KPMG rekommenderar omsorgsnämnden att säkerställa den enskildes delaktighet i dokumentation enligt punkt nedan. Säkerställer att den enskildes delaktighet framgår i dokumentationen. Vid utredning och hembesök från biståndshandläggare ställs frågor till den sökande om sin situation/behov utifrån nio livsområden enligt ICF/IBIC. Förfrågningsunderlag skickas ut i förväg till den sökande för att förbereda denne på vilka frågor biståndshandläggaren kommer att ställa. Svaren från den enskilde sammanställs i ett samtalsdokument som sedan kommuniceras med den sökande. Samtalsdokumentet arkiveras. Därigenom säkerställs den enskildes delaktighet. Metoden med särskilt samtalsdokument infördes i januari Kommunikationshjälpmedel, till exempel samtalsmattor kan vara ett stöd vid detta arbete där det svårt att kommunicera. En samtalsmatta är ett verktyg som består av en uppsättning bilder. Det kan gälla bilder för en visuell skala, för olika samtalsämnen eller frågeställningar som relaterar till samtalsämnet med det enskilde. Att man använt kommunikationshjälpmedel ska dokumenteras både hos verkställighet och hos biståndshandläggningen för att säkerställa den enskildes delaktighet. Syftet med att använda IBIC är att bland annat att individperspektivet säkerställs. För att säkerställa att den enskildes delaktighet dokumenteras, ingår den punkten i den aktgranskning som kommer ske två gånger per år.

8 /779 8(10) När det gäller att säkerställa delaktighet inom verkställigheten och arbetssättet IBIC kommer enhetschefer och medarbetare att genomgå fördjupad utbildning i social dokumentation för att kunna upprätta genomförandeplanen. Det innebär att den enskilde har fått varit delaktig och att detta dokumenteras på rätt sätt och förs in i verksamhetssystemet VIVA. Granskningen av KPMG rekommenderar att omsorgsnämnden säkerställer att både beställare och utförare använder det gemensamma verksamhetssystemet VIVA enligt punkt nedan. Säkerställer att både beställare och utförare använder det gemensamma verksamhetssystemet VIVA All utredning och dokumentation gällande biståndshandläggningen sker inom verksamhetssystemet VIVA. För att säkerställa att inget enskilt ärende faller utanför VIVA så mottas alla skriftliga ansökningar av en extern funktion som registrerar ansökan i VIVA och skickar meddelande till en enskilde om att dennes ansökan är inkommen. Alla enhetschefer i verkställigheten använder sig av VIVA. Ett projektarbete (Förändrat arbetsätt steg 2) pågår inom sociala sektorn. I projektet ingår bland annat förenklad dokumentationshantering genom mobil applikation i Ipad. Projektet kommer att utvärderas under Syftet med införandet av mobil applikation inom hela sociala sektorn är bland annat att förenkla för baspersonalen att dokumentera. Den mobila applikationen/dokumentationen är direkt kopplad till verksamhetssystemet VIVA och följer IBIC. Granskningen av KPMG rekommenderar att omsorgsnämnden säkerställer att nya riktlinjer tas fram för LSS enligt punkt nedan Förslag på nya riktlinjer enligt 9 LSS är framtagna. Säkerställer att de fastställs och införs. Borlänge kommuns riktlinjer för insatser enligt 9 LSS (Dnr 2015/37655) som antogs av omsorgsnämndens arbetsutskott ersatte Borlänge kommuns tidigare riktlinjer för insatser enligt 9 LSS. (Dnr 2012/81). De reviderade riktlinjerna ersatte även tidigare riktlinjer för handläggning- och dokumentation- Rutiner inom myndighetsutövningen i Borlänge kommuns äldre- och handikappomsorg 2013 (Dnr 2013/59). KPMG hävdade i sin granskning att det fanns beslutade riktlinjer enligt 9 LSS från men att riktlinjerna var allmänt hållna och lämnade ingen vägledning avseende biståndsbedömning, handläggning eller uppföljning.

9 /779 9(10) Omsorgsnämnden menar dock att en sådan riktlinje funnits genom rutinen Handläggning och dokumentation- Rutiner för myndighetsutövning i Borlänge kommuns äldre-och handikappomsorg 2013 (Dnr 2013/59). De reviderade riktlinjerna är mer preciserade och ger tydligare vägledning avseende biståndsbedömning. De innefattar även vägledning för handläggning, dokumentation och uppföljning. De nu reviderade riktlinjerna överensstämmer med SKL:s rekommendationer (Cirkulär 14: ) om tre nivåer på uppdraget kontaktperson. I de reviderade riktlinjerna framgår att insatsen skall tidsbegränsas normalt till två år. Myndighetsutövarens och utförarens ansvar att följa upp ärendet minst en gång per år kvarstår dock. Inom verksamheten för biståndshandläggning samt verkställighet pågår nu revidering av rutiner utifrån de antagna riktlinjerna. Arbetet har påbörjats och målet är att rutiner utifrån ärendehanteringsprocessen skall vara reviderade och upprättade under En indikator i nämndplan för omsorgsnämnden är att vård och omsorgskedjan stärks via tydliga riktlinjer och stärker individuella behov och delaktighet, vilket kommer att säkerställa resultaten av förbättringsarbeten. Sammanfattning Omsorgsnämnden har tydliga riktlinjer för biståndsbedömning, handläggning och dokumentation. Ett stort utvecklingsarbete pågår inom sociala sektorn med syfte att bland annat höja kvalitén gällande utredning, dokumentation, genomförandeplan, uppföljning, delaktighet och kvalitetssäkring. Detta görs bland annat genom projektet- Förändrat arbetssätt steg 2. Ett delsyfte med projektet är införandet av mobil applikation inom hela sociala sektorn som ska förenkla för baspersonalen att dokumentera och därmed säkra kvaliteten på den journalföring som upprättas. Den mobila applikationen/dokumentationen är direkt kopplad till verksamhetssystemet VIVA och är uppbyggd enligt IBIC. Ärendemängden per LSS handläggare tillåter inte en garanti för att samtliga ärenden med tidsbegränsade beslut hinner omprövas i tid. Genom IBIC och deltagande i Region Dalarnas uppdrag att stödja kommunernas arbete med att öka barn och ungas delaktighet och inflytande inom verksamhetsområdena; stöd till personer med funktionsnedsättning samt barn och unga, arbetar sociala sektorn aktivt med att säkra delaktighet och barnperspektivet. Under 2016 kommer en projektbeställning att upprättas till utvecklingskontoret gällande ett uppdaterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för den sociala sektorn. Syftet är att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert och tillfredställande sätt genom hela ärendehanteringsprocessen. Bland annat i alla de delar som kommunrevisionen funnit brister.

10 /779 10(10 ) Ekonomiska konsekvenser Kostnader för utbildningsinsatser för att förstärka de delar som kommunrevisionen funnit brister inom finansieras genom statliga medel (Kunskapssatsning på Baspersonal inom äldre-handikappomsorg) och inom befintlig budgetram. Införande av mobil applikation finansieras delvis med statliga medel och delvis inom befintlig budgetram. Barnperspektivet Beslutet innebär konsekvenser för barn och ungdomar. Om nej, besvaras inte fler frågor. Om ja, beskriv hur. Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. Hänsyn till barn och ungdomar har tagits. Ja Nej Anna Andersson Sektorchef Social sektorn Bilagor 1 Omsorgsnämndens svar till kommunrevisionens granskning av uppföljning av myndighetsbeslut inom område lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS 2 Rapport uppföljning av myndighetsbeslut inom område LSS Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Omsorgsnämnden