Växjö kommuns revisorer. Uppföljning av tidigare granskning av skolpersonalens psykosociala arbetsbelastning. Revisionsrapport.

Transkript

1 ABCD Växjö kommuns revisorer Uppföljning av tidigare granskning av skolpersonalens psykosociala arbetsbelastning Revisionsrapport KPMG Bohlins AB

2 ABCD Växjö kommuns revisorer Uppföljning av skolpersonalens psykosociala arbetsbelastning Innehåll 1. Bakgrund och syfte 1 2. Avgränsning 1 3. Metod 1 4. Revisionsrapport november 2001 Grundskolan den psykosociala situationen Åtgärder och kommentarer Åtgärder Förändringar i organisationen Medarbetarenkät Kommentarer från skolledare, personal och fackliga förtroendevalda 3 5. Sammanfattade iakttagelser 5 Bilagor 1-4

3 1. Bakgrund och syfte I november 2001 genomförde kommunens revisorer en granskning av den psykosociala arbetssituationen i grundskolan. Syftet med föreliggande granskning är att göra en uppföljning av de åtgärder som skol- och barnomsorgsnämnden har vidtagit med anledning av resultatet av 2001 års granskning. 2. Avgränsning Granskningen har skett utifrån granskningsrapport Grundskolan - den psykosociala situationen del 1 och kommunens revisorers missivbrev daterat 24 januari 2002 (bilaga 1) samt skol- och barnomsorgsnämndens svar Dnr 02/ till kommunens revisorer (bilaga 2). 3. Metod Granskningen har skett genom intervjuer med ansvariga tjänstemän, skolledare, fackliga förtroendemän och skolpersonal samt granskning av erforderliga dokument. Verifiering av åtgärder har skett genom intervjuer med skolledare och pedagogisk personal i ett område från norra verksamhetsområdet. Totalt har 13 intervjuer genomförts med förvaltningschef, personalsekreterare, rektor med resultatansvar för område, Lärarförbundet, Skolledarförbundet, Lärarnas riksförbund och pedagogisk personal. Förvaltningschefen har sakgranskat rapporten. 4. Revisionsrapport november 2001 Grundskolan den psykosociala situationen Under 2001 granskade revisorerna skolledares och undervisande personals psykosociala situation inom grundskolan i Växjö. Granskningen utfördes av Öhrlings PriceWaterhouseCoopers (Komrev). Granskningen genomfördes via enkät till alla skolledare och undervisande personal, svarsfrekvens för respektive grupp var 91 % och 64 %. Svarsfrekvensen bedömdes vara tilläcklig för att få ett representativt utfall av svaren. Den bedömning som gjordes utifrån enkäten var att många uppfattade att det inte fanns någon tydlig ledningsorganisation. Detta ledde till att personalen inte fick det stöd från ledningsorganisationen som önskades. Frånvaron av stödet medförde en stressfaktor för en del av personalen. Andra stressfaktorer som personalen upplevde var det ökade antalet arbetsuppgifter, personalen önskade ett ökat stöd från huvudkontoret och arbetsledningen beträffande vilka arbetsuppgifter som skulle prioriteras. Personalen uppfattade att skolledningens arbetssätt var anonymt för personalen. Otydlig ansvarsfördelning, avsaknaden av stöd med exempelvis prioriteringar i arbetsuppgifter och hjälp 1

