Revisionsrapport Arbetsmiljöarbete

Transkript

1 Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Norrbottens läns kollektivtrafikmyndighet Länstrafiken i Norrbotten AB Bussgods Norrbotten AB Susanna Huber Revisionskonsult Maj 2017

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och kontrollområden Revisionskriterier Avgränsning Metod Granskningens förutsättningar Iakttagelser och bedömningar Ändamålsenlighet Ekonomiskt tillfredsställande Intern kontroll Avslutning Sammanfattande revisionell bedömning Rekommendationer Per Stålberg Uppdragsledare Bo Rehnberg Projektledare Maj av 11

3 Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Norrbottens läns kollektivtrafikmyndighet samt lekmannarevisorerna i Länstrafiken Norrbotten AB och Bussgods i Norrbotten AB har genomfört en granskning av arbetsmiljöarbetet. Granskningen, som avgränsas till arbetet med den psykosociala arbetsmiljö, har inriktats mot följande områden; - Riskinventering och riskanalys - Mätbara mål - Resurser - Måluppfyllelse - Styrning och kontroll av verkställande organ (styrelse, motsv.) Utifrån genomförd granskning görs en sammantagen revisionell bedömning att arbetsmiljöarbetet endast i begränsad utsträckning bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen inom området bedöms vara otillräcklig. Resultat och underlag för gjorda bedömningar redovisas i följande avsnitt. För att utveckla verksamheten bör följande rekommendationer prioriteras: Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse säkerställer att det systematiska arbetsmiljöarbetet kommer igång Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse ger interna styrdokument inom området (arbetsmiljöpolicy, systematiskt arbetsmiljöarbete) högre legitimitet genom att formellt fastställa dessa genom styrelsebeslut Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse säkerställer att återrapportering och redovisning inom området fokuserar på måluppfyllelse, resultat och effekter Maj av 11

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i Norrbottens läns kollektivtrafikmyndighet (RKM) och lekmannarevisorerna i Länstrafiken Norrbotten AB (LTN) respektive Bussgods i Norrbotten AB har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det angeläget att göra en gemensam granskning inom arbetsmiljöområdet. I lagstiftning och föreskrifter regleras hur arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. En bristfällig styrning och kontroll inom området kan riskera att verksamheten inte utförs på avsett sätt. Revisionsobjekt i granskningen är förbundsdirektionen i sin roll som förbundsstyrelse samt styrelserna i Länstrafiken i Norrbotten AB och Bussgods i Norrbotten AB Syfte och kontrollområden Revisorernas och lekmannarevisorernas uppdrag regleras i kommunallagen kapitel 9 och aktiebolagslagen kapitel 10. Syftet med granskningen är att granska och pröva om förbundets och bolagens arbetsmiljöarbete bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen omfattar följande kontrollområden: Ändamålsenlighet Riskinventering och riskanalys Mätbara mål Måluppfyllelse verksamheten Ekonomiskt tillfredsställande Resurser Måluppfyllelse för ekonomi Intern kontroll Förbundsdirektionens och bolagsstyrelsernas styrning och kontroll 1.3. Revisionskriterier Kommunallagen 6:7 Aktiebolagslagen 8:4 Arbetsmiljölagen 3:2a Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4 5-7 I övrigt se kontrollområden 1.4. Avgränsning Granskningen avgränsas till den psykosociala arbetsmiljön. I tid avgränsas granskningen i huvudsak till åren I övrigt se syfte, kontrollområden och revisionskriterier. Maj av 11

5 1.5. Metod Analys av för granskningen relevant dokumentation samt kompletterande intervjuer med myndighetschef på kollektivtrafikmyndigheten, VD i Länstrafiken Norrbotten AB, VD i Bussgods i Norrbotten AB, bussgodschef Bussgods i Norrbotten AB, huvudskyddsombud Länstrafiken i Norrbotten AB samt ett arbetsplatsombud på Bussgods i Norrbotten AB. Maj av 11

