Rutiner för inventering av kommunens konst

Transkript

1 Revisionsrapport Rutiner för inventering av kommunens konst Nyköpings kommun Februari 2009 Inger Kullberg

2 Innehållsförteckning 1 Inledning och bakgrund Revisionsfråga och metod Granskningsresultat Rutiner Förteckning över konsten Efterlevnad Sammanfattning och revisionell bedömning...5

3 1 Inledning och bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Nyköpings kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av rutinerna för inventering av kommunens konst. Kommunens konstinnehav är omfattande och uppgår till stora värden. Konstverken är förtecknade dels i en databas, konstverk, dels i handskrivna böcker, 736 konstverk. Dessa register är inte helt samkörda. Delar av posterna i de handskrivna böckerna är överförda i databasen. Konstverken, som till största delen består av tavlor, finns fördelade i kommunens verksamhetslokaler samt i andra offentliga byggnader. 2 Revisionsfråga och metod Den övergripande revisionsfrågan är: Finns det tillförlitliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarsfullt sätt? Granskningen omfattar följande frågeställningar: Är rutinerna ändamålsenliga och kända? Finns förteckning över konstföremålen? Efterföljs rutinerna? Granskningen har genomförts genom intervju med Culturumchefen och konstansvarig tjänsteman, granskning av styrdokument och genom stickprov utifrån förteckningen av konstinnehav. 3 Granskningsresultat 3.1 Rutiner Det finns en konstpolicy i Nyköpings kommun som är antagen av kommunfullmäktige Det är division Barn, Utbildning och Kultur som har det övergripande ansvaret för registrering, vård och fördelning av kommunens konst. 3

4 Verksamhetsinriktningen är att kultur- och fritidsnämnden vill göra konsten till en levande och viktig del i kommunens och invånarnas dagliga liv genom att tillse att kommunens byggnader och offentliga platser har konst och utsmyckning av hög kvalitet. Det ska vara möjligt att kontinuerligt utveckla kommunens konstinnehav genom nyinköp. Där anges också att man ska stödja lokal konstnärlig verksamhet. I riktlinjerna anges att det vid nybyggnation och ombyggnad ska avsättas 0,5% av den totala byggkostnaden för konstnärlig utsmyckning, samt en regel om att det av den avsatta summan ska fonderas 10% för kommande inköp av konst. Enligt konstpolicyn ska varje verk dokumenteras, fotograferas, registreras och läggas in i en databas. Det finns en bilaga till policyn Regler för lån ur Nyköpings kommuns konstsamling. Enligt den ska det på varje arbetsplats finnas utsedda och namngivna kontaktpersoner som har ansvar för de utlånade verkens tillsyn och årliga inventering. Verksamhetschef eller motsvarande ska underteckna en låneförbindelse i samband med utplacering av konst. I policyn betonas att konstverken inte tillhör de enskilda verksamheterna och inte heller får flyttas. De får inte avyttras eller skänkas bort. Kontaktpersonerna har förteckning över all konst, med bilder. De ska årligen inventera konsten och denna inventering ska rapporteras till tjänstemannen som är konstansvarig. 3.2 Förteckning över konsten Det finns ett datasystem FileMakerpro där all konst ska registreras. Systemet används av bl a museer för att förteckna föremål påbörjades registrering av konstverk i systemet. Där får föremålet ett inventarienummer. Där anges placering, konstnär, verkets titel, storlek, ram och inköpspris. Där registreras också hur konstverket har förvärvats. Där finns också fotografi på konstverket påbörjades arbetet med att fotografera all konst. Alla registreringar i datasystemet skrivs ut i två exemplar och förvaras i pärmar hos två tjänstemän. Det finns en rutin med instruktioner om hur man varje vecka gör en backup på konstdatabasen, samt instruktioner på hur man startar om databasen vid driftstörningar. Alla nyförvärv registreras i datasystemet. Det mesta av kommunens konst är registrerad där. Dock saknas skolornas konst, vilka ska registreras. Kommunen äger också en del klassiska design-möbler, dessa räknas inte till kommunens konstinnehav. Det saknas ett komplett och enhetligt register över kommunens inventarier. 4