4 med elever som har stora svårigheter. Frånvaron av stödet från skolledningen kunde ha sin förklaring att denna grupp upplevde att de inte hann alla stipulerade arbetsuppgifter. Tilltron till den egna kunskapen och förmågan visade sig hög, när det gällde det pedagogiska arbetet. Den osäkerheten som fanns rörde främst elever som har svårigheter. För att öka tryggheten i det elevvårdande arbetet tyckte personalen att stödet borde förbättras och förtydligas eller att kunskaperna om barn i behov av särskilt stöd utvecklades. Slutsatserna i granskningsrapporten var att nämndens och huvudkontorets arbete gentemot skolorna upplevdes som anonymt. De utvärderingar som hade gjorts på verksamheten borde ha motiverats och resultaten av utvärderingarna borde ha återkopplats tydligt till skolorna. Möjligheten för personalen att påverka sin psykosociala situation begränsades, enligt utredarna, av en otydlig organisation, obestämda krav, bristfälligt stöd och otillräcklig tid. Utredarna föreslog att det vore lämpligt att skapa utrymme för arbetet med att förbättra den psykosociala situationen. Finns det inga nya resurser för detta ändamål, måste ledningen tydligt ange vilka prioriteringar som skulle göras i verksamheten. Revisorerna skickade missiv till skol- och barnomsorgsnämnden där de önskade nämndens synpunkter på rapporten avseende vilka åtgärder nämnden avsåg att vidta med anledning av de påtalade brister samt förslag. 4.1 Åtgärder och kommentarer I 4.2 beskrivs de åtgärder som nämnden vidtog med avseende på revisorernas granskningsrapport och missiv Efterföljande avsnitt beskriver den organisationsförändring som skedde 2005 eftersom denna även har bäring på revisorernas rapport från Vi vill påpeka att de åtgärder som förvaltningen har vidtagit är på uppdrag av nämnden. Kommentarerna under 4.3 härrör från intervjuer med fackliga förtroendemän, rektorer och personal. Dessa kommentarer är således värderingsfria från granskarnas sida. 4.2 Åtgärder Nämnden beslutade att ställa sig bakom förvaltningens förslag (bilaga 2) till svar vilket innebar bland annat följande åtgärder: Beträffande relationen mellan verksamheten och nämnden/huvudkontoret, svarade nämnden att de påpekande som gjorts i rapporten skulle åtgärdas genom den omorganisation på huvudkontoret som påbörjades Otydligheten i ledningsorganisationen och ansvarförhållandena skulle förtydligas, enligt nämnden, i den nya organisationen som implementerades. 2

5 För att minska anonymiteten skulle nämnden att ta fram en broschyr där huvudkontoret beskrevs och nyanställd personal skulle få information om nämndens och huvudkontorets arbetssätt. Nämnden skulle även förlägga fler sammanträden med arbetsutskottet ute i verksamheten. För att minska störningen på verksamheten och förbättra framförhållningen skulle årsplaner upprättas där det framgick tidpunkt för huvudkontorets aktiviteter och vad dessa avser. Beträffande påpekandena rörande relationen mellan personalen och skolledningen samt den psykosociala situationen, skall dessa åtgärdas bland annat genom den organisatoriska förändringen. Dessutom beslutade nämnden att alla skolledare skulle genomgå en utbildning i stresshantering för att få en större förståelse och lättare kunna identifiera riskfaktorer hos personalen. Verksamhetens problem med att klara av alla barn i behov av särskilt stöd åtgärdade nämnden genom att de extra statsbidragen övervägande skulle användas till förstärkning för barn i behov av särskilt stöd. Även utbildning i specialpedagogik skulle genomföras och genomförs årligen för personal Förändringar i organisationen 2005 Organisationsförändringens syfte var att skapa ytterligare tydlighet och utveckla stödfunktionerna (bilaga 3). Detta innebar bland annat att huvudkontorets och verksamhetschefernas arbetsuppgifter förändrades. Förändringen innebar färre verksamhetschefer, arbetsprocesserna dokumenterades och att uppdragen för verksamhetscheferna, resurschefer samt enhetscheferna gränssnitt förtydligades. Vid omorganisationen förtydligade nämnden stödet till verksamheten med barn i behov av särskilda behov genom att inrätta en särskild sektion Medarbetarenkät 2006 Under 2006 genomförde Växjö kommun en större medarbetarenkät. Skol- och barnomsorgsnämndens resultat redovisades i november samma år. Verksamheten hade 1892 respondenter av 2365 möjliga (svarsfrekvens på 77%) Enkäten rörde följande områden; arbetssituation, medarbetarsamtal, lön, utveckling och rörlighet, kommunikation, jämställdhet och mångfald, delaktighet och ledarskap. Med anledning av resultatet upprättade förvaltningen en handlingsplan.(bilaga 4) 4.3 Kommentarer från skolledare, personal och fackliga förtroendevalda Intervjuer med skolledare och fackliga ombud från Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund och Sveriges Skolledarförbund visar att organisationen upplevs tydligare idag än tidigare. Framförallt är det den senaste förändringen med två verksamhetschefer och resultatenhetschefer som har gjort ledningsfunktionen tydligare i organisationen. Förvaltningens anonymitet har utifrån skolledarperspektivet försvunnit. Idag sker kontinuerliga träffar med resultatenhetscheferna och rektorerna. Merparten av förvaltningens information sker via de månatliga träffarna med resultatenhetscheferna. Övriga rektorer uppfattar att de därefter får 3