6 2. Granskningens förutsättningar Norrbottens läns kollektivtrafikmyndighet bedriver sin verksamhet i såväl förvaltningssom i bolagsform. Totalt finns det inom berörda organisationer ca 90 anställda vilka fördelas enligt följande: ca 40 på Länstrafiken (LTN) med placering i Överkalix, drygt 40 på Bussgods utspridda i olika stora grupper på 14 kommuner i Norrbotten samt 7 anställda på kollektivtrafikmyndigheten (RKM) stationerade i Luleå och Överkalix. Det arbetsmiljöarbete som bedrivs i organisationen samordnas i mångt och mycket mellan organen. Lagar och föreskrifter ställer krav på att varje arbetsgivare upprättar en arbetsmiljöpolicy. Arbetsgivare åläggs även att systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten så att föreskrivna krav på en god arbetsmiljö uppfylls. Krav på dokumentation av arbetsmiljöpolicys, riskbedömningar etc. finns om det är minst 10 anställda. Följande interna styrdokument har noterats i granskningen: 1. Arbetsmiljöpolicy (upprättat ca år 2012) 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete (upprättat år 2016) Styrdokumenten finns samlade i en personalhandbok. Av intervjuer framkommer att handboken inom kollektivtrafikmyndigheten och länstrafiken nyligen har uppdaterats och den för Bussgods håller på att uppdateras. Granskade styrdokument beskriver på övergripande nivå hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i organisationen. Bland annat anges att en samrådsgrupp bestående av ledning och skyddsombud ska arbeta med strukturella arbetsmiljöfrågor. I gruppen finns representanter för länstrafikbolaget och kollektivtrafikmyndigheten. Granskningen visar att denna samrådsgrupp våren 2016 genomgått en utbildning om Arbetsmiljöverkets nya föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Föreskriften gäller från och med den 31 mars I utbildningen deltog även personal från Bussgods. Maj av 11

7 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Ändamålsenlighet I revisorernas och lekmannarevisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Med detta begrepp avses att verkställande organ och verksamheter lever upp till mål, riktlinjer och beslut samt gällande lagstiftning och föreskrifter. I denna granskning har följande kontrollområden valts för att pröva ändamålsenligheten: Kontrollområden och iakttagelser Riskinventering och riskanalys När det gäller riskinventering och riskanalys anges följande i föreskrifter och interna styrdokument: - Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2015:4) ska varje arbetsgivare regelbundet undersöka risker som finns i verksamheten. Åtgärder ska vidtas utifrån identifierade risker och om dessa inte genomförs omgående så ska de tidsplaneras. Skriftlig dokumentation av riskbedömningar krävs om det finns tio eller fler anställda. - I arbetsmiljöpolicy anges i generella ordalag att risker för ohälsa i såväl fysiskt som psykiskt avseende ska förebyggas. Policyn saknar en närmare beskrivning hur risker ska identifieras och bedömas. - I riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet anges att en samrådsgrupp bestående av VD, avdelningschefer och skyddsombud ska arbeta med och ansvara för att planera årlig kontroll av den fysiska och psykosociala arbetsmiljöns riskfaktorer. Av intervjuer framkommer att: - Samrådsgruppen skulle varit igång med sitt arbete under 2016, men arbetet har blivit försenat och beräknas komma igång under hösten Således har denna grupp inte upprättat några dokument ännu. - En systematisk riskinventering för RKM och LTN saknas men riskförebyggande arbete pågår löpande, bland annat i samband med skyddsronder och arbetsplatsbesök. Exempel som lyfts fram fokuserar framför allt på fysisk arbetsmiljö (ljudnivå, tunga lyft etc.). Det framhålls att den psykosociala aspekten av arbetsmiljön uppfattas som känsligare och svårare att fånga upp än den fysiska aspekten. - Skyddsronder har genomförts under 2016, vilket för Bussgods är tidskrävande då de anställda finns inom 14 olika kommuner. Skyddsronder har dock inte utförts på ett systematiskt sätt för tidigare år. - Ansvarsfördelningen för det systematiska arbetsmiljöarbetet upplevs som otydlig inom Bussgods verksamhetsorganisation. Maj av 11