5 3.3 Efterlevnad Det är konstpolicyn som ska styra hur konsten hanteras. I policyn anges att 0,5% av kostnaderna för ny- och ombyggnad ska avsättas till konst och utsmyckning och av dessa ska 10% fonderas för kommande inköp av konst. Det saknas rutiner för hur detta praktiskt ska handhas. Under 2008 köptes konst för :-, vilket finansierades av kultur- och fritidsnämndens budget och inte av några fonderade medel. Det finns kontaktpersoner på de olika verksamheterna och chefer har undertecknat låneförbindelser för konsten, detta gjordes Enligt policyn ska en årlig kontroll av konstverkens status genomföras, vilket inte gjorts. Alla konstverk är ännu inte registrerade i databasen. 3.4 Stickprov Vi har gjort ett stickprov på 5 stycken konstverk för att se om de finns på den plats som anges i förteckningen. Vid inventeringen fanns ett av de fem kontrollerade konstverken i enlighet med konstregistret. Två fanns inte där de angavs finnas. Personal på plats kände igen konstverken, men visste inte var de tagit vägen. Ett av de konstverk som inte fanns på plats fick vi information om efter inventeringen att det skulle finnas i rummet i ett skåp. Det femte konstverket skulle finnas på Tunabergsgården som är ett nedlagt äldreboende. Lokalerna har tillsammans med inventarierna hyrts ut till en privatperson. Bland inventarierna ingick även konsten. Vi kunde inte få tillträde till dessa lokaler och vet därför inte om konstverken finns där. 4 Sammanfattning och revisionell bedömning Konstpolicyn fastställd av kommunfullmäktige 2006, anger vilken inriktning kommunen vill ha på konstverksamheten. Där finns också ett uppdrag till divisionen hur kommunens konstsamling ska förvaltas. Det saknas rutiner för hur delar av konstpolicyn ska efterlevas. Det finns inga rutiner för hur medel ska avsättas och fonderas i samband med nybyggnation och ombyggnad. Kultur- och fritidsnämnden har avsatt medel för inköpande av konst trots att det borde finnas medel fonderade. 5

6 Det finns ett ändamålsenligt konstregister för inventeringen av kommunens konst. De stickprov vi gjorde visade att endast en tavla fanns på angiven plats. 4.1 Revisionell bedömning Revisionsfrågan som har bedömts är: Finns det tillförlitliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarsfullt sätt? Vår bedömning är att det finns en konstpolicy som ger förutsättningar för att kommunens konst hanteras på ett tillfredsställande sätt. Det saknas delvis rutiner för hur konstpolicyn ska uppfyllas. De rutiner som finns efterlevs inte i tillräcklig stor utsträckning. Granskningen omfattade tre frågeställningar som låg till grund för besvarandet av revisionsfrågan: 1. Är rutinerna ändamålsenliga och kända? De rutiner som finns, kring utplacering av konst, är ändamålsenliga, men eftersom de inte efterlevs bedömer vi dem som inte kända. Det saknas rutiner för hur medel ska avsättas och fonderas för inköp av konst. 2. Finns förteckning över konstföremålen? Till delar finns förteckning över konstföremålen. 3. Efterföljs rutinerna? Rutinerna efterföljs i vissa delar. En inventering pågår sedan 2007, den är ännu inte färdig. Det stickprov vi gjorde visade att inventeringen inte är aktuell. Vi rekommenderar följande åtgärder: Upprätta rutiner för hur inköp av byggnadsanknutna konstverk ska införskaffas Slutför skyndsamt inventeringen av kommunens konstinnehav Följ upp och aktualisera konstregistret Överväg om dyrbara inventarier också ska ingå i kommunens konstregister 6