6 informationen från resultatenhetscheferna utan fördröjning. Skolledarna uppfattar även att de får snabb respons, återkoppling och stöd från verksamhetscheferna vid behov, möjligheten till dialog är större än tidigare. Dock upplevs återkopplingen från andra enheter fortfarande brista i frågor rörande ekonomi, planering och personal. Från de fackliga organisationerna som organiserar skolledare och lärare, anser man omorganisationerna har inneburit att det har blivit ett ökat avstånd för dialog med förvaltningen utifrån personalens perspektiv. Nämnden och förvaltningen upplevs fortfarande lika anonym som tidigare. Den kommunikation som finns upplevs vara enkelriktad dvs. i form av direktiv från förvaltningen. Det förekommer viss kritik beträffande samordningen mellan olika delar av förvaltningens enheter. Det händer att bland annat att då en del information kommer från flera håll och det kan vara svårt att särskilja vem som skall ha svar på de frågor som har ställts. Exempelvis kan rektorerna få förfrågningar från flera håll beträffande ekonomiska och statistiska uppgifter. Information om nämndens beslut och förvaltningens aktiviteter finns att få på kommunens intranät. Dock fungerar intranätet dåligt tekniskt och bristen på datorer ute i verksamheten medför svårigheter för personalen att nå och ta del av informationen. Att nämnden har förlagt fler möten i lokaler ute i verksamheten har inte noterats, enligt de intervjuade. Verksamheten upplever inte att stödet från nämnden beträffande vilka prioriteringar som skall göras i verksamheten fungerar. Det finns en viss oro för att de områden som enheterna anser kan få en lägre prioritering inte överensstämmer med nämndens prioriteringar. De fackliga representanterna menar att både skolledarna och personalen åläggs mer och mer uppgifter, men att andra arbetsmoment inte kan prioriteras bort då riskerna är stora att kvaliteten försämras. Intervjuade upplever att nämnden och förvaltningen har blivit klart bättre med planeringen och framförhållningen när det gäller olika aktiviteter. Kalendarium med information om aktiviteter kommer ut i god tid. Däremot anser skolledarna och de fackliga organisationerna att det inte har skett någon förändring beträffande möjligheterna att arbeta med arbetsmiljöfrågor i den utsträckning som behövs. Det är snarare så att tiden för arbetsmiljöarbete upplevs ha minskat. Kompetensutvecklingen upplevs relativt god för resultatenhetscheferna men upplevs något sämre för rektorerna. Rektorerna har inte haft någon regelrätt utbildning i stresshantering. Rektorerna har däremot erbjudits möjlighet att genom kommunhälsan få hjälp med och kurser i stresshantering. En del av rektorerna har utnyttjat erbjudandet och har genomgått utbildning i stresshantering. Dessutom uppfattas resurserna för kompetensutveckling inte användas optimalt, en del kompetensutveckling är inte efterfrågad av personalen. Personalen anser att kommunövergripande utbildningar inte är effektiva då det inte sker någon uppföljning eller fördjupning av dessa. Dessutom menar de intervjuade att de inte är målgruppsanpassade, då skolpersonal inte är en homogen grupp. Därför uppfattas en del av de obligatoriska fortbildningarna som meningslösa för delar av personalen. Det finns behov av vidareutbildning i organisationen men skolledarna, personalen och de fackliga företrädarna anser att vidareutbildningen måste bli mer behovsanpassad. 4