8 I Bussgods årsredovisning 2016 lämnas information om att skyddsronder och arbetsplatsbesök genomförts på bolagets busstationer för att uppmärksamma risker och förebygga faror. Under granskning har vi tagit del av dokument som verifierar detta. Dokumentationen visar att Bussgods upprättade riskbedömningar och handlingsplaner även omfattar den psykosociala aspekten av arbetsmiljön Mätbara mål I Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2015:4 7 ) anges att varje arbetsgivare ska formulera rimliga och tydliga mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (AFS 2015:4 7 ). Målarbetet bör utgå från arbetsmiljöpolicyn och målen syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetstagare ska både känna till målen samt ges möjlighet att vara delaktiga då dessa arbetas fram. Ett råd från Arbetsmiljöverket är att arbetsgivaren har en tydlig strategi för att nå måluppfyllelse samt att målen är förankrade både i ledningen och i övriga delar av organisationen. Skriftlig dokumentation av mål (och policy) krävs om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Granskning av intern arbetsmiljöpolicy visar att den innehåller ett övergripande mål: att skapa en god arbetsmiljö för alla anställda. Den psykosociala aspekten berörs inte annat än att policyn anger att alla anställda ska ges möjlighet till samarbete och sociala kontakter. Målnedbrytning till konkreta resultat- eller effektmål finns inte dokumenterat. Policyn ger ingen vägledning om vilka strategier som ska tillämpas för att nå den övergripande målsättningen. I övrigt noteras att arbetsmiljöpolicyn inte reviderats till följd av införande av AFS 2015: Måluppfyllelse verksamheten En del i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att följa upp och utvärdera måluppfyllelsen. Granskning av styrdokumenten visar följande: - I arbetsmiljöpolicyn anges att undersökningar av arbetsmiljön ska genomföras regelbundet samt beslutade åtgärder ska följas upp. - Av riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet framkommer att samrådsgruppen bestående av VD, avdelningschefer och skyddsombud ansvarar för uppföljningar av arbetsmiljöarbetet. - De interna styrdokumenten saknar instruktion (när, hur, vem) när det gäller uppföljning/utvärdering av fastställt mål. Av föregående avsnitt framgår att det inom organisationen endast upprättats ett övergripande mål för arbetsmiljöarbetet. Eftersom målet att skapa en god arbetsmiljö för alla anställda är så generellt medför detta svårigheter för verksamheten att utvärdera huruvida målet uppnåtts. Uppföljning och redovisning av måluppfyllelse sker företrädesvis i årsredovisning. Granskning av organisationernas årsredovisningar för år 2016 visar följande: - Bussgods: Förvaltningsberättelsen lämnar viss information om bolagets löpande arbetsmiljöarbete. Redovisning av måluppfyllelse saknas. - Kollektivtrafikmyndigheten, Länstrafiken: Årsredovisningarna saknar information om arbetsmiljöarbetet och dess måluppfyllelse. Maj av 11

9 Av intervjuer framkommer följande: - Att samrådsgruppens arbete alltjämt står i startgroparna, vilket bland annat medfört att uppföljning och utvärdering av det systematiska arbetsmiljöarbetet inte skett i önskad omfattning. - Att aktiva åtgärder har vidtagits under år 2016 för att minska långtidssjukskrivning inom berörda organisationer Bedömning Den revisionella bedömningen är att arbetet inom granskade områden endast i begränsad utsträckning bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen baseras på att organisationen inte i rimlig grad kan verifiera att den bedriver sitt arbete i enlighet med de krav som ställs i Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4 5-7 avseende riskinventering, riskanalys och mål för den psykosociala arbetsmiljön. Vår granskning visar att arbetet endast har påbörjats och man har långt kvar innan man når ett systematiskt arbetssätt inom området. Positivt är att verksamheten våren 2016 genomfört en särskild utbildning kring Arbetsmiljöverkets nya föreskrift inom området samt att man inom organisationen bildat en särskild samrådsgrupp för det systematiska arbetsmiljöarbetet Ekonomiskt tillfredsställande I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva ifall verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, vilket innebär att verksamheten klarar att genomföra sitt uppdrag med tillgängliga resurser. I vår granskning ses ekonomin som ett medel för att nå uppsatta mål (service/nytta till anställd personal). Följande kontrollområde har valts för att pröva området ekonomiskt tillfredsställande: Kontrollområden och iakttagelser Resurser Av föreskrift 2015:4 framgår att det åvilar arbetsgivaren att skapa förutsättningar/avsätta tillräckliga medel för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete samt nå uppsatta mål. Granskningen visar att särskild budget för arbetsmiljöarbetet saknas. Arbetet finansieras inom ramen för ordinarie budget inom respektive organ. Av intervjuer med företrädare för verksamheterna framkommer följande: - Att tanken är att samrådsgruppen ska avsätta tid för att arbeta med strukturella frågor inom arbetsmiljöområdet. - Att arbetet med arbetsmiljöarbetet upplevs ha stannat av, vilket till stor del förklaras av personalförändringar under år Måluppfyllelse för ekonomi En del i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att följa upp och utvärdera måluppfyllelsen. Maj av 11

10 Av föregående avsnitt framgår att inga budgeterade resurser finns för arbetsmiljöarbetet. Inte heller har några mål för medelsförbrukningen formulerats. Granskningen visar att verksamheten inte följt upp och utvärderat måluppfyllelsen inom arbetsmiljöarbetet ur ett ekonomiskt perspektiv. Av intervjuer framkommer följande: - Att tid upplevs vara en bristvara för att bedriva ett systematiskt arbete. - Att samrådsgruppen inte kommit igång uppges inte vara avsaknad av ekonomiska resurser, utan att det mer handlar om att ansvariga behöver prioritera detta område. Detta upplevs vara svårt när det är mycket annat som ska hinnas med. - Att inom Bussgods finns en ambition att genomföra en personalenkät, men det har inte hunnits med än så länge Bedömning Den revisionella bedömningen är arbetsmiljöarbetet endast i begränsad utsträckning bedrivs på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen baseras på att arbetsgivaren inte avsatt tillräckliga resurser i form av tid för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det finns ingen indikation att ekonomiska resurser saknas för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete inom granskade organisationer Intern kontroll I revisorernas uppdrag ingår att granska och pröva om den interna kontrollen är tillräcklig. Med detta avses bland annat att de politiska organen utövar rimlig styrning och kontroll av verksamheten. I denna granskning har följande område valts för att pröva den interna kontrollen: Kontrollområden och iakttagelser Förbundsdirektionens och bolagsstyrelsernas styrning och kontroll Av Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4 framgår vilket arbetsmiljöansvar som vilar på arbetsgivaren. Det politiska ansvaret för verksamheten vilar på förbundsdirektionen och bolagsstyrelserna i Länstrafiken respektive Bussgods. I förbundsdirektionens och bolagsstyrelsernas uppdrag ingår att i rimlig grad utöva styrning och kontroll över tilldelade uppdrag. Av kommunallagen framgår att beslut om mål och policys ska fattas av politiska organ. Styrning Granskningen visar att granskade organ i mycket låg utsträckning utövar styrning inom området. Vi noterar att förbundsdirektionen har fastställt en delegationsordning som klargör att beslut avseende arbetsmiljö har delegerats till myndighetsansvarig tjänsteman. Maj av 11

11 Det kan inte verifieras att förbundsdirektionen eller respektive bolagsstyrelse har behandlat arbetsmiljöpolicy eller systematiskt arbetsmiljöarbete, se avsnitt 2. Granskning av årlig budget- och verksamhetsplan 2017 för respektive organ visar att dokumenten inte utövar någon styrning över granskningsområdet. Kontroll Förbundsdirektionen eller bolagsstyrelsen har inte utfärdat direktiv avseende uppföljning och rapportering inom arbetsmiljöområdet. Granskningen kan inte verifiera att granskade organ utövat någon påtaglig kontroll under år Vi noterar att Bussgods årsredovisning 2016, som behandlats av bolagets styrelse, kortfattat beskriver bolagets arbetsmiljöarbete, t.ex. nämns skyddsronder och att arbete pågår med att stärka rutiner för det löpande arbetsmiljöarbetet. Varken kollektivtrafikmyndighetens eller Länstrafikens årsredovisning 2016 nämner arbetsmiljöarbetet. Inte heller kan ärenden relaterade till arbetsmiljö eller information om Arbetsmiljöverkets nya föreskrift inom området spåras i några mötesprotokoll. Av intervjuer med företrädare för verksamheten framkommer följande: - Att viss information om arbetsmiljöarbetet lämnas muntligt till ordförande och vice ordförande i kollektivtrafikmyndigheten. - Att en (1) ledamot i Bussgods styrelse har deltagit vid genomförda skyddsronder under Att information om hur arbetsmiljöarbetet fortskrider i organisationen i låg utsträckning efterfrågas av politiska organ Bedömning Den revisionella bedömningen är att den interna kontrollen av arbetsmiljöarbetet varit otillräcklig. Bedömningen baseras på att förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse inte kan verifiera att de i rimlig grad utövat styrning och kontroll inom området. Maj av 11

12 4. Avslutning 4.1. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionell bedömning sker utifrån följande skala/gradering: Utifrån genomförd granskning görs följande revisionella bedömningar: Kontrollområde Ändamålsenlighet Ekonomiskt tillfredsställande Intern kontroll Revisionell bedömning I begränsad utsträckning Kontrollområde/iakttagelser - riskinventering, riskanalys och mål för den psykosociala arbetsmiljön i granskad verksamhet motsvarar inte de krav som ställs i Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4 - Positivt är att verksamheten våren 2016 genomfört en särskild utbildning kring Arbetsmiljöverkets nya föreskrift inom området samt att man inom organisationen bildat en särskild samrådsgrupp för det systematiska arbetsmiljöarbetet I begränsad utsträckning Kontrollområde/iakttagelser - Arbetsgivaren har inte avsatt tillräckliga resurser i form av tid för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete - Det finns ingen indikation att ekonomiska resurser saknas för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete inom granskade organisationer Otillräcklig Kontrollområde/iakttagelser - Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse kan inte verifiera att de i rimlig grad utövat styrning och kontroll inom området under år Rekommendationer För att utveckla verksamheten bör följande rekommendationer prioriteras: Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse säkerställer att det systematiska arbetsmiljöarbetet kommer igång. Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse ger interna styrdokument inom området (arbetsmiljöpolicy, systematiskt arbetsmiljöarbete) högre legitimitet genom att formellt fastställa dessa genom styrelsebeslut. Förbundsdirektionen och respektive bolagsstyrelse säkerställer att återrapportering och redovisning inom området fokuserar på måluppfyllelse, resultat och effekter. Maj av 11