7 Stödet till barn i behov av särskilt stöd fungerar bättre än tidigare. Skolorna får stöd och dialogen mellan enheten och skolorna fungerar bättre. Dock anser verksamheten att stödet inte räcker. Det som fortfarande är problematiskt är hjälpen och stödet till barn med extra ordinära behov. Det handlar främst om att dessa fall inte får extra resurser utöver det vanliga stödet. Samtliga intervjuade påpekar att det finns en ökning av elever som behöver extra stöd. Skolorna har varken resurser eller kunskaper trots de utbildningsinsatser som skett att tillgodose barnens behov av stöd. En del intervjuade anser att dessa elever kräver stora resurser och att övrig verksamhet blir lidande. Generellt uppfattar de fackliga företrädarna att personalen i verksamheten inte känner av de åtgärder som nämndens förvaltning har vidtagit för att förbättra den psykosociala arbetsmiljösituationen. En anledning till detta är enligt intervjuade de bristande resurserna. Både skolledarna och personalen har för hög arbetsbelastning, vilket medför att resurserna koncentreras på att driva den grundläggande verksamheten med bibehållen kvalitet. Möjligheterna till att förbättra arbetsmiljön är mycket liten. Det finns enligt de fackliga en uppgivenhet bland skyddsombuden då dessa anser att de brister som påtalas vid skyddsronderna inte åtgärdas trots ett flertal påpekande. Medarbetarenkäten 2006 har enligt de fackliga uppfattats som positivt bland personalen. Den omedelbara återkopplingen till personalen om resultatet uppskattades. Förvaltningen har varit mycket tydlig i att det är de närmaste cheferna som skall redovisa resultatet. Det finns även en tydlighet i de handlingsplaner som har upprättat och vilka åtgärder som skall vidtas. Däremot upplever personalen inte att åtgärderna har implementerats eller påbörjats i verksamheten. Det påpekas att personalen undrar när nämnden och förvaltningen skall genomföra de åtgärder som beskrivs i handlingsplanerna. Personalen uppfattar att det inte har skett något arbete med att förbättra de områden som inte fick fullgott resultat. 5. Sammanfattade iakttagelser Vi kan notera att nämnden har vidtagit åtgärder avseende de brister som påtalades vid revisorernas granskning av skolpersonalen psykosociala situation De åtgärder som vidtogs var främst av organisatorisk art. Genom omorganisationerna 2001 och 2005 förtydligade nämnden ledningsfunktionerna i organisationen. Nämndens åtgärder har inte fått avsedd verkan ute i verksamheten, då det inte uppfattas av personalen i verksamheten att några åtgärder har skett rörande den psykosociala och fysiska arbetsmiljön. Vi rekommenderar att nämnden gör en utvärdering av de åtgärder som vidtagits och deras effekt avseende den psykosociala arbetsmiljön. Nämnden bör även vara mer tydlig med vilka prioriteringar som skall göras ute i verksamheten. Den senaste medarbetarenkätens resultat har mottagits väl av medarbetarna och personalen har fått en snabb återkoppling av resultatet. Vi ser positivt på att nämnden och förvaltningen har utarbetat en handlingsplan för att åtgärda de brister som framkommit vid enkäten. 5

8 Det finns ett behov av att se över förvaltningens kommunikationskanaler. Det är viktigt för stora organisationer att ha goda kommunikationskanaler mellan organisationens olika delar. Detta för att kunna verkställa och implementera beslut snabbt och få återkoppling från verksamheten. Vi rekommenderar en översyn av den övergripande kompetensutveckling som anordnas. Utifrån ett effektivitetsperspektiv gäller det för nämnden att använda de resurser som finns på ett optimalt sätt. Växjö som ovan Lars Jönsson KPMG Bohlins AB